Báo cáo tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả vận hành. Nhưng làm thế nào để tạo ra một báo cáo tồn kho chính xác? Có cách nào giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm báo cáo hàng tồn kho không? Tất cả câu trả lời sẽ được ITG Technology chia sẻ trong bài viết sau đây.
Báo cáo tồn kho là một tài liệu hoặc hệ thống thông tin chi tiết dùng để ghi nhận, theo dõi và kiểm soát số lượng, chủng loại và tình trạng của hàng hóa trong kho tại từng thời điểm cụ thể.
Báo cáo tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu hàng tồn và chi phí lưu kho
Báo cáo kho không chỉ quản lý hàng hóa thành phẩm, mà còn bao gồm cả nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, vật tư,… được lưu trữ trong kho. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một mẫu báo cáo tồn kho riêng phù hợp với sản phẩm và quy trình của mình. Song, về cơ bản, các thông tin cần có trong mẫu báo cáo kho hàng sẽ gồm có:
Thông qua việc phân tích các dữ liệu này, ban quản lý có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn về việc điều chỉnh chính sách mua hàng, tối ưu hóa không gian kho bãi và cải thiện quy trình vận hành kho.
Để quản lý kho hiệu quả và xây dựng các báo cáo kho chuyên nghiệp:
>> Tham khảo ngay: Top 12 phần mềm quản lý kho hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
Dưới đây là bảng tổng hợp các loại báo cáo kho phổ biến, giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung chức năng và mục tiêu sử dụng của từng loại báo cáo:
| Loại báo cáo | Mô tả | Mục đích sử dụng |
| Báo cáo tổng hợp tồn kho | Tổng hợp số lượng tồn của từng mã hàng tại một thời điểm cụ thể | Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho, giúp nhà quản lý nắm được tổng giá trị tài sản đang nằm trong kho |
| Báo cáo chi tiết tồn kho | Liệt kê chi tiết từng lần nhập – xuất – chuyển kho của mỗi mặt hàng hoặc nhóm sản phẩm trong kho | Truy vết giao dịch, kiểm tra sai lệch và phát hiện hàng hóa thất thoát hoặc luân chuyển chậm |
| Báo cáo nhập xuất tồn kho | Ghi nhận số lượng nhập, xuất và tồn của hàng hóa trong kỳ | Đối chiếu luồng hàng hóa ra – vào kho để lập bảng cân đối tồn kho |
| Báo cáo kiểm kê kho (Báo cáo thực tế tồn kho) | Kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho thực tế | Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách/hệ thống để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, phát hiện và điều chỉnh sai lệch kịp thời |
| Báo cáo hiệu suất hàng tồn kho | Tính vòng quay hàng hóa, ngày lưu kho trung bình | Đánh giá hiệu quả quản lý hàng hóa, hỗ trợ tối ưu tồn kho và giảm chi phí lưu trữ |
| Báo cáo dự báo tồn kho | Dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường để dự đoán nhu cầu và số lượng hàng tồn cần duy trì trong tương lai | Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất, hạn chế tình trạng thiếu hụt/ dư thừa hàng hóa |
| Báo cáo tình trạng kho | Phản ánh không gian lưu trữ, vị trí còn trống, điều kiện môi trường kho | Quản lý mặt bằng kho hiệu quả, tối ưu hoá việc sắp xếp và luân chuyển hàng hóa |
| Báo cáo tuổi hàng tồn kho | Theo dõi thời gian lưu kho của từng lô hàng, xác định các mặt hàng có nguy cơ hư hỏng, lỗi thời hoặc giảm giá trị do lưu kho lâu ngày | Kiểm soát hàng cận date, đưa ra quyết định xử lý hàng hóa lâu ngày chưa xuất kho |
| Báo cáo theo nhóm hàng | Phân loại và tổng hợp số liệu hàng tồn theo nhóm sản phẩm, danh mục hoặc nhà cung cấp | Đánh giá hiệu suất tồn kho theo từng nhóm để có chiến lược nhập hàng, phân phối phù hợp |
Tải miễn phí: File quản lý kho vật tư bằng Excel
Báo cáo tồn kho chính xác sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Tiêu biểu có thể kể đến như:
Đừng bỏ lỡ: Tải miễn phí 6+ mẫu phiếu xuất kho file Excel, Word mới nhất 2026
Xây dựng mẫu báo cáo tồn kho chuẩn hóa là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính nhất quán trong việc thu thập, xử lý thông tin kho hàng. Dưới đây là mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel mới nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Ví dụ về mẫu báo cáo kho hàng
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BÁO CÁO TỒN KHO
Lưu ý:
Mặc dù Excel là công cụ quen thuộc, dễ sử dụng, nhưng đối với các doanh nghiệp cần quản lý số lượng tồn kho lớn, công cụ này lại tồn tại nhiều hạn chế như: Tốn nhiều thời gian để thống kê, dễ sai sót trong quá trình nhập liệu, không thể báo cáo tình trạng kho theo thời gian thực,… Đó chính là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu hiệu quả quản lý kho hàng. Nổi bật phải kể đến giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS của ITG Technology. Giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành kho, tự động hóa các nghiệp vụ kho, tăng độ chính xác và rút ngắn thời gian báo cáo tồn kho.
![Quản lý kho thông minh, tự động hóa, chính xác với [3S WMS]](https://itgtechnology.vn/wp-content/uploads/2026/02/Kho-3S-WMS-mobilen-ver-1-03.jpg "Download mẫu báo cáo tồn kho mới nhất - Cách tạo báo cáo tồn kho nhanh, chính xác 3")
Kiểm soát kho thời gian thực, chính xác 100% với hệ thống 3S WMS thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp sản xuất.
Nếu doanh nghiệp sử dụng Excel để báo cáo tồn kho, đây sẽ là những công thức Excel có thể sử dụng hỗ trợ cho việc tính toán:
Hàm SUMIF
Hàm COUNTIF
Hàm IF
Hàm VLOOKUP
Hàm AVERAGE
>> Xem thêm: Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel | Quy trình, mẫu file và lưu ý quan trọng
Để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tồn kho, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình chuẩn hóa từ khâu thu thập dữ liệu đến khâu phân tích và trình bày kết quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách làm báo cáo hàng tồn kho cho doanh nghiệp:
Các bước lập báo cáo tồn kho
Trước tiên, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mã hóa sản phẩm và chuẩn hóa đơn vị tính để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tồn kho. Mỗi mặt hàng cần có một mã định danh riêng (SKU) và không thay đổi trong suốt quá trình quản lý. Hệ thống mã hóa cần được thiết kế logic, dễ nhớ và phản ánh đặc tính của sản phẩm như nhóm hàng, kích thước, màu sắc hoặc đặc điểm kỹ thuật.
Quy trình thu thập dữ liệu cần được chuẩn hóa với các biểu mẫu thống nhất, rõ ràng. Các hoạt động nhập – xuất- điều chuyển kho phải được ghi chép lại đầy đủ thông tin về: Ngày giờ, số lượng, đơn giá, người thực hiện và người phê duyệt. Điều này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thu thập thông tin quan trọng về:
Trước khi sử dụng dữ liệu, người làm báo cáo cần xác minh lại tính chính xác của dữ liệu và đối chiếu với số lượng tồn kho thực tế để điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch.
Xác định tần suất lập báo cáo tồn kho định kỳ là theo ngày, tuần, tháng hay theo sự kiện như: Kết thúc lô sản xuất, kết thúc kỳ kế toán. Việc nhất quán về thời điểm báo cáo giúp doanh nghiệp so sánh tồn kho giữa các kỳ và theo dõi xu hướng tồn kho hiệu quả hơn.
Tùy thuộc vào mục đích (quản trị, kiểm kê, báo cáo tài chính), doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu báo cáo tồn kho phù hợp: Mẫu báo cáo nhập xuất tồn kho, mẫu báo cáo tồn kho, mẫu báo cáo tuổi hàng tồn kho,… Người thực hiện có thể lập báo cáo trên Excel hoặc sử dụng các mẫu có sẵn trên hệ thống phần mềm WMS.
Trước khi gửi báo cáo, nhân viên cần rà soát số liệu để đảm bảo tính chính xác. Việc kiểm tra chéo giữa các báo cáo khác nhau cũng giúp phát hiện sai sót và đảm bảo tính nhất quán. Sau khi hoàn tất kiểm tra, bản báo cáo cần có chữ ký của 3 bên gồm: Người lập, kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị.
Sau khi hoàn thành báo cáo, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các chỉ số quan trọng như tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, thời gian lưu kho trung bình và giá trị tồn kho theo từng nhóm hàng. Việc so sánh với các kỳ trước và tiêu chuẩn ngành giúp đánh giá hiệu quả quản lý kho của doanh nghiệp và xác định các điểm cần cải thiện.
>> Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn chuẩn xác mới nhất
Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây khi làm báo cáo tồn kho:
3S WMS là phần mềm quản lý kho thông minh, có thể giúp doanh nghiệp chuyển đổi số kho bãi toàn diện, từ đó, tự động hóa quy trình lập báo cáo tồn kho. Phần mềm hiện đã được áp dụng tại hơn 2000 doanh nghiệp, tiêu biểu như: TDV, Cosmos, HHP GLOBAL, Goshi Thăng Long, VPIC1, Ishigaki, Niigata,… Để trải nghiệm giải pháp, quý doanh nghiệp có thể để lại thông tin đăng ký dưới đây:
Giải pháp quản trị kho thông minh 3S WMS được ITG Technology nghiên cứu và phát triển nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán đặc thù trong quản lý kho và báo cáo tồn kho:
3S WMS giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán báo cáo tồn kho hiệu quả
Phần mềm cung cấp những tính năng vượt trội, cho phép doanh nghiệp quản lý kho hàng toàn diện từ đầu vào đến thành phẩm:
Để đảm bảo báo cáo tồn kho thể hiện đầy đủ thông tin và chính xác, đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ, công nghệ hỗ trợ tiên tiến và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Thông qua việc áp dụng các phương pháp và công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể thiết lập được hệ thống báo cáo tồn kho chính xác, kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn
trực tiếp tức thì?
Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng
Đăng ký tư vấn giải pháp chuyên sâu theo ngành
Đăng ký lịch tư vấn với chuyên gia của chúng tôi
Đúc kết từ 1.000+ dự án thực chiến, cuốn ebook này cung cấp lộ trình chuẩn hóa quy trình giúp loại bỏ lãng phí và thất thoát kho. Bạn sẽ sở hữu các phương pháp ứng dụng công nghệ để cắt giảm ngay 1/3 thời gian vận hành thực tế.
