Cloud ERP là gì? Mô hình Cloud ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Cloud ERP là mô hình ERP triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông qua Internet mà không cần đầu tư máy chủ tại chỗ. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn triển khai nhanh, giảm chi phí hạ tầng và dễ dàng mở rộng khi phát triển. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về phần mềm Cloud ERP. 

Cloud ERP là gì?

Mô hình Cloud ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập thông qua internet. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng tất cả các tính năng của phần mềm ERP mà không cần phải đầu tư vận hành một hệ thống IT đầy đủ.

Cloud ERP là mô hình ERP được triển khai trên nền tảng đám mây

ERP đám mây mang đến giải pháp quản lý doanh nghiệp linh hoạt, tối ưu chi phí, cho phép truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet. Từ đó, tạo được sự thuận tiện cho người dùng và gia tăng hiệu quả quản lý vận hành doanh nghiệp.

Cloud ERP là một trong ba mô hình ERP phổ biến nhất hiện nay. Bạn có thể tìm hiểu để biết thêm về Mô hình ERP là gì? Các mô hình ERP phổ biến hiện nay và cách lựa chọn

Cloud ERP hoạt động như thế nào?

Cloud ERP hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud Computing), trong đó toàn bộ dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của nhà cung cấp thay vì đặt tại doanh nghiệp. Người dùng chỉ cần thiết bị có kết nối Internet để truy cập và sử dụng phần mềm mà không cần cài đặt hoặc vận hành hệ thống máy chủ riêng.

Quy trình hoạt động của Cloud ERP thường diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên hạ tầng đám mây

Thay vì lưu trữ dữ liệu trên máy chủ nội bộ (On-Premise), Cloud ERP sử dụng hạ tầng điện toán đám mây do nhà cung cấp quản lý. Tất cả dữ liệu về tài chính, kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự… đều được tập trung trên một cơ sở dữ liệu thống nhất.

Nhờ đó, mọi phòng ban đều làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu theo thời gian thực, giảm tình trạng dữ liệu phân tán hoặc sai lệch giữa các bộ phận.

Bước 2: Người dùng truy cập hệ thống qua Internet

Người dùng chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản được cấp thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng trên máy tính, điện thoại hay máy tính bảng. Sau khi xác thực, hệ thống sẽ phân quyền theo từng vai trò như ban lãnh đạo, kế toán, nhân viên kho, nhân viên kinh doanh hoặc quản lý sản xuất.

Điều này giúp nhân viên có thể làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau nhưng vẫn đảm bảo truy cập đúng dữ liệu và chức năng được cấp quyền.

Bước 3: Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực

Mọi giao dịch phát sinh trong doanh nghiệp sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống Cloud ERP. Ví dụ, khi bộ phận bán hàng tạo đơn hàng mới, thông tin sẽ tự động được đồng bộ đến các bộ phận kho, mua hàng, kế toán hoặc sản xuất (nếu có liên quan).

Việc chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực giúp hạn chế nhập liệu nhiều lần, giảm sai sót và hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

Bước 4: Nhà cung cấp chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì hệ thống

Khác với mô hình ERP triển khai tại chỗ, doanh nghiệp không cần đầu tư đội ngũ để quản trị máy chủ hoặc thực hiện các công việc như nâng cấp phần mềm, vá lỗi bảo mật, sao lưu dữ liệu hay giám sát hệ thống.

Các công việc này sẽ do nhà cung cấp Cloud ERP đảm nhiệm, giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc cho bộ phận CNTT và luôn được sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất.

Bước 5: Doanh nghiệp sử dụng theo mô hình thuê bao

Phần lớn Cloud ERP được cung cấp dưới hình thức Software as a Service (SaaS). Doanh nghiệp trả phí định kỳ theo tháng hoặc theo năm tùy vào số lượng người dùng, module triển khai hoặc quy mô sử dụng.

Mô hình này giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi sử dụng khi nhu cầu thay đổi.

Những đặc điểm cơ bản của mô hình Cloud ERP

Truy cập mọi lúc mọi nơi

Người dùng có thể truy cập hệ thống Cloud ERP từ bất kỳ đâu thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động có kết nối Internet. Điều này mang lại tính linh hoạt cao, hỗ trợ các lãnh đạo quản lý và điều hành doanh nghiệp từ xa hiệu quả.

Linh hoạt thêm/bớt module trong cấu trúc chung của ERP

Hệ thống Cloud ERP cho phép doanh nghiệp bổ sung các module hoặc tính năng mới nhanh chóng khi cần mà không cần đầu tư thêm phần cứng mới hoặc cài đặt phần mềm phức tạp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực, đồng thời tăng cường khả năng thích ứng với thị trường. Tuy nhiên, đặc thù của các phần mềm triển khai theo dạng dịch vụ SaaS như ERP Cloud là hướng đến tính tổng quát để đáp ứng yêu cầu quản lý cho tất cả các loại hình doanh nghiệp ở mức độ cơ bản. Đối với các doanh nghiệp có quy trình kinh doanh đặc thù, yêu cầu tùy chỉnh cao thì việc bổ sung thêm các module chức năng mới có thể tốn nhiều thời gian hơn hoặc mất thêm chi phí để nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh nghiệp.

Cập nhật liên tục

Nhà cung cấp giải pháp ERP đám mây sẽ thường xuyên thực hiện các bản cập nhật về bảo mật và tính năng, giúp doanh nghiệp luôn được sử dụng các công nghệ mới nhất. Thay vì phải tự mình cập nhật hệ thống phức tạp và tốn thời gian, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, đồng thời yên tâm rằng hệ thống ERP của mình luôn được cập nhật và an toàn.

Những điểm đặc trưng của phần mềm ERP Cloud

Cloud ERP phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Mô hình Cloud ERP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi tính linh hoạt và khả năng tối ưu hóa chi phí mà mô hình này mang lại. Với nguồn lực tài chính hạn chế, doanh nghiệp SMEs có thể tránh được các khoản đầu tư lớn ban đầu vào phần cứng và phần mềm khi sử dụng nền tảng Cloud ERP thay vì các hệ thống On Premise. Bởi vì doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao định kỳ cho các công ty cung cấp phần mềm ERP nên giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng quy mô

Nhờ khả năng dễ dàng điều chỉnh quy mô sử dụng một cách linh hoạt, do đó, giải pháp Cloud ERP cũng phù hợp với các doanh nghiệp đang có tốc độ tăng trưởng nhanh. Bên cạnh đó, việc triển khai và quản lý hệ thống ERP đám mây khá đơn giản, không đòi hỏi đội ngũ IT chuyên sâu, giúp các doanh nghiệp đang phát triển tiết kiệm thời gian triển khai hiệu quả.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm hoạt động

Cloud ERP là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc có nhiều địa điểm hoạt động. Khả năng truy cập từ xa của mô hình ERP Cloud cho phép nhân viên ở các địa điểm khác nhau dễ dàng truy cập và sử dụng phần mềm, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động vận hành một cách tập trung và hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện khả năng phối hợp giữa các chi nhánh.

Xem thêm: Mô hình On Premise ERP – Giải pháp ERP đường dài của các doanh nghiệp lớn

Lợi ích của phần mềm Cloud ERP đối với doanh nghiệp

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà giải pháp Cloud ERP mang lại cho doanh nghiệp:

Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm Cloud ERP

Tiết kiệm chi phí

Với phần mềm Cloud ERP, doanh nghiệp không cần đầu tư vào cấu hình phần cứng, bảo trì hạ tầng IT hoặc nâng cấp phần mềm thường xuyên bởi nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về tất cả vấn đề này. Điều duy nhất doanh nghiệp cần làm là trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm (tùy vào gói dịch vụ đăng ký). Do đó, về chi phí triển khai, giải pháp ERP Cloud sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu so với các phần mềm tại chỗ.

Xem thêm: Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? 7 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Rút ngắn thời gian triển khai

So với phần mềm On Premise ERP, ERP Cloud có thời gian triển khai nhanh hơn. Doanh nghiệp lựa chọn triển khai phần mềm ERP đám mây có thể giảm đáng kể thời gian cài đặt và cấu hình hệ thống do không cần xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phức tạp. Điều này giúp doanh nghiệp triển khai nhanh hơn và giảm gánh nặng quản lý hệ thống công nghệ thông tin.

Tăng cường khả năng kết nối giữa các bộ phận

Cũng như các mô hình phần mềm ERP khác, Cloud ERP mang đến khả năng tích hợp dữ liệu xuyên suốt và liền mạch giữa các phòng ban trong doanh nghiệp thông qua việc kết nối các chức năng quản trị khác nhau (mua hàng, bán hàng, kho, kế toán…) trên cùng một hệ thống thống nhất. Nhờ đó, tăng cường khả năng cộng tác trong tổ chức, đồng thời, đảm bảo dữ liệu được truyền tải và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, giúp các lãnh đạo nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hiệu quả.

Hạn chế của Cloud ERP

Bên cạnh những lợi ích về chi phí và tính linh hoạt, Cloud ERP cũng tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi triển khai.

Phụ thuộc vào kết nối Internet

Cloud ERP được truy cập thông qua Internet, vì vậy chất lượng đường truyền sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng hệ thống. Nếu mạng không ổn định hoặc xảy ra sự cố kết nối, việc truy cập dữ liệu và xử lý công việc có thể bị gián đoạn.

Chi phí thuê bao có thể tăng theo quy mô

Cloud ERP thường được cung cấp theo mô hình thuê bao (SaaS), với chi phí tính theo số lượng người dùng, module hoặc tài nguyên sử dụng. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc bổ sung nhiều tính năng, tổng chi phí thuê bao định kỳ có thể tăng theo.

Khả năng tùy chỉnh có thể bị giới hạn

Một số giải pháp Cloud ERP được thiết kế theo mô hình tiêu chuẩn để phục vụ nhiều doanh nghiệp, nên khả năng tùy chỉnh quy trình hoặc phát triển chức năng riêng có thể không linh hoạt bằng ERP triển khai tại chỗ (On-Premise). Với những doanh nghiệp có quy trình đặc thù, việc tùy chỉnh sâu có thể phát sinh thêm thời gian và chi phí.

Phụ thuộc vào nhà cung cấp

Việc bảo trì hệ thống, cập nhật phiên bản, sao lưu dữ liệu và xử lý sự cố đều do nhà cung cấp đảm nhiệm. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị triển khai có năng lực, cam kết về bảo mật, tính ổn định và chất lượng dịch vụ để đảm bảo hệ thống vận hành liên tục.

Bộ FAQ về phần mềm Cloud ERP

1. Cloud ERP là gì?

Cloud ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây. Người dùng có thể truy cập phần mềm qua Internet để quản lý các hoạt động như kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và nhân sự mà không cần đầu tư máy chủ nội bộ.

2. Cloud ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Cloud ERP phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cần quản lý từ xa. Mô hình này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp muốn triển khai ERP nhanh, tối ưu chi phí đầu tư và dễ dàng mở rộng trong tương lai.

3. Cloud ERP khác gì so với On-Premise ERP?

Cloud ERP được lưu trữ trên hạ tầng đám mây và do nhà cung cấp quản lý, trong khi On-Premise ERP được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp. Cloud ERP có ưu điểm là chi phí đầu tư ban đầu thấp, triển khai nhanh và cập nhật tự động; còn On-Premise ERP phù hợp với doanh nghiệp cần tùy chỉnh sâu và kiểm soát hoàn toàn hệ thống.

4. Cloud ERP có an toàn không?

Có. Các giải pháp Cloud ERP uy tín thường áp dụng nhiều lớp bảo mật như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng, sao lưu định kỳ và giám sát hệ thống. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật phù hợp.

5. Cloud ERP có cần đầu tư máy chủ hoặc đội ngũ IT không?

Không. Doanh nghiệp không cần đầu tư máy chủ hay tự vận hành hạ tầng CNTT vì toàn bộ hệ thống được quản lý bởi nhà cung cấp. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu và tiết kiệm nguồn lực cho bộ phận IT.

6. Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn Cloud ERP?

Doanh nghiệp nên lựa chọn Cloud ERP khi cần triển khai hệ thống nhanh, muốn giảm chi phí đầu tư hạ tầng CNTT, có nhu cầu mở rộng quy mô linh hoạt hoặc cần quản lý dữ liệu tập trung giữa nhiều chi nhánh, văn phòng.

Mô hình Cloud ERP đang trở thành xu hướng triển khai ERP được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để rút ngắn thời gian và giảm chi phí xây dựng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP hiện đại và hiệu quả, Cloud ERP chính là sự lựa chọn không nên bỏ qua!

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/