Tồn kho an toàn là gì? Lợi ích và công thức tính tồn kho an toàn chuẩn xác

Xác định mức tồn kho an toàn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm lãng phí nguồn lực và tối ưu hóa chi phí vận hành. Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu chi tiết về khái niệm, cách tính mức tồn kho an toàn của doanh nghiệp chính xác trong bài viết dưới đây.

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn (Tiếng Anh là “safety stock”, “buffer stock” hay “backup inventory”) là một thuật ngữ chỉ số lượng hàng hoá, nguyên vật liệu mà doanh nghiệp cần dự trữ trong kho để ứng phó với tình trạng hết hàng hay hết nguyên vật liệu có thể xảy ra trước những biến động của thị trường.

Trong chuỗi cung ứng, nếu quản lý kho và tối ưu hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ duy trì hoạt động sản xuất ổn định, giảm thiểu rủi ro trước những thay đổi về thời gian giao hàng, nhu cầu sản xuất hay thiếu hụt nguồn cung nguyên vật liệu.

Phân loại tồn kho an toàn

Tồn kho theo chu kì

Tồn kho an toàn theo chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng chia nhỏ theo thời gian. Loại hàng tồn kho này được áp dụng khi số lượng đơn đặt hàng ít nhưng mỗi đơn hàng có khối lượng vô cùng lớn.

Tồn kho theo mùa

Tồn kho an toàn được tính theo mùa xảy ra khi doanh nghiệp hay chuỗi cung ứng quyết định lưu trữ nhiều sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất lớn. Loại tồn kho này thường được áp dụng trước những dịp khuyến mãi những ngày lễ bán hàng hay sự kiện quan trọng khiến nhu cầu về sản phẩm của khách hàng tăng vọt.

Cách tính tồn kho an toàn chuẩn xác

Có rất nhiều cách để tính lượng hàng dự trữ an toàn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, công thức tính tồn kho an toàn phổ biến thường được áp dụng nhất là:

Trong đó:

• Mức nhu cầu: Là số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp sản xuất và bán được trong một khoảng thời gian nhất định.
• Thời gian giao hàng trung bình: Là khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho tới khi nhà cung cấp có thể hoàn thành việc giao hàng cho doanh nghiệp.

Khi áp dụng công thức trên, doanh nghiệp có thể xác định lượng hàng hóa tồn kho cần dự trữ hay số lượng hàng hóa cần bổ sung trong trường hợp hết hàng.

Bên cạnh việc tính toán lượng hàng dự trữ thì việc xác định điểm đặt hàng lại cũng rất quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ thực hiện các đơn hàng. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Reorder Point là gì? Công thức tính ROP và cách áp dụng hiệu quả trong quản lý tồn kho để xác định chính xác điểm đặt hàng lại.

Vai trò của tồn kho an toàn trong doanh nghiệp

Giảm tình trạng thiếu hụt hàng hoá

Duy trì dự trữ hàng hóa an toàn giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất được ổn định thông qua việc cung ứng hàng hoá hoặc nguyên vật liệu kịp thời để thực hiện các đơn hàng hoặc giao hàng trong trường hợp khẩn cấp.

Có nhiều doanh nghiệp khá chủ quan trong việc nhập hàng hóa, họ thường chờ tới lúc hàng hóa trong kho được bán gần hết mới yêu cầu nhập những hàng hóa mới. Nếu không có sự chuẩn bị trước, hàng hóa trong kho sẽ không thể cung ứng kịp cho nhu cầu phát sinh của thị trường và gây mất tính cạnh tranh đối với những doanh nghiệp duy trì mức tồn kho an toàn hiệu quả. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp thực hiện không tốt việc quản lý tồn kho, điều này không chỉ làm giảm doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ hay uy tín của bạn.

Tối ưu hóa dự trữ hàng hóa

Khi thực hiện tốt việc quản lý tồn kho an toàn, doanh nghiệp sẽ tránh được việc mua những loại hàng hóa chưa cần thiết, từ đó dẫn đến chi phí tồn kho tăng cao. Giữ lưu lượng hàng tồn kho quá cao không chỉ làm tăng chi phí, giảm tốc độ hồi phục của dòng tiền mà còn khiến các nhà quản lý phải trả thêm lãi nếu phải vay vốn để kinh doanh.

Giảm chi phí lưu kho

Duy trì mức tồn kho hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải chi trả thêm những khoản phí phụ trội. Đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như: thực phẩm, rau củ, sản phẩm tươi sống… việc tích trữ rất nhiều tồn kho trong khi không dự báo được chính xác nhu cầu của khách hàng ẩn chứa nhiều rủi ro. Việc áp dụng phương thức này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu các nguy cơ tiềm ẩn và những chi phí phát sinh trong quy trình sản xuất của mình.

>> Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Bao nhiêu là tốt? Bí quyết tối ưu vòng quay hàng tồn kho

Mức tồn kho an toàn tốt là bao nhiêu?

Mỗi doanh nghiệp có một chiến lược quản lý hàng tồn kho khác nhau, và vì thế cũng có những thông số khác nhau theo đặc thù lĩnh vực, điều kiện nguồn lực của doanh nghiệp. Trong đó, mức tồn kho tối ưu của doanh nghiệp phụ thuộc vào một số yếu tố như tốc độ tồn kho, nhu cầu hiện tại và tương lai, khối lượng bán hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Do đó, không có một “con số tiêu chuẩn” chung về mức tồn kho an toàn cho doanh nghiệp.

Trong một vài trường hợp, nhiều doanh nghiệp đặt mức tồn kho an toàn bằng 0, có nghĩa là nhà sản xuất dự định chỉ có đủ hàng tồn kho theo chu kỳ sản xuất chứ không có bất kỳ một khoản hàng tồn kho dự phòng tiềm ẩn nào. Đây là một lựa chọn với mục đích tiết kiệm chi phí trả trước; thu mua, vận chuyển và bảo quản. Điều này đặc biệt xảy ra phổ biến khi nhu cầu tăng đột biến bất ngờ giảm xuống và nhu cầu trở lại mức bình thường.

Tuy nhiên, đặt chỉ số tồn kho hàng hoá về 0 là một sai lầm. Vì mặc dù điều này giải quyết vấn đề về quá nhiều hàng tồn kho, nhưng nó lại làm tăng nguy cơ không có hàng dự trữ để xử lý bất kỳ biến động nào nữa về nhu cầu hoặc sự chậm trễ của nhà cung cấp. Điều này thậm chí có thể gây tốn kém hơn việc chi trả cho dự trữ quá mức.

>> Xem thêm: Cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chuẩn xác nhất

Quản lý mức tồn kho an toàn hiệu quả với giải pháp kho thông minh 3S WMS

3S WMS là giải pháp vận hành kho 4.0 hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, quản lý kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản lý.

Đặc biệt, đối với hoạt động quản lý hàng tồn kho dựa trên mức độ an toàn cho phép, hệ thống của ITG có thể:

• Hỗ trợ khai báo dữ liệu tồn kho an toàn min – max và đưa ra cảnh báo nếu chạm ngưỡng tối thiểu hoặc vượt ngưỡng tối đa. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng danh sách những nguyên vật liệu, hàng hóa đang bị thừa hoặc bị thiếu quá mức. Từ đó, giúp bộ phận kế hoạch có được những phương án thu mua thêm hoặc tăng cường sản xuất cho phù hợp.. 
• Tính toán và lập kế hoạch sản xuất sao cho công suất sản xuất đảm bảo với mức tồn kho an toàn mong muốn. Theo cách này, kế hoạch sản xuất cũng như kế hoạch thu mua được tính toán dựa trên nhu cầu bán hàng cũng như định mức tồn kho an toàn cho trước. Số liệu được cân đối theo ngày, theo tuần, theo quý. 

Minh họa giao diện màn hình dashboard hỗ trợ cảnh báo và phân loại các sản phẩm có số lượng tồn nằm ngoài khoảng “tồn kho an toàn”

Giải pháp hiện được ứng dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp sản xuất lớn trong nước cũng như doanh nghiệp FDI ở đa dạng lĩnh vực như: Cơ khí chế tạo, điện tử, dược phẩm, F&B, phân phối, hoá chất, dệt may, bao bì… Một số đơn vị tiêu biểu có thể kể đến như: Traphaco CNC, Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Nhật Minh, Công ty TNHH Matex Việt Nam…

Bài viết trên đã giới thiệu đến bạn cách xác định mức tồn kho an toàn trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn quản lý kho hàng một cách hiệu quả. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ quản lý kho hàng thông minh, hãy liên hệ ngay đến số Hotline: 092. 8668.855 để được tư vấn tận tình nhất.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology