SKU là gì? Nguyên tắc và cách tạo mã SKU đơn giản, dễ nhớ

SKU là một dãy số lưu trữ thông tin sản phẩm nhằm mục đích theo dõi hàng hóa dễ dàng và hiệu quả hơn. Đối với những người mới tham gia vào công việc quản lý kho, việc hiểu mã SKU là gì và nắm được các thông tin được biểu thị trong mã SKU khá khó khăn. Do đó, trong bài viết này, ITG Technology sẽ chia sẻ để bạn hiểu rõ hơn SKU sản phẩm là gì và cách tạo mã SKU dễ nhớ, dễ quản lý nhất.

SKU là gì?

SKU là viết tắt của từ Stock Keeping Unit, dịch nghĩa tiếng Việt nghĩa là “đơn vị lưu kho”. Trong công tác quản lý hàng hóa, mã SKU được biết đến là một dạng quy ước nhằm phân loại mặt hàng để bán và được ứng dụng rộng rãi trong quản lý hàng tồn kho.

SKU là một dạng quy ước để phân loại các mặt hàng trong kho

Cụ thể, mã SKU là gì? Hiểu một cách đơn giản, mã SKU là phiên bản rút gọn của mô tả mặt hàng. Do thông tin mô tả hàng hóa thường khá dài nên các doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng SKU để thể hiện tất cả mọi thông tin liên quan đến sản phẩm một cách ngắn gọn, xúc tích. Điều này giúp việc phân loại và quản lý hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng hơn; khi doanh nghiệp tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, mọi thông tin sẽ được hiển thị kèm các số SKU. Vì lẽ đó, SKU còn được gọi là mã mặt hàng, ID mặt hàng, số mặt hàng,…

Đọc thêm: Bí quyết ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp hàng hóa giúp nhà kho hàng luôn ngăn nắp, sạch sẽ và có tổ chức

Doanh nghiệp cần lưu ý, SKU sản phẩm cũng dùng để chỉ một định danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho hàng hóa cụ thể. Do vậy, khi doanh nghiệp nhập hàng vào kho, có thể chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tạo mã mặt hàng cho riêng mình.

Nguyên tắc đặt mã SKU dễ nhớ, dễ hiểu

Đối với các sản phẩm mua từ nhà cung cấp nhưng không có số SKU hoặc công ty tự sản xuất sản phẩm, thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo các mã SKU của riêng mình. Việc thiết lập đơn vị lưu kho dễ nhớ, dễ quản lý sẽ đem lại nhiều lợi ích, đặc biệt nếu như doanh nghiệp đang cạnh tranh với các nhà bán lẻ trực tuyến khác và có các hệ thống định giá khác nhau.

Cách tạo mã SKU đơn giản bạn có thể tham khảo

Các thông tin thường được nhà sản xuất lựa chọn đặt trong mã SKU bao gồm:

• Loại sản phẩm
• Tên nhà sản xuất/Thương hiệu sản phẩm
• Mô tả ngắn về sản phẩm: Chất liệu (cotton, khaki, lụa, gấm, tuyết mưa…); hình dáng (dài, ngắn, lỡ…)
• Kích thước/Kích cỡ
• Màu sắc
• Tình trạng sản phẩm (Mới hoàn toàn hay đã qua sử dụng)
• Ngày mua hàng
• Kho lưu trữ (Mỗi kho lưu trữ sẽ có ký hiệu/số hiệu riêng)
• Các điều khoản bảo hành
• …

Các trường thông tin trong SKU của các sản phẩm nên được đặt theo một thứ tự nhất quán để nhân viên dễ nhớ và khi truy xuất tiết kiệm thời gian hơn. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng kết hợp cả chữ và số để phân tách các trường thông tin. Trong trường hợp mã SKU toàn bộ là chữ cái hoặc số thì nên sử dụng các dấu gạch ngang (-) để phân tách. Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà các thông tin được đặt trong mã SKU có thể thêm, bớt hoặc thay đổi theo mục đích sử dụng.

Bạn chưa biết cách áp dụng phương pháp quản lý kho trong thời đại 4.0 như thế nào? Tải ngay Ebook “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”!
- Cung cấp phương pháp quy hoạch kho, sắp xếp kho hàng thông minh
Phương pháp quản trị kho để hạn chế những tổn thất thấp nhất
- Cách thiết lập quy trình nhập – xuất kho khoa học
- Hướng dẫn kiểm kê được hàng hóa nhanh chóng

Tải Ebook miễn phí

Ví dụ về cách tạo mã SKU

Để hiểu rõ hơn về quy tắc đặt mã đơn vị lưu kho, ở phần này, ITG sẽ lấy một vài ví dụ cụ thể về cách đặt mã SKU sản phẩm ở một vài lĩnh vực:

Ví dụ SKU trong lĩnh vực F&B

Đây là mã đơn vị lưu kho của sản phẩm sữa socola hãng Vinamilk: MVNM180SCL27092024. Trong đó:

Ví dụ cách đọc mã SKU của sản phẩm sữa Vinamilk

• M: loại sản phẩm (milk – sữa)
• VNM: tên thương hiệu (Vinamilk)
• 180: dung tích (180ml)
• SCL: hương vị (Socola)
• 27092024: ngày sản xuất (27/09/2024)

Ví dụ về SKU trong lĩnh vực May mặc

Đây là mã SKU của sản phẩm áo phông Gucci đen cỡ vừa: BLK-MED-G123-GUC. Trong đó:

• Dấu gạch ngang được sử dụng để phân tách thông tin cụ thể về sản phẩm
• BLK: màu sắc của sản phẩm (Đen)
• MED: kích thước của sản phẩm (Trung bình)
• G123: số kiểu máy do nhà sản xuất cung cấp
• GUC: tên thương hiệu (Gucci)

Một ví dụ khác, cách đọc mã SKU của sản phẩm váy xòe Cotton màu xanh size S của thương hiệu Zara: ZACOTVX71115HN_SXA như sau:

Ví dụ cách đặt mã SKU của sản phẩm váy xòe thuộc thương hiệu ZARA

• ZA: tên thương hiệu (Zara)
• COTVX: mô tả (váy xòe Cotton)
• 71115: thời gian nhập hàng (ngày 11 tháng 7 năm 2015)
• Kho lưu trữ: kho Hà Nội
• SX: kích cỡ (S)
• Màu sắc: màu xanh

Đối với nhiều doanh nghiệp, bài toán về việc quản lý kho là một bài toán khó, để kiểm soát lượng tiền đọng trong hàng tồn, kiểm tra hàng tồn trong kho. ITG Technology chia sẻ tới bạn “bí kíp” quản lý kho hiệu quả qua bài viết: Quy trình quản lý kho chuẩn trong doanh nghiệp

Lời khuyên khi tạo mã SKU

Khi tạo mã SKU sản phẩm, doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề sau:

• Sử dụng dãy số ngắn gọn: SKU giới hạn 32 ký tự trở xuống để cùng một dữ liệu phù hợp với tất cả các hệ thống
• Mỗi số SKU đều có những dấu hiệu riêng: Doanh nghiệp không được sử dụng lại SKU từ các mùa trước, năm trước
• Không bắt đầu bằng số 0: Điều này đặc biệt đúng, nhất là khi doanh nghiệp sử dụng excel để quản lý các mã SKU. Bởi theo quy ước của bảng tính trên, nếu ký tự đầu tiên là 0, hệ thống sẽ xóa đi và có thể gây ra sự cố nhầm lẫn
• Làm cho SKU đơn giản hóa: Hãy sử dụng các số và chữ in hoa với các dấu phân cách để làm cho mã SKU của bạn trở nên dễ hiểu và đơn giản hơn
• Tránh font chữ và ký tự dễ gây nhầm lẫn: Trong 1 chuỗi ký tự SKU, nên tránh sử dụng các chữ và số dễ gây nhầm lẫn. Ví dụ: O và 0 (chữ o viết hoa và là số 0); hay I và l (chữ i viết hoa và chữ l viết thường?) thường bị nhầm với nhau. Trường hợp bắt buộc phải sử dụng thì nên quy định chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số phải được phân cách rõ ràng
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Thay vì quản lý SKU sản phẩm bằng Excel hoặc sổ sách thủ công mất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để hỗ trợ quản lý kho bằng mã SKU hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp quản lý thông tin sản phẩm bằng mã SKU hoàn toàn tự động mà còn có thể quản lý giá, số lượng tồn kho… chính xác, nhanh chóng

12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S WMS có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho
- Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa
- Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê

Đăng ký ngay

Phân biệt SKU với Barcode

SKU và Barcode (mã vạch) đều được sử dụng để quản lý thông tin hàng hóa, nhưng có sự khác nhau về hình thức và cách sử dụng.

Phân biệt SKU vs Barcode

SKU là một mã số hoặc chuỗi ký tự do doanh nghiệp tự tạo ra để phân biệt các sản phẩm khác nhau trong kho. Mã SKU có thể bao gồm cả chữ, số và các ký tự đặc biệt, với độ dài không giới hạn nên chứa nhiều thông tin chi tiết về sản phẩm hơn như kích thước, màu sắc, phiên bản… Hiện nay, không có một quy định ràng buộc chung nào về quy tắc đặt mã SKU trong bán hàng nên các đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể quy định và điều chỉnh theo mục đích sử dụng.

Barcode (mã vạch) là một tập hợp các vạch đen trắng có độ rộng và khoảng cách khác nhau, được sắp xếp theo một quy tắc nhất định. Mã vạch thường chỉ chứa các con số và có độ dài tiêu chuẩn (thường là 12 số). Thông tin trên Barcode được mã hóa theo một quy ước quốc tế, cho phép máy quét đọc và bóc tách thông tin một cách nhanh chóng. Vì vậy, mã vạch chủ yếu được sử dụng trong quá trình thanh toán và quản lý hàng hóa tại các điểm bán hàng (nhà bán lẻ).

Tại sao ứng dụng SKU được ứng dụng nhiều trong quản lý kho?

SKU là công cụ được sử dụng từ lâu trên toàn thế giới trong việc quản lý hàng hóa tồn kho. SKU đang ngày càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt hơn, bất chấp sự phát triển của mã vạch. Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn SKU vì những nguyên nhân sau:

• SKU có chứa những ký hiệu riêng biệt cả chữ và số cho từng danh mục sản phẩm. Từ đây, doanh nghiệp có thể sắp xếp những mặt hàng có tính chất giống nhau ở gần nhau hơn, phục vụ công việc xuất hàng hóa đơn giản hơn.
• Với các mã SKU, ngày nay, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm, doanh nghiệp có thể ghi nhận mã sản phẩm một cách nhanh chóng.
• Doanh nghiệp không bị giới hạn về số lượng SKU cho dù danh mục hàng hóa có mở rộng tới đâu.
• Trên hết, việc đọc thông tin trên SKU là vô cùng dễ dàng. Bạn có thể nhận biết loại sản phẩm qua ký tự và dễ dàng đọc chúng mà không cần sử dụng các máy quét mã vạch như Barcode hay QR code.

Kiến thức về quản lý kho

• Robot cộng tác được ứng dụng trong kho hàng 4.0
• Hệ thống AS/RS trong quản lý kho hàng đem hiệu quả cao
• Xe tự hành – Giải pháp hoàn hảo trong kho hàng 4.0
• Phần mềm quản lý kho ứng dụng cho doanh nghiệp vừa và lớn
• WMS là gì? Vai trò hệ thống quản lý kho hàng
• Quản trị hàng tồn kho theo cách hoàn toàn mới với phần mềm quản lý kho
• Quản lý hàng tồn kho – Cách kiểm soát Bullwhip Effect
• Hệ thống kéo Pull System trong quản lý hàng tồn kho
• Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc Just in time
• Cách bố trí kho hàng & thiết kế đem lại hiệu quả cao

Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu SKU là gì và cách tạo mã SKU. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực sẽ có những cách thức quản lý kho và tổ chức xây dựng doanh nghiệp khác biệt. Do đó, quy ước thiết kế mã SKU là không giống nhau. Doanh nghiệp có thể được tư vấn thêm các thông tin về quản lý kho thông minh, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua hotline: 092.6886.855