Lưu kho là gì? Vai trò, chi phí và 5 cách giảm chi phí lưu kho hiệu quả

Lưu kho là quy trình tác động đến rất nhiều khía cạnh của hoạt động sản xuất kinh doanh, từ việc lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu thô cho đến quản lý hàng tồn và đơn đặt hàng đúng cách,… Vậy lưu kho là gì? Chi phí lưu kho bao gồm những gì? Làm thế nào để giảm chi phí lưu trữ hàng hóa? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Lưu kho là gì?

Lưu kho (Storage) là quá trình lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong kho trong một khoảng thời gian nhất định trước khi được đưa vào sản xuất hoặc phân phối đến khách hàng. Hoạt động lưu kho giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung, duy trì chất lượng sản phẩm và tối ưu chi phí vận hành.

Lưu kho là một công tác quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Việc lưu kho hàng hóa có thể diễn ra ngay tại kho hàng riêng của doanh nghiệp hay kho hàng thuê ngoài (bằng cách sử dụng dịch vụ lưu trữ) trong trường hợp doanh nghiệp không có kho lưu trữ riêng hoặc số lượng hàng hóa quá lớn, kho hàng riêng của đơn vị không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ.

Vai trò của lưu kho đối với doanh nghiệp sản xuất

Lưu kho đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất giúp đảm bảo nguồn cung cho sản xuất, bảo quản hàng hóa và duy trì chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả quản lý và xuất nhập kho, tối ưu chi phí vận hành, nâng cao khả năng đáp ứng khách hàng cụ thể:

Đảm bảo nguồn cung cho sản xuất

Lưu kho giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu và thành phẩm luôn sẵn sàng phục vụ sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu hàng, tránh gián đoạn dây chuyền và nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng.

Bảo quản hàng hóa và duy trì chất lượng sản phẩm

Lưu kho đúng tiêu chuẩn giúp bảo quản hàng hóa an toàn, hạn chế hư hỏng và suy giảm chất lượng trong quá trình lưu trữ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có yêu cầu nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm hoặc thời hạn sử dụng.

Tăng hiệu quả quản lý và xuất nhập kho

Việc tổ chức lưu kho khoa học giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chặt chẽ, tối ưu quá trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê. Đồng thời, doanh nghiệp có thể theo dõi tồn kho chính xác, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành.

Tối ưu chi phí vận hành

Lưu kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa không gian lưu trữ, giảm hàng tồn dư thừa và hạn chế các chi phí phát sinh liên quan đến bảo quản, nhân công và xử lý hàng hư hỏng. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Nâng cao khả năng đáp ứng khách hàng

Duy trì mức tồn kho phù hợp giúp doanh nghiệp đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và hạn chế tình trạng thiếu hàng. Điều này góp phần rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Xem thêm: Backorder là gì? Nguyên nhân dẫn đến Backorder và cách quản lý Backorder hiệu quả

Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho (Storage Cost) là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho. Đây là một phần của tổng chi phí tồn kho và thường chiếm từ 15-30% giá trị hàng tồn kho tùy đặc điểm ngành nghề.

Chi phí lưu kho phát sinh trong quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại kho

Như vậy, chi phí lưu kho có thể là khoản phí trực tiếp hoặc gián tiếp mà doanh nghiệp phải chi cho việc lưu trữ hàng hóa. Nó bao gồm tất cả các loại chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng chưa được bán trong kho và được tính như một phần của tổng chi phí hàng tồn kho trong một chuỗi cung ứng. Chi phí này bao gồm: chi phí kho bãi, thiết bị, bảo hiểm, chi phí nhân công, chi phí hư hỏng, chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, thuế,…

Cơ cấu chi phí lưu kho gồm những loại chi phí nào?

Chi phí lưu kho được cấu thành gồm 4 nhóm chính là: chi phí vốn, chi phí dịch vụ hàng tồn kho, chi phí rủi ro hàng tồn kho và chi phí không gian lưu trữ. Việc hiểu rõ từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả và tối ưu chi phí vận hành.

Bảng chi phí lưu kho

1. Chi phí vốn

Là khoản phí lớn nhất mà doanh nghiệp phải chi trả cho việc lưu kho. Chi phí này được tính bằng tiền lãi cộng thêm và giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Trong đó, giá vốn đầu tư được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn đang được lưu trữ trong kho. Ví dụ, chi phí vốn của doanh nghiệp là 30% tổng chi phí tồn kho, trong đó, tổng hàng tồn kho có trị giá là 8000$ thì chi phí vốn của doanh nghiệp là 2400$.

2. Chi phí dịch vụ hàng tồn kho

Bao gồm các khoản phí liên quan đến ứng dụng, phần mềm CNTT, thuế và bảo hiểm. Trong đó, chi phí bảo hiểm của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa tồn kho và mức độ hàng tồn kho. Mức độ hàng tồn kho càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ cao hơn. Tuy nhiên, lượng hàng tồn cao có thể làm gia tăng các chi phí về bảo hiểm và thuế. Từ đó, làm tăng tổng chi phí lưu trữ hàng tồn kho.

Chi phí dịch vụ là một thành phần của chi phí lưu kho

3. Chi phí rủi ro hàng tồn kho

Lưu trữ hàng tồn kho luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì vậy, chi phí rủi ro cũng được xem là một khoản phí cố định mà doanh nghiệp cần phải chi trả trong quá trình lưu trữ hàng hóa. Phí rủi ro bao gồm sự hao hụt (thất thoát do các yếu tố khách quan bên ngoài), lỗi hành chính (thất lạc hàng hóa, lỗi vận chuyển, lỗi cập nhật hệ thống), mất cắp. Ngoài ra, sự suy giảm về giá trị sản phẩm cũng được xem là một chi phí rủi ro khi lưu kho. Nguyên do là bởi các mặt hàng khi lưu trữ quá lâu trong kho sẽ bị giảm giá trị của sản phẩm xuống so với giá trị ban đầu (đặc biệt là các sản phẩm điện tử).

4. Chi phí không gian lưu trữ

Khoản phí này bao gồm tiền thuê kho bãi, chi phí thiết bị (điều hòa nhiệt độ, điều hòa không khí, máy đo độ ẩm, ánh sáng,…), vận chuyển và một số chi phí khác liên quan.

Chi phí không gian lưu trữ được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó, tiền thuê kho bãi là chi phí cố định còn chi phí xử lý vật liệu, hàng hóa sẽ thay đổi liên tục dựa trên nhu cầu cũng như sản phẩm dự trữ thực tế.

Lưu ý: Thông thường cơ cấu chi phí lưu kho trong sản xuất sẽ bao gồm 4 loại chi phí chính kể trên. Tuy nhiên với một số lĩnh vực, chi phí này sẽ có sự thay đổi về cơ cấu. Ví dụ như cộng thêm chi phí khấu hao hàng hoá, chi phí cơ hội, hàng lỗi thời,… Do đó, để tính chi phí lưu kho sản phẩm một cách chính xác, bạn cần linh hoạt trong từng tình huống để xác định các loại chi phí một cách đầy đủ.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau trong quá trình quản lý và vận hành kho hàng. Các yếu tố chính bao gồm mức tồn kho, thời gian lưu trữ, đặc tính hàng hóa và mức độ ứng dụng công nghệ kho. Việc kiểm soát tốt các yếu tố này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu trữ, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng.

Mức tồn kho

Mức tồn kho càng cao thì chi phí lưu kho càng lớn do gia tăng chi phí vốn, diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản. Doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho tối ưu để cân bằng giữa khả năng đáp ứng sản xuất và chi phí vận hành.

Thời gian lưu trữ

Thời gian lưu kho kéo dài làm tăng chi phí bảo quản, chi phí cơ hội và rủi ro hàng hóa bị hư hỏng hoặc lỗi thời. Tối ưu vòng quay hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí phát sinh.

Đặc tính hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu lưu trữ khác nhau. Các sản phẩm như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất hoặc linh kiện điện tử đòi hỏi điều kiện bảo quản nghiêm ngặt hơn, từ đó làm tăng chi phí lưu kho so với hàng hóa thông thường.

Diện tích và công nghệ kho

Diện tích kho và mức độ ứng dụng công nghệ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý hàng tồn. Việc áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS), kho thông minh hoặc tự động hóa như AS/RS giúp tối ưu không gian lưu trữ, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành.

Cách tính chi phí lưu kho hàng hoá chính xác nhất

Chi phí lưu kho hay chi phí lưu giữ hàng tồn kho được tính dựa trên 4 khoản chi phí đã được đề cập đến ở phần trên, bao gồm: chi phí vốn, chi phí dịch vụ, chi phí rủi ro và chi phí không gian lưu trữ.

Công thức tính chi phí lưu kho là:

Từ chi phí lưu kho, chúng ta có thể tính ra được tổng chi phí liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho bằng cách chia tổng chi phí lưu kho cho tổng giá trị hàng tồn kho rồi nhân với 100 để có được tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho. Công thức tính cụ thể như sau:

Lưu ý: Tổng giá trị hàng tồn kho sẽ bằng tổng chi phí hàng tồn kho nhân với số lượng mặt hàng có sẵn và nó chỉ tính theo chi phí nội bộ chứ không thể hiện giá trị thị trường của hàng tồn kho.

Ví dụ: Một nhà cung cấp kem có phí lưu giữ hàng tồn kho gồm:

• Chi phí vốn: 10.000$ cho nguyên liệu sữa và các chi phí liên quan
• Chi phí dịch vụ: 3.000$ cho bảo hiểm thiết bị làm lạnh, chi phí tài chính, phí phần mềm quản lý kho
• Chi phí rủi ro: 1.000$ cho rủi ro kem bị hỏng hoặc tan chảy
• Chi phí không gian lưu trữ: 4.000$ để thuê không gian giữ kem đông lạnh

Như vậy, chi phí lưu kho của nhà cung cấp kem này là: 

Chi phí lưu kho = 10.000$ + 3.000$ + 1.000$ +  4.000$ = 18.000$. 

Giả sử tổng giá trị hàng tồn kho của kem hiện tại là 120.000$ thì chi phí quản lý hàng tồn kho sẽ là:

Chi phí quản lý hàng tồn kho = 18.000 USD / 120.000 x 100 = 15%

Dựa trên tính toán này, chúng ta có thể thấy rằng nhà cung cấp kem có chi phí quản lý hàng tồn kho là 15% giá trị hàng tồn kho.

>> Tham khảo thêm: Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động AS/RS và ứng dụng trong quản lý kho hàng

5 Cách giảm chi phí lưu kho hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất

Chi phí lưu kho hàng hoá luôn là một khoản chi phí đáng kể trong hoạt động sản xuất và cung cứng của doanh nghiệp. Khi tối ưu chi phí này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được nguồn lực mà còn nâng cao hiệu suất sản xuất và khả năng cạnh tranh.

Để giảm chi phí lưu kho trong sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng 5 phương pháp dưới đây:

3 cách giảm chi phí cho việc lưu kho

Đẩy nhanh thời gian luân chuyển hàng tồn kho

Đẩy mạnh lượng hàng bán ra là một phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc lưu kho, vì điều này sẽ rút ngắn thời gian tồn kho của hàng hóa.

Chúng ta có thể tính tỷ lệ lượng hàng hóa bán ra theo công thức sau:

Dựa vào công thức này, người quản lý có thể xem xét hiệu suất của tất cả sản phẩm hàng tháng để biết tỷ lệ bán ra của chúng có đạt mong đợi hay không, từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Các dự báo chính xác về hiệu suất bán ra của hàng hóa, xu hướng thị trường sẽ góp phần cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, giảm thiểu lượng hàng dư thừa đang chiếm chỗ trong kho và bị giảm giá trị.

Khi doanh nghiệp nhận thấy lượng hàng trong kho đang được tiêu thụ quá chậm thì có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi để giải quyết vấn đề lưu kho lâu. Bằng cách này, công ty có thể giảm chi phí lưu giữ và bán các mặt hàng với giá trị cao nhất.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? 6 bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hàng tồn kho

Giảm thiểu hàng tồn kho

Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng nhiều mã hàng thì tồn lại quá nhiều, trong khi nhiều mã lại không có hàng. Để cải thiện vấn đề này, người quản lý nên theo dõi một loạt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của hàng tồn kho để đánh giá từng đơn vị lưu kho SKU. Điều này giúp chúng ta xác định xem SKU có xứng đáng có một vị trí trong cửa hàng hoặc nhà kho hay không, sau đó giúp quyết định số lượng thích hợp để giữ lại.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Một biện pháp hữu hiệu nhất giúp hoạt động lưu kho diễn ra trơn tru và giảm thiểu tối đa chi phí là sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí chuyên dụng. 3S iWAREHOUSE là một trong những phần mềm quản lý kho tốt nhất trên thị trường và được nhiều doanh nghiệp lớn như: Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Matex Việt Nam, Công ty TNHH Nhật Minh, Traphaco CNC, Sunhouse, Dây cáp điện Ngọc Khánh, Nội thất Jager,… lựa chọn.

3S iWAREHOUSE – phần mềm quản lý kho thông minh dành cho doanh nghiệp 

Ứng dụng hỗ trợ các tính năng chính như:

• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư
• Quản lý kho theo thời gian thực
• Quản lý năng lực kho
• Quản lý hiện trường kho – đề xuất vị trí trống trong kho
• Quản lý hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa 
• …

Với phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE, tính thông suốt trong quy trình lưu kho sẽ được đảm bảo, hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho (nhập hàng – xuất hàng, định vị hàng trong kho, kiểm tra lượng hàng tồn kho,…) luôn rõ ràng, minh bạch; từ đó tối ưu hóa việc lưu trữ sản phẩm, giảm chi phí tồn kho, đồng thời đảm bảo mức tồn kho an toàn nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

Tăng hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng

Một chuỗi cung ứng được vận hành hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho và rút ngắn đáng kể thời gian lưu trữ hàng hoá. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra quy trình đặt hàng – giao nhận hàng hoá, tăng cường phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng ổn định. Đồng thời, doanh nghiệp nên ứng dụng các hệ thống dự báo nhu cầu hàng hoá để chủ động duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng lưu kho quá nhiều hoặc quá ít.

Tối ưu không gian kho hàng

Bố trí kho hàng khoa học giúp tận dụng tối đa diện tích lưu trữ và giảm chi phí thuê mặt bằng. Doanh nghiệp nên trang bị kệ để hàng đa tầng, xây dựng sơ đồ lưu trữ rõ ràng để rút ngắn thời gian tìm kiếm hoặc lấy hàng. Bên cạnh đó, việc đảm bảo kho lưu trữ sạch sẽ, gọn gàng giúp giảm thiểu tình trạng mất mát sản phẩm.

Quy trình lưu kho hàng hóa trong sản xuất và các khoản chi phí lưu trữ luôn là mối bận tâm chung của nhiều doanh nghiệp. Nếu vấn đề này được giải quyết thì doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí vận hành mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến các hoạt động lưu trữ kho bãi và cần tư vấn thêm để tối ưu hiệu quả lưu kho, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để các chuyên gia hàng đầu ITG hỗ trợ.

FAQ lưu kho trong sản xuất

1. Lưu kho trong sản xuất là gì?

Lưu kho trong sản xuất là hoạt động lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định cho quá trình sản xuất và phân phối.

2. Vì sao doanh nghiệp sản xuất cần lưu kho?

Lưu kho giúp doanh nghiệp đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng, tránh gián đoạn sản xuất, đồng thời hỗ trợ quản lý hàng hóa và tối ưu kế hoạch cung ứng.

3. Chi phí lưu kho gồm những gì?

Chi phí lưu kho gồm chi phí vốn, chi phí dịch vụ (thuế, bảo hiểm), chi phí rủi ro (hư hỏng, mất mát) và chi phí kho bãi, vận hành.

4. Yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí lưu kho?

Chi phí lưu kho phụ thuộc vào mức tồn kho, thời gian lưu trữ, đặc tính hàng hóa và mức độ ứng dụng công nghệ quản lý kho.

5. Làm sao để giảm chi phí lưu kho?

Doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu kho bằng cách tối ưu tồn kho, tăng vòng quay hàng hóa, ứng dụng phần mềm quản lý kho và cải thiện hiệu quả sử dụng không gian lưu trữ.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/