Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP
Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) là một chuỗi các hoạt động giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu sản xuất và phân bổ nguồn lực phù hợp nhằm đáp ứng tiến độ giao hàng. Thay vì tính toán thủ công, hiện nay nhiều nhà máy đã chuyển sang lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP để quản lý tập trung các dữ liệu liên quan đến nhu cầu bán hàng, định mức sản phẩm, tồn kho, năng lực máy móc,… trên một hệ thống. Nhờ đó, kế hoạch được tính toán chính xác hơn, cập nhật khi nhu cầu thay đổi và liên kết trực tiếp với các hoạt động mua hàng, kho và sản xuất. Vậy quy trình lập kế hoạch sản xuất bằng ERP được thực hiện như thế nào? Cùng đọc bài viết để có câu trả lời.
Quy trình lập kế hoạch sản xuất trên phần mềm ERP
Quy trình lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP về cơ bản có thể triển khai theo các bước sau:
Các bước lập kế hoạch sản xuất trên phần mềm ERP
Bước 1: Khai báo dữ liệu nền cho kế hoạch sản xuất (Master data)
Bước đầu tiên có ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của kế hoạch sản xuất. Nếu dữ liệu sai hoặc thiếu, phần mềm ERP vẫn cho ra kế hoạch nhưng kế hoạch đó không thể thực thi. Do đó, khi khai báo master data, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các nhóm dữ liệu sau:
- Danh mục sản phẩm và vật tư: Mã, tên, đơn vị tính, nhóm hàng, thời gian đặt hàng (lead time), tồn kho an toàn, quy cách đặt hàng tối thiểu.
- Vật tư thay thế: Các vật tư có thể dùng thay nhau, kèm thứ tự ưu tiên và điều kiện áp dụng.
- Nguồn lực sản xuất: Danh sách máy móc, dây chuyền, số lượng nhân công, lịch làm việc và lịch bảo trì.
- Công đoạn và quy trình sản xuất (Routing): Trình tự các công đoạn, thời gian chuẩn, thời gian chuẩn bị máy, máy hoặc chuyền thực hiện từng công đoạn.
- Cấu trúc sản phẩm (BOM): Định mức nguyên vật liệu, bán thành phẩm cho từng thành phẩm, kèm tỷ lệ hao hụt.
- Năng lực chuyền: Công suất theo giờ, ca, ngày, số lao động và hiệu suất thực tế.
- …
Bước 2: Cập nhật dự báo (FC), đơn hàng bán (SO) và kế hoạch giao hàng (DO)
Sau khi có dữ liệu master data, doanh nghiệp cần cập nhật nhu cầu sản xuất đầu vào để làm căn cứ lập kế hoạch. Thông thường, nhu cầu đầu vào sẽ đến từ ba nguồn: FC (Forecast) là dự báo nhu cầu từ bộ phận kinh doanh hoặc dữ liệu bán hàng lịch sử, SO (Sales Order) là đơn đặt hàng chính thức của khách hàng, DO (Delivery Order) là lệnh hoặc lịch giao hàng cụ thể.
Việc tập trung các nhu cầu này trên ERP giúp bộ phận kế hoạch có một nguồn dữ liệu thống nhất thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều file Excel. Khi đơn hàng hoặc dự báo thay đổi, dữ liệu đầu vào của kế hoạch cũng có thể được cập nhật để thực hiện tính toán lại.
Bước 3: Tính kế hoạch
Sau khi có đầy đủ dữ liệu đầu vào, hệ thống ERP thực hiện các bước tính toán để hình thành kế hoạch sản xuất. Quy trình này thường bao gồm 5 bước nhỏ, thực hiện tuần tự như sau:
- Khai báo kỳ tính
Doanh nghiệp tiến hành khai báo kỳ kế hoạch sản xuất theo ngày/tuần/tháng. Tùy đặc thù sản xuất, doanh nghiệp có thể chia kế hoạch thành nhiều kỳ để theo dõi nhu cầu và năng lực chi tiết hơn. Việc xác định kỳ tính giúp hệ thống phân bổ nhu cầu theo thời gian, từ đó xác định thời điểm cần sản xuất và thời điểm cần chuẩn bị nguyên vật liệu chính xác.
- Khai báo phương pháp tính
Mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp lập kế hoạch khác nhau tùy theo mô hình sản xuất và cách quản lý nhu cầu. Phần mềm ERP cần cho phép thiết lập các nguyên tắc tính toán dựa trên đơn hàng, dự báo, kế hoạch sản xuất,… Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp tính phù hợp với đặc thù doanh nghiệp để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.
- Tính kế hoạch nguyên vật liệu (MRP)
Từ nhu cầu sản xuất và cấu trúc BOM, hệ thống xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng sản phẩm. Sau đó, nhu cầu này được đối chiếu với tồn kho, lượng nguyên vật liệu đang về và các nhu cầu khác để xác định phần còn thiếu.
- Cân đối năng lực sản xuất
Phần mềm ERP đối chiếu khối lượng công việc cần thực hiện với năng lực của máy móc, dây chuyền, công đoạn và nhân lực trong từng khoảng thời gian để phân bổ nguồn lực hợp lý, đáp ứng kế hoạch sản xuất.
- Tính kế hoạch sản xuất (MPS)
Sau khi nhu cầu nguyên vật liệu và năng lực sản xuất được cân đối, hệ thống đưa ra kế hoạch sản xuất theo từng sản phẩm, số lượng và thời điểm dự kiến. Người lập kế hoạch có thể kiểm tra kết quả, điều chỉnh các tham số cần thiết và phê duyệt kế hoạch.
Từ kế hoạch đã được xác nhận, các bộ phận liên quan sẽ triển khai hoạt động mua hàng, chuẩn bị nguyên vật liệu, cấp phát cho sản xuất và tạo lệnh sản xuất. Như vậy, kế hoạch không nằm độc lập trên một file mà trở thành cơ sở cho các hoạt động tiếp theo.
ITG hiểu rằng nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang loay hoay với quy trình lập kế hoạch sản xuất sao cho hiệu quả và phát huy tối đa năng lực vận hành. Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện ghi hình Webinar và biên soạn tài liệu: “Bí quyết quản lý năng lực và kế hoạch sản xuất trong nhà máy thông minh” nhằm giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân dẫn đến lập kế hoạch không hiệu quả cũng như nắm rõ cách chuẩn hóa quy trình và số hóa công cụ lập kế hoạch sản xuất tối ưu. TẢI TÀI LIỆU TẠI ĐÂY!
Các tính năng của phần mềm ERP hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất
Để hỗ trợ hoạch định sản xuất hiệu quả, hệ thống ERP cần trang bị một số tính năng chính sau:
-
Các tính năng của phần mềm ERP hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất
Quản lý nhu cầu sản xuất (MDS)
Tính năng này trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp xác định chính xác nhu cầu sản xuất dựa trên dự báo bán hàng (Sale Forecast), đơn hàng bán (SO), lịch giao hàng (DO),… để đảm bảo số lượng và thời gian giao hàng đã cam kết.
Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM)
Thông qua tính năng quản lý BOM, doanh nghiệp có thể xác định các nguyên vật liệu, bán thành phẩm và số lượng cần thiết để tạo ra một đơn vị sản phẩm. Đây là dữ liệu đầu vào quan trọng để hệ thống xác định nhu cầu vật tư khi lập kế hoạch. Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp quản lý BOM nhiều cấp, nhiều phiên bản, có hiệu lực theo thời gian, hỗ trợ vật tư thay thế và tỷ lệ hao hụt.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Nhiệm vụ chính của tính năng này là dựa trên dữ liệu về kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu (BOM), tồn kho, thời gian cung ứng,… để tính toán số lượng vật tư cần mua bổ sung, phục vụ cho quá trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng thiếu nguyên liệu làm gián đoạn sản xuất hoặc mua vượt nhu cầu gây lãng phí.
Quản lý năng lực sản xuất (ACP)
Trong phần mềm ERP, tính năng quản lý năng lực sản xuất đảm nhiệm vai trò đối chiếu khối lượng công việc cần thực hiện với năng lực sản xuất tổng thể của nhà máy trong từng khoảng thời gian.
Nếu một máy, dây chuyền hoặc công đoạn bị quá tải, hệ thống giúp người lập kế hoạch nhận diện điểm thiếu hụt để điều chỉnh lịch sản xuất, phân bổ sang nguồn lực khác hoặc thay đổi phương án. Nhờ đó, kế hoạch được xây dựng dựa trên năng lực thực tế thay vì chỉ dựa trên nhu cầu đầu ra.
Lập kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS)
Dựa trên nhu cầu sản xuất cập nhật từ dự báo (FC), đơn hàng bán (SO) hoặc kế hoạch giao hàng (DO); tính năng lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP sẽ tính toán chi tiết số lượng thành phẩm cần sản xuất theo từng kỳ (ngày/tuần/tháng/quý).
Quản lý phiên bản và điều chỉnh kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất thường xuyên thay đổi do đơn hàng phát sinh, nhu cầu khách hàng điều chỉnh, vật tư về chậm hoặc năng lực máy móc thay đổi. Vì vậy, ERP cần hỗ trợ điều chỉnh và tính toán lại kế hoạch khi dữ liệu đầu vào thay đổi.
Tính năng này cho phép người lập kế hoạch có thể thay đổi số lượng, thời điểm, nguồn lực và đánh giá tác động đến nhu cầu vật tư, năng lực sản xuất cũng như các kế hoạch liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý biến động mà không phải xây dựng lại toàn bộ kế hoạch thủ công.
Báo cáo và phân tích kế hoạch sản xuất
Hệ thống cung cấp báo cáo nhu cầu vật tư, tải máy, tồn kho dự kiến, mức độ hoàn thành kế hoạch và các cảnh báo trễ hạn. Ban lãnh đạo có thể theo dõi chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, hiệu suất sử dụng máy, tỷ lệ thực hiện kế hoạch. Dữ liệu này là cơ sở để cải tiến quy trình và ra quyết định điều hành.
Xem thêm: Sự khác biệt giữa MRP và MPS trong lập kế hoạch sản xuất
Lợi ích khi lập kế hoạch sản xuất bằng phần mềm ERP
Sử dụng phần mềm ERP lập kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp:
Lợi ích khi lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP
- Rút ngắn thời gian lập kế hoạch: Dữ liệu về đơn hàng, tồn kho, BOM, nguyên vật liệu và năng lực sản xuất được quản lý tập trung, giúp nhân viên giảm thời gian tổng hợp và tính toán thủ công. Bên cạnh đó, các kế hoạch cũng có thể tính lại nhanh hơn khi nhu cầu thay đổi.
- Tối ưu sử dụng nguyên vật liệu và nguồn lực: ERP giúp đối chiếu nhu cầu sản xuất với tồn kho, nhu cầu vật tư và năng lực máy móc, từ đó hỗ trợ phân bổ nguồn lực phù hợp với kế hoạch.
- Giảm tồn kho và chi phí sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất bằng phần mềm ERP giúp đảm bảo kế hoạch bám sát nhu cầu và năng lực thực tế của nhà máy. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế được tình trạng mua thừa, đồng thời giảm nguy cơ thiếu vật tư gây gián đoạn sản xuất.
- Nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn: Khi kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu và năng lực được tính toán đồng bộ, doanh nghiệp có cơ sở tốt hơn để xác định thời điểm hoàn thành và chủ động xử lý các nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ.
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Nhà quản lý có thể theo dõi kế hoạch và các nguồn lực liên quan trên cùng hệ thống, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo thủ công hoặc kinh nghiệm cá nhân.
Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch sản xuất nào tốt? 3 Gợi ý phù hợp cho doanh nghiệp
Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP có module lập kế hoạch sản xuất
Không phải tất cả phần mềm ERP đều hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất. Chỉ những giải pháp ERP được trang bị module quản trị sản xuất mới thực hiện được chức năng này. Tuy nhiên, khi lựa chọn phần mềm ERP có module lập kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu:
Cung cấp đầy đủ các tính năng cốt lõi hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất
Kết nối dữ liệu với kho, mua hàng, bán hàng và sản xuất
Kế hoạch sản xuất chịu ảnh hưởng trực tiếp từ đơn hàng, dự báo bán hàng, tồn kho và tình trạng cung ứng nguyên vật liệu. Vì vậy, ERP cần có khả năng kết nối dữ liệu giữa các bộ phận liên quan.
Khi dữ liệu được liên thông, thay đổi từ một bộ phận có thể được phản ánh vào các hoạt động kế hoạch liên quan. Điều này giúp hạn chế tình trạng bộ phận sản xuất lập kế hoạch dựa trên số liệu tồn kho hoặc đơn hàng đã thay đổi.
Cho phép điều chỉnh kế hoạch linh hoạt
Trên thực tế, kế hoạch sản xuất có thể xuất hiện biến động do thay đổi từ đơn hàng, nhu cầu thị trường hoặc máy móc hỏng đột ngột. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm ERP có khả năng điều chỉnh kế hoạch linh hoạt; cho phép thay đổi nhu cầu, lịch sản xuất, nguồn lực hoặc các tham số tính toán mà không làm gián đoạn toàn bộ quy trình.
3S ERP – Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất nhanh chóng, chính xác
3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực tích hợp trí tuệ nhân tạo. Phần mềm giúp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu rủi ro do đứt gãy thông tin gây ra.
Phần mềm 3S ERP sở hữu hệ thống module chức năng cốt lõi theo chuẩn quốc tế, bao gồm:
- Quản trị sản xuất
- Quản trị mua hàng
- Quản trị bán hàng
- Quản trị tài chính kế toán
- Quản trị hàng tồn kho
- Trục kế hoạch sản xuất 3S SPS
Trong đó, module quản trị sản xuất cung cấp cho người dùng nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP hiệu quả.
Hệ thống cho phép khai báo BOM, Routing, nguồn lực và năng lực chuyền, sau đó tính kế hoạch từ dự báo, đơn hàng bán và lịch giao hàng trên cùng một nền tảng dữ liệu.
Từ kết quả tính toán, doanh nghiệp có thể theo dõi nhu cầu nguyên vật liệu, cân đối năng lực và chuyển đề xuất thành lệnh sản xuất, yêu cầu mua hàng. Do kết nối liền mạch với kho, mua hàng và bán hàng, kế hoạch luôn dựa trên số liệu mới nhất. Báo cáo trực quan giúp bộ phận kế hoạch và ban lãnh đạo nắm tiến độ và phát hiện rủi ro sớm.
Nếu doanh nghiệp đang lập kế hoạch bằng Excel và muốn chuyển sang lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP, hãy liên hệ đội ngũ tư vấn của 3S ERP để được khảo sát quy trình và demo trên dữ liệu thực tế.
FAQ
1. Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP là gì?
Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP là quá trình sử dụng dữ liệu về nhu cầu, đơn hàng, tồn kho, BOM, nguyên vật liệu, quy trình và năng lực sản xuất để xác định sản phẩm cần sản xuất, số lượng, thời điểm và nguồn lực cần thiết.
2. Lập kế hoạch sản xuất bằng phần mềm ERP khác gì so với Excel?
Excel phù hợp với quy mô nhỏ nhưng khó xử lý khi số lượng mã hàng và đơn hàng lớn, dữ liệu phân tán và dễ sai sót khi nhập liệu. ERP tự động nổ BOM, đối chiếu tồn kho, đơn hàng và năng lực máy móc trên một cơ sở dữ liệu chung, cập nhật theo thời gian thực và có khả năng mô phỏng, cảnh báo.
3. ERP có thể tự động lập kế hoạch sản xuất hoàn toàn không?
ERP có thể tự động hóa nhiều bước tính toán dựa trên dữ liệu và quy tắc được doanh nghiệp thiết lập. Tuy nhiên, kế hoạch cuối cùng vẫn cần được kiểm tra và phê duyệt bởi người phụ trách, đặc biệt trong các trường hợp có biến động về đơn hàng, nguyên vật liệu, máy móc hoặc nguồn lực.
Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp chuyển từ cách hoạch định dựa nhiều vào Excel và kinh nghiệm sang quy trình có dữ liệu, quy tắc tính toán và sự liên kết giữa các nguồn lực. Khi triển khai đúng, doanh nghiệp rút ngắn thời gian lập kế hoạch, giảm tồn kho, tối ưu nguồn lực và giao hàng đúng hạn hơn.
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn
trực tiếp tức thì?
Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng
Đăng ký tư vấn giải pháp chuyên sâu theo ngành
Bài viết liên quan
