Tìm hiểu chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP

Chức năng quản trị kho là một trong những phân hệ cốt lõi của phần mềm 3S ERP. Phân hệ này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát nhập xuất tồn hiệu quả mà còn đóng vai trò là trung tâm kết nối dữ liệu giữa kho, sản xuất, mua hàng, bán hàng và kế toán. Cùng tìm hiểu sâu hơn về chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP và những giá trị thực tiễn phân hệ này mang lại trong bài viết.

Giới thiệu về chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP

Chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP là phân hệ (module) được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động phát sinh tại kho: Từ nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển, kiểm kê tồn đến tính giá vốn. Hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng, giá trị và tình trạng hàng hóa tại từng kho, từng thời điểm.

Dashboard chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP

Phân hệ này không hoạt động độc lập mà là một phần trong hệ sinh thái giải pháp 3S ERP, có thể liên thông dữ liệu trực tiếp với các phân hệ mua hàng, bán hàng, sản xuất và tài chính kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế nhập liệu trùng lặp, giảm sai lệch số liệu và nắm bắt kịp thời tình hình tồn kho, nhu cầu vật tư để phục vụ công tác điều hành.

Chức năng quản trị kho trong 3S ERP giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán nào?

Với khả năng quản lý tập trung và liên thông dữ liệu giữa các bộ phận, chức năng quản trị kho trong 3S ERP giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả những bài toán tồn kho phổ biến như:

Chức năng quản trị kho trong 3S ERP có thể giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán phổ biến trong điều hành kho vận

• Sai lệch số liệu tồn kho giữa sổ sách và thực tế: Chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP tự động cập nhật dữ liệu nhập – xuất theo từng giao dịch, giúp doanh nghiệp nắm được lượng hàng tồn thực tế và hạn chế sai lệch do ghi nhận thủ công.
• Tồn kho quá mức: Phần mềm theo dõi số lượng và giá trị tồn theo từng mã hàng giúp doanh nghiệp nhận diện các nhóm hàng tồn nhiều, từ đó có cơ sở điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất.
• Thiếu hụt nguyên vật liệu: Dữ liệu tồn kho được liên kết với kế hoạch sản xuất và mua hàng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xác định nhu cầu vật tư, từ đó hạn chế tình trạng thiếu vật tư làm gián đoạn kế hoạch sản xuất.
• Chậm trễ trong xử lý đơn hàng: Dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục và kết nối với phân hệ quản trị bán hàng giúp nhân viên kinh doanh xác nhận khả năng đáp ứng đơn hàng nhanh chóng, từ đó rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng.
• Khó khăn khi quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng: Chức năng quản trị tồn kho của 3S ERP có thể quản lý thông tin số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng,… của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện hàng cận hạn hoặc lưu kho lâu ngày để có phương án xử lý kịp thời.
• Đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Phần mềm cho phép bộ phận kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán cùng khai thác dữ liệu trên một hệ thống. Nhờ đó, hạn chế tình trạng số liệu không thống nhất giữa các phòng ban.
• Kiểm soát dòng vốn nằm trong hàng tồn: Không chỉ quản lý số lượng, hệ thống còn cung cấp dữ liệu về giá trị tồn kho để nhà quản trị đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.

Các tính năng cốt lõi của phân hệ quản trị kho trong 3S ERP

Module quản trị kho trong phần mềm 3S ERP được trang bị các tính năng nổi bật gồm:

06 Tính năng cốt lõi của phân hệ quản trị kho trong 3S ERP

Quản lý xuất – nhập – điều chuyển kho

3S ERP cho phép doanh nghiệp thiết lập và kiểm soát toàn bộ quy trình nhập kho, xuất kho và điều chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc chi nhánh. Mỗi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ trên chứng từ và thực hiện theo quy trình phê duyệt, đảm bảo số liệu xuất nhập tồn luôn được cập nhật chính xác.

Nhờ dữ liệu được quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể kiểm soát được nguồn gốc của từng biến động tồn kho: Hàng nhập từ nhà cung cấp, hàng xuất bán, xuất cho sản xuất, nhập thành phẩm hay điều chuyển nội bộ.

Kiểm kê hàng hóa, vật tư

Chức năng quản trị kho trong 3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo kho, nhóm hàng, mã hàng,… Kết quả kiểm kê sẽ được đối chiếu với số liệu trên hệ thống để xác định thừa/thiếu.  Các chênh lệch có thể được ghi nhận và xử lý theo quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho

Tính năng quản lý tồn kho cung cấp cho doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về số lượng, giá trị và trạng thái hàng hóa tại từng kho, từng thời điểm.

Dữ liệu tồn sẽ được cập nhật dựa trên các giao dịch thực tế phát sinh trong hệ thống. Nhờ đó, nhà quản trị có thể nhanh chóng xác định lượng tồn hiện tại thay vì phải chờ nhân viên kho tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn. Thông tin tồn kho cũng có thể được sử dụng để phục vụ công tác lập kế hoạch mua hàng, sản xuất và bán hàng.

Ngoài ra, tính năng này còn cho phép doanh nghiệp thiết lập định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng. Khi lượng tồn kho chạm ngưỡng đã cài đặt, hệ thống sẽ tự động cảnh báo, giúp doanh nghiệp chủ động nhập bổ sung hàng hoặc kiểm soát nguy cơ tồn kho dư thừa.

Quản lý kho theo lô, hạn sử dụng, tuổi hàng tồn kho

3S ERP giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ thông tin về lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng,… của từng mã hàng ngay từ khâu nhập kho. Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp báo cáo tuổi hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những mặt hàng tồn lâu ngày hoặc cận hạn sử dụng để có phương án xử lý kịp thời.

Tính giá vốn hàng tồn kho

Phần mềm 3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp tính giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp như: Bình quân gia quyền, bình quân tức thời, đích danh,… tùy theo đặc thù ngành nghề và chính sách kế toán của doanh nghiệp. Thông qua đó, nhà quản trị có thể đánh giá chính xác lượng vốn đang nằm trong hàng hóa, vật tư và phát hiện những nhóm hàng có giá trị tồn lớn.

Báo cáo quản trị kho

Tính năng này sẽ cung cấp các báo cáo quản trị trực quan, giúp nhà quản trị theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn và biến động hàng hóa nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi mà không chờ chờ nhân viên tổng hợp thông tin. Tùy theo nhu cầu, dữ liệu có thể được phân tích ở nhiều cấp độ khác nhau.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiệu quả khi vận hành chức năng quản trị kho trong 3S ERP

Khi áp dụng chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những hiệu quả rõ rệt trong quá trình vận hành kho:

Doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích khi ứng dụng phần mềm 3S ERP trong quản trị kho

• Nâng cao độ chính xác của số liệu tồn kho: Việc tự động hóa quy trình nhập – xuất giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo số liệu tồn kho trên hệ thống khớp với thực tế tại kho.
• Tối ưu chi phí lưu kho: Nhờ tính năng cảnh báo tồn của 3S ERP, doanh nghiệp có thể duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ kho: Phần mềm tự động hóa các bước nhập liệu, tra cứu, đối chiếu và lập báo cáo, giúp giải phóng nhân viên khởi các công việc thủ công tốn nhiều thời gian.
• Tăng hiệu quả sử dụng vốn: Thông qua chức năng quản trị kho trong 3S ERP, nhà quản lý có thể theo dõi cả số lượng và giá trị tồn kho để phát hiện vốn bị ứ đọng trong những nhóm hàng lưu kho lâu.
• Hạn chế rủi ro hàng tồn lâu, cận hạn: Phần mềm quản lý chặt chẽ dữ liệu về tuổi hàng và hạn sử dụng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát và luân chuyển hàng hóa.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo kho được cập nhật từ dữ liệu giao dịch thực tế, tạo cơ sở giúp nhà quản lý ra quyết định về mua hàng, sản xuất, bán hàng và phân bổ tồn kho chính xác hơn.
• Tăng khả năng kiểm soát nhiều kho: Doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu tập trung ngay cả khi vận hành nhiều kho hoặc nhiều địa điểm lưu trữ.
• Minh bạch hóa trách nhiệm: Mỗi nghiệp vụ được ghi nhận trên hệ thống theo chứng từ và quy trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra lịch sử biến động hàng hóa.

Vì sao doanh nghiệp nên quản trị kho trên nền tảng ERP?

Hệ thống quản lý kho độc lập có thể đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản như: Quản lý nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê tồn kho. Tuy nhiên, khi quy mô và hoạt động kinh doanh mở rộng, dữ liệu tồn kho không còn là thông tin riêng của bộ phận kho mà liên quan trực tiếp đến toàn bộ chuỗi vận hành.

Nếu dữ liệu kho không kết nối đồng bộ với các bộ phận liên quan, doanh nghiệp sẽ khó phối hợp hiệu quả giữa các hoạt động mua hàng, bán hàng và kế toán. Bộ phận mua hàng khó xác định nhu cầu bổ sung vật tư, bộ phận bán hàng không nắm chính xác lượng hàng khả dụng để đáp ứng đơn hàng, kế toán phải mất thêm thời gian đối chiếu số liệu để ghi nhận giá vốn và giá trị tồn kho.

Quản trị kho bằng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này bằng cách kết nối toàn bộ nghiệp vụ trên một hệ thống dữ liệu thống nhất. Mọi biến động nhập – xuất – tồn đều được cập nhật xuyên suốt giữa các bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác lượng hàng khả dụng, chủ động kế hoạch mua hàng và sản xuất, đồng thời bảo đảm dữ liệu kho và tài chính luôn được đồng bộ.

Với 3S ERP, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung toàn bộ hoạt động kho thông qua chức năng quản trị hàng tồn kho và kết nối dữ liệu trực tiếp với các phân hệ mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính kế toán. Dữ liệu được cập nhật xuyên suốt theo từng nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào Excel, hạn chế sai lệch số liệu và nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng hóa, vật tư trong toàn bộ quá trình vận hành.

Những câu hỏi thường gặp về phân hệ quản trị kho trong 3S ERP (FAQ)

Nhìn chung, chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP không chỉ dừng lại ở việc số hóa các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn truyền thống mà còn đóng vai trò như một mắt xích kết nối dữ liệu xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng nội bộ của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về phân hệ quản trị hàng tồn kho của 3S ERP, vui lòng liên hệ hotline 092.6886.855 để được chuyên gia của ITG Technology tư vấn trong thời gian sớm nhất.