So sánh ERP và WMS. Đâu là giải pháp phù hợp với cho doanh nghiệp?

Nhiều nhà quản lý hiện tại vẫn còn mơ hồ trong việc phân biệt ERP và WMS, dẫn đến việc thường xuyên sử dụng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau. Mặc dù cả ERP và WMS đều có khả năng quản lý kho nhưng cách thức vận hành, chức năng hoạt động và mục tiêu ứng dụng hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, phân biệt rõ sự khác nhau giữa hai hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu quản lý.

Khái niệm, vai trò của ERP và WMS trong doanh nghiệp

Tổng quan về phần mềm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được xây dựng nhằm kết nối dữ liệu, quy trình của các phòng ban trên một nền tảng thống nhất.

Phần mềm ERP

Vai trò của phần mềm ERP được thể hiện rõ nhất ở ba nhóm nhiệm vụ chính:

• Quản trị nguồn lực: Theo dõi và điều phối các nguồn lực quan trọng như tài chính, con người, vật tư, hàng hóa, máy móc, thiết bị, nhân sự,…
• Kiểm soát quy trình: Chuẩn hóa quy trình từ mua hàng, bán hàng, sản xuất, kho đến kế toán và các hoạt động liên quan.
• Hỗ trợ ra quyết định: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận để nhà quản lý theo dõi kịp thời tình hình sản xuất – kinh doanh, từ đó ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Thông thường, phần mềm ERP cung cấp nhiều chức năng quản trị doanh nghiệp như: Mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, tài chính kế toán, nhân sự,… Trong đó, chức năng quản trị kho của ERP là một trong những yếu tố dễ gây nhầm lẫn với WMS.

Trên thực tế, chức năng kho của ERP chỉ đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản như: Quản lý danh mục hàng hóa, theo dõi số lượng tồn, ghi nhận nhập – xuất – điều chuyển,… Đối với các nghiệp vụ chuyên sâu hơn vượt ngoài khả năng quản lý kho cơ bản, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm WMS.

Tổng quan về phần mềm WMS

WMS (Warehouse Management System) là hệ thống quản lý kho chuyên biệt, tập trung vào việc kiểm soát và tối ưu các hoạt động diễn ra trong kho hàng.

Phần mềm WMS

Năng lực của WMS được thể hiện rõ nhất ở các chức năng như:

• Quản lý kho theo vị trí
• Quản lý tồn kho theo lo/lot, hạn sử dụng, FIFO/FEFO
• Quản lý nhập, xuất, điều chuyển, kiểm kê kho bằng công nghệ Barcode/QR Code/RFID…
• Theo dõi năng lực và tình trạng sử dụng không gian kho
• Kiểm kê và truy xuất hàng hóa theo lô hoặc serial.

Điểm tạo nên sự khác biệt của phần mềm WMS với phân hệ quản trị kho của ERP là khả năng quản lý hàng hóa gắn với vị trí thực tế. Phần mềm ERP chỉ giúp doanh nghiệp nắm được số lượng và giá trị hàng hóa trong kho. Trong khi đó, hệ thống WMS có thể trả lời các câu hỏi chi tiết hơn như: “Hàng hóa đang ở đâu?”, “Trạng thái hàng hiện tại như thế nào?”, “Cần nhập, xuất, điều chuyển như nào để tối ưu nhất?”, “Làm sao sử dụng diện tích và nguồn lực kho hiệu quả hơn?”,…

Sự khác nhau giữa ERP và WMS

Để giúp các nhà quản lý thấy rõ hơn về sự khác biệt giữa ERP và WMS, ITG Technology đã so sánh chi tiết về phạm vi, mục tiêu và mức độ chuyên sâu của hai hệ thống trong bảng dưới đây:

Doanh nghiệp nên đầu tư ERP hay WMS?

ERP và WMS là hai hình thái vận hành và quản trị khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn triển khai phần mềm ERP hay hệ thống WMS sẽ phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của kho hàng và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Quyết định đầu tư ERP hay WMS phụ thuộc vào nhiều yếu tố

Khi nào doanh nghiệp nên ưu tiên triển khai ERP?

ERP thường nên được ưu tiên khi doanh nghiệp đang gặp vấn đề về quản trị tổng thể, cần một giải pháp giúp kết nối dữ liệu và chuẩn hóa quy trình liên phòng ban. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên ưu tiên triển khai phần mềm ERP:

• Dữ liệu phân tán: Mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm hoặc file quản lý riêng khiến số liệu thiếu nhất quán, mất nhiều thời gian để tổng hợp và đối chiếu.
• Quy trình thiếu liên kết: Các khâu từ tiếp nhận đơn hàng, mua nguyên vật liệu, sản xuất, nhập kho, bán hàng đến giao hàng, được quản lý rời rạc, chưa được kết nối thành một quy trình liền mạch, thống nhất.
• Khó kiểm soát nguồn lực: Doanh nghiệp khó theo dõi và cân đối các nguồn lực như tài chính, vật tư, hàng hóa, nhân sự và năng lực sản xuất. Việc lập kế hoạch, phân bổ và kiểm soát nguồn lực còn phụ thuộc nhiều vào Excel hoặc xử lý thủ công.
• Nghiệp vụ kho còn đơn giản: Hoạt động kho chủ yếu tập trung vào quản lý danh mục hàng hóa, số lượng tồn; chưa phát sinh nhiều yêu cầu về quản lý vị trí, tối ưu không gian, điều phối soạn hàng hay vận hành kho chuyên sâu.

Khi nào doanh nghiệp nên triển khai WMS chuyên biệt?

WMS nên được ưu tiên khi vận hành kho trở thành điểm nghẽn của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang gặp phải những vấn đề dưới đây, nên xem xét việc triển khai phần mềm WMS chuyên biệt:

• Quản lý nhiều SKU: Kho hàng cần quản lý số lượng SKU lớn tại nhiều vị trí khác nhau khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm hàng và xác định vị trí lưu trữ
• Tần suất nhập – xuất cao: Khối lượng giao dịch mỗi ngày lớn khiến việc ghi nhận thủ công dễ xảy ra sai sót.
• Cần quản lý theo lô, hạn sử dụng: Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ lô và hạn sử dụng của sản phẩm.
• Sai lệch trên sổ sách và thực tế: Số liệu tồn kho trên sổ sách không phản ánh đúng hàng hóa đang có tại kho hàng.
• Nhu cầu tối ưu không gian kho: Doanh nghiệp cần theo dõi năng lực lưu trữ, vị trí còn trống và cách bố trí hàng hóa.
• Cần tăng năng suất nhân viên kho: Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa thao tác nhập, xuất, điều chuyển, picking và kiểm kê bằng thiết bị số.

Tích hợp ERP với WMS: Bước nhảy vọt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực vận hành

ERP và WMS phối hợp với nhau như thế nào?

Trong mô hình quản trị doanh nghiệp, ERP đóng vai trò là hệ thống trung tâm, tập trung quản lý dữ liệu và nghiệp vụ cốt lõi ở khối văn phòng; trong khi WMS tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến kho, xử lý vận hành và trả kết quả về ERP.

Khi tiếp nhận đơn hàng mới, phần mềm ERP sẽ khởi tạo và cung cấp dữ liệu cần thiết (thông tin đơn hàng, thông tin sản phẩm, yêu cầu nghiệp vụ kho…) để WMS thực hiện nghiệp vụ kho. Phần mềm WMS dựa trên thông tin này để lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát quá trình thực hiện trong kho (xác định vị trí hàng hóa, lấy hàng, đóng gói, xuất hàng). Sau khi nghiệp vụ kho hoàn tất, WMS gửi kết quả thực tế trở lại ERP để cập nhật trạng thái đơn hàng và dữ liệu tồn kho.

Việc tích hợp ERP với WMS giúp doanh nghiệp loại bỏ khoảng trống dữ liệu giữa tầng quản trị và thực thi. Nhờ đó, giảm tình trạng sai lệch tồn kho và chậm trễ giao hàng.

Giá trị thực tế doanh nghiệp nhận được khi kết hợp ERP và WMS

Tích hợp ERP và WMS mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Cụ thể như:

• Kết nối dữ liệu xuyên suốt từ quản trị đến vận hành: Dữ liệu về đơn hàng, sản phẩm, nhập – xuất và tồn kho được trao đổi giữa ERP và WMS; giúp doanh nghiệp hạn chế việc nhập liệu thủ công và tình trạng dữ liệu phân tán giữa các bộ phận.
• Nâng cao độ chính xác dữ liệu kho: WMS ghi nhận trực tiếp các giao dịch nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê, sau đó cập nhật kết quả về ERP. Nhờ đó, đảm bảo dữ liệu tồn kho trên hệ thống phản ánh sát với tình hình thực tế tại kho.
• Tăng năng suất vận hành kho: WMS hỗ trợ chuẩn hóa và điều phối các công việc như nhận hàng, put-away, picking, packing và xuất hàng. Nhân viên kho có thể thực hiện công việc theo nhiệm vụ được phân công, giảm thời gian tìm kiếm, di chuyển và xử lý thủ công.
• Tăng khả năng kiểm soát và ra quyết định: ERP cung cấp góc nhìn tổng thể về đơn hàng, mua hàng, bán hàng và tồn kho, trong khi WMS cung cấp dữ liệu chi tiết về tình trạng xử lý trong kho. Sự kết hợp này giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ, phát hiện sai lệch và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cập nhật.

Giải pháp 3S ERP và 3S WMS của ITG: kết hợp quản trị và thực thi kho

Với doanh nghiệp muốn xây dựng kiến trúc ERP và WMS đồng bộ có thể tham khảo bộ đôi giải pháp 3S ERP và 3S WMS của ITG Technology. 3S ERP và 3S WMS là hai giải pháp nằm trong hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số nhà máy thông minh 3S Ecosystem.

3S ERP đóng vai trò nền tảng quản trị tổng thể, kết nối các nghiệp vụ cốt lõi như mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và tài chính trên một hệ thống đồng bộ. Đây là nơi doanh nghiệp quản lý đơn hàng, danh mục, giá, công nợ và hạch toán.

3S WMS đi sâu vào vận hành kho. Hệ thống hỗ trợ:

• Quản lý quy trình nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển kho bằng QR/Barcode/RFID
• Quản lý hàng theo vị trí lưu trữ
• Quản lý năng lực lưu trữ và vị trí kho trống
• Kiểm kê hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, thùng, pallet
• Cảnh báo tồn kho an toàn và truy xuất nguồn gốc hàng hóa.
• …

Khi hai hệ thống kết nối với nhau, chứng từ nghiệp vụ và dữ liệu hàng hóa sẽ được đồng bộ giữa tầng quản trị và tầng vận hành kho. Lệnh nhập, lệnh xuất và đơn hàng từ 3S ERP được chuyển xuống 3S WMS để thực thi. Kết quả thực tế từ kho như: Số lượng nhận, vị trí lưu, lô, hạn dùng và xác nhận xuất hàng được phản hồi ngược lại 3S ERP để cập nhật tồn kho và hạch toán.

Nhờ cùng hệ sinh thái, doanh nghiệp sử dụng 3S ERP và 3S WMS có thể giảm nhiều công sức xây dựng và bảo trì các kết nối riêng lẻ, đồng thời có thể mở rộng từng lớp theo nhu cầu về sau. Đây là cách tiếp cận phù hợp với nhà máy, doanh nghiệp phân phối đang tìm một lộ trình rõ ràng từ quản trị tổng thể đến vận hành kho thông minh.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/