Hàng tồn kho là gì? Hướng dẫn cách hạch toán hàng tồn kho chuẩn xác

Hàng tồn kho chính là một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, quản lý hàng tồn kho sao cho hiệu quả là bài toán mà các chủ doanh nghiệp sản xuất đều quan tâm.

Duy trì lượng hàng hóa trong kho lớn, khiến doanh nghiệp bị tồn đọng vốn, phải giảm giá để đẩy hàng. Tuy nhiên, nếu không dự trữ đủ hàng hóa, sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vậy làm thế nào để quản lý mức hàng tồn kho “vừa đủ”? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là cách gọi chung của thành phẩm, sản phẩm dở dang (bán thành phẩm), nguyên liệu, vật liệu và các công cụ dụng cụ được lưu trữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc chờ bán ra thị trường. Ở các doanh nghiệp thương mại, khái niệm hàng tồn kho được hiểu là hàng hóa mua về rồi bán lại. Hàng tồn kho là loại tài sản ngắn hạn vì nó thường bán đi trong vòng một năm hay một chu kỳ hoạt động kinh doanh.

Theo chuẩn mực số 02, ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hàng tồn kho là:

• Hàng được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
• Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn chuẩn nhất

Lý do doanh nghiệp cần duy trì hàng tồn kho

Doanh nghiệp luôn phải duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Đặc biệt là với những doanh nghiệp là vendor của những tập đoàn đa quốc gia, yêu cầu về thời gian giao hàng cần chuẩn chỉnh. Dưới đây là lý do doanh nghiệp cần có hàng tồn kho:

• Đáp ứng nhu cầu sản xuất, bán hàng

Doanh nghiệp cần hàng hóa đầy đủ để giúp hoạt động sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Lưu trữ hàng tồn kho hợp lý cũng giúp tránh nguy cơ “cháy hàng” khiến khách hàng không hài lòng.

• Dự phòng

Trường hợp thị trường ở thời điểm đó đang thiếu hụt nguyên liệu, thì hàng tồn kho giúp ích cho doanh nghiệp luôn trong trạng thái sẵn sàng sản xuất và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ.

• Đầu cơ

Giá các nguyên vật liệu thường xuyên biến động, và thường có xu hướng tăng lên theo thời gian. Vì vậy, nếu doanh nghiệp lưu kho một lượng hàng nhất định sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí. Tuy nhiên, thông thường, doanh nghiệp nên lưu trữ những loại sản phẩm có thời hạn sử dụng lâu dài và không bị lỗi thời theo thời gian.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Cách kế toán kê khai hàng tồn kho

Theo thông tư 133 và thông tư 200 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 phương pháp sau để kê khai hàng hoá tồn kho:

• Phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp theo dõi liên tục và đều đặn tình hình xuất – nhập – tồn của vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm trong kỳ vào sổ kế toán.

Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

• Phương pháp kê khai định kỳ

Là phương pháp chỉ theo dõi hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không theo dõi hàng xuất – nhập trong kỳ. Với phương pháp kê khai định kỳ, doanh nghiệp sẽ không theo dõi số lượng hàng tồn kho một cách liên tục.

Công thức tính giá trị hàng xuất kho:

Hướng dẫn hạch toán hàng tồn kho theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính

• Nhóm tài khoản hàng tồn kho phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên). Tài khoản hàng tồn kho cũng được dùng để phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
• Các loại hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận gia công… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.
• Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được khai báo là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
• Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
• Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hoá, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
• Các khoản thuế không được hoàn lại được tính vào giá trị hàng tồn kho như: Thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho không được khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp khi mua hàng tồn kho.
• Khi mua hàng tồn kho nếu được nhận kèm thêm sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế (phòng ngừa trường hợp hỏng hóc) thì kế toán phải xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, phụ tùng thiết bị thay thế theo giá trị hợp lý. Giá trị sản phẩm, hàng mua được xác định bằng tổng giá trị của hàng được mua trừ đi giá trị sản phẩm, thiết bị, phụ tùng thay thế.
• Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn trong kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận và phù hợp với bản chất giao dịch. Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo thì thực hiện theo nguyên tắc:

• • Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa…., kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo).
  • Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

Tham khảo thêm: Đánh giá 4 mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến hiện nay: EOQ, POQ, QDM, ABC

3 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phổ biến hiện nay

Hiện nay có nhiều phương pháp để tính giá trị hàng tồn trong kho cho doanh nghiệp. Bộ Tài chính cũng đã ban hành TT200/ 2014/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về phương pháp tính giá hàng tồn kho. Các phương pháp bao gồm: FIFO, bình quân gia quyền và phương pháp giá đích danh. Mỗi cách tính giá trị hàng tồn kho sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau, cùng ITG tìm hiểu chi tiết:

Phương pháp FIFO

FIFO có nghĩa là hàng nhập trước hoặc sản xuất trước sẽ xuất trước. Với phương pháp tính giá hàng tồn kho FIFO, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện theo trình tự cho đến khi chúng được xuất ra hết.

Ưu điểm: Phương pháp này giúp cho doanh nghiệp tính được ngay giá vốn hàng xuất kho của từng lần xuất hàng, do vậy có thể cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giá trị vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối đúng với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.

Nhược điểm: Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo nguyên tắc FIFO có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Đối với phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị  vật tư, hàng hoá có được từ cách đó rất lâu. Và nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập – xuất liên tục, khiến cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc của kế toán sẽ tăng lên nhiều.

Phương pháp bình quân gia quyền

Đây là phương pháp mà giá trị các loại hàng hoá tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng sản phẩm tồn kho đầu kỳ và giá trị của các mặt hàng được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Vì vậy, giá trị trung bình của hàng tồn kho sẽ được tính dựa vào từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về và phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, công việc kế toán bị dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác, phương này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Phương pháp giá đích danh

Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng thứ hàng hoá mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.

Theo phương pháp này hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.

Ưu điểm: Đây là cách tính giá trị hàng tồn kho chính xác, vì tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra: Giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.

Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp tính giá đích danh đòi hỏi những điều kiện khắt khe chỉ những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, trong kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng. Với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng thì không thể áp dụng được phương pháp tính giá trị hàng tồn kho này.

>> Xem thêm: Cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chuẩn xác nhất

Công thức tính vòng quay hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là chỉ số đo lường số lần doanh nghiệp bán hàng tồn trong kho của mình trong một thời gian nhất định.  Inventory Turnover là chỉ số tài chính quan trọng để so sánh tỷ lệ giữa hàng đã bán và hàng được nhập vào kho trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Từ đó nhà quản lý biết được những mặt hàng nào đang được nhập xuất không hiệu quả từ đó có cách điều chỉnh phù hợp.

Trong đó:

• Doanh thu: là doanh thu tổng của một chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn kiểm soát chỉ số này theo năm thì sẽ lấy tổng doanh thu của cả năm (365 ngày). 
• Giá trị tồn kho trung bình là giá trị trung bình của đầu chu kỳ và cuối chu kỳ kiểm kê kho hàng. 

Gợi ý các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý hàng hoá tồn kho hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách kiểm kê phù hợp, sử dụng mã vạch trong quản lý và ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh. Cùng tham khảo chi tiết:

Thường xuyên kiểm kê kho hàng

Hàng tồn kho là tài sản gắn liền với hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, số lượng hàng hoá tồn kho sẽ thường xuyên có những biến động đáng kể. Để quản lý hiệu quả, việc kiểm kê hàng tồn kho là điều cần thiết để cập nhật số lượng hàng hoá, theo dõi xu hướng biến động và phát hiện kịp thời những vấn đề để có giải pháp xử lý kịp thời.

Khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, cần tập trung kiểm tra số lượng các loại hàng hoá, số lượng hàng bị hỏng, hết hạn hoặc bị mất trong quá trình lưu kho. Sau đó, đối chiếu những số liệu này với dữ liệu lưu kho có sẵn để phát hiện những sai sót. Dựa trên việc kiểm soát này, nhà quản lý có thể đánh giá hiện trạng và thực hiện những điều chỉnh kịp thời để khắc phục sai sót trong quản lý hàng tồn kho.

Sử dụng mã QR/ mã vạch để quản lý hàng hoá

Mã vạch và mã QR là các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại được ứng dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mã vạch giúp quản lý thông tin hàng hoá nhanh chóng, có hệ thống và theo dõi toàn bộ quá trình xuất – nhập kho một cách chi tiết.

Trong quá tình quản lý hàng hoá, nhân viên chỉ cần quét mã vạch, ngay lập tức các thông tin về hàng hoá sẽ được hiển thị từ vị trí lưu trữ, số lượng tồn kho, tình trạng sản phẩm,… Những thông tin này được tích hợp trên một hệ thống quản lý chung giúp trích xuất nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ với các bộ phận.

Ứng dụng phần mềm quản lý tồn kho thông minh

Quản lý hàng tồn kho ngày càng yêu cầu cao về độ chính xác và cần dự báo hiệu quả nhu cầu lưu trữ. Do đó, việc sử dụng các phần mềm quản lý kho thông minh hàng ngày càng được nhiều doanh nghiệp hướng đến. Đây chính là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo độ chính xác, trích xuất thông tin nhanh chóng, dự báo nhu cầu hiệu quả và tối ưu kho hàng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp:

• Tự động hoá quy trình: Phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hoá quy trình nhập – xuất hàng hoá, giúp giảm thiểu thời gian và loại bỏ những sai sót.
• Tối ưu lượng hàng tồn kho: Nhờ quản lý đầy đủ thông tin hàng hoá và tích hợp các chức năng cảnh báo thông minh, các hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể đưa ra các cảnh báo nếu lượng hàng tồn kho quá ít. Từ đó, giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch bổ sung phù hợp để đảm bảo có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí: Ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tự động hoá một số quy trình quản lý hàng tồn kho, do đó sẽ tiết kiệm được chi phí thuê nhân công.
• Nâng cao hiệu suất vận hành kho: Các giải pháp quản lý kho thông minh có thể tính toán chính xác không gian để sắp xếp hàng hoá hợp lý. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hoá và nâng cao hiệu quả hoạt động nhờ sắp xếp hàng hoá một cách khoa học.

Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm 3S iWAREHOUSE

Nếu chỉ quản lý kho theo các cách thủ công hoặc sử dụng camera an ninh thì chưa thể giải quyết triệt để bài toán quản lý hàng tồn kho. Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư vào 2 yếu tố quan trọng: 

• Một là tuyển dụng những con người có chuyên môn và đào tạo họ thật kỹ, cũng như có chính sách lương thưởng thỏa đáng.
• Hai là doanh nghiệp có thể đầu tư vào phần mềm quản lý kho thông minh như phần mềm 3S iWAREHOUSE.

Phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, quản lý kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản lý.

Bên cạnh đó, 3S iWAREHOUSE giúp thủ kho hoàn thiện công việc nhập, xuất, kiểm kê tồn kho một cách nhanh chóng, loại bỏ những sai sót so với thực hiện công việc thủ công. Phần mềm 3S iWAREHOUSE được cài đặt trên máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR Code. Khi thực hiện công việc nhập/xuất, thủ kho chỉ cần quét mã QRcode trên thùng/bao/palet, phần mềm sẽ ghi nhận số lượng và tự động tạo phiếu nhập/xuất kho.

Đối với nghiệp vụ kiểm kê kho, thủ kho cần quét mã QR Code trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ ghi nhận số lượng và tự động tạo phiếu so sánh giữa tồn kho tại thời điểm kiểm kê, và số lượng trên phần mềm. Nhờ ứng dụng công nghệ có thể giúp thủ kho tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa sai sót trong công việc.

Những tính năng nổi bật của phần mềm 3S iWAREHOUSE:

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, tránh thất thoát, gian lận hàng hóa;
• Giảm chi phí tồn kho, đảm bảo mức tồn kho an toàn thấp nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh;
• Tiết kiệm 70% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho;
• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho.

Tìm hiểu giải pháp 3S WMS

3S iWAREHOUSE ứng dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp cơ khí chế tạo, điện tử, dược phẩm, F&B, phân phối, hoá chất, dệt may, bao bì… ITG Technology được ứng dụng tại nhiều đơn vị sản xuất lớn trong nước và các doanh nghiệp FDI như: Traphaco CNC, Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Nhật Minh, Công ty TNHH Matex Việt Nam…

Có thể bạn quan tâm: Vendor cấp 1 của Honda –  Goshi Thăng Long đang ứng dụng phần mềm quản lý kho nào giảm sai sót mỗi lần nhập/xuất hàng

Quản lý hàng tồn kho là một yêu cầu bắt buộc để nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm chi phí hiệu quả. Hiện nay có nhiều phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho chính xác và rút ngắn thời gian thực hiện các công việc. Hơn 1000 khách hàng của chúng tôi ở mọi quy mô đã ứng dụng thành công phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE để nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế thất thoát, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp. Để gặp gỡ chuyên viên tư vấn của chúng tôi, vui lòng liên hệ: 092.6886.855

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology