bài Viết

Quy trình quản lý kho | quản lý kho hàng chuẩn 4 bước trong doanh nghiệp

05/01/2022

Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục cũng như hỗ trợ doanh nghiệp có thể giảm các loại chi phí liên quan. Do đó, nắm rõ và tuân thủ một quy trình quản lý kho chuẩn xác sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chính công ty của bạn.

1. Định nghĩa về quy trình quản lý kho

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho. Điều này bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa..

Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.

Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp

quản lý kho hàng

  • Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận hoặc do thất thoát do mất hàng trong kho, hoặc tổn thất do trượt giá.

Một số mặt hàng như: điện máy, thời trang là những hàng hóa nhanh bị lỗi mốt, bị thay thế hoặc trượt giá. Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát kể trên

  • Tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

  • Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Đối với Hàng tồn kho lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

  • Mang lại sự hài lòng cho khách hàng

Báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper trên 1.000 khách hàng cho biết, 44% cho rằng tốc độ giao hàng là quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm, 77% người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền cho việc vận chuyển nhanh. Do đó có thể thấy rằng, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua hàng kịp thời sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” cung ứng hàng hóa kịp thời đúng thời gian, tránh việc chậm trễ giao hàng.

  • Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Nếu việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

2. Các bước trong quy trình quản lý kho hàng

quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 4 bước: nhập kho, lưu kho, xuất kho, kiểm kê và báo cáo kiểm toán. Tối ưu hoá 4 bước trong quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho.

  • Nhập kho, lưu kho

Nhân viên phụ trách hoạt động nhập hàng hóa vào kho sẽ phải thực hiện các công việc sau:

Bước 1: Hàng hóa sau khi được đưa về kho cần được kiểm kê, đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa. Mọi thông tin chi tiết về hàng hóa (bao gồm nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày nhập kho, kích thước, màu sắc…) sẽ được lưu trữ tại phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách/excel.

Bước 2: Hàng hóa tiến hành nhập kho sẽ được phân bổ vào vị trí trong kho theo các nguyên tắc đã định trước. Việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng dẫn của thủ kho cũng như nhân viên kho để đảm bảo doanh nghiệp luôn thực hiện đúng các nguyên tắc lưu kho của mình.

Bước 3: Thủ kho sẽ in tem & Dán tem lên Thùng/Pallet sản phẩm, sau đó ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ nhà kho.

  • Xuất kho

Bước 1: Bước xuất kho được bắt đầu ngay khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra hàng hóa tồn kho nhằm xác định xem số lượng trong kho có đảm bảo được yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/bán hàng hay không. Việc kiểm tra hàng tồn kho thường được doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng thông qua việc tra cứu trên các phần mềm quản lý kho hay sổ sách lưu trữ trước đó. Trong trường hợp không đủ tồn kho phục vụ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, thủ kho cần nhanh chóng lập kế hoạch nhập kho.

Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đủ số lượng xuất kho theo yêu cầu, người thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Đi kèm với đó, quản lý khu vực kho vận cũng cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ khác nhằm đảm bảo công việc xuất kho đúng theo quy định.

Bước 4: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu.

Bước 5: Kế toán kho cập nhật nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sẽ cần hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.

  • Kiểm kê kho theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Quy trình kiểm kê gồm các bước:

Bước 1: Người quản lý cần lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần kiểm kê bao gồm: khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn.

Bước 3: Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân.

Bước 4: Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kho trên phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách.

Bạn có biết làm cách nào để sắp xếp kho dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy? Làm thế nào để quản lý kho chuyên nghiệp hiệu quả hơn? Bài viết: Nằm lòng phương pháp quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát sẽ cho bạn câu trả lời.

quy trình quản lý kho

  • Thống kê, báo cáo

Việc thống kê, báo cáo kho đóng vai trò quan trọng, khi nó là cơ sở phục vụ việc xem xét và đưa ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp.

Để công việc thống kê, báo cáo đạt hiệu quả cao nhất cũng như đáp ứng được yêu cầu cập nhật thông tin của ban quản trị, doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu báo cáo dưới đây:

– Sổ kho: Đây là nơi lưu trữ các thông tin xuất, nhập, tồn kho thực tế;

– Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của khu vực kho vận và các chi nhánh phân phối (nếu có)

– Báo cáo vượt/dưới định mức: Đây là báo cáo cho phép doanh nghiệp kiểm soát liệu hàng tồn kho có đang vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.

– Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức. Gợi ý nhập hàng được thiết lập dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường.

– Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc cùng với đó là các nguyên nhân gây ra vấn đề thất thoát.

Để trở thành người quản lý kho giỏi, người thủ kho cần làm gì? Đón đọc: Bật mí 5 kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho không thể bỏ lỡ.

3. Lợi ý của việc thiết lập quy trình quản lý kho hiệu quả

Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh tình trạng thất thoát, nhầm số lượng trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, các doanh nghiệp cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý kho.

  • Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Việc quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giám sát sản phẩm lưu kho của mình tốt hơn. Từ đó tránh việc sản phẩm bị hư hỏng, hết hạn hay thất thoát.

  • Bán hàng hiệu quả hơn

Quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi. Từ việc nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác hơn về khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh tình trạng “cạn kiệt” hàng hóa.

  • Tránh việc nhập thừa/ thiếu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho

Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin của các mặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó trên thị trường. Nhờ vậy, bộ phận mua hàng có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt hoặc cần sản xuất trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ làm giảm rất nhiều khoản chi phí lưu kho sản phẩm.

4. Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả

4.1. Nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO và cách ứng dụng trong sắp xếp hàng hóa

  • Nguyên tắc FIFO: Nhập trước – Xuất xuất trước

FIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh First In, First Out có nghĩa là nhập trước, xuất trước. Hiểu một cách đơn giản, những hàng hóa lưu kho sẽ được xuất kho một cách tuần tự từ cũ nhất đến mới nhất. FIFO là một chiến lược quản lý kho tối ưu dành cho hàng hóa có hạn sử dụng như: bánh kẹo, sữa, thực phẩm hoặc những sản phẩm theo mốt như hàng hóa thời trang, các mặt hàng công nghệ “hot” nhưng dễ bị mất giá theo thời gian.

Bí quyết để ứng dụng nguyên tắc FIFO trong quá trình sắp xếp hàng hóa trong kho: Nhân viên kho cần xếp hàng theo chiều ưu tiên từ cửa kho tiến dần vào trong, tầng dưới trước tầng trên sau… Mỗi lô hàng cần phải được ghi thẻ kho với thông tin về loại hàng – ngày nhập – ngày xuất để tiện cho việc theo dõi nhập – xuất hàng hóa. Ô kệ hoặc kệ pallet phải được sắp xếp gọn gàng khoa học. Có thể tổ chức các lối đi dọc các dãy kệ sao cho người và các phương tiện như xe nâng, máy nâng,…có thể tiếp cận dễ dàng.

  • Nguyên tắc LIFO: Nhập sau – xuất trước

Trái ngược hoàn toàn với FIFO, LIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Last In, First Out có nghĩa là nhập sau, xuất trước. Theo đó, các mặt hàng nào mới nhập về sau sẽ là những hàng hóa đầu tiên được xuất đi. Hàng mới được ưu tiên giao bán cho các đại lý – khách hàng, hàng tồn kho sẽ là những hàng cũ đã lưu trữ từ lâu.

LIFO là phương pháp lưu trữ, xuất nhập hàng hóa chỉ áp dụng đối với các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian sử dụng. Than đá, cát, gạch, thép, nhựa, gỗ, các vật liệu xây dựng…là những sản phẩm điển hình ví dụ cho loại hình LIFO, đặc biệt là trong giai đoạn lạm phát cao như hiện nay.

Nguyên tắc để sắp xếp kho theo LIFO đó là: Hàng hóa nhập kho trước sẽ được xếp vào phía sau, hàng hóa nhập sau sẽ xếp phía trước để tiện nhập và xuất kho.

Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả

Sự khác biệt của nguyên tắc ứng dụng FIFO VÀ LIFO trong nhập – xuất kho

  • Nguyên tắc FEFO – Hàng hết hạn xuất trước

FEFO là từ viết tắt của First Expired First Out – Cụ thể, FEFO là khái niệm được dùng để mô tả cách quản lý và luân chuyển sản phẩm trong kho: các sản phẩm dễ hỏng hoặc sắp hết hạn sử dụng sẽ được xuất kho trước, tránh tình trạng hết hạn sử dụng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và cho người tiêu dùng.

Để ứng dụng nguyên tắc FEFO cần ưu tiên sắp xếp các sản phẩm có hạn sử dụng gần ở phía bên ngoài để xuất bán trước, các sản phẩm có hạn dùng lâu hơn sẽ sắp xếp vào trong để xuất sau.

Trong quá trình rà soát hàng tồn kho nên lưu ý những mặt hàng đã lưu kho lâu. Sắp xếp chúng ra thành một khu vực riêng để ưu tiên xuất đi trước hoặc có phương án để giải quyết số lượng hàng tồn kho trong thời gian quá lâu. Chẳng hạn như đưa ra các chương trình khuyến mãi giảm giá, tặng kèm sản phẩm,…

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết Nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO trong sắp xếp và quản lý hàng hóa để tìm hiểu sâu hơn về những ưu và nhược điểm, cách sắp xếp ứng dụng trong sắp xếp kho như thế nào cho hiệu quả.

4.2. Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.

Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.

nguyên tắc SKU trong quản lý kho

Ví dụ về đặt tên mã hàng hóa theo nguyên tắc SKU

4.3. Sắp xếp kho theo tiêu chuẩn 5S

Ứng dụng 5S trong quản lý kho sẽ giúp nhà kho ngăn nắp và có tổ chức từ đó cải tiến năng suất, chất lượng công việc. 5S là viết tắt của:

  • Seiri (整理) – Sàng lọc
  • Seiton (整頓) – Sắp xếp
  • Seiso (清掃) – Sạch sẽ
  • Seiketsu (清潔) – Săn sóc
  • Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Nguyên tắc ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp xếp kho hàng như sau:

ứng dụng 5s trong quản ký kho

  • Sort (Sàng lọc)

Cần phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng, những mặt hàng thường sử dụng sẽ được ưu tiên để ở ngoài cùng, những đồ vật từ nặng cho đến nhẹ sẽ được xếp theo trình tự từ dưới lên.

  • Set (Sắp xếp)

Nguyên lý hoạt động của Set là chúng ta đặt mọi thứ ở những nơi dễ tìm đồng thời sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn lên các sản phẩm.

  • Shine (Sạch sẽ)

Không gian sạch sẽ, mọi thứ trong kho được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng đúng chỗ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm cũng như lấy ra.

  • Standardize (Săn sóc)

Săn sóc được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên. Ở bước này mọi thứ đều phải đảm bảo tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi sản phẩm tới tay người tiêu dùng.

Việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc và lập danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ khiến mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra.

  • Sustain (Sẵn sàng)

Việc duy trì và cải tiến nhà kho nơi áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho hàng luôn phải được thực hiện theo chu kỳ. Nguyên lý hoạt động của Sustain: Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng.

5. Bí quyết quản lý kho hàng

5.1. Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc JIT

JIT là viết tắt của Just – In – Time có nghĩa là “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Đúng nơi – Đúng thời điểm cần thiết”.

Trong quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới.Và như vậy, hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn.

JIT còn được áp dụng trong cả suốt quy trình từ sản xuất cho đến bán hàng. Số lượng hàng bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lượng hàng sản xuất ra, tránh tồn đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết. Có những công ty đã có lượng hàng tồn gần như bằng không. JIT áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.

Ứng dụng JIT góp phần giảm thiểu hàng tồn kho, giảm lãng phí thông qua việc đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, chủng loại, số lượng.

Để áp dụng JIT trong quản lý tồn kho bạn cần:

  • Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp đầu vào
  • Áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.

Nhược điểm của JIT là:

  • Cạnh tranh khốc liệt, nhiều sản phẩm thay thế có tích năng khác biệt. Khách hàng từ bỏ thói quen sử dụng sản phẩm cũ truyền thống.
  • Chi phí chuyển đổi dây chuyền thiết bị cho sản phẩm mới quá lớn làm tăng giá thành sản phẩm và làm chậm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.

Trong quản lý hàng tồn kho, có nhiều mô hình và phương pháp khác nhau được doanh nghiệp triển khai tùy vào đặc thù từng đơn vị. Tham khảo ngay bài viết So sánh mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ, POQ, QDM.

5.2. Ứng dụng hệ thống Push và Pull System trong quản lý kho

Trong sản xuất, các doanh nghiệp thường có xu hướng dựa trên khảo sát thị trường rồi dự đoán sản lượng, sau đó mới tiến hành sản xuất, rồi đẩy ra thị trường tiêu thụ. Khi thị trường gặp biến động hoặc đi xuống, tồn kho sẽ trở thành bài toán nan giải của doanh nghiệp, khiến sụt giảm lợi nhuận, gây ảnh hưởng với toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Trước bài toán trên, các nhà quản trị sản xuất đưa ra chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho, bao gồm:

  • Hệ thống đẩy (Push System): Cần làm tốt khâu dự báo, để có số lượng sản xuất khớp với lượng tiêu thụ. Đồng thời phải có hệ thống tiêu thụ tốt để làm ra hao biêu tiêu thụ hết bấy nhiêu.
  • Hệ thống kéo (Pull system): Ngưng việc sản xuất hàng loạt, từ đó chắc chắn sẽ hạn chế tối đa lượng hàng tồn kho.

chiến lược push and pull trong quản lý kho hàng

Chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho

Ngoài JIT thì Push System và Pull System là hai phương pháp hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà người quản lý kho có thể cân nhắc ứng dụng.

5.3. Cách kiểm soát Bullwhip Effect trong quản lý hàng tồn kho

Bullwhip Effect hay còn gọi là hiệu ứng chiếc roi da phản ánh hiện tượng chênh lệch giữa số lượng sản phẩm sản xuất ra so với nhu cầu thực tế.

Hiện tượng này mô phỏng theo hình ảnh thực tế của chiếc roi da, chỉ một lượng dao động nhỏ ở gốc cây roi, sẽ gây ra lượng dao động lớn ở cuối chiếc roi.

Hiệu ứng Bullwhip là hiện tượng thông tin về nhu cầu thị trường cho một sản phẩm bị bóp méo hay khuếch đại lên qua các khâu chuỗi cung ứng, dẫn đến sự dư thừa tồn kho, ảnh hưởng đến chính sách giá và tạo ra phản ánh không chính xác trong nhu cầu thị trường.

bullwhip-effect

Chi tiết về hiệu ứng Bullwhip Effect

Tuy nhiên, sau khi phân tích hiệu ứng bullwhip và thực hiện các bước cải tiến, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm lượng hàng tồn kho khoảng 10 đến 30% và có thể đạt được mức giảm 15 đến 35% trong các trường hợp hết hàng và bỏ lỡ đơn đặt hàng của khách hàng

Một số cách để kiểm soát Bullwhip Effect

  • Chấp nhận và hiểu hiệu ứng Bullwhip
  • Quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho ngoài thị trường
  • Hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng
  • Quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho ngoài thị trường
  • Ứng dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho theo thời gian thực

Để tìm hiểu sâu hơn về cách kiểm soát Bullwhip Effect mời bạn đón đọc Quản lý hàng tồn kho – Cách kiểm soát Bullwhip Effect.

5.4. Quản lý kho chính xác với QR code/ Barcode

Các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mã sản phẩm thì việc quản lý là vô cùng khó khăn với rất nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi các doanh nghiệp sử dụng việc quản lý kho bằng QR Code/barcode thì các thông tin này sẽ được tự động mã hóa, người sản xuất sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi xuất kho. Và đương nhiên mã QR code đó đã bao hàm tất cả thông tin về sản phẩm. Mã QR code hoặc Barcode có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc smartphone có chức năng chụp ảnh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.​​

Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR Code/Barcode bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Như vậy, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Việc quản lý này không chỉ được áp dụng khi xuất hoặc nhập kho mà trong công tác kiểm kho cũng phát huy hiệu quả.

Quản lý kho bằng QR code/barcode là phương pháp quản lý kho hàng thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống. Bên cạnh đó, việc sử dụng quản lý kho bằng QR Code/barcode cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, cũng như nhân sự cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho đạt như mong đợi.

Bạn có biết: Quản lý kho bằng QR code/ Barcode là phương pháp giúp giảm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho với độ chính xác rất cao.

6. Phần mềm quản lý kho WMS: Nâng cao hiệu quả cho người quản lý

6.1. WMS là gì?

WMS là viết tắt của Warehouse Management System có nghĩa là hệ thống quản lý kho hàng, được thiết kế để tối ưu việc quản lý kho hàng. Hệ thống WMS giúp bạn nắm bắt hàng tồn kho một cách chi tiết theo thời gian thực, điều này cải thiện đáng kể năng suất làm việc của nhân viên và khả năng dự báo nhu cầu và quy trình thực hiện đơn hàng trong nhà kho.

Bên cạnh đó, WMS cũng đóng vai trò quan trọng trong việc loại bỏ các quy trình thủ công và phỏng đoán, thay vào đó là việc số hóa quy trình quản lý kho, cung cấp thông tin nhanh chính xác hơn về những gì đang diễn ra bên trong nhà kho mà không cần tiến hành kiểm tra kho liên tục. Thông tin này giúp các nhà quản lý kho hàng xác định các vấn đề cần cải thiện và theo dõi tiến độ để thúc đẩy tối ưu hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ thời điểm hàng tồn kho cập bến tải đến khi hàng tồn kho được vận chuyển đến điểm đến tiếp theo.

6.2. Đâu là phần mềm quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE được phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị có hơn 16 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và doanh nghiệp FDI.

Hệ thống 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, tiết kiệm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. Ứng dụng 3S iWAREHOUSE giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. Phần mềm 3S iWAREHOUSE khi được cài đặt trên máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay sẽ giúp tự động nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét mã QR code.

Một số những ưu điểm nổi bật của hệ thống 3S iWAREHOUSE:

  • Tự động tạo phiếu nhập/ xuất kho với 1 thao tác quét QR code/ barcode
  • Thiết lập layout kho giúp quản lý kho theo vị trí của sản phẩm trong kho từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong kho.
  • Phần mềm cho phép quản lý hàng hoá theo nguyên tắc FIFO, LIFO
  • Cho phép kiểm kê kho chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Bar Code
  • Hệ thống cung cấp báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin cho lãnh đạo/ quản lý.

phần mềm quản lý kho thông minh

Trải nghiệm phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn

7. Khám phá những công nghệ mới ứng dụng trong quản lý kho hàng 4.0

7.1. Xe tự hành AGV

Xe tự hành AGV tên tiếng anh là Automation Guided Vehicle là một robot vận chuyển hàng hóa tự động đã và đang được ứng dụng trong hầu hết các nhà máy thông minh, hệ thống logistic trên toàn thế giới.

Tính năng vượt trội của xe tự hành AGV có thể kể đến là:

  • Có thể di chuyển đến mọi vị trí trong nhà máy một cách chính xác nhờ vào hệ thống băng từ dẫn đường.
  • Khả năng tải trọng lên đến 3.000kg
  • Cho phép hoạt động liên tục, 24 giờ/ngày nhờ tính năng sạc không dây
  • Khả năng dừng hoặc tạm dừng tại các điểm hoặc trạm được lập trình sẵn
  • Có thể sạc pin tự động khi về trạm đích
  • Khi gặp phải chướng ngại vật, AGV sẽ tạm dừng và phát ra cảnh báo (có thể là đèn nháy hoặc chuông).

Ứng dụng của AGV đối với kho hàng:Xe tự hành AGV được thiết kế với chức năng để vận chuyển pallet, thùng hàng trong kho một cách tự động, không cần sự can thiệp của con người. So với các phương pháp vận chuyển truyền thống thì giải pháp AGV đem lại rất nhiều hiệu quả như:

  • Giảm thiểu đáng kể chi phí lao động
  • Tính an toàn trong vận chuyển đồ trong kho hàng (đặc biệt là những vật cồng kềnh, nặng) được nâng cao
  • Tăng năng suất, độ chính xác trong vận hành

xe tự hành AGV

AGV có thể vận chuyển hàng hóa đến đúng địa điểm một cách an toàn

Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách hoạt động của AGV trong kho hàng tại đây.

7.2. Hệ thống lưu kho và truy xuất tự động AS/RS

Thuật ngữ AS-RS là viết tắt của từ Automated Storage and Retrieval Systems có nghĩa là hệ thống lưu kho và truy xuất tự động. Kệ kho chứa hàng AS-RS bao gồm 1 hệ thống khung giàn (racking) kết cấu cứng vững kết hợp với 1 hệ thống crane tự động để nhập, xuất hàng. Điểm đặc biệt của AS-RS là hệ thống được thiết kế rất cao (có thể lên tới 40m), tận dụng tối đa chiều cao kho và khả năng nâng hạ của cần trục.

Nếu được thiết kế thêm hệ thống băng tải vận chuyển tự động thì AS-RS hoàn toàn không cần có sự xuất hiện của con người để thao tác trong kho. Kho pallet tự động cực kì phù hợp trong những kho lạnh, kho đông, kho thủy hải sản, bia, nước giải khát…Nơi mà các sản phẩm được bảo quản ở điều kiện nhiệt độ âm sâu, không an toàn với con người.

hệ thống ar/rs

7.3. Robot cộng tác trong quản lý kho hàng

Robot cộng tác hay còn gọi là cobots, là những robot được thiết kế để làm việc song song với con người tại nhà máy hoặc kho hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu những nhiệm vụ khó khăn hoặc lặp đi lặp lại của con người.

Thông thường, ở các kho hàng truyền thống, hàng hóa chuyển đến kho thường được tiến hành đóng gói và sắp xếp lên pallet để giao hàng. Tùy vào đặc tính của sản phẩm, to hay nhỏ, nặng hay nhẹ, có dễ vỡ hay không mà hai nhiệm vụ này sẽ có những yêu cầu kèm theo. Nhưng nhìn chung, nhiệm vụ đóng gói và bốc xếp hàng lên xuống pallet có điểm đặc thù là lặp đi lặp lại, gây nhàm chán cho người công nhân kho và không tận dụng được sức lao động của con người trong những nhiệm vụ đòi hỏi yêu cầu cao hơn.

Đây cũng là lý do các doanh nghiệp hiện nay cân nhắc đến việc ứng dụng robot cộng tác vào nhiệm vụ này. Robot cộng tác sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hoặc cất hàng theo các lệnh / đơn hàng trong các nhà kho.

robot cộng tác

Cobot sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng trong kho

Ứng dụng robot cộng tác giúp tiết kiệm đáng kể công sức, nhân công trong kho hàng, để tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng của cobot, mời bạn đọc đón đọc bài viết tại đây.

8. Tài liệu quản lý kho hàng

ebook quản lý kho tránh thất thoát

Theo số liệu khảo sát mới nhất, 12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do bị thất thoát hàng hóa. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này mà yếu tố chủ yếu nằm ở quản lý kho hàng không hiệu quả.

Là đơn vị trực tiếp tư vấn và triển khai phần mềm cho hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam bao gồm cả doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô và các doanh nghiệp lớn. ITG Technology thấu hiểu rằng ở vị trí chủ doanh nghiệp, bạn có rất nhiều điều cân nhắc và lo lắng về:

  • Áp dụng phương thức quản lý kho như thế nào?
  • Làm thế nào để quản lý nhân viên kho hiệu quả?
  • Nên đầu tư công nghệ gì cho việc quản lý kho?
  • Chi phí đầu tư nào thì hợp lý?

Thấu hiểu những lo lắng này, ITG Technology đã biên soạn cuốn ebook với chủ đề: “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”

Cuốn ebook bao gồm 31 trang được trình bày kết hợp với những hình ảnh trực quan sinh động sẽ mang đến cho bạn những kiến thức phục vụ công tác quản trị kho một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm thấy trong cuốn ebook:

  • Những phương pháp quy hoạch kho, sắp xếp kho hàng khoa học, dễ thấy – dễ lấy
  • Cách kiểm kê được hàng hóa nhanh chóng
  • Thiết lập được quy trình quản lý kho một cách khoa học
  • Các phương pháp quản trị kho để hạn chế những tổn thất thấp nhất
  • Những ứng dụng công nghệ để giảm ⅓ thời gian trong hoạt động nhập, xuất, kiểm kê kho
  • Câu chuyện ứng dụng công nghệ vào quản lý kho từ những doanh nghiệp lớn

Hy vọng cuốn ebook này sẽ là một cánh tay đắc lực hỗ trợ bạn để quản lý kho hiệu quả. Để tải tài liệu, bạn hãy điền thông tin vào form bên dưới. Chúng tôi sẽ sẽ gửi tài liệu tới bạn qua email.

Kết luận:

Hy vọng, bài viết đã giúp bạn hệ thống được các bước trong quy trình quản lý kho, từ đó có thể quản lý kho hàng chặt chẽ, tránh thất thoát, tăng hiệu quả kinh doanh. Để được hỗ trợ thêm về phương pháp và phần mềm quản lý kho hiệu quả, Quý vị có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855

5/5 - (109 bình chọn)
5/5 - (109 bình chọn)
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    Tặng bạn ebook







      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat