Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP

Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) là một chuỗi các quá trình thực hiện đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác nhằm đưa ra một kế hoạch tổng hợp cho một khoảng thời gian nhất định. Đây là một trong những giai đoạn then chốt quyết định định hướng sản xuất cho doanh nghiệp.

Lập kế hoạch sản xuất là gì?

Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch sản xuất là việc lên kế hoạch và đưa ra những ước tính đầu tiên và quan trọng nhất trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Hoạt động này sẽ phải giải đáp một vài vấn đề như sau:

• Năng lực sản xuất của doanh nghiệp như thế nào?
• Số nguyên liệu thô cần dùng để tạo ra số lượng thành phẩm theo yêu cầu là bao nhiêu?
• Quy trình sản xuất như thế nào? Có tiết kiệm hay không?
• Số lượng lao động cần thiết là bao nhiêu?
• Loại kỹ năng lao động cần phải đáp ứng?
• Việc sản xuất có gây lãng phí không? Nếu có, thì làm thế nào hạn chế tối đa lãng phí? Các kế hoạch sản xuất dự phòng khác là gì?

Tất cả những khái niệm và câu hỏi này sẽ nảy sinh trong khi lập kế hoạch sản xuất, để khắc phục những trục trặc và tạo ra một quy trình làm việc liên tục.

Một kế hoạch sản xuất hợp lý phải xem xét tất cả các khía cạnh của việc sản xuất. Nó phải có khả năng dự đoán mọi vấn đề, sai sót có thể xảy ra và làm thế nào để vượt qua nó mà không làm tổn hại đến hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, kế hoạch sản xuất được thiết kế và hình thành ngay cả trước khi công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất một các đúng nghĩa.

Lên kế hoạch và kiểm soát sản xuất

Cả việc lập kế hoạch và kiểm soát đều rất quan trọng đối với quá trình sản xuất. Lập kế hoạch là hoạch định về nguồn lực và năng lực, trong khi kiểm soát là việc vận hành hệ thống quy trình sản xuất.

Hoạt động lập kế hoạch bao gồm các bước

• Lập kế hoạch: Lập kế hoạch và sắp xếp các nguồn lực để doanh nghiệp có thể thực hiện việc giao sản phẩm đúng hạn.
• Xác định hướng thực hiện: Xác định cách tiếp cận với vật liệu để giúp giảm thiểu lãng phí.
• Lên thời gian thực hiện: Lập kế hoạch cho thiết bị sản xuất, lao động và quy trình để dây chuyền sản xuất được triển khai dễ dàng.
• Tăng công suất: Tăng công suất dây chuyền sản xuất để sử dụng tối đa tài nguyên.

Kiểm soát sản xuất bao gồm các bước

• Theo dõi: Sau khi lập xong kế hoạch sản xuất, một số vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong dây chuyền sản xuất. Vào thời điểm đó, nhà quản lý hoặc người giám sát nên theo dõi các giải pháp để loại bỏ vấn đề và đảm bảo rằng quá trình diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Đẩy dây chuyền sản xuất: Sau khi lập kế hoạch, đưa nguyên vật liệu tham gia hoặc ra khỏi dây chuyền sản xuất. Ghi lại thời gian tiêu thụ cho mỗi công đoạn.
• Kiểm tra: Kiểm tra quá trình sản xuất hàng ngày để đảm bảo quá trình xử lý nguyên vật liệu phù hợp.
• Khắc phục: Thực hiện các giải pháp khắc phục để cải thiện quy trình sản xuất bằng cách xem xét giai đoạn định hướng và lập lịch trình.

Đọc thêm: Tối ưu thời gian và hiệu quả lập kế hoạch sản xuất nhờ phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Mục tiêu của lập kế hoạch sản xuất

Xác định năng lực sản xuất – Capacity Planning

Điều đầu tiên và quan trọng nhất trong lập kế hoạch là xác định tổng thể năng lực sản xuất mà doanh nghiệp muốn thực hiện. Đây là bước quan trọng nhất trong tất cả các chiến lược hoạch định sản xuất. Rất nhiều vấn đề khác cần được xem xét như nguồn nguyên liệu sẵn có, cơ sở hạ tầng thích hợp để xử lý mọi thủ tục, lao động tốt và hiệu quả, thời gian cần thiết để xử lý một lô thành phẩm mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào;

Dự báo nhu cầu và xác định đối tượng

Chỉ khi xác định được khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp mới có thể đánh giá đúng dung lượng thị trường và vòng đời của sản phẩm. Cần có một nhà lập kế hoạch thực sự giỏi để đánh giá tất cả những điều này một cách chính xác. Tuy nhiên, một khi đã bước qua sự khởi đầu khó khăn này, doanh nghiệp của bạn mới có thể tránh được những rủi ro sau này có thể phát sinh trong sản xuất;

Kiểm soát hàng tồn kho phù hợp

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có một quy trình làm việc trơn tru, không bị gián đoạn đều phải dự trữ hàng tồn kho để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. Nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng những ứng dụng phần mềm như MPS và MRP để lập kế hoạch và lịch trình sản xuất. Đây là những công cụ giúp doanh nghiệp quản lý đúng cách và đồng bộ dòng chảy nguyên vật liệu, đồng thời cũng đảm bảo mặt thời gian để không cản trở quá trình làm việc trong dây chuyền sản xuất;

Đánh giá rủi ro và kiểm soát thích hợp

Một kế hoạch sản xuất phải được thực hiện đánh giá rủi ro. Hoạt động này chú trọng vào tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong kế hoạch, những vấn đề có thể gặp sai sót và cách thức diễn ra. Do vậy kế hoạch sản xuất cần nghiên cứu những bài học trong quá khứ và cố gắng dự báo các khu vực dễ gặp sự cố để đưa ra giải pháp dự phòng phù hợp.

Các chỉ số hiệu suất (KPI) quan trọng

Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) giúp việc lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp diễn ra sát với thực tế và hiệu quả hơn. Dưới đây là một số KPI thường dùng:

Chi phí sản xuất

Theo dõi chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền thuê, lương nhân viên, thiết bị, điện, v.v.

Tỷ lệ khả dụng của công suất

Được tính bằng cách lấy tỷ lệ phần trăm giữa sản lượng của quá trình sản xuất thực tế so với sản lượng có thể có của quá trình sản xuất. Luôn lập kế hoạch sản xuất để có thể sử dụng tối đa công suất của máy móc và sức người.

Thời gian thực tế so với thời gian kế hoạch

Theo dõi và xem xét thời gian kế hoạch và thời gian thực tế được thực hiện cho kế hoạch sản xuất. Nó giúp đặt giờ kế hoạch chính xác cho lần sau.

Năng suất của nhân viên

Đây là một trong những KPI quan trọng. Nhân viên phải đúng giờ và phải làm việc năng suất cao trong ít nhất bảy giờ trên tám giờ làm việc theo yêu cầu tại nơi sản xuất.

Nhịp sản xuất (Takt time)

Đây là thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị và chỉ số này vô cùng quan trọng trong sản xuất tinh gọn.

Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất theo dự án hoặc theo công việc

Phương pháp lập kế hoạch này chủ yếu tập trung vào việc sản xuất một loại sản phẩm thường do một nhân viên phụ trách, đôi khi do một nhóm nhân viên phụ trách. Cách thức này cho phép doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng mà không làm gián đoạn quá trình sản xuất thông thường.

Phương pháp theo dòng chảy sản xuất

Trong phương pháp này, sản phẩm được sản xuất thông chảy qua dây chuyền một cách liên tục. Các sản phẩm như các mặt hàng điện tử như điện thoại di động, TV và thiết bị gia dụng. Phương pháp này giúp nhà sản xuất giảm thời gian và chi phí.

Phương pháp sản xuất hàng loạt

Phương pháp này cũng giống như phương pháp sản xuất dòng chảy. Khi doanh nghiệp cần sản xuất một số lượng lớn sản phẩm trong khoảng thời gian ngắn, phương pháp này khá phù hợp. Tuy nhiên phương pháp này không dễ dàng thay đổi để giúp doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu riêng của khách hàng;

Phương pháp sản xuất theo quy trình

Kỹ thuật này cũng giống như phương pháp sản xuất theo dòng chảy và hàng loạt. Nhưng sự khác biệt là sản phẩm được sản xuất theo phương pháp này thường không thể đong đếm được. Các sản phẩm như chất lỏng, hóa chất và khí được sản xuất bằng phương pháp này.

Các lỗi thường gặp trong quá trình lập kế hoạch sản xuất

• Không cân nhắc đến các sự cố bất ngờ: Trong sản xuất, có rất nhiều sự cố phát sinh theo lý do chủ quan và khách quan. Việc không dự đoán được chính xác và toàn diện các rủi ro này vô tình ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất chung của doanh nghiệp.
• Chỉ xem xét phần mềm: Đôi khi doanh nghiệp quá tự tin về các công cụ hoặc phần mềm mà họ đang sử dụng. Nếu nhà hoạch định chỉ ngồi trước màn hình để lập kế hoạch sản xuất và không tham gia kiểm tra trực tiếp mọi giai đoạn của sản xuất, cho dù phần mềm có hiệu quả đến đâu, kết quả cuối cùng sẽ không phải là kết quả mong muốn. Do đó, điều quan trọng là phải kết hợp cả sự tham gia của con người và phần mềm để có được kết quả tốt nhất.
• Bỏ qua thiết bị: Nhiều doanh nghiệp không coi trọng nhiều việc bảo trì thiết bị. Nhưng để khai thác được hiệu quả từ thiết bị, cần phải bảo dưỡng nó thường xuyên. Nếu trong quá trình sản xuất, một thiết bị bị sự cố trong quá trình sản xuất cũng sẽ làm đình trệ toàn bộ dây chuyền sản xuất.

Phân hệ lập kế hoạch sản xuất trong ERP

Lập kế hoạch sản xuất tối ưu hóa việc sử dụng năng lực sản xuất, các bộ phận, linh kiện và các nguồn nguyên liệu. Nó được thực hiện bằng cách sử dụng dữ liệu sản xuất lịch sử và dự báo bán hàng. Và phân hệ lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các quy trình kinh doanh liên quan.

Module lập kế hoạch sản xuất ERP sẽ xử lý một phần nhỏ của quá trình sản xuất và bắt đầu với việc tạo sản phẩm. Module này được thiết kế để theo dõi tiến độ sản xuất hàng ngày. Sau khi hoàn thành bất kỳ thông tin đơn đặt hàng công việc nào sẽ được gửi để giao hàng. Báo cáo về lịch trình giao hàng cũng sẽ có sẵn trong module này.

Tính khả thi của sản xuất được đánh giá bằng cách sử dụng các chi tiết như

• Nguồn nguyên liệu sẵn có và thời gian thu mua.
• Tính khả dụng và công suất của máy.

Một lịch trình sản xuất được tạo cho tất cả các máy. Lập kế hoạch được thực hiện theo cách tối ưu hóa dựa trên các ưu tiên của sản xuất.

Các tính năng của phân hệ lập kế hoạch sản xuất ERP

• Định nghĩa quy trình với đầu vào, đầu ra, sản phẩm phụ và chi phí chung;
• Xác định cấu trúc – định mức nguyên vật liệu (BOM) cho tất cả các sản phẩm cho đến bất kỳ cấp độ nào;
• Lập kế hoạch dựa trên đóng góp của khách hàng và các thông tin dự báo về bán hàng;
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu – MRP dựa trên công suất và tính sẵn có của máy móc. Hiệu quả máy móc, nguyên liệu sẵn có, thời gian thực hiện;
• Kế hoạch sản xuất cho các máy sử dụng tốt nhất tất cả các nguồn lực hiện có như nguyên liệu thô và máy móc;
• Tùy chọn thu hồi kế hoạch sản xuất để thay đổi các thông số đầu vào, ưu tiên sản xuất, hoặc số lượng;
• Lập lịch trình sản xuất cho máy móc chi tiết hóa đầu vào và đầu ra;
• Phân tích hiệu quả sử dụng máy;
• Tự động tạo MPS và yêu cầu mua khi hoàn thành kế hoạch;
• Tạo yêu cầu quy trình cho các quy trình phải được ký hợp đồng phụ;
• Dự trữ số lượng cho sản xuất;
• Tự động tạo lệnh công việc cho sản xuất;
• Tùy chọn để lập kế hoạch hàng ngày cho sản xuất;
• Tạo báo cáo liên quan đến sản xuất;

Lợi ích của một kế hoạch sản xuất chất lượng

• Duy trì quy trình làm việc thuận lợi, giúp cải thiện môi trường làm việc do giảm chi phí lao động và sản xuất;
• Một kế hoạch sản xuất được thiết kế phù hợp sẽ giảm chi phí tồn kho và rủi ro do hiểu và vận hành sai phương thức;
• Nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm cho khách hàng do giao hàng đúng hạn và chất lượng cao;
• Tăng năng lực sản xuất do dây chuyền sản xuất được vận hành đồng bộ và do đó tăng tỷ lệ bán hàng.

Đọc thêm: Bí quyết xây dựng hệ thống BOM – Định mức nguyên vật liệu hiệu quả

Kết luận

Một kế hoạch sản xuất hiệu quả đóng vai trò không nhỏ trong việc quản lý sản xuất nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng. Sử dụng module lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP sẽ làm cho hoạt động này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hãy liên hệ với bộ phận tư vấn qua Hotline 092.6886.855 để tìm hiểu thông tin chi tiết.