Top 5 phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp nhất hiện nay. Cách chọn phần mềm quản lý kho phù hợp
Hoạt động quản lý kho truyền thống bằng sổ sách hoặc Excel thường gặp phải nhiều hạn chế như thiếu minh bạch, lỗi số liệu hoặc mất nhiều thời gian. Để khắc phục, phần mềm quản lý kho đã ra đời, mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chi phí vận hành. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay và cách lựa chọn phần mềm kho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành kho thông qua việc kiểm soát các hoạt động thường nhật của kho một cách trực quan nhất, từ thời điểm hàng hóa nhập vào cho đến khi xuất kho.

Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tình trạng tồn kho, luân chuyển hàng hóa và tối ưu hóa quy trình nhập – xuất kho nhanh chóng, chính xác
Phần mềm quản lý kho hàng thường được sử dụng trong các doanh nghiệp bán lẻ, sản xuất, logistics và nhiều lĩnh vực khác, nhằm đảm bảo quy trình hoạt động của kho hàng diễn ra liên tục, hiệu quả.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất
Các tính năng cần có của phần mềm quản lý kho hàng
Để đáp ứng những nhu cầu đặc thù của hoạt động quản lý kho, phần mềm quản lý kho cần sở hữu những tính năng cơ bản như sau:

Các tính năng cơ bản mà phần mềm quản lý hàng tồn kho cần có
Quản lý nhập – xuất kho bằng mã vạch/QR Code
Với chức năng này, nhân viên kho chỉ cần scan mã QR code/Barcode trên sản phẩm, hệ thống sẽ tự động ghi nhận, cập nhật thông tin chi tiết về hàng hóa nhập kho (số lượng, nhà cung cấp, ngày nhập,…) và xuất kho (số lượng, khách hàng, ngày xuất,…) một cách chính xác. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi lịch sử giao dịch, đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình quản lý.
Kiểm kê hàng hóa
Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp kiểm kê hàng hóa, vật tư trong kho nhanh chóng, chính xác. Hệ thống tự động đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trên phần mềm, từ đó giảm thiểu sai sót và giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa trong kho.
Quản lý tồn kho
Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho, nhận diện nhanh chóng các mặt hàng sắp hết hoặc tồn đọng quá nhiều và đưa ra cảnh báo, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm chi phí lưu kho không cần thiết.
Quản lý vị trí lưu trữ
Cung cấp thông tin chi tiết về vị trí lưu trữ của từng mặt hàng trong kho. Điều này giúp nhân viên kho có thể nhanh chóng tìm kiếm, sắp xếp và lấy hàng mà không cần tốn nhiều thời gian, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình kho bãi (thông tin nhập xuất, tồn kho, hiệu suất hoạt động…). Những báo cáo này là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược.
Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý kho 3S WMS
3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh ứng dụng QR Code/BarCode/RFID cùng công nghệ IoT giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả theo thời gian thực, đồng thời tối ưu các hoạt động nhập/xuất/kiểm kê kho nhanh chóng với độ chính xác tuyệt đối.
Phần mềm cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết hỗ trợ hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp như:
- Quản lý nhập/xuất/kiểm kê/điều chuyển: Ứng dụng QR Code/BarCode/RFID/Pick to light để ghi nhận và xử lý thông tin nhập/xuất/kiểm kê/điều chuyển kho theo nhiều phương pháp (FIFO, LO/LOT…)
- Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo tồn kho tối thiểu/tối đa, quản lý lô/date (hạn sử dụng).
- Quản lý kho theo sơ đồ và vị trí: Sắp xếp và quản lý vị trí hàng hóa trong kho, trực quan hóa năng lực kho để đề xuất vị trí còn trống, từ đó tối ưu không gian lưu trữ.
- Kiểm kê kho: Hỗ trợ quá trình kiểm kê định kỳ/đột xuất, so sánh số liệu thực tế và trên hệ thống.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo về tình hình nhập/xuất/tồn kho, hiệu suất kho, giúp đưa ra quyết định.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Có khả năng tích hợp với AGV, kho tự động hóa, hệ thống kế toán,…
Hiện, phần mềm quản lý kho 3S WMS đang được nhiều đơn vị lớn trong nước và các doanh nghiệp FDI sử dụng để kiểm soát và theo dõi các hoạt động liên quan đến quản lý kho. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như: Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 (VPIC1), Ishigaki Việt Nam, Công ty TNHH Nhật Minh, Traphaco CNC…
Phần mềm quản lý kho hàng KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý tồn kho được thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt. Ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng, hàng hóa (số lượng, mẫu mã), quản lý tồn kho theo thời gian thực.
Ưu điểm của phần mềm là thiết kế đơn giản, dễ sử dụng; dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây. Tuy nhiên, KiotViet chủ yếu tập trung vào nhóm nhà bán lẻ offline và chỉ phù hợp để quản lý số lượng hàng hóa nhỏ tại cửa hàng nên các doanh nghiệp phát triển theo hướng bán hàng online sẽ gặp khó khăn trong khâu quản lý hàng hóa và báo cáo tồn.
Phần mềm quản lý kho đơn giản Sapo POS
Sapo POS là giải pháp quản lý kho tối ưu cho cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng. Phần mềm hỗ trợ người dùng theo dõi, quản lý tình trạng tồn kho, luân chuyển hàng hóa và tối ưu hóa quy trình nhập – xuất kho nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, Sapo POS còn hỗ trợ tích hợp tính năng quản lý kho trên Facebook (cập nhật thông tin khách hàng, đơn hàng, tồn kho tức thì) và hỗ trợ phân quyền quản lý giữa các cơ sở.
Mặc dù Sapo POS được khá nhiều nhà bán lẻ ưu chuộng nhưng phần mềm quản lý kho này vẫn còn một số điểm hạn chế, đặc biệt là trong việc tùy chỉnh cho các nghiệp vụ đặc thù của một số ngành nghề cụ thể nên không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hàng hóa đa dạng và doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực đặc thù như sản xuất, logistics…
Phần mềm quản lý kho miễn phí StockPile
StockPile là phần mềm quản lý kho đơn giản miễn phí, có thể sử dụng dễ dàng trên điện thoại. Một số tính năng chính của phần mềm StockPile gồm: Quản lý số lượng hàng tồn kho, quản lý kho theo vị trí, báo cáo xuất/nhập tồn, dễ dàng thêm hình ảnh sản phẩm vào hệ thống hỗ trợ việc tìm kiếm,…
Tuy nhiên, vì StockPile là phần mềm miễn phí nên thường bị giới hạn ở mức quản lý kho đơn giản và thiếu một số tính năng nâng cao như trực quan hóa năng lực kho hay tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như: bán hàng, mua hàng, kế hoạch…SotckPile cũng gặp hạn chế trong việc tùy chỉnh theo nhu cầu. Do đó, đối với doanh nghiệp vừa và lớn, đây chưa phải là phần mềm phù hợp, đáp ứng quy mô của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho NetSuite
NetSuite là phần mềm quản lý kho hàng toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát và theo dõi các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho, từ khi hàng hóa được nhập vào kho cho đến khi xuất ra.
Phần mềm NetSuite giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý kho hàng ngày, theo dõi tồn kho theo thời gian thực và đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và vận chuyển nhanh nhất. Phần mềm cũng sử dụng phương pháp order picking hiệu quả. Nhược điểm chính của NetSuite là chi phí triển khai cao nên không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Cách chọn phần mềm quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp
Xác định nhu cầu sử dụng
Để lựa chọn được phần mềm quản lý kho phù hợp nhất, điều đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là đánh giá quy mô hoạt động, tính chất hàng hóa và yêu cầu chức năng mong muốn.

Doanh nghiệp nên đánh giá quy mô doanh nghiệp, loại hàng hóa và quy trình quản lý kho hiện tại trước khi lựa chọn phần mềm
Đối với doanh nghiệp nhỏ, những phần mềm quản lý kho đơn giản và có chi phí thấp như Sapo POS, StockPile hoặc KiotViet… là lựa chọn hợp lý. Trong khi đó, các doanh nghiệp có quy mô kho hàng lớn, quy trình quản lý phức tạp nên ưu tiên các giải pháp quản lý kho toàn diện tích hợp nhiều tính năng như 3S WMS để tối ưu quy trình và đáp ứng các yêu cầu chuyên sâu hơn.
Dự trù chi phí
Trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần dự trù chi phí tổng thể bao gồm giá mua, chi phí triển khai, chi phí bảo trì và các khoản phí duy trì hàng tháng hoặc hàng năm (nếu có). So sánh giữa chi phí đầu tư và lợi ích mà phần mềm mang lại sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách.
Xem xét tính năng cần thiết
Một phần mềm quản lý kho tốt cần đáp ứng đầy đủ các tính năng như theo dõi tồn kho, quản lý nhập – xuất hàng hóa, quản lý vị trí và cung cấp báo cáo chi tiết. Các tính năng này là nền tảng để đảm bảo hiệu quả hoạt động kho.

Xác định các tính năng cần có của phần mềm quản lý kho để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao
Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm quản lý kho có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có như ERP hay phần mềm kế toán; đồng thời dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và khả năng mở rộng trong tương lai.
Khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp
Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp là yếu tố quan trọng khi chọn phần mềm quản lý tồn kho. Doanh nghiệp cần đánh giá liệu đội ngũ hỗ trợ có khả năng hướng dẫn sử dụng chi tiết, giải quyết nhanh các sự cố phát sinh, và cung cấp dịch vụ bảo trì định kỳ hay không. Một phần mềm đi kèm với dịch vụ hỗ trợ chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và duy trì hoạt động ổn định.
Phần mềm quản lý kho là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho bãi, tiết kiệm chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hy vọng những thông tin được ITG chia sẻ ở trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích, giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và lựa chọn được giải pháp quản lý kho tối ưu nhất, góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.