Phần mềm ERP là gì? Chức năng, Lợi ích, Giá Của Hệ Thống ERP

Phần mềm ERP, hệ thống ERP hay giải pháp ERP là những khái niệm thường gặp trong hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp giúp các bộ phận phối hợp công việc ăn ý, giảm đến 70% các quy trình làm việc thủ công. Chính vì vậy, ERP được đánh giá là một “trợ thủ đắc lực” giúp lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh kịp thời, sáng suốt dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch. Vậy phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP là gì?

Để giải nghĩa hệ thống ERP là gì thì trước tiên chúng ta cần phải hiểu rõ ý nghĩa của từng khái niệm bao hàm trong nó. Cụ thể, ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Trong đó:

• Enterprise (doanh nghiệp): Ở đây là chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng nguồn tài nguyên và vận hành nó một cách tốt nhất.
• Resource (nguồn lực): Chỉ những tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp. Đây là tài sản tồn tại trong/ liên quan đến công ty hay những giá trị được tạo ra hàng ngày, có thể kể đến như: con người, thiết bị, phần mềm, máy móc,…
• Planning (hoạch định): Là khả năng xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho các nguồn lực (thời gian, nhân lực, thiết bị máy móc,…) để thực hiện mục tiêu đó, giúp cho doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả hơn.

Phần mềm ERP là được ứng dụng bởi nhiều doanh nghiệp trên thế giới 

Như vậy, hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây.

Phần mềm quản lý ERP tạo nên sự đồng bộ trong tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp, giúp các phòng ban hoạt động thông suốt với nhau, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ trong các khâu vận hành từ quản lý mua hàng, sản xuất, kho vận cho đến quản lý nhân sự, tài chính kế toán,…

Các chức năng của phần mềm ERP 

Một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm các module sau:

• Quản lý mua hàng (Purchase Control): Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.

• Quản lý bán hàng (Sales Control): Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ các nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng….

• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control): Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Báo cáo tồn kho.

• Quản lý Kế toán – Tài chính – kinh tế (Accounting – Finance – Economy): Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán kho hàng, vật tư; Kế toán tài sản, CCDC; Kế toán giá thành; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp. Về chức năng kế toán, vẫn có sự khác biệt giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán trong ERP , tuy nhiên các phần mềm đều có thể giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát được tài chính và các công việc liên quan.

• Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning): Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu. 

Đọc thêm: Phần mềm ERP có thể thay thế được MES trong sản xuất?

• Báo cáo quản trị (Management Reporting): Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh Quý/Năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

Đọc thêm: Các phân hệ trong phần mềm ERP

So sánh phần mềm quản trị ERP và các phần mềm quản lý rời rạc

Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, mỗi phòng ban lại dùng một phần mềm riêng biệt. Ví dụ, phòng kế toán sử dụng phần mềm tài chính-kế toán, ban nhân sự dùng phần mềm HRM, phòng chăm sóc khách hàng dùng phần mềm CRM, bộ phận nhà máy lại sử dụng phần mềm quản lý sản xuất,…

Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kết nối các dữ liệu lại với nhau, khiến dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp bị đứt gãy, dẫn đến phối hợp làm việc kém hiệu quả.

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP so với các ứng dụng đơn lẻ khác như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho… là tính tích hợp. Hiểu đơn giản thì ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân sự các bộ phận khác nhau, ví dụ, kế toán và bán hàng, sản xuất… có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên cùng một phần mềm.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa ứng dụng ERP và các phần mềm quản lý đơn lẻ khác trên thị trường:

Xem thêm: So sánh CRM và ERP

Những loại hình doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm quản lý ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong khâu quản lý, vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có khả năng thu lợi nhiều nhất từ ​​việc thực hiện.

Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.

Tỷ trọng ngành triển khai ERP

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng phần mềm ERP:

• Ngành cơ khí chế tạo máy
• Ngành sản xuất – đóng gói bao bì
• Ngành công nghiệp thép
• Ngành phân phối – bán lẻ
• Ngành xây dựng – bất động sản
• Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
• Ngành khai thác mỏ – khoáng sản
• Ngành vận tải – logistic
• Ngành dược và thực phẩm
• Thương mại dịch vụ
• …

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai giải pháp ERP?

Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp triển khai linh hoạt dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng ERP:

Doanh nghiệp cần triển khai ERP để nâng cao năng suất làm việc

• Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp. 

• Kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
• Cần nâng cao năng suất làm việc: Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý số liệu một cách thủ công, khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.
• Phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiêp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.
• Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
• Cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.
• Sát nhập hoặc mua lại: Các công ty/tập đoàn lớn đang có nhu cầu hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.

Đọc thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP?

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

ERP quản lý doanh nghiệp toàn diện trên một phần mềm

Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày. Lãnh đạo không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time). 

Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, từ đó giảm thiểu hàng tồn và chi phí liên quan đến tồn kho.

Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự

Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process) lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

Cải thiện sự cộng tác bằng phần mềm ERP

Làm việc cộng tác (teamwork) kết nối các thành viên là một phần thiết yếu để một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Công tác kế toán chính xác hơn

Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, kế toán thường phải nhập liệu thủ công số liệu từ các bộ phận khác vào phần mềm. Điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả là kế toán sẽ phải mất thời gian để kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa lại thông tin. Giải pháp ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.

Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên sâu

Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP. 

Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất… Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai. Đây là lợi ích của phần mềm ERP giúp các nhà lãnh đạo có những chiến lược và sự đổi mới kịp thời trong quản lý.

Hạn chế khi triển khai phần mềm ERP

Vai trò của ERP trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Nó giúp doanh nghiệp gia tăng tính chính xác trong công việc, tối ưu hóa các quy trình quản trị và từng giai đoạn trong gia công sản xuất,…

Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm ERP vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định như:

Chi phí đầu tư lớn

Chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng user sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích. 

Thời gian triển khai giải pháp ERP dài

Thông thường, để triển khai một dự án ERP thành công thì đơn vị thực hiện cần phải mất khá nhiều thời gian. Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù doanh nghiệp mà thời gian hoàn tất hệ thống ERP có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm.

Các phần mềm ERP hiện nay

Phần mềm ERP nước ngoài

Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới đã vào Việt Nam dưới sự tư vấn ERP và triển khai của các đối tác Việt Nam. Phần mềm ERP của nước ngoài có nhiều ưu điểm nhưng vẫn có nhiều hạn chế khi triển khai tại thị trường Việt Nam. Nắm rõ được các vấn đề này vừa giúp các doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 

Ưu điểm

• Được cung cấp bởi những đơn vị công nghệ dày dặn kinh nghiệm và đã được ứng dụng thành công tại nhiều tập đoàn lớn trên khắp thế giới.
• Giải pháp ERP của những tập đoàn công nghệ kể trên có quy trình chuẩn quốc tế, người sử dụng hoàn toàn tuân thủ và thực hiện công việc theo quy trình đã có trên hệ thống.

Nhược điểm

• Khó tương thích và kết nối với hệ thống kế toán của Việt Nam: Trong phần mềm ERP thì phân hệ Kế toán – Tài chính là đầu mối trung tâm của dữ liệu. Tuy nhiên phần mềm quản lý ERP ngoại tuân thủ chế độ, quy định kế toán của nước ngoài nên không tương thích với chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí… của Việt Nam. 

Để có thể triển khai, nhiều đơn vị sẽ phải mua thêm một phần mềm kế toán khác bổ sung thực hiện báo cáo theo đúng quy định. Điều này làm mất đi tính vẹn toàn, kiểm soát và hoàn chỉnh của hệ thống ERP. Do đó, các doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn sử dụng hiệu quả phân hệ Kế toán – tài chính trong hệ thống ERP nước ngoài thì cần phải đảm bảo các yêu cầu về nguồn lực về tài chính, cơ cấu – quy trình, trình độ nhân sự.

• Chi phí triển khai giải pháp ngoại cao: Chi phí phần mềm ERP nước ngoài rất cao. Ngoài chi phí triển khai, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm các chi phí về dịch vụ đi kèm như: Tư vấn; Chi phí tái cấu trúc Doanh nghiệp theo quy trình chuẩn; Chi phí bảo trì, sửa đổi; chi phí thêm user mới cũng rất lớn.
• Khả năng tùy biến, mở rộng: Đối với phần mềm nước ngoài, hệ thống core ban đầu từ nhà cung cấp được xây dựng theo một quy trình chuẩn mang tính quốc tế. Khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt, sự tương thích thấp, khả năng tùy chỉnh kém. Do đó, để đáp ứng hệ thống, đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải tái cấu trúc, có đội kỹ thuật hệ thống và thay đổi quy trình vận hành.

So sánh phần mềm ERP trong nước và nước ngoài

Các phần mềm ERP Việt Nam

Hệ thống ERP Việt Nam được xây dựng dựa trên quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể “may đo” tùy biến các chức năng theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Hiện nay, nhiều công ty công nghệ Việt Nam cũng đã bắt đầu tập trung nghiên cứu và phát triển các phần mềm quản lý ERP nhằm tối ưu hóa nhu cầu sử dụng cho doanh nghiệp trong nước. Mỗi phần mềm sẽ có những ưu điểm riêng, vì thế sự so sánh các phần mềm ERP luôn được quan tâm. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP trên thị trường Việt Nam đều có những điểm chung là:

Ưu điểm

• Hệ thống biểu mẫu báo cáo tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Khả năng tùy biến cao, đáp ứng được mọi yêu cầu quản trị tổng thể và bài toán đa ngành nghề;…
• Chi phí triển khai thấp hơn so với hệ thống ERP ngoại.

Nhược điểm

• Tính chuẩn hóa chưa cao: So với các phần mềm nước ngoài, nhiều đơn vị triển khai phần mềm ERP Việt Nam chưa có sự liên kết với quy trình vận hành tại doanh nghiệp. Trong khi đó, quy trình vận hành vốn chưa được chuẩn hóa. Do đó, khi đưa vào triển khai, người dùng sẽ gặp nhiều khó khăn dẫn đến chỉnh sửa hệ thống thường xuyên.
• Nhiều phần mềm mới chỉ phát triển mở rộng thêm so với phần mềm kế toán: Nhiều phần mềm Việt chưa đạt được tiêu chuẩn của phần mềm ERP, và chưa đáp ứng được các yêu cầu quản trị trên quy mô tổng thể doanh nghiệp, khả năng tùy biến còn hạn chế. Nhiều hệ thống ERP của Việt Nam mới chỉ là phát triển mở rộng thêm một chút so với phần mềm kế toán. Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn những đơn vị uy tín để triển khai giải pháp ERP.

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa hệ thống ERP nước ngoài và ERP trong nước

Sự khác biệt giữa phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu với phần mềm ERP đóng gói

Định nghĩa về phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm ERP đóng gói được các nhà cung cấp phần mềm phát triển dựa trên nghiên cứu, khảo sát yêu cầu quản lý của một số doanh nghiệp và kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của từng loại hình doanh nghiệp để xây dựng nên hệ thống quản lý để phục vụ yêu cầu quản lý cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.

Phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp (customize): là phần mềm được nghiên cứu xây dựng dựa trên những yêu cầu và những bài toán của khách hàng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa từng chi tiết sao cho phù hợp nhất với các quy trình quản lý hiện có của mình.

Bảng so sánh chi tiết giữa phần mềm ERP viết theo yêu cầu và phần mềm ERP đóng gói:

Xem thêm: Chọn phần mềm ERP đóng gói hay phần mềm ERP viết theo yêu cầu?

 Giá của hệ thống ERP 

Trên thực tế, không có con số cụ thể về chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu. ITG xin điểm danh một số yếu tố quan trọng quyết định giá thành triển khai hệ thống ERP.

• Chi phí tư vấn: Chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhà tư vấn giải pháp ERP

• Lựa chọn đơn vị triển khai: Chi phí phần mềm ERP được quyết định phần lớn bởi đơn vị triển khai. Nhà cung cấp phần mềm ERP càng có thương hiệu lâu năm thì chi phí sẽ càng cao. Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm ngoại, chi phí triển khai các giải pháp này sẽ từ vài triệu USD. Trong khi đó, mức chi phí cho các nhà cung cấp phần mềm trong nước chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Doanh nghiệp cần tính toán, cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP nhằm tránh việc phải ngừng dự án do không đủ kinh phí tiếp tục triển khai.

• Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng phần mềm: Chi phí triển khai ERP cao hay thấp sẽ có thay đổi dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp càng lớn, số lượng người dùng phần mềm càng đông, nhà triển khai sẽ giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn nhằm đảm bảo một hệ thống trơn tru.

Hiểu được các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí của ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc doanh nghiệp của bạn phải chi trả cho ứng dụng giải pháp ERP. Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn kiến ​​thức để đánh giá cẩn thận các ước tính giảm đáng kể các chi phí liên quan đến triển khai hệ thống ERP.

Đọc thêm: Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?

 Cách chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

• Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp:  Phần mềm ERP phải phù hợp với cách thức hoạt động của mỗi công ty, vì vậy khả năng phù hợp của hệ thống là “quan trọng nhất”. 

• Uy tín thương hiệu của nhà cung cấp phần mềm trên thị trường: Hãy chọn những nhà cung cấp đã có uy tín lâu năm trên thị trường và đã triển khai nhiều dự án thành công.

• Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Cần thiết lập các mục tiêu của dự án ERP và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bản quyền chi phí bảo trì hằng năm… 

• Khả năng mở rộng hệ thống: Một hệ thống ERP “phù hợp” với  doanh nghiệp là một hệ thống hỗ trợ nhu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và đáp ứng khả năng mở rộng để phát triển cùng với doanh nghiệp trong tương lai, với các module và tính năng giúp tối ưu và tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp

• Phù hợp với quy định về kế toán của Việt Nam: Phần mềm ERP cần tuân thủ chế độ, quy định kế toán của Việt Nam như: chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí… của Việt Nam. 

•  Dễ sử dụng: Một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm ERP hiện nay là thiết kế thân thiện với người dùng. 

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP sẽ không tránh khỏi có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình… Do đó, dịch vụ hỗ trợ online hay offline đều rất cần thiết.

Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Thiết lập đội dự án nội bộ với các thành viên phù hợp

Ứng dụng hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập đội ngũ dự án nội bộ, để cùng kết hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:

Giám đốc dự án: Là một thành viên quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Giám đốc dự án chính là người trực tiếp quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối dự án dựa trên chiến lược kinh doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Ngoài ra, vai trò của giám đốc dự án là: lập kế hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, theo dõi, xử lý các vấn đề và đảm bảo tiến độ của dự án.

Dưới giám đốc dự án là nhóm các Key user: thường là những người ở bộ phận quản lý các các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…Đây là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ cùng phối hợp với nhà cung cấp ERP trong quá trình triển khai phần mềm.  

Lập kế hoạch, xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi có ý định triển khai ERP cần hiểu rõ những khó khăn cũng như xác định mục tiêu, nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần tính toán và lên ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai. Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thời đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.

Chuẩn bị cho các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai

ERP là một hệ thống gần như cố định, việc thay đổi hoặc nâng cấp ứng dụng này sau khi đã đưa vào triển khai cần phải hạn chế bởi nó sẽ gây tốn kém thời gian – chi phí, nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì có thể gây xung đột với hệ thống đã được xây dựng trước đó, làm gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: phần mềm ERP hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu trong doanh nghiệp hay có những thay đổi mới trong khâu quản trị, điều hành, chuyển đổi mô hình kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất,… thì doanh nghiệp buộc phải nâng cấp phần mềm quản lý ERP.

Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào thiết kế, triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai.

Quy trình triển khai giải pháp ERP 

Theo ITG, quy trình triển khai hệ thống ERP có thể kết hợp giữa mô hình Waterfall (Thác nước) và Mô hình Agile. Cụ thể, quy trình triển khai công nghệ ERP sẽ được thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu các bài toán của doanh nghiệp tới các bước phân tích thiết kế, lập trình, Kiểm thử sản phẩm (Test), triển khai, đào tạo, cuối cùng là quy trình bảo hành sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tương tác với đơn vị phát triển phần mềm trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tại ITG quy trình triển khai phần mềm ERP thực hiện theo 6 bước:

Quy trình triển khai giải pháp ERP

• Bước 1: Khảo sát thực tế tại doanh nghiệp 

Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm rõ các quy trình, hiểu nhu cầu và bài toán và các yêu cầu của từng bộ phận.

• Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP

Sau quá trình khảo sát là bước phân tích thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này, đội ngũ BA sẽ viết tài liệu URD (User Requirements Document – Tài liệu mô tả yêu cầu người dùng). Tài liệu này sẽ được đội dự án 2 bên ký biên bản thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình thiết kế hệ thống.

• Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu URD, bộ phận lập trình sẽ thiết kế các chức năng theo yêu cầu mô tả từ URD. Thời gian thiết kế hệ thống sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần thiết có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp

• Bước 4: Test hệ thống ERP 

Sau khi đội lập trình hoàn thiện các chức năng thì đội ngũ kiểm thử hệ thống (Tester) của đơn vị phần mềm sẽ kiểm tra các chức năng, tìm kiếm các lỗi. Đến khi không còn lỗi thì phần mềm sẽ được chuyển giao sang khách hàng.

• Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Sau khi hoàn thiện việc lập trình hệ thống ERP (ERP Systems), nhà cung cấp phần mềm sẽ cử nhân sự để đào tạo các key user và nhập dữ liệu để vận hành hệ thống. Mặc dù phần mềm ERP đã được các đơn vị cung cấp kiểm tra trước đó, tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá được tính hiệu quả và phát hiện ra những điểm cần điều chỉnh kịp thời.

Để quá trình triển khai phần mềm ERP thực sự thành công, nhà quản lý cần phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lượng và độ hiệu quả khi đưa giải pháp công nghệ này vào thực tế. Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và các nhà cung cấp có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn với nhu cầu và yêu cầu sản xuất kinh doanh.

• Bước 6: Nghiệm thu phần mềm ERP

Sau thời gian Go-Live (thường từ 1-2 tháng), nếu quy trình không gặp bất kỳ trục trặc gì thì đơn vị phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành  nghiệm thu dự án.

Tổng quan về phần mềm 3S ERP từ ITG

ITG Technology là đơn vị tiên phong tại Việt Nam xây dựng hệ thống ERP. Trong gần 2 thập kỷ, ITG đã và đang đồng hành cùng các doanh nghiệp trong khảo sát, tư vấn và triển khai hệ thống ERP. Hệ thống 3S ERP do ITG phát triển là một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, hỗ trợ các nhà lãnh đạo có thể hoạch định và điều hành toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp (Hàng hóa – Tài sản – Tài chính – Nhân sự) và trợ giúp tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thao tác nghiệp vụ, chia sẻ thông tin, liên kết một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn phù hợp khi thiết kế phần mềm.

Phần mềm 3S ERP từ ITG

Chức năng của hệ thống 3S ERP

Các module lõi

• Quản trị mua hàng

• Quản trị bán hàng

• Quản trị hàng tồn kho

• Quản trị sản xuất

• Quản trị tài chính – kế toán

Ngoài ra hệ thống 3S ERP có thể tích hợp với các hệ thống khác như:

• Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (3S HRM)

• Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (3S CRM)

• Phần mềm quản lý, điều hành sản xuất (3S MES)

• Phần mềm quản lý kênh phân phối (3S DMS)

• Phần mềm móc thiết bị và bảo trì bảo dưỡng (3S CMMS)

• Hệ thống IoT

Top 7 ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP được phát triển bởi ITG Technology 

• Thiết kế giải pháp ERP chuyên sâu theo ngành 

Qua quá trình khảo sát và tư vấn tại nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô, ITG nhận thấy rằng, mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực hoạt động đều có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Sự phát triển của doanh nghiệp cùng với tính đa dạng và đặc thù của các ngành nghề kinh doanh sẽ dẫn đến sự quá tải đối với các phần mềm có thiết kế đóng gói. ITG hiểu được nhu cầu đó và đã phát triển các giải pháp ERP chuyên sâu theo đặc thù ngành của doanh nghiệp. Các lĩnh vực mà ITG có thế mạnh đặc biệt, tự tin giúp khách hàng có giải pháp tốt và đã triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn như:

• Năng lực tư vấn hệ thống ERP (ERP Systems)

Không chỉ đóng vai trò là đơn vị phát triển và cung cấp phần mềm, ITG còn đóng vai trò là một nhà tư vấn chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao. Trước khi triển khai xây dựng hệ thống ERP, ITG sẽ có đội ngũ nhân sự khảo sát quy trình và yêu cầu quản trị thực tế tại các doanh nghiệp. Từ việc thấu hiểu bài toán đặt ra của doanh nghiệp, ITG sẽ đưa ra những tư vấn và thiết kế giải pháp phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp. 

• Hợp tác với các đối tác cung cấp phần cứng quốc tế

ITG còn hợp tác với nhiều tập đoàn công nghệ thông tin lớn trên thế giới như Intel, Advantech, Sato, Keyence, AIOI… để tích hợp các công nghệ 4.0 mới nhất vào hệ thống ERP (ERP Systems) , từ đó mang đến những giải pháp ERP tốt nhất cho khách hàng.

• Giải pháp ERP hoạt động đa nền tảng

Phần mềm 3S ERP có thể hoạt động đa nền tảng và tương thích với nhiều hệ điều hành như: Windows, Web, Android, iOS, Linux,… 3S ERP tích hợp và kết nối một cách dễ dàng với nhiều thiết bị ngoại vi, hỗ trợ việc thu thập dữ liệu sản xuất theo thời gian thực.

3S ERP có thể hoạt động đa nền tảng

• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất tự động 

Phần mềm ERP được thiết lập thuật toán để tự động tính toán và lập kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng dựa trên dữ liệu được phân tích (như Dự báo, Đơn đặt hàng, BOM, danh sách quy định thời gian đặt hàng cho việc đặt từng mặt hàng, Công suất từng khâu sản xuất, Số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của các mặt hàng/vật tư…).

• Khả năng phân tích & dự báo 

Chức năng BIZHUB trong phần mềm 3S ERP cho phép thiết lập các báo cáo trực quan thể hiện bằng các Dashboard về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần,…

Thay vì nhận báo cáo từ các phòng ban với rất nhiều file dữ liệu khác nhau thì việc bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm các báo cáo chỉ với 1 click chuột. Tất cả là nhờ phần mềm 3S ERP từ ITG có khả năng xử lý dữ liệu lớn (Big Data), và tích hợp AI để tổng hợp, phân tích dữ liệu, mang đến cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp.

• Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP lâu năm được khách hàng và giới chuyên môn công nhận

ITG là đối tác triển khai phần mềm ERP cho nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR 500 và các doanh nghiệp FDI của Nhật Bản, Hàn Quốc. Các công ty sử dụng phần mềm ERP của ITG Technology tiêu biểu như: Goldsun, APP, Traphaco CNC, Panasonic Appliances Việt Nam, Kansai Paint, K&G Việt Nam (chủ sở hữu thương hiệu Aristino), Nam Dược, Meiko, Goshi Thăng Long, Weldcom, Nhôm Đông Á,…

Hơn 1.000 doanh nghiệp hàng đầu ở mọi lĩnh vực đã lựa chọn giải pháp 3S ERP

Sự sáng tạo và phấn đấu bền bỉ trong suốt 16 năm của ITG không chỉ nhận được sự tin tưởng đồng hành từ khách hàng mà còn được ghi nhận và vinh danh bởi các cơ quan chuyên môn qua các giải thưởng, danh hiệu cao quý: Danh hiệu Sao Khuê trong 3 năm (2008, 2010 và 2021) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu. Đây là giải thưởng dành uy tín nhất trong ngành CNTT cho sản phẩm phần mềm ưu việt. Bên cạnh đó, ITG 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019) được Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam bình chọn nằm trong Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam. Mới đây nhất, Giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY từ ITG được Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Hiệp hội Tự động hóa và Viện sáng tạo trao giải I4.0 Award cho  hạng mục “Sản phẩm số thông minh và giải pháp công nghệ 4.0.

Kết

Hy vọng rằng, từ những kiến thức mà chúng tôi đưa ra, có thể giúp bạn hiểu về ERP là gì? Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi. Các chuyên gia giải pháp về phần mềm quản lý ERP của chúng tôi đã sẵn sàng giải đáp tất cả các câu hỏi và giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp. Hotline tư vấn phần mềm ERP: 092.6886.855