Tồn kho an toàn là gì?

Trong sản xuất, một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm lãng phí nguồn lực và tối ưu hóa chi phí chính là tồn kho an toàn.

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn (Tiếng Anh là “safety stock”, “buffer stock” hay “backup inventory”). Đây là một thuật ngữ chỉ mức độ tồn kho dư ra mà các nhà sản xuất mua thêm vào hàng dự trữ chu kỳ của mình để ngăn chặn tình trạng hết hàng hay nguyên vật liệu tiềm ẩn xảy ra.  Trong sản xuất, nếu quản lý kho và tối ưu hàng hóa tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro trước những thay đổi về thời gian, nhu cầu hay nguồn cung nguyên vật liệu.

Phân loại tồn kho an toàn

Phân loại tính theo chu kỳ – Tồn kho theo chu kì

Tồn kho an toàn tính theo chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng chia nhỏ theo thời gian. Loại tồn kho này được áp dụng khi ít đơn hàng được đặt nhưng mỗi đơn hàng có khối lượng vô cùng lớn.

Phân loại tính theo mùa – Tồn kho theo mùa

Tồn kho an toàn được tính theo mùa xảy ra khi doanh nghiệp hay chuỗi cung ứng quyết định lưu trữ nhiều sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất lớn. Loại tồn kho này thường được áp dụng trước những dịp khuyến mãi những ngày lễ bán hàng hay sự kiện quan trọng khiến nhu cầu về sản phẩm của khách hàng tăng vọt.

Cách tính tồn kho an toàn

Có rất nhiều cách để tính toán lượng dự trữ cho số lượng an toàn cho hàng tồn kho, nhưng công thức đơn giản thường được sử dụng là:

Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình).

Khi áp dụng công thức, doanh nghiệp có thể xác định lượng hàng hóa tồn kho cần dự trữ hay số lượng hàng hóa cần bổ sung trong trường hợp hết hàng. Mức nhu cầu là số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp sản xuất và bán được trong một khoảng thời gian nhất định; thời gian giao hàng trung bình là khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho tới khi nhà cung cấp có thể hoàn thành việc giao hàng cho doanh nghiệp.

Để hiểu chi tiết hơn về các phương pháp tính hàng tồn kho, các bạn có thể đọc xem bài viết: Hàng tồn kho là gì? Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Lợi ích của tồn kho an toàn

Giảm tình trạng thiếu hụt hàng hoá

Có nhiều doanh nghiệp khá chủ quan trong việc nhập hàng hóa, họ thường chờ tới lúc hàng hóa trong kho được bán gần hết mới yêu cầu nhập những hàng hóa mới. Nếu không có sự chuẩn bị trước, hàng hóa trong kho sẽ không thể cung ứng kịp cho nhu cầu phát sinh của thị trường và gây mất tính cạnh tranh đối với những doanh nghiệp làm tốt yếu tố về hàng hóa tồn kho này. Nếu doanh nghiệp thực hiện không tốt vấn đề này, điều này không chỉ làm giảm doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ hay uy tín của bạn.

Tối ưu hóa dự trữ tồn kho

Khi thực hiện tốt tồn kho an toàn, doanh nghiệp sẽ tránh được việc mua những loại hàng hóa chưa cần thiết, từ đó dẫn đến chi phí tồn kho tăng cao. Giữ lưu lượng hàng tồn kho quá cao không chỉ làm tăng chi phí, giảm tốc độ hồi phục của dòng tiền mà còn khiến các nhà quản lý phải trả thêm lãi nếu phải vay vốn để kinh doanh.

Giảm chi phí lưu kho

Duy trì số lượng hàng hóa hơp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải chi trả thêm những khoản phí phụ trội. Đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như: thực phẩm, rau củ, sản phẩm tươi sống… việc tích trữ rất nhiều tồn kho trong khi không dự báo được chính xác nhu cầu của khách hàng ẩn chứa nhiều rủi ro. Việc áp dụng phương thức này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu các nguy cơ tiềm ẩn và những chi phí phát sinh trong quy trình sản xuất của mình.

Mức tồn kho an toàn tốt là bao nhiêu?

Mỗi doanh nghiệp có một chiến lược quản lý hàng tồn kho khác nhau, và vì thế cũng có những thông số khác nhau theo đặc thù lĩnh vực, điều kiện nguồn lực của doanh nghiệp. Trong đó, mức tối ưu phụ thuộc vào một số yếu tố như tốc độ tồn kho, nhu cầu hiện tại và tương lai, khối lượng bán hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Do đó, không có một “con số tiêu chuẩn” chung về mức tồn kho an toàn cho doanh nghiệp. 

Trong một vài trường hợp, nhiều doanh nghiệp đặt mức tồn kho an toàn bằng 0, có nghĩa là nhà sản xuất dự định chỉ có đủ hàng tồn kho theo chu kỳ sản xuất chứ không có bất kỳ một khoản hàng tồn kho dự phòng tiềm ẩn nào. Đây là một lựa chọn với mục đích tiết kiệm chi phí trả trước; thu mua, vận chuyển và bảo quản. Điều này đặc biệt xảy ra phổ biến khi nhu cầu tăng đột biến bất ngờ giảm xuống và nhu cầu trở lại mức bình thường. Tuy nhiên, đặt chỉ số này về 0 là một sai lầm. Bởi mặc dù điều này giải quyết vấn đề về quá nhiều hàng tồn kho, nhưng nó lại làm tăng nguy cơ không có hàng dự trữ để xử lý bất kỳ biến động nào nữa về nhu cầu hoặc sự chậm trễ của nhà cung cấp. Điều này thậm chí có thể gây tốn kém hơn việc chi trả cho dự trữ quá mức. 

Quản lý tồn kho an toàn với sự hỗ trợ của giải pháp kho thông minh 3S iWAREHOUSE

3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, quản lý kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản lý. 

Đặc biệt, đối với hoạt động quản lý hàng tồn kho dựa trên mức độ an toàn cho phép, hệ thống của ITG có thể:

• Hỗ trợ khai báo dữ liệu tồn kho an toàn min – max và đưa ra cảnh báo nếu chạm ngưỡng tối thiểu hoặc vượt ngưỡng tối đa. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng danh sách những nguyên vật liệu, hàng hóa đang bị thừa hoặc bị thiếu quá mức. Từ đó, giúp bộ phận kế hoạch có được những phương án thu mua thêm hoặc tăng cường sản xuất cho phù hợp.. 
• Tính toán và lập kế hoạch sản xuất sao cho công suất sản xuất đảm bảo với mức tồn kho an toàn mong muốn. Theo cách này, kế hoạch sản xuất cũng như kế hoạch thu mua được tính toán dựa trên nhu cầu bán hàng cũng như định mức tồn kho an toàn cho trước. Số liệu được cân đối theo ngày, theo tuần, theo quý.  

Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho

Minh họa giao diện màn hình dashboard hỗ trợ cảnh báo và phân loại các sản phẩm có số lượng tồn nằm ngoài khoảng “tồn kho an toàn”

Giải pháp hiện được ứng dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp sản xuất lớn trong nước cũng như doanh nghiệp FDI ở đa dạng lĩnh vực như: Cơ khí chế tạo, điện tử, dược phẩm, F&B, phân phối, hoá chất, dệt may, bao bì… Một số đơn vị tiêu biểu có thể kể đến như: Traphaco CNC, Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Nhật Minh, Công ty TNHH Matex Việt Nam…