bài Viết

Lưu kho là gì? Cách giảm chi phí lưu kho hàng hóa

31/03/2023

Lưu kho tác động đến rất nhiều khía cạnh của hoạt động sản xuất kinh doanh, từ việc lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu thô cho đến quản lý hàng tồn và đơn đặt hàng đúng cách,… Vậy lưu kho là gì? Chi phí lưu kho bao gồm những gì? Làm thế nào để giảm chi phí lưu kho hàng hóa? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Lưu kho là gì?

Lưu kho (Storage) là hoạt động lưu trữ hàng hóa ở kho hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định trước khi phân phối đến các đại lý hoặc vận chuyển đến khách hàng. Đây là một thuật ngữ khá thường gặp tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu.

Lưu kho là một công tác quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Lưu kho là một công tác quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Kho lưu trữ có chức năng đảm bảo an toàn cho hàng hóa và sắp xếp mọi thứ theo một trật tự khoa học để nhân viên/người quản lý có thể nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa được lưu trữ bên trong, vị trí đặt, thời gian lưu kho, số lượng tồn,…

Việc lưu kho hàng hóa có thể diễn ra ngay tại kho hàng riêng của doanh nghiệp hay kho hàng thuê ngoài (bằng cách sử dụng dịch vụ lưu kho) trong trường hợp doanh nghiệp không có kho lưu trữ riêng hoặc số lượng hàng hóa quá lớn, kho hàng riêng của đơn vị không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ.

Xem thêm: 4 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp | Quy trình quản lý kho chuẩn

Lợi ích của việc lưu kho

Lưu kho mang đến nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ – sắp xếp và bảo quản hàng hóa. Tiêu biểu có thể kể đến như:

  • Tăng tính chủ động trong công tác quản lý: Việc sở hữu một kho hàng riêng (có thể là kho sẵn có hoặc thuê ngoài) phục vụ cho vấn đề lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý, vận chuyển, sắp xếp, nhập – xuất hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào. Đồng thời nó cũng giúp bạn đơn giản hóa các thủ tục và tiết kiệm thời gian hơn.
  • Tổ chức hàng hóa khoa học hơn: Kho chứa hàng của doanh nghiệp thường được trang bị hệ thống kệ hàng tiêu chuẩn để đảm bảo hàng hóa được bố trí một cách khoa học và có tổ chức. Bên cạnh đó, việc nhân viên có thể chủ động sắp xếp hàng hóa trong kho sẽ giúp cho các lô hàng được đặt theo thứ tự hợp lý và tiết kiệm không gian nhất. Nhờ vậy, việc tìm kiếm khi cần sẽ trở nên nhanh chóng hơn.
  • Đảm bảo an toàn cho hàng hóa: Các kho lưu trữ hàng hóa thường được lắp đặt camera an ninh và các thiết bị giám sát – bảo vệ khác như: hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhiệt ẩm kế, khóa bảo vệ,… nên hàng hóa được lưu giữ bên trong sẽ luôn được bảo vệ an toàn và tránh thiệt hại, hư hỏng xuống mức tối đa.

Chi phí lưu kho là gì?

Phí lưu kho là chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại kho trong một khoảng thời gian nhất định. Phí này có thể cố định theo từng tháng hoặc thay đổi tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp tại từng thời điểm.

Chi phí lưu kho phát sinh trong quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại kho

Chi phí lưu kho phát sinh trong quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại kho

Chi phí lưu kho có thể là khoản phí trực tiếp hoặc gián tiếp mà doanh nghiệp phải chi cho việc lưu kho hàng hóa. Nó bao gồm tất cả các loại chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng chưa được bán trong kho và được tính như một phần của tổng chi phí hàng tồn kho trong một chuỗi cung ứng. Chi phí này bao gồm: chi phí kho bãi, thiết bị, bảo hiểm, chi phí nhân công, chi phí hư hỏng, chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, thuế,…

4 loại phí lưu kho phổ biến hiện nay

Chi phí vốn

Là khoản phí lớn nhất mà doanh nghiệp phải chi trả cho việc lưu kho. Phí này được tính bằng tiền lãi cộng thêm và giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Trong đó, giá vốn đầu tư được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn đang được lưu trữ trong kho. Ví dụ, chi phí vốn của doanh nghiệp là 30% tổng chi phí tồn kho, trong đó, tổng hàng tồn kho có trị giá là 8000$ thì chi phí vốn của doanh nghiệp là 2400$.

Chi phí dịch vụ hàng tồn kho

Bao gồm các khoản phí liên quan đến ứng dụng, phần mềm CNTT, thuế và bảo hiểm. Trong đó, chi phí bảo hiểm của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa tồn kho và mức độ hàng tồn kho. Mức độ hàng tồn kho càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ cao hơn. Tuy nhiên, lượng hàng tồn cao có thể làm gia tăng các chi phí về bảo hiểm và thuế. Từ đó, làm tăng tổng chi phí dịch vụ hàng tồn kho.

Chi phí dịch vụ là một thành phần của chi phí lưu kho

Chi phí dịch vụ là một thành phần của chi phí lưu kho

Chi phí rủi ro hàng tồn kho

Lưu trữ hàng tồn kho luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì vậy, chi phí rủi ro cũng được xem là một khoản phí cố định mà doanh nghiệp cần phải chi trả trong quá trình lưu trữ hàng hóa. Phí rủi ro bao gồm sự hao hụt (thất thoát do các yếu tố khách quan bên ngoài), lỗi hành chính (thất lạc hàng hóa, lỗi vận chuyển, lỗi cập nhật hệ thống), mất cắp. Ngoài ra, sự suy giảm về giá trị sản phẩm cũng được xem là một chi phí rủi ro. Nguyên do là bởi các mặt hàng khi lưu trữ quá lâu trong kho sẽ bị giảm giá trị của sản phẩm xuống so với giá trị ban đầu (đặc biệt là các sản phẩm điện tử).

Chi phí không gian lưu trữ

Phí này bao gồm tiền thuê kho bãi, chi phí thiết bị (điều hòa nhiệt độ, điều hòa không khí, máy đo độ ẩm, ánh sáng,…), vận chuyển và một số chi phí khác liên quan.

Chi phí không gian lưu trữ được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó, tiền thuê kho bãi là chi phí cố định còn chi phí xử lý vật liệu, hàng hóa sẽ thay đổi liên tục dựa trên nhu cầu cũng như sản phẩm dự trữ thực tế.

Cách tính chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho hay chi phí lưu giữ hàng tồn kho được tính toán dựa trên 4 loại phí đã được đề cập đến ở phần trên, bao gồm: chi phí vốn, chi phí dịch vụ, chi phí rủi ro và chi phí không gian lưu trữ.

Công thức tính tổng chi phí lưu kho như sau:

Chi phí lưu kho = chi phí vốn + chi phí dịch vụ + chi phí rủi ro + chi phí mặt bằng

Từ chi phí lưu kho, chúng ta có thể tính ra được tổng chi phí liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho bằng cách chia tổng chi phí lưu kho cho tổng giá trị hàng tồn kho rồi nhân với 100 để có được tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho. Công thức tính cụ thể như sau:

Chi phí quản lý hàng tồn kho = chi phí lưu giữ hàng tồn kho / tổng giá trị hàng tồn kho x 100

Lưu ý: Tổng giá trị hàng tồn kho sẽ bằng tổng chi phí hàng tồn kho nhân với số lượng mặt hàng có sẵn và nó chỉ tính theo chi phí nội bộ chứ không thể hiện giá trị thị trường của hàng tồn kho.

Ví dụ, một nhà cung cấp kem có phí lưu giữ hàng tồn kho gồm:

  • Chi phí vốn: 10.000$ cho nguyên liệu sữa và các chi phí liên quan
  • Chi phí dịch vụ: 3.000$ cho bảo hiểm thiết bị làm lạnh, chi phí tài chính, phí phần mềm quản lý kho
  • Chi phí rủi ro: 1.000$ cho rủi ro kem bị hỏng hoặc tan chảy
  • Chi phí không gian lưu trữ: 4.000$ để thuê không gian giữ kem đông lạnh

Như vậy, chi phí lưu kho của nhà cung cấp kem này là: 

Chi phí lưu kho = 10.000$ + 3.000$ + 1.000$ +  4.000$ = 18.000$. 

Giả sử tổng giá trị hàng tồn kho của kem hiện tại là 120.000$ thì chi phí quản lý hàng tồn kho sẽ là:

Chi phí quản lý hàng tồn kho = 18.000 USD / 120.000 x 100 = 15%

Dựa trên tính toán này, chúng ta có thể thấy rằng nhà cung cấp kem có chi phí quản lý hàng tồn kho là 15% giá trị hàng tồn kho.

3 cách giảm chi phí cho việc lưu kho

Để giảm chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho, doanh nghiệp có thể áp dụng 3 phương pháp dưới đây:

3 cách giảm chi phí cho việc lưu kho

3 cách giảm chi phí cho việc lưu kho

Đẩy nhanh thời gian luân chuyển hàng tồn kho

Đẩy mạnh lượng hàng bán ra là một phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc lưu kho, vì điều này sẽ rút ngắn thời gian tồn kho của hàng hóa.

Chúng ta có thể tính tỷ lệ lượng hàng hóa bán ra theo công thức sau:

Tỷ lệ lượng hàng đã bán = (# đơn vị đã bán trong kỳ / # đơn vị nhận được vào đầu kỳ) x 100

Dựa vào công thức này, người quản lý có thể xem xét hiệu suất của tất cả sản phẩm hàng tháng để biết tỷ lệ bán ra của chúng có đạt mong đợi hay không, từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Các dự báo chính xác về hiệu suất bán ra của hàng hóa, xu hướng thị trường sẽ góp phần cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, giảm thiểu lượng hàng dư thừa đang chiếm chỗ trong kho và bị giảm giá trị.

Khi doanh nghiệp nhận thấy lượng hàng trong kho đang được tiêu thụ quá chậm thì có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi để giải quyết vấn đề lưu kho lâu. Bằng cách này, công ty có thể giảm chi phí lưu giữ và bán các mặt hàng với giá trị cao nhất.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? 6 bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hàng tồn kho

Giảm thiểu hàng tồn kho

Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng nhiều mã hàng thì tồn lại quá nhiều, trong khi nhiều mã lại không có hàng. Để cải thiện vấn đề này, người quản lý nên theo dõi một loạt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của hàng tồn kho để đánh giá từng đơn vị lưu kho SKU. Điều này giúp chúng ta xác định xem SKU có xứng đáng có một vị trí trong cửa hàng hoặc nhà kho hay không, sau đó giúp quyết định số lượng thích hợp để giữ lại.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Một biện pháp hữu hiệu nhất giúp công tác lưu kho diễn ra trơn tru và giảm thiểu tối đa chi phí là sử dụng phần mềm quản lý kho. 3S iWAREHOUSE là một trong những phần mềm quản lý kho tốt nhất trên thị trường và được nhiều doanh nghiệp lớn như: Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Matex Việt Nam, Công ty TNHH Nhật Minh, Traphaco CNC, Sunhouse, Dây cáp điện Ngọc Khánh, Nội thất Jager,… lựa chọn.

3S iWAREHOUSE - phần mềm quản lý kho thông minh dành cho doanh nghiệp

3S iWAREHOUSE – phần mềm quản lý kho thông minh dành cho doanh nghiệp 

Ứng dụng hỗ trợ các tính năng chính như:

  • Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư
  • Quản lý kho theo thời gian thực
  • Quản lý năng lực kho
  • Quản lý hiện trường kho – đề xuất vị trí trống trong kho
  • Quản lý hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa 

Với phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE, tính thông suốt trong quy trình lưu kho sẽ được đảm bảo, hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho (nhập hàng – xuất hàng, định vị hàng trong kho, kiểm tra lượng hàng tồn kho,…) luôn rõ ràng, minh bạch; từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, giảm chi phí tồn kho, đồng thời đảm bảo mức tồn kho an toàn nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư 3S iWAREHOUSE ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp FDI

Công tác lưu kho và các khoản chi phí lưu kho luôn là mối bận tâm chung của nhiều doanh nghiệp. Nếu vấn đề này được giải quyết thì doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí vận hành mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến các hoạt động lưu trữ kho bãi và cần tư vấn thêm để tối ưu hiệu quả lưu kho, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để các chuyên gia hàng đầu ITG hỗ trợ.

Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    YouTube video
    Tặng bạn ebook









      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng