Nên chọn phần mềm đóng gói hay phần mềm theo yêu cầu?

Trong quá trình lựa chọn phần mềm, nếu bạn đang phân vân không biết nên sử dụng phần mềm đóng gói hay phần mềm theo yêu cầu. Vậy thì những thông tin dưới đây mà ITG Technology cung cấp sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất. Bài viết sẽ giới thiệu về phần mềm đóng gói là gì, sự khác biệt giữa phần mềm đóng gói và phần mềm viết riêng cũng như các yếu tố lựa chọn giải pháp phù hợp.

Phần mềm đóng gói là gì?

Phần mềm đóng gói (off-the-shelf software) là giải pháp phần mềm được phát triển sẵn với các tính năng tiêu chuẩn, có thể áp dụng cho doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Các phần mềm này thường được đóng gói theo mô hình SaaS (Software-as-a-Service) và cung cấp trên nền tảng Cloud, giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký sử dụng với chi phí linh hoạt.

Phần mềm đóng gói là phần mềm được phát triển sẵn, có thể đưa vào sử dụng luôn mà không cần tùy chỉnh nhiều

Các doanh nghiệp khi mua phần mềm đóng gói có thể sử dụng ngay mà không cần tùy biến nhiều. Ví dụ về phần mềm đóng gói có thể kể đến như: 3S SystemX, phần mềm kế toán MISA, SAP Business One,…

Ưu điểm và hạn chế của phần mềm đóng gói

Ưu điểm của phần mềm đóng gói

Các phần mềm đóng gói thường sở hữu ưu điểm chung như:

• Thời gian triển khai nhanh: Vì là giải pháp đóng gói sẵn nên doanh nghiệp có thể đưa vào sử dụng ngay lập tức mà không cần tốn nhiều thời gian thiết kế và phát triển hệ thống từ đầu.
• Chi phí đầu tư hợp lý: Phần mềm đóng gói có chi phí triển khai thấp hơn phần mềm viết riêng, đặc biệt khi sử dụng theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư công nghệ ban đầu.
• Tính chuẩn hóa cao: Các chức năng và quy trình được thiết kế dựa trên quy chuẩn quốc tế, yêu cầu phổ biến của ngành CNTT và được thử nghiệm qua nhiều dự án thực tế giúp đảm bảo tính ổn định của hệ thống, giảm thiểu rủi ro phát sinh lỗi.
• Đáp ứng tốt nhu cầu phổ biến: Phần mềm đóng gói được thiết kế để giải quyết những vấn đề chung của nhiều ngành nghề, giúp đáp ứng nhu cầu phổ biến của doanh nghiệp ở nhiều quy mô, lĩnh vực khác nhau.
• Hỗ trợ liên tục từ nhà cung cấp: Việc bảo trì, nâng cấp hệ thống được thực hiện định kỳ bởi nhà cung cấp mà không ảnh hưởng đến người dùng.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: Hầu hết phần mềm đóng gói đều được thiết kế theo dạng module, cho phép doanh nghiệp lựa chọn thêm/bớt tính năng dễ dàng tùy theo nhu cầu sử dụng.

Hạn chế của phần mềm đóng gói

• Hạn chế về khả năng tùy biến: Phần mềm đóng gói được xây dựng để phục vụ nhu cầu chung, do đó, khả năng tùy chỉnh để phù hợp với quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp rất hạn chế.
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Việc nâng cấp, bảo trì và phát triển tính năng mới phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp phần mềm. Nếu nhà cung cấp gặp vấn đề hoặc ngừng hỗ trợ, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn.
• Chi phí dài hạn cao: Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu thấp nhưng cộng dồn phí thuê bao hàng tháng/năm theo thời gian, khoản tiền này có thể trở thành một gánh nặng về lâu dài cho doanh nghiệp.
• Hạn chế về bảo mật: Doanh nghiệp có ít quyền kiểm soát hơn đối với các biện pháp bảo mật cốt lõi của phần mềm, phụ thuộc vào mức độ ưu tiên và năng lực của nhà cung cấp.

Phần mềm theo yêu cầu là gì?

Phần mềm theo yêu cầu (Custom software) là giải pháp được phát triển riêng biệt dựa trên quy trình, nghiệp vụ và đặc thù cụ thể của từng doanh nghiệp. Mỗi tính năng của phần mềm được thiết kế phù hợp với nhu cầu riêng biệt của tổ chức.

Phần mềm theo yêu cầu là giải pháp được thiết kế riêng theo quy trình và đặc thù của doanh nghiệp

Các phần mềm tùy chỉnh thường phù hợp với doanh nghiệp có quy trình vận hành phức tạp, đặc thù ngành nghề cao hoặc nhu cầu tích hợp sâu với các hệ thống hiện có như ERP, MES, WMS,…

Ưu điểm và hạn chế của phần mềm theo yêu cầu

Ưu điểm của phần mềm viết theo yêu cầu

Những ưu thế riêng biệt của phần mềm tùy chỉnh có thể kể đến như:

• Tùy biến theo đặc thù doanh nghiệp: Mọi tính năng của hệ thống đều được thiết kế phù hợp với quy trình, cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần thay đổi quy trình để thích nghi với phần mềm mới.
• Dễ dàng tích hợp và mở rộng: Hệ thống dễ dàng tích hợp với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ: ERP, CRM, phần mềm kế toán,…) và linh hoạt mở rộng chức năng theo nhu cầu, đảm bảo thích nghi tốt với sự phát triển của doanh nghiệp.
• Tính bảo mật cao: Vì phần mềm đặt hàng được phát triển riêng biệt và triển khai độc lập, nên doanh nghiệp có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu, hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.

Hạn chế của phần mềm theo yêu cầu

• Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Chi phí triển khai phần mềm thiết kế theo yêu cầu khá cao; bao gồm chi phí phân tích, thiết kế, phát triển và triển khai. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả thêm các khoản phí bảo trì và nâng cấp hàng năm. Đây thường là rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Thời gian triển khai dài: Quá trình triển khai phần mềm Custom software thường lâu hơn khi triển khai phần mềm đóng gói, có thể kéo dài từ 6 tháng đến vài năm tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống. Doanh nghiệp phải chờ đợi cho đến khi phần mềm được hoàn thành và kiểm thử kỹ lưỡng mới có thể đưa vào sử dụng.
• Rủi ro dự án cao: Khi phát triển phần mềm theo yêu cầu, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro liên quan đến việc vượt ngân sách, chậm tiến độ,… gây ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án.
• Yêu cầu nguồn lực nội bộ mạnh: Doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân sự đủ năng lực để quản lý dự án, phối hợp với nhà phát triển và đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ quan trọng. Nếu không có chuyên môn cần thiết, việc quản lý dự án có thể gặp khó khăn và dẫn đến kết quả không như ý.

>> Tham khảo thêm: Mô hình ERP là gì? Các mô hình ERP phổ biến hiện nay và cách lựa chọn

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm đóng gói hay phần mềm theo yêu cầu?

Việc lựa chọn phần mềm đóng gói hay phần mềm viết theo yêu cầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của quy trình vận hành, ngân sách đầu tư và chiến lược dài hạn.

Doanh nghiệp có thể chọn phần mềm đóng gói hoặc phần mềm theo yêu cầu tùy theo nhu cầu, mục đích sử dụng

Bảng so sánh dưới đây sẽ đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể giúp doanh nghiệp có cơ sở để ra quyết định chọn phần mềm đóng gói hay phần mềm viết theo yêu cầu:

Từ bảng so sánh ở trên, có thể thấy, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm đóng gói khi:

• Quy trình nghiệp vụ phổ biến, không quá đặc thù và có thể dễ dàng áp dụng các chuẩn mực chung của ngành;
• Không có đội ngũ kỹ thuật mạnh để quản lý dự án phát triển phần mềm hoặc bảo trì hệ thống sau này;
• Doanh nghiệp quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế;
• Cần phần mềm để sử dụng ngay lập tức hoặc có thể đưa vào sử dụng luôn trong thời gian ngắn;

Ngược lại, các doanh nghiệp sau nên sử dụng phần mềm thiết kế theo yêu cầu:

• Doanh nghiệp có đặc thù ngành nghề cao, quy trình vận hành phức tạp;
• Doanh nghiệp quy mô lớn, có nguồn lực tài chính mạnh;
• Sở hữu đội ngũ nhân sự mạnh để tham gia vào quá trình phân tích yêu cầu, quản lý dự án và hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai;
• Cần một hệ thống có thể dễ dàng mở rộng, nâng cấp các tính năng trong tương lai hoặc tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp;
• Yêu cầu về bảo mật cao

Xem thêm: Nên chọn phần mềm ERP nào: ERP đóng gói hay ERP viết theo yêu cầu?

ITG Technology – Nhà cung cấp phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu chuyên sâu cho doanh nghiệp

Với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, ITG Technology sở hữu hệ sinh thái phần mềm toàn diện từ đóng gói đến thiết kế theo yêu cầu, có thể đáp ứng linh hoạt nhu cầu của doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực, quy mô. Các giải pháp của ITG giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các bài toán trong quản trị và vận hành doanh nghiệp, cụ thể:

Hệ sinh thái chuyển đổi số ITG ECOSYSTEM: Cung cấp các giải pháp theo yêu cầu

ITG Ecosystem là hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện, được xây dựng dựa trên hai giải pháp chủ đạo: 3S ERP và 3S iFACTORY. Các phần mềm nằm trong hệ sinh thái ITG Ecosystem được thiết kế theo yêu cầu nên có thể đáp ứng linh hoạt nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các hoạt động từ cơ bản đến nâng cao, đồng thời tối ưu mục tiêu S-Q-C-D để vươn lên dẫn đầu:

• Giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP

Là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể, giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý và tối ưu các nguồn lực quan trọng như Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc thiết bị, Nhà xưởng…

Giải pháp được thiết kế theo đặc thù doanh nghiệp với 6 module chức năng lõi (Tài chính kế toán, Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất, Hàng tồn kho, Trục kế hoạch sản xuất) có tính liên kết, kế thừa dữ liệu. Ba module chức năng mở rộng (Nhân sự, Quan hệ khách hàng, phân phối) và module báo cáo thông minh có thể tích hợp dễ dàng vào hệ thống sẵn có của doanh nghiệp.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

• Giải pháp quản lý nhà máy thông minh 3S iFACTORY

Là giải pháp nhà máy thông minh được thiết kế theo đặc thù doanh nghiệp, đáp ứng tiêu chuẩn Quốc tế ISA-95, kết hợp IT-OT và các công nghệ 4.0, giúp chuyển đổi số toàn bộ nhà máy.

Giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY thiết kế theo yêu cầu

Thông qua các dữ liệu được theo dõi theo thời gian thực từ 10 module lõi: 3S SPS, WMS, MES, QMS, MMS, OEE, EMS, IIOTHUB, FACTORY INSIGHT và 3S BIZHUB, các bộ phận sẽ có thông tin đầy đủ để đưa ra phương án cải tiến các chỉ số quan trọng liên quan đến S (Tốc độ vận hành) – Q (Chất lượng) – C (Chi phí) – D (Tiến độ), từ đó tối ưu hoạt động vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hệ sinh thái chuyển đổi số trên nền tảng Cloud 3S SystemX

3S SystemX cung cấp các phần mềm đóng gói được thiết kế dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế của ITG tại hơn 2000 doanh nghiệp trong suốt 20 năm làm nghề. Các gói giải pháp được hệ thống hóa theo các ngành nghề chuyên biệt như: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Bao bì & In ấn, Đúc & Ép nhựa, Dược & Thiết bị y tế, F&B, Dây & Cáp điện, Công nghiệp ô tô và triển khai trên nền tảng Cloud, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, chính xác, tối ưu hiệu quả đầu tư.

Hệ sinh thái phần mềm đóng gói 3S SystemX

Các phần mềm đóng gói được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất trong hệ sinh thái 3S SystemX có thể kể đến:

• Gói ERP: Phần mềm hoạch định và quản trị nguồn lực doanh nghiệp phiên bản đóng gói, giúp kết nối dữ liệu của tất cả phòng ban cốt lõi trên một hệ thống duy nhất, dễ dàng triển khai và sẵn sàng mở rộng.
• Gói MES & IIOT: Phần mềm điều hành & Thực thi sản xuất thông qua kết nối IoT, giúp doanh nghiệp số hóa các công đoạn sản xuất lõi, kết nối thiết bị và dữ liệu hiện trường để nâng cao tốc độ phản hồi và khả năng kiểm soát toàn bộ quy trình, rút ngắn leadtime.
• Gói SPS: Phần mềm lập kế hoạch và lập lịch sản xuất, hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định, phân bổ nguồn lực đồng bộ và tối ưu lịch sản xuất dựa trên kết nối ERP với MES.
• Gói WMS: Phần mềm quản lý kho thông minh giúp quản lý nhập – xuất – kiểm kê bằng QR Code và thiết bị di động, đảm bảo tồn kho chính xác theo thời gian thực.
• Gói Factory Insight: Phần mềm trực quan hóa hiện trường sản xuất, mang đến dữ liệu trực quan, chuyên sâu, có chọn lọc về các hoạt động tại hiện trường nhà máy, giúp đặt mục tiêu và đo lường hiệu quả vận hành.

Việc lựa chọn phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu là quyết định chiến lược quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó, ITG Technology hy vọng rằng, những phân tích ở trên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể hơn về hai giải pháp, từ đó, chọn được cách triển khai phù hợp nhất.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology