VN 
Cách sử dụng hệ thống ERP đầy đủ, chi tiết
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay phần mềm ERP đã trở thành công cụ thiết yếu trong nhiều tổ chức hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách áp dụng ERP hiệu quả vào hoạt động quản trị và điều hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm ERP để doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích của phần mềm này.
Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP chi tiết
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP để hệ thống vận hành hiệu quả?
Hiểu rõ bản chất của phần mềm ERP
Triển khai ERP không chỉ đơn giản là cài đặt một phần mềm mà là sự thay đổi lớn về cách quản lý và vận hành doanh nghiệp. ERP đóng vai trò là hệ thống lưu trữ, thu thập, phân tích dữ liệu và cung cấp các báo cáo quản trị, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động và quy trình, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược chính xác hơn. Việc hiểu rõ bản chất của ERP sẽ giúp các nhà lãnh đạo chuẩn bị tốt nhất về nguồn lực và thời gian, đảm bảo quá trình triển khai phần mềm diễn ra suôn sẻ và thành công.
Xác định các yêu cầu và mục tiêu cụ thể
Sau khi đã hiểu rõ bản chất của việc triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án, các phân hệ cần thiết và ngân sách dự kiến. Song song đó, việc phân tích hệ thống hiện tại để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và những vấn đề cần khắc phục cũng không thể bỏ qua. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp hình dung được giải pháp phù hợp mà còn là cơ sở để trao đổi với nhà cung cấp, đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt kết quả như kỳ vọng.
Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp
Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP cho các đơn vị hoạt động trong cùng lĩnh vực để giảm thiểu rủi ro của dự án. Đồng thời, hãy nghiên cứu kỹ các tính năng, giao diện và khả năng mở rộng của hệ thống xem có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại cũng như tương lai khi doanh nghiệp phát triển hơn không.
3S ERP là một trong những giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể nổi bật trên thị trường hiện nay. Phần mềm do ITG Technology phát triển và hiện đang được triển khai cho hơn 1200 doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp thuộc top VNR 500 ở đa dạng lĩnh vực như: Điện tử & Bán dẫn, Đúc nhựa, Cơ khí chế tạo, Bao bì, Thực phẩm, Dược phẩm… Hệ thống 3S ERP có thể thiết kế riêng theo nhu cầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro trong quá trình triển khai để mang lại hiệu quả cao nhất.
Đào tạo và phát triển nhân sự
Hệ thống ERP chỉ hoạt động hiệu quả khi người dùng hiểu rõ cách sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ nhân sự được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng hệ thống.
Công tác đào tạo không chỉ dừng ở việc hướng dẫn thao tác trên hệ thống, mà còn phải giúp nhân viên hiểu tại sao việc sử dụng ERP lại quan trọng với công việc của họ. Đối với các cấp quản lý, đào tạo cần tập trung vào việc khai thác các công cụ phân tích và báo cáo để hỗ trợ ra quyết định. Việc đào tạo định kỳ cũng giúp nhân sự cập nhật những tính năng mới, đảm bảo hệ thống được sử dụng một cách tối ưu.
Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực
Lập kế hoạch chi tiết gồm các bước triển khai, thời gian hoàn thành, ngân sách dự kiến, và các nguồn lực cần thiết. Việc phân bổ nguồn lực hợp lý (bao gồm tài chính, nhân lực, và công nghệ) sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.
Cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết từ A-Z
Sau khi cài đặt hệ thống, nhà cung cấp sẽ tiến hành đào tạo và cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết nhằm giúp tất cả nhân viên có thể áp dụng hệ thống thành thạo vào công việc. Cần lưu ý là cách sử dụng phần mềm ERP của mỗi nhà cung cấp sẽ có sự khác biệt. Trong phần dưới đây, ITG sẽ hướng dẫn một số bước cơ bản có thể áp dụng cho hầu hết phần mềm ERP để doanh nghiệp sử dụng hệ thống này một cách hiệu quả:
Đăng nhập và cấu hình hệ thống ERP
Trong hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP, bước đầu tiên mà người dùng cần làm là cài đặt hệ thống. Bước này bao gồm:
- Cấu hình chung cho các thông số như ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ, và thiết lập máy chủ email để gửi thông báo từ hệ thống
- Cấu hình bảo mật giúp đảm bảo an toàn thông tin, bao gồm các tiêu chí như độ dài mật khẩu và chính sách khóa tài khoản
Đăng nhập và cấu hình hệ thống ERP
Hoàn tất các bước này giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống ERP cơ bản, đảm bảo người dùng có thể truy cập và sử dụng các chức năng cần thiết một cách hiệu quả và an toàn. Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ ERP cũng có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp về cách sử dụng phần mềm ERP, cài đặt và cấu hình hệ thống nếu cần thiết.
Chuẩn hóa dữ liệu kinh doanh và thông tin cần thiết
Một bước quan trọng cần lưu ý trong cách sử dụng hệ thống ERP là cấu trúc lại toàn bộ dữ liệu và chuẩn hóa quy trình hoạt động chung. Doanh nghiệp cần đặt ra các quy định về việc nhập dữ liệu như: Quy ước đặt tên, các trường bắt buộc, quy tắc cấu trúc lại dữ liệu cũ, xóa bớt dữ liệu rác/dữ liệu trùng lặp… nhằm đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống, giúp việc truy xuất và quản lý thông tin trở nên dễ dàng.
Bên cạnh đó, quy trình phối hợp, luồng thông tin đầu vào – đầu ra và dòng chảy dữ liệu giữa các bộ phận cũng cần được hệ thống lại để hệ thống vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn thông tin.
Phân quyền quản lý và truy cập hệ thống
Hệ thống ERP cho phép các cấp quản lý và lãnh đạo có thể phân quyền cho những phòng ban hoặc cá nhân cụ thể trong doanh nghiệp xem, nhập, truy cập dữ liệu, và thao tác chức năng nhất định.
Thông thường, trong các tài liệu hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP, nhà cung cấp sẽ có những chỉ dẫn chi tiết về cách chia sẻ và cấp quyền cho một tài khoản. Các thao tác thường khá đơn giản. Người dùng có thể đọc kỹ hướng dẫn để áp dụng hiệu quả.
Thiết lập luồng công việc (workflow) phù hợp với các module trong phần mềm ERP
Giải pháp ERP bao gồm nhiều chức năng: Mua hàng, bán hàng, tài chính kế toán, kho, nhân sự,…Sau khi đã phân quyền người dùng, cấp lãnh đạo có thể thiết lập luồng công việc (workflow) cho từng module chức năng theo thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện và tương tác liên quan một cách khoa học để tự động hóa quy trình làm việc, đảm bảo thông tin, tài liệu và nhiệm vụ có thể luân chuyển dễ dàng cho các cá nhân, bộ phận khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quá trình trao đổi thông tin.
Thiết lập quy trình kho trong ERP giúp doanh nghiệp quản lý xuất – nhập kho hiệu quả
Ví dụ, để sử dụng hiệu quả module quản trị hàng tồn kho trong phần mềm 3S ERP, nhà quản lý cần thiết lập luồng công việc khoa học từ quy trình nhập kho, quản lý hiện trạng kho, đến kiểm kê và xuất kho. Khi hàng hóa nhập kho, nhân viên chỉ cần quét mã QR code/Barcode, dữ liệu nhập hàng tự động cập nhật trên hệ thống ERP, đồng thời đề xuất vị trí sắp xếp hàng hóa phù hợp. Giao diện kho trên phần mềm ERP sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa, giúp người quản lý theo dõi chi tiết các lô hàng, hạn sử dụng và các thông tin liên quan khác một cách dễ dàng. Khi xuất hàng, chỉ cần quét QR Code/Barcode, thông tin xuất hàng sẽ được hiển thị tức thời trên phần mềm.
Xem thêm:Tìm hiểu chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP
Sử dụng công cụ phân tích, báo cáo
Công cụ phân tích của ERP cung cấp báo cáo thực tế về tiến độ thực hiện những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đã đặt ra. Các báo cáo thường được thể hiện dưới dạng số liệu, biểu đồ trực quan giúp cấp quản lý theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban trong tổ chức dễ dàng, nhanh chóng nhìn ra những điểm tắc nghẽn và xu hướng của thị trường để đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.
Dashboard báo cáo quản trị trong phần mềm 3S ERP
Thông thường, việc cài đặt màn hình dashboard và dữ liệu sẽ được ghi nhận đưa vào hệ thống báo cáo được nhà cung cấp phần mềm ERP thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp trong quá trình thiết kế hệ thống hoặc được ghi lại trong tài liệu hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP.
Sử dụng ERP hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất – kinh doanh mà còn mang lại sự minh bạch, chính xác trong việc ra quyết định của cấp lãnh đạo.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai ERP hiệu quả?
Triển khai ERP là một “bước tiến nhảy vọt” giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tăng cường hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tuy nhiên, để việc sử dụng ERP đơn giản, dễ dàng hơn, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống được triển khai hiệu quả, đáp ứng đúng các chức năng và yêu cầu đưa ra. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi xây dựng hệ thống ERP:
Doanh nghiệp cần chuẩn bị triển khai ERP hiệu quả
Xác định mục tiêu rõ ràng
Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP sẽ phục vụ đúng nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Đánh giá hiện trạng hệ thống
Trước khi triển khai, lãnh đạo cần đánh giá hiện trạng sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp, các hệ thống đang được sử dụng và hiệu quả mang lại để xác định những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó xây dựng kế hoạch triển khai ERP hiệu quả hơn.
Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp
Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, ngành nghề và nhu cầu cụ thể của mình bằng cách xem xét các tính năng, khả năng tùy chỉnh, và khả năng mở rộng của hệ thống.
Đào tạo và phát triển nhân sự
Đầu tư vào đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên để nhằm giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong quá trình vận hành.
Lập kế hoạch
Một kế hoạch chi tiết bao gồm các bước triển khai, thời gian, nguồn lực và ngân sách cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình triển khai ERP.
Phân bổ nguồn lực
Phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính) hợp lý là điều cần thiết để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp vẫn chưa biết nên bắt đầu triển khai ERP từ đâu, có thể tìm đến các đơn vị cung cấp và tư vấn ERP uy tín để được hỗ trợ.
ITG Technology được biết đến là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP tại Việt Nam. Xuyên suốt gần 2 thập kỷ, ITG đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn trong hoạt động khảo sát, tư vấn và triển khai hệ thống ERP. Với kiến thức và kinh nghiệm được tích lũy từ các dự án thực tế, đội ngũ chuyên gia của ITG sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình triển khai ERP phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất. ITG cũng cam kết sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt quá trình từ khi tư vấn xây dựng dự án đến khi triển khai thành công, hỗ trợ đào tạo cách sử dụng hệ thống ERP sau golive và bảo hành sau nghiệm thu.
Nếu Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm ERP xin vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Công nghệ ITG – ITG Technology
Tầng 14, Tòa nhà Lilama 10, Đường Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@itgtechnology.vn
Hotline tư vấn giải pháp: 092.6886.855
Xem thêm:
Ebook: Ngành công nghiệp phụ trợ ô tô Việt – Từ nhà cung cấp nội địa đến vendor toàn cầu 
xemthem 
