Download mẫu báo cáo tồn kho mới nhất – Cách tạo báo cáo tồn kho nhanh, chính xác

Báo cáo tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả vận hành. Nhưng làm thế nào để tạo ra một báo cáo tồn kho chính xác? Có cách nào giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm báo cáo hàng tồn kho không? Tất cả câu trả lời sẽ được ITG Technology chia sẻ trong bài viết sau đây.

Tổng quan về báo cáo tồn kho

Báo cáo tồn kho là một tài liệu hoặc hệ thống thông tin chi tiết dùng để ghi nhận, theo dõi và kiểm soát số lượng, chủng loại và tình trạng của hàng hóa trong kho tại từng thời điểm cụ thể.

Báo cáo tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu hàng tồn và chi phí lưu kho

Báo cáo kho không chỉ quản lý hàng hóa thành phẩm, mà còn bao gồm cả nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, vật tư,… được lưu trữ trong kho. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một mẫu báo cáo tồn kho riêng phù hợp với sản phẩm và quy trình của mình. Song, về cơ bản, các thông tin cần có trong mẫu báo cáo kho hàng sẽ gồm có:

• Số lượng hàng hóa hiện có
• Vị trí lưu trữ
• Ngày nhập/xuất kho của từng mã hàng
• Các chỉ số về hiệu suất khác (nếu có)

Thông qua việc phân tích các dữ liệu này, ban quản lý có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn về việc điều chỉnh chính sách mua hàng, tối ưu hóa không gian kho bãi và cải thiện quy trình vận hành kho.

Để quản lý kho hiệu quả và xây dựng các báo cáo kho chuyên nghiệp:

>> Tham khảo ngay: Top 12 phần mềm quản lý kho hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay

Các loại báo cáo kho phổ biến

Dưới đây là bảng tổng hợp các loại báo cáo kho phổ biến, giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung chức năng và mục tiêu sử dụng của từng loại báo cáo:

Tải miễn phí: File quản lý kho vật tư bằng Excel

Lợi ích của báo cáo tồn kho hiệu quả

Báo cáo tồn kho chính xác sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Tiêu biểu có thể kể đến như:

• Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa: Hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa gây lãng phí.
• Tối ưu hóa chi phí: Giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho và các chi phí liên quan đến bảo quản, xử lý hàng hóa hỏng/lỗi thời.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác giúp lãnh đạo có căn cứ để ra quyết định mua hàng, sản xuất và chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Giảm thiểu rủi ro thất thoát: Việc đối chiếu báo cáo thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các sai lệch và ngăn chặn rủi ro thất thoát hàng hóa.
• Giải phóng không gian kho: Tối ưu diện tích lưu kho, tăng khả năng đáp ứng khi nhu cầu lưu trữ hàng hóa tăng cao mà không cần mở rộng diện tích.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Cải thiện quy trình quản lý kho và tăng cường sự phối hợp giữa các phong ban liên quan (mua hàng, bán hàng, sản xuất), từ đó, tối ưu hoạt động tổng thể trong doanh nghiệp.
• Dự báo nhu cầu chính xác: Dựa trên dữ liệu tồn kho kết hợp với lịch sử tiêu thụ, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu và số lượng hàng tồn trong tương lai, từ đó lập kế hoạch cung ứng và sản xuất phù hợp với thực tế thị trường.

Đừng bỏ lỡ: Tải miễn phí 6+ mẫu phiếu xuất kho file Excel, Word mới nhất 2025

Mẫu báo cáo tồn kho chuyên nghiệp

Xây dựng mẫu báo cáo tồn kho chuẩn hóa là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính nhất quán trong việc thu thập, xử lý thông tin kho hàng. Dưới đây là mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel mới nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Ví dụ về mẫu báo cáo kho hàng

TẢI MIỄN PHÍ MẪU BÁO CÁO TỒN KHO

Lưu ý:

• Trên đây chỉ là mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel cơ bản. Tùy theo mục đích sử dụng, quy trình và yêu cầu riêng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại cho phù hợp.
• File báo cáo tồn kho đầy đủ có thể bao gồm nhiều thông tin khác như: Hạn sử dụng, nhà cung cấp, số lô sản xuất,…

Mặc dù Excel là công cụ quen thuộc, dễ sử dụng, nhưng đối với các doanh nghiệp cần quản lý số lượng tồn kho lớn, công cụ này lại tồn tại nhiều hạn chế như: Tốn nhiều thời gian để thống kê, dễ sai sót trong quá trình nhập liệu, không thể báo cáo tình trạng kho theo thời gian thực,… Đó chính là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu hiệu quả quản lý kho hàng. Nổi bật phải kể đến giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS của ITG Technology. Giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành kho, tự động hóa các nghiệp vụ kho, tăng độ chính xác và rút ngắn thời gian báo cáo tồn kho.

12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S WMS có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho
- Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa
- Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê

Đăng ký ngay

Điểm danh các công thức Excel thường dùng trong báo cáo tồn kho

Nếu doanh nghiệp sử dụng Excel để báo cáo tồn kho, đây sẽ là những công thức Excel có thể sử dụng hỗ trợ cho việc tính toán:

Hàm SUMIF

• Công thức: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])
• Chức năng: Tính tổng dựa trên điều kiện. Thường được sử dụng để tính tổng số lượng nhập hoặc xuất của một mã hàng thuộc một nhóm hàng cụ thể

Hàm COUNTIF

• Công thức: =COUNTIF(range, criteria)
• Chức năng: Đếm số lượng ô trong một vùng (range) thỏa mãn một điều kiện cụ thể (criteria). Thường được sử dụng để tính số lượng mặt hàng thuộc một nhóm hàng cụ thể hoặc đếm số lượng mặt hàng có số lượng tồn kho lớn hơn một giá trị nhất định

Hàm IF

• Công thức: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
• Chức năng: Thường dùng kết hợp với hàm Vlookup để tự động tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống trong danh sách nhập xuất

Hàm VLOOKUP

• Công thức: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
• Chức năng: Dùng để tìm kiếm mã hàng, tự động điền đơn giá của sản phẩm từ bảng giá

Hàm AVERAGE

• Công thức: =AVERAGE(number1, [number2], …)
• Chức năng: Tính giá trị trung bình của một mặt hàng trong khoảng thời gian nhất định hoặc tính giá nhập kho trung bình

>> Xem thêm: Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel | Quy trình, mẫu file và lưu ý quan trọng

Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho

Để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tồn kho, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình chuẩn hóa từ khâu thu thập dữ liệu đến khâu phân tích và trình bày kết quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách làm báo cáo hàng tồn kho cho doanh nghiệp:

Các bước lập báo cáo tồn kho

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu kho

Trước tiên, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mã hóa sản phẩm và chuẩn hóa đơn vị tính để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tồn kho. Mỗi mặt hàng cần có một mã định danh riêng (SKU) và không thay đổi trong suốt quá trình quản lý. Hệ thống mã hóa cần được thiết kế logic, dễ nhớ và phản ánh đặc tính của sản phẩm như nhóm hàng, kích thước, màu sắc hoặc đặc điểm kỹ thuật.

Bước 2: Thu thập và kiểm tra dữ liệu đầu vào

Quy trình thu thập dữ liệu cần được chuẩn hóa với các biểu mẫu thống nhất, rõ ràng. Các hoạt động nhập – xuất- điều chuyển kho phải được ghi chép lại đầy đủ thông tin về: Ngày giờ, số lượng, đơn giá, người thực hiện và người phê duyệt. Điều này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thu thập thông tin quan trọng về:

• Số lượng và giá trị hàng hóa đầu kỳ.
• Số ượng hàng nhập, xuất trong kỳ, cùng giá trị tương ứng.
• Số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ.
• Nguồn dữ liệu có thể lấy (phiếu nhập – xuất, sổ sách kế toán, phần mềm kho)

Trước khi sử dụng dữ liệu, người làm báo cáo cần xác minh lại tính chính xác của dữ liệu và đối chiếu với số lượng tồn kho thực tế để điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch.

Bước 3: Xác định kỳ báo cáo

Xác định tần suất lập báo cáo tồn kho định kỳ là theo ngày, tuần, tháng hay theo sự kiện như: Kết thúc lô sản xuất, kết thúc kỳ kế toán. Việc nhất quán về thời điểm báo cáo giúp doanh nghiệp so sánh tồn kho giữa các kỳ và theo dõi xu hướng tồn kho hiệu quả hơn.

Bước 4: Sử dụng mẫu báo cáo tồn kho phù hợp

Tùy thuộc vào mục đích (quản trị, kiểm kê, báo cáo tài chính), doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu báo cáo tồn kho phù hợp: Mẫu báo cáo nhập xuất tồn kho, mẫu báo cáo tồn kho, mẫu báo cáo tuổi hàng tồn kho,… Người thực hiện có thể lập báo cáo trên Excel hoặc sử dụng các mẫu có sẵn trên hệ thống phần mềm WMS.

Bước 5: Kiểm tra và đối chiếu số liệu

Trước khi gửi báo cáo, nhân viên cần rà soát số liệu để đảm bảo tính chính xác. Việc kiểm tra chéo giữa các báo cáo khác nhau cũng giúp phát hiện sai sót và đảm bảo tính nhất quán. Sau khi hoàn tất kiểm tra, bản báo cáo cần có chữ ký của 3 bên gồm: Người lập, kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị.

Bước 6: Đánh giá kết quả

Sau khi hoàn thành báo cáo, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các chỉ số quan trọng như tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, thời gian lưu kho trung bình và giá trị tồn kho theo từng nhóm hàng. Việc so sánh với các kỳ trước và tiêu chuẩn ngành giúp đánh giá hiệu quả quản lý kho của doanh nghiệp và xác định các điểm cần cải thiện.

>> Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn chuẩn xác mới nhất

4 Lưu ý quan trọng khi làm báo cáo hàng tồn kho

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây khi làm báo cáo tồn kho:

• Đảm bảo tính chính xác: Người lập báo cáo cần kiểm tra và tính toán số liệu chính xác. Các thông tin cũng cần được cập nhật liên tục, đầy đủ, đảm bảo tính real-time để lãnh đạo có cái nhìn tổng quan nhất, đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời.
• Minh bạch tình trạng nhập xuất: Báo cáo cần phản ánh rõ ràng tình hình nhập – xuất hàng hóa. Đây là dữ liệu vô cùng quan trọng để nhân viên kế toán có thể tính toán doanh số bán hàng thực tế một cách chính xác.
• Ký xác nhận và đóng dấu đầy đủ: Báo cáo cần có chữ ký xác nhận của người lập, kế toán và lãnh đạo đơn vị. Lãnh đạo cũng cần đóng dấu xác nhận. Đối với báo cáo nhiều trang, hãy đóng dấu giáp lai giữa các trang để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.
• Ứng dụng công nghệ: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian lập báo cáo.

3S WMS là phần mềm quản lý kho thông minh, có thể giúp doanh nghiệp chuyển đổi số kho bãi toàn diện, từ đó, tự động hóa quy trình lập báo cáo tồn kho. Phần mềm hiện đã được áp dụng tại hơn 2000 doanh nghiệp, tiêu biểu như: TDV, Cosmos, HHP GLOBAL, Goshi Thăng Long, VPIC1, Ishigaki, Niigata,… Để trải nghiệm giải pháp, quý doanh nghiệp có thể để lại thông tin đăng ký dưới đây:

Giải quyết bài toán báo cáo tồn kho hiệu quả với 3S WMS

Giải pháp quản trị kho thông minh 3S WMS được ITG nghiên cứu và phát triển nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán đặc thù trong quản lý kho và báo cáo tồn kho:

• Thất thoát hàng hóa trong quá trình nhập – xuất – kiểm kê
• Tốn nhiều thời gian lập báo cáo tồn kho
• Không nắm được chính xác vị trí hàng hóa
• Không thể theo dõi hàng hóa theo thời gian thực
• …

3S WMS giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán báo cáo tồn kho hiệu quả

Phần mềm cung cấp những tính năng vượt trội, cho phép doanh nghiệp quản lý kho hàng toàn diện từ đầu vào đến thành phẩm:

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục sau mỗi hoạt động nhập – xuất – điều chuyển, loại bỏ hoàn toàn tình trạng lệch số liệu.
• Kiểm kê kho bằng Barcode, QR Code, RFID: Tự động hóa quy trình kiểm kê và tăng độ chính xác nhờ tích hợp công nghệ Barcode, QR Code, RFID.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu và hàng cận date: Hệ thống tự động gửi thông báo đến quản lý khi tồn kho vượt định mức hoặc hàng sắp hết hạn.
• Trực quan hóa hiện trường kho: Thiết lập sơ đồ layout kho theo vị trí của từng mặt hàng một cách trực quan, giúp doanh nghiệp kiểm soát khối lượng hàng tồn, vị trí hàng trong kho và trạng thái vị trí trống.
• Tự động hóa báo cáo tồn kho: Hệ thống cung cấp các mẫu báo cáo tồn kho khác nhau, từ tổng hợp đến chi tiết.

Để đảm bảo báo cáo tồn kho thể hiện đầy đủ thông tin và chính xác, đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ, công nghệ hỗ trợ tiên tiến và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Thông qua việc áp dụng các phương pháp và công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể thiết lập được hệ thống báo cáo tồn kho chính xác, kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.