Chuyển đổi số doanh nghiệp: Các bước thực hiện

Chuyển đổi số doanh nghiệp giúp thay đổi toàn diện cách thức hoạt động, tối ưu hóa hiệu suất ,tăng hiệu quả hợp tác, và mang lại giá trị cho khách hàng. Những năm gần đây, Nhà nước cũng ban hành nhiều chính sách khuyến khích, tạo cơ hội cho doanh nghiệp chuyển đổi số. Đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp Việt nắm bắt thời cơ để chuyển mình.

Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

Hiện nay, có nhiều các định nghĩa khác nhau về chuyển đổi số. 

Theo Gartner – Đơn vị nghiên cứu, tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới đã đưa ra định nghĩa về chuyển đổi số như sau: “Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra doanh thu, những cơ hội và giá trị mới”.

Microsoft thì cho rằng: “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới”.

Như vậy có thể tóm lại như sau: Chuyển đổi số doanh nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các quy trình của doanh nghiệp, từ đó thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh, mang đến những giá trị mới hơn, tối ưu hơn cho khách hàng, tăng lợi nhuận, và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Phân biệt số hóa và chuyển đổi số 

• Điểm giống nhau

Số hóa và chuyển đổi số đều liên quan đến ứng dụng công nghệ số vào doanh nghiệp. Số hóa bao gồm số hóa dữ liệu – Digitization và Số hóa quy trình- Digitalisation.

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số. Ví dụ scan các tài liệu tài liệu dạng giấy sang lưu ở dạng file PDF, lưu trong máy chủ của công ty.

Số hóa quy trình là việc các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Số hóa là bước đầu tiên trên chặng đường chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

• Điểm khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số 

Thực trạng chuyển đổi số doanh nghiệp ở Việt Nam

Tại Việt Nam, nhiều lãnh đạo cũng đã bắt đầu nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu ứng dụng công nghệ số vào các khâu như quản trị nội bộ, sản xuất, bán hàng, marketing, logistics, và thanh toán… Có tới 98% doanh nghiệp kỳ vọng có sự thay đổi trội trong hoạt động sản xuất, kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi số.

Tuy nhiên, việc thực hiện chuyển đổi số tại Việt cũng vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam (Vinasa), dù có khoảng 72% DN đang tìm cách chuyển đổi số để đưa sản phẩm, dịch vụ mới ra thị trường, nhưng có tới  92% DN không biết bắt đầu chuyển đổi số như thế nào.  

Theo Cisco, các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), nền tảng công nghệ thông tin chưa đủ mạnh để chuyển đổi số (16,7%)…

Bạn sẽ tìm thấy những nội dung, những số liệu hữu ích về thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam trong bài: Thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam: Lợi thế và khó khăn

Lợi ích của chuyển đổi số

• Tăng tốc hiệu suất công việc (Speed)

Khi chuyển đổi số, nhiều quy trình làm việc sẽ được số hóa, do đó, thời gian xử lý công việc trở nên đơn giản hơn, việc phê duyệt sẽ được thực hiện trên phần mềm.

Chuyển đổi số cho phép nhân sự giữa các phòng ban trong toàn bộ doanh nghiệp giao tiếp tốt hơn. Nhờ việc sử dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động, các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu dễ dàng ở bất kỳ thời điểm nào. Nhờ đó giúp cải thiện khả năng cộng tác. 

• Cải thiện chất lượng (Quality)

Khi thực hiện chuyển đổi số, đồng nghĩa với doanh nghiệp ứng dụng giải pháp công nghệ để có thể quản lý chất lượng sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng: từ nhà cung ứng, quy trình sản xuất, lưu kho. Nhờ ứng dụng công nghệ, việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm có thể thực hiện dễ dàng trên tất cả các khâu sản xuất (IQC – PQC – OQC). Thông qua những báo cáo đa chiều, lãnh đạo và các trưởng bộ phận có thể nhận diện các vấn đề ảnh hưởng tới chất lượng, từ đó đưa ra phương pháp giảm thiểu hàng NG (hàng lỗi, không đạt chất lượng) trong sản xuất.

• Tối ưu chi phí (Cost)

Việc chuyển đổi số đồng nghĩa với việc áp dụng công nghệ mới như robot công nghiệp, tự động hóa, RFID, AI, ioT và các phần mềm ERP, MES…vào quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí nhờ tiết kiệm chi phí nhân công số hóa các dữ liệu vật lý, sang lưu trữ trên phần mềm, bên cạnh đó là năng suất, chất lượng được đảm bảo.

•  Tăng tốc tiến độ (Delivery)

Việc ứng dụng chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn nhờ bứt phá năng suất thông qua sự cộng hưởng giữa Quản trị thông minh – Vận hành thông minh – công nghệ hiện đại. Ngoài ra, ứng dụng chuyển đổi số cũng tăng khả năng chủ động, giảm các lãng phí chờ đợi, nâng cao lập kế hoạch sản, hoạch định doanh nghiệp…để tăng tốc tiến độ.

Tìm hiểu thêm: 11 lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi số đối với mọi doanh nghiệp

Quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp 

Trong quy trình chuyển đổi số, điều quan trọng là phải có được góc nhìn toàn cảnh của doanh nghiệp. Việc đánh giá hiện trạng doanh nghiệp được thực hiện thông qua các phân tích:

• Mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành trên thị trường; 
• Phân tích các nền tảng công nghệ mà doanh nghiệp đang ứng dụng; 
• Phân tích mô hình hoạt động & kinh doanh hiện tại;
• Phân tích con người và tiềm năng văn hóa để thay đổi

Bước 2: Xác định mục tiêu của chuyển đổi số 

Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu để chuyển đổi số. Một số các câu hỏi có thể được đặt ra bao gồm: 

• Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn các yêu cầu nào từ khách hàng: tiến độ giao hàng, chất lượng, chi phí, chất lượng phục vụ?
• Năng suất có cần cải tiến thay đổi không?
• Khả năng đánh giá về hoạt động doanh nghiệp có nhanh không?
•  Khả năng đổi mới hiện nay của doanh nghiệp có đang bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?

Bước 3: Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Việc xây dựng chiến lược cho cho chuyển đổi số tức là xây dựng được một lộ trình chi tiết về các phương pháp dự định áp dụng để chuyển đổi số.

Một chiến lược chuyển đổi số là rất quan trọng để đảm bảo:

• Thiết kế lại toàn bộ mô hình kinh doanh với trọng tâm là trải nghiệm khách hàng;
• Để xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp thì điều cần thiết là phải nắm bắt được  xu hướng công nghệ sẽ phát triển trong thời gian tới, tầm nhìn lãnh đạo, mục tiêu mong muốn của công ty trong thời gian tới… 

Bước 4: Thiết lập kế hoạch chi tiết

Sau khi có chiến lược rõ ràng, thì việc thiết lập một kế hoạch thực hiện chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất. Các kế hoạch cần được thực hiện bao gồm:

• Thiết lập các giai đoạn chuyển đổi số, danh sách các công việc ưu tiên;
• Thiết lập ngân sách, kinh phí cho từng giai đoạn;
• Lập ban chuyển đổi số, danh sách những người chịu trách nhiệm trong chuyển đổi số;
• Xác định những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi số;
• Tạo các chỉ số KPI đo lường thực hiện chuyển đổi số các giai đoạn. 

Bước 5: Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tập trung vào đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại bao gồm:

Nền tảng làm việc nội bộ: Ví dụ như các công nghệ giúp tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, tăng năng suất làm việc của nhân sự, hỗ trợ các báo cáo tổng quan về sản xuất, kinh doanh cho lãnh đạo doanh nghiệp…

Nền tảng làm việc với khách hàng, đối tác: Là những công nghệ giúp thu thập thông tin từ khách hàng hiệu quả hơn, phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn…

Bước 6: Chuẩn bị về nguồn nhân lực

Trên thực tế, từ các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công rất chú trọng trong việc đào tạo nhân lực để ứng phó với những thay đổi. Đầu tiên, nhân lực chủ chốt của dự án chuyển đổi số phải là những thành viên quản lý cấp cao, có vị thế và tầm ảnh hưởng nhất định để chịu trách nhiệm chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn thêm những nhân sự có tư duy cởi mở, sẵn sàng thay đổi tiếp thu cái mới. 

Bước 7: Số hóa thông tin và số hóa quy trình

Số hóa là bước khởi đầu trong toàn bộ quá trình chuyển đổi số. Đầu ra của số hóa sẽ là đầu vào, là nguyên liệu không thể thiếu cho chuyển đổi số.

Quá trình số hóa thông tin sẽ  bao gồm số hóa thông tin và số hóa quy trình.

• Số hóa thông tin: Là các hoạt động chuyển đổi thông tin dạng giấy tờ sang lưu trữ trên các phần mềm.
• Số hóa quy trình: Số hóa quy trình cần thực hiện qua hai khía cạnh: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng.

Đọc thêm: Thực trạng chuyển đổi số ở Việt Nam: Lợi thế và rào cản thực hiện

Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số không phải là một cuộc chạy nước rút. Đó cũng là một hành trình dài với các lộ trình được kết nối với nhau để hướng tới cùng một mục tiêu là tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu quả quản lý và chuyển đổi toàn bộ hệ sinh thái kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, lựa chọn một đơn vị tư vấn đồng hành là điều tất yếu để chuyển đổi số thành công. 

Trung tâm tư vấn chuyển đổi số ITG DX hội tụ các chuyên gia hàng đầu Việt Nam về tư vấn, triển khai các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược để chuyển đổi số theo từng giai đoạn.

Từ việc khảo sát, phân tích thực trạng và mục tiêu của doanh nghiệp, ITG DX sẽ tư vấn xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với từng doanh nghiệp, và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình triển khai chuyển đổi số. Cách tiếp cận này của ITG DX hoàn toàn khác với việc “mua đứt, bán đoạn” – một hình thức có thể dẫn đến việc một số dự án chuyển đổi số sau khi bàn giao đã rơi vào tình trạng “đắp chiếu”.

Ông Nguyễn Thành Luân – Giám đốc Trung tâm Chuyển đổi số ITG DX chia sẻ: “Khi tư vấn chuyển đổi số cho một doanh nghiệp, điều chúng tôi quan tâm nhất là đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp, chiến lược phát triển, đặc biệt là tầm nhìn và kỳ vọng của lãnh đạo. Với đội ngũ chuyên gia tư vấn cấp cao có bề dày kinh nghiệm thực tiễn, thực hiện thành công nhiều dự án Chuyển đổi số cho các tập đoàn, các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, ITG DX cam kết sẽ giúp cho khách hàng có thể nắm bắt các cơ hội, khám phá ra các giá trị mới trên cơ sở khai thác toàn bộ tiềm năng của công nghệ số.”

ITG DX thực hiện tư vấn, triển khai chuyển đổi số tại Cty TNHH dây và cáp điện Ngọc Khánh

Có thể bạn quan tâm: Dây và cáp điện Ngọc Khánh – Bí quyết gia nhập chuỗi cung ứng toàn cầu.

Kết 

Đứng yên đồng nghĩa với thụt lùi, đó là điều tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu thế không thể đảo ngược như hiện nay. Trong dòng chảy chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp Việt đã lựa chọn ITG DX để đồng hành trong xây dựng chiến lược, thực thi chuyển đổi số và đã gặt hái được nhiều thành công ấn tượng. Để nhận được tư vấn từ chuyên gia của chúng tôi, vui lòng liên hệ qua số hotline 0926.886.855.