bài Viết

Quy trình quản lý kho | quản lý hàng tồn kho chuẩn 4 bước trong doanh nghiệp

05/01/2022

Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục cũng như hỗ trợ doanh nghiệp có thể giảm các loại chi phí liên quan. Do đó, nắm rõ và tuân thủ một quy trình quản lý kho chuẩn xác sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chính công ty của bạn.

1. Định nghĩa về quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho là trình tự thực hiện các công việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong kho theo đúng những tiêu chuẩn đã được đề ra. Theo đó, mọi nhân viên sẽ biết được công việc của mình là gì, phải tiến hành theo những bước nào và làm ra sao. Mục đích của việc tuân thủ quy trình quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp tối đa công suất và hiệu quả trong việc vận hành kho của doanh nghiệp.

Tổng quan thông tin về quản lý kho hàng thông minh, hiệu quả, tránh thất thoát cho doanh nghiệp.

2. Các bước trong quy trình quản lý kho

quy trình quản lý kho

  • Nhập kho

Nhân viên phụ trách hoạt động nhập hàng hóa vào kho sẽ phải thực hiện các công việc sau:

Bước 1: Hàng hóa sau khi được đưa về kho cần được kiểm kê, đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa. Mọi thông tin chi tiết về hàng hóa (bao gồm nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày nhập kho, kích thước, màu sắc…) sẽ được lưu trữ tại phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách/excel.

Bước 2: Hàng hóa tiến hành nhập kho sẽ được phân bổ vào vị trí trong kho theo các nguyên tắc đã định trước. Việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng dẫn của thủ kho cũng như nhân viên kho để đảm bảo doanh nghiệp luôn thực hiện đúng các nguyên tắc lưu kho của mình.

Bước 3: Thủ kho sẽ in tem & Dán tem lên Thùng/Pallet sản phẩm, sau đó ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ nhà kho.

  • Xuất kho

Bước 1: Bước xuất kho được bắt đầu ngay khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra hàng hóa tồn kho nhằm xác định xem số lượng trong kho có đảm bảo được yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/bán hàng hay không. Việc kiểm tra hàng tồn kho thường được doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng thông qua việc tra cứu trên các phần mềm quản lý kho hay sổ sách lưu trữ trước đó. Trong trường hợp không đủ tồn kho phục vụ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, thủ kho cần nhanh chóng lập kế hoạch nhập kho.

Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đủ số lượng xuất kho theo yêu cầu, người thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Đi kèm với đó, quản lý khu vực kho vận cũng cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ khác nhằm đảm bảo công việc xuất kho đúng theo quy định.

Bước 4: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu.

Bước 5: Kế toán kho cập nhật nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sẽ cần hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.

  • Kiểm kê kho theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Quy trình kiểm kê gồm các bước:

Bước 1: Người quản lý cần lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần kiểm kê bao gồm: khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn.

Bước 3: Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân.

Bước 4: Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kho trên phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách.

Bạn có biết làm cách nào để sắp xếp kho dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy? Làm thế nào để quản lý kho chuyên nghiệp hiệu quả hơn? Bài viết: Nằm lòng phương pháp quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát sẽ cho bạn câu trả lời.

quy trình quản lý kho

  • Thống kê, báo cáo

Việc thống kê, báo cáo kho đóng vai trò quan trọng, khi nó là cơ sở phục vụ việc xem xét và đưa ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp.

Để công việc thống kê, báo cáo đạt hiệu quả cao nhất cũng như đáp ứng được yêu cầu cập nhật thông tin của ban quản trị, doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu báo cáo dưới đây:

– Sổ kho: Đây là nơi lưu trữ các thông tin xuất, nhập, tồn kho thực tế;

– Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của khu vực kho vận và các chi nhánh phân phối (nếu có)

– Báo cáo vượt/dưới định mức: Đây là báo cáo cho phép doanh nghiệp kiểm soát liệu hàng tồn kho có đang vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.

– Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức. Gợi ý nhập hàng được thiết lập dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường.

– Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc cùng với đó là các nguyên nhân gây ra vấn đề thất thoát.

Để trở thành người quản lý kho giỏi, người thủ kho cần làm gì? Đón đọc: Bật mí 5 kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho không thể bỏ lỡ.

3. Lợi ý của việc quản lý kho hàng tuân thủ đúng quy trình

  • Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Việc quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giám sát sản phẩm lưu kho của mình tốt hơn. Từ đó tránh việc sản phẩm bị hư hỏng, hết hạn hay thất thoát.

  • Bán hàng hiệu quả hơn

Quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi. Từ việc nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác hơn về khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh tình trạng “cạn kiệt” hàng hóa.

  • Tránh việc nhập thừa/ thiếu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho

Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin của các mặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó trên thị trường. Nhờ vậy, bộ phận mua hàng có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt hoặc cần sản xuất trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ làm giảm rất nhiều khoản chi phí lưu kho sản phẩm.

Bài viết lên quan đến chủ đề quản lý kho:

  • Nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO giúp quản lý kho đạt hiệu quả nhất?
  • SKU là gì? Tại sao cần mã hóa hàng hóa trong kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy
  • Bí quyết ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp xếp, quản lý hàng hóa
  • Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc Just in time (JIT)
  • Xe tự hành AGV – Giải pháp hoàn hảo trong kho hàng 4.0
  • Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động AS/RS và ứng dụng trong quản lý kho hàng

Kết luận:

Hy vọng, bài viết đã giúp bạn hệ thống được các bước trong quy trình quản lý kho, từ đó có thể quản lý kho hàng chặt chẽ, tránh thất thoát, tăng hiệu quả kinh doanh. Để được hỗ trợ thêm về phương pháp và phần mềm quản lý kho hiệu quả, Quý vị có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855

5/5 - (1 bình chọn)
5/5 - (1 bình chọn)
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    Tặng bạn ebook







      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat