Phần mềm ERP trên thiết bị di động: Giải pháp quản trị doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi

Ứng dụng phần mềm ERP trên thiết bị di động có kết nối internet đang là xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu các vấn đề xoay quanh xu thế tích hợp ERP trên thiết bị di động hiện nay.

ERP trên thiết bị di động là gì?

ERP trên thiết bị di động (Mobile ERP) là hình thức triển khai và sử dụng hệ thống ERP thông qua các thiết bị như smartphone, tablet hoặc thiết bị cầm tay. Người dùng có thể truy cập dữ liệu, thực hiện nghiệp vụ, phê duyệt và theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp thông qua ứng dụng di động.

ERP trên thiết bị di động

Khác với ERP desktop, người dùng chỉ có thể sử dụng trên máy tính kết nối mạng nội bộ của công ty. Phần mềm ERP trên thiết bị di động cho phép người dùng thao tác với hệ thống mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối Internet. 

Về bản chất, Mobile ERP không phải một hệ thống ERP hoàn toàn tách biệt. Đây là phương thức mở rộng khả năng truy cập và vận hành ERP, giúp dữ liệu từ hệ thống trung tâm có thể được khai thác ở nhiều vị trí khác nhau.

Ví dụ, giám đốc có thể xem doanh thu, công nợ hoặc tình hình sản xuất trên điện thoại. Quản đốc có thể theo dõi tiến độ đơn hàng khi đang ở dưới nhà máy.

Xu hướng phát triển ứng dụng ERP trên di động

Trong quản trị doanh nghiệp, thông tin cần được cập nhật và xử lý kịp thời để hỗ trợ công việc và ra quyết định. Khi hoạt động kinh doanh, sản xuất diễn ra liên tục, việc thông tin chỉ có thể được kiểm tra hoặc xử lý khi người dùng ngồi trước máy tính có thể làm chậm quá trình ra quyết định.

Đây là một trong những lý do ERP ngày càng được mở rộng trên các thiết bị di động. Thay vì chỉ truy cập hệ thống qua máy tính, người dùng có thể theo dõi thông tin và thực hiện các tác vụ cần thiết ngay trên smartphone/tablet, dù đang ở bất kỳ đâu.

Xu hướng ứng dụng ERP trên di động

Xu hướng phát triển của ứng dụng phần mềm ERP trên thiết bị di động vì vậy tập trung vào khả năng:

• Truy cập dữ liệu và thực hiện công việc ở mọi địa điểm: Người dùng có thể xem báo cáo, cập nhật dữ liệu, trình ký, phê duyệt và xử lý công việc ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Cá nhân hóa theo vai trò: Hiển thị dữ liệu, chức năng và tác vụ phù hợp với trách nhiệm của từng người dùng.
• Kết nối với thiết bị tại hiện trường: Tích hợp QR Code, Barcode, RFID, thiết bị quét mã và IoT để thu thập dữ liệu.
• Giao diện đơn giản: Giao diện người dùng (UI/UX) được thiết kế theo hướng tối giản, trực quan, thân thiện với người dùng.

Những thay đổi này giúp ERP tiến gần hơn đến hoạt động thực tế, đưa dữ liệu và các tác vụ quản trị đến đúng người, đúng thời điểm và đúng nơi công việc diễn ra.

Tham khảo thêm: Top 4 xu hướng của ERP nổi bật: Tương lai của hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể

4 Bứt phá lớn khi ứng dụng ERP trên thiết bị di động trong doanh nghiệp sản xuất

Ra quyết định tức thời, không bị trì hoãn bởi khoảng cách địa lý

Trong sản xuất, nhiều quyết định quan trọng như phê duyệt lệnh sản xuất, duyệt mua nguyên vật liệu, duyệt chính sách bán hàng,… cần được đưa ra ngay lập tức để tránh gián đoạn dây chuyền.

Bằng cách ứng dụng phần mềm ERP trên thiết bị di động, ban lãnh đạo dù đang công tác xa, họp đối tác hay di chuyển giữa các nhà máy vẫn có thể xem báo cáo, phê duyệt quy trình chỉ với vài thao tác chạm. Điều này giúp loại bỏ độ trễ, tăng tốc độ phản ứng của toàn bộ tổ chức.

Tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên hiện trường

Đối với các nhân viên hiện trường phải thường xuyên di chuyển giữa các khu vực làm việc, ứng dụng ERP trên thiết bị di động cho phép họ cập nhật trực tiếp báo cáo lên hệ thống thông qua smartphone hoặc tablet mà không cần phải ghi chép vào giấy sau đó quay về nhập liệu lại trên máy tính.

Khi kết hợp QR Code, Barcode, RFID hoặc các thiết bị IoT, quá trình thu thập dữ liệu có thể được tự động hóa ở nhiều công đoạn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể sai sót do nhập liệu chậm trễ hoặc ghi nhớ không chính xác.

Quản lý hoạt động sản xuất ngay tại hiện trường

Đối với nhà máy có diện tích lớn hoặc nhiều phân xưởng, người quản lý không thể liên tục ngồi trước máy tính để theo dõi hoạt động. Thiết bị di động giúp đưa các thông tin cần thiết đến ngay nơi công việc diễn ra.

Quản đốc có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng hoặc các vấn đề cần xử lý ngay tại xưởng. Khi kết hợp phần mềm ERP trên thiết bị di động với các hệ thống quản lý sản xuất, kho và chất lượng, dữ liệu từ hiện trường có thể được liên kết với thông tin quản trị phía trên, giúp việc giám sát không còn phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo thủ công.

Nâng cao trải nghiệm và hiệu suất làm việc của nhân sự

Một ứng dụng di động trực quan, dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên, đặc biệt là thế hệ lao động trẻ vốn quen thuộc với công nghệ, cảm thấy thoải mái và hứng thú hơn khi làm việc. 

Việc giảm bớt các thao tác giấy tờ, sổ sách thủ công cũng góp phần giải phóng thời gian để nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn thay vì các công việc hành chính lặp đi lặp lại.

Các tính năng then chốt cần có của ứng dụng ERP trên di động ngành sản xuất

Với doanh nghiệp sản xuất, ứng dụng ERP trên thiết bị di động nên tập trung vào những nghiệp vụ cần truy cập nhanh, thường xuyên và có liên quan trực tiếp đến hoạt động vận hành.

Tính năng cần có của phần mềm ERP trên di động ngành sản xuất

Báo cáo thông minh (BI Mobile)

Ứng dụng ERP trên di động cần cung cấp dashboard trực quan, giúp nhà quản lý nhanh chóng theo dõi các chỉ số quan trọng như doanh thu, mua hàng, bán hàng và tồn kho,…

Với tính năng Business Intelligence (BI) trên di động, dữ liệu có thể được lọc, phân tích dữ liệu theo nhiều chiều khác nhau: Theo thời gian, theo sản phẩm, theo dây chuyền,… Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể nắm bắt bức tranh tổng thể của doanh nghiệp chỉ trong vài giây, thay vì phải chờ đợi báo cáo tổng hợp từ các bộ phận.

Đẩy thông báo tức thì (Push Notifications)

Tính năng đẩy thông báo giúp người dùng không phải liên tục mở ứng dụng để kiểm tra xem có công việc mới hay không.

Ví dụ, hệ thống có thể gửi thông báo khi phát sinh yêu cầu cần phê duyệt, đơn hàng có vấn đề, tồn kho xuống dưới ngưỡng, yêu cầu mua hàng cần xử lý,…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần kiểm soát tần suất thông báo. Một hệ thống gửi quá nhiều cảnh báo sẽ khiến người dùng bỏ qua các thông tin quan trọng. Vì vậy, tính năng đẩy thông báo của phần mềm ERP trên thiết bị di động nên được thiết kế theo mức độ ưu tiên, vai trò và trách nhiệm của từng người dùng.

Tích hợp công nghệ IoT và phần cứng di động

Một trong những tính năng nên ưu tiên có trong phần mềm ERP trên thiết bị di động là kết nối với máy quét Barcode, QR Code, RFID, máy in tem nhãn hoặc các thiết bị IoT để thu thập và truyền dữ liệu.

Ví dụ, nhân viên kho có thể quét mã hàng để xác nhận nhập – xuất hoặc kiểm kê. Nhân viên có thể sử dụng tablet để tra cứu thông tin vật tư ngay tại khu vực sản xuất.

Khả năng tích hợp phần cứng giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót khi ghi nhận mã hàng và rút ngắn thời gian cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

Bảo mật đa lớp và phân quyền chặt chẽ

Khi ERP được truy cập trên thiết bị di động, vấn đề bảo mật cần được đặt ngang với tính tiện lợi. Điện thoại và tablet có thể bị mất, thay đổi người sử dụng hoặc truy cập từ các mạng khác nhau.

Do đó, Mobile ERP cần hỗ trợ các cơ chế như xác thực người dùng, phân quyền theo chức năng và dữ liệu, mã hóa kết nối, kiểm soát phiên đăng nhập và quản lý thiết bị.

Quan trọng hơn, người dùng chỉ nên nhìn thấy những dữ liệu phù hợp với vai trò được cấp quyền. Chẳng hạn, nhân viên kho không nhất thiết được truy cập dữ liệu tài chính, trong khi quản lý có thể được phép xem các báo cáo tổng hợp.

Tiêu chí khi lựa chọn ERP trên thiết bị di động

Khi lựa chọn phần mềm ERP trên thiết bị di động, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng đáp ứng thực tế của hệ thống trong toàn bộ quá trình vận hành. Dưới đây là một số tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn được ứng dụng Mobile ERP phù hợp:

• Khả năng tương thích với hệ thống ERP lõi: Dữ liệu ERP trên ứng dụng di động phải được cập nhật tức thời, chính xác, đồng bộ với thông tin trên phiên bản desktop.
• Tính tương thích đa nền tảng: Ứng dụng cần hoạt động ổn định trên cả iOS và Android, đồng thời tương thích với nhiều dòng thiết bị, kích thước màn hình khác nhau.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giao diện cần được thiết kế tối ưu cho màn hình nhỏ, thao tác đơn giản, giúp người dùng không mất nhiều thời gian làm quen.
• Khả năng hoạt động trong điều kiện thực tế: Với nhà máy và kho hàng, cần xem xét khả năng sử dụng trên nhiều loại thiết bị, điều kiện kết nối mạng và các nghiệp vụ đặc thù tại hiện trường.
• Mức độ bảo mật: Ưu tiên các giải pháp có xác thực đa lớp, mã hóa dữ liệu, và khả năng quản lý quyền truy cập chi tiết theo vai trò người dùng.
• Năng lực hỗ trợ, triển khai của nhà cung cấp: Đội ngũ tư vấn, triển khai có kinh nghiệm thực tế trong ngành sản xuất sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro gián đoạn vận hành.

Đọc thêm: Các giai đoạn triển khai ERP. 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công

Lựa chọn nhà cung cấp nào để triển khai ERP trên thiết bị di động?

Ứng dụng ERP trên các thiết bị di động ngày càng phổ biến, nhưng để triển khai hiệu quả vẫn là bài toán không đơn giản. Doanh nghiệp cần một nhà cung cấp am hiểu nghiệp vụ, nắm vững các quy định và chuẩn mực tài chính – kế toán trong nước, đồng thời hiểu rõ nhu cầu thực tế của từng tổ chức.

Quan trọng hơn, hệ thống phải đủ linh hoạt và ổn định để hỗ trợ quản trị ở quy mô lớn, xử lý các bài toán nghiệp vụ phức tạp và đảm bảo người dùng có thể truy cập, cập nhật, xử lý công việc thuận tiện ngay trên thiết bị di động.

ITG Technology là đơn vị tiên phong phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam. Phần mềm 3S ERP do ITG phát triển có khả năng kết nối các nghiệp vụ từ tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho đến sản xuất trên cùng một nền tảng. Khi được mở rộng trên thiết bị di động, các dữ liệu và quy trình phù hợp có thể được đưa đến đúng người dùng, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và xử lý công việc linh hoạt hơn.

Phần mềm ERP trên thiết bị di động: 3S ERP

 Với kinh nghiệm triển khai thực tế phong phú, ITG không chỉ cung cấp giải pháp ERP trên thiết bị di động với đầy đủ tính năng giám sát, phê duyệt, báo cáo real-time, mà còn tư vấn quy trình phù hợp với đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống phát huy tối đa hiệu quả sau triển khai.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP trên thiết bị di động toàn diện, linh hoạt và phù hợp với đặc thù ngành sản xuất, hãy liên hệ ngay với ITG để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm demo sản phẩm.

ERP trên thiết bị di động đang trở thành một phương thức quan trọng để doanh nghiệp mở rộng khả năng quản trị ra ngoài phạm vi văn phòng. Giá trị của Mobile ERP không nằm ở việc thay thế hoàn toàn ERP trên máy tính, mà ở khả năng đưa dữ liệu, quy trình và quyền xử lý đến đúng người dùng tại đúng thời điểm.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, một giải pháp phần mềm ERP trên thiết bị di động cần đáp ứng đồng thời khả năng truy cập dữ liệu, phê duyệt, thông báo, kết nối thiết bị, phân quyền và bảo mật. Khi được thiết kế trên nền tảng ERP thống nhất, Mobile ERP sẽ trở thành một kênh hỗ trợ điều hành hiệu quả, giúp doanh nghiệp rút ngắn độ trễ thông tin và tăng khả năng phản ứng trước các vấn đề phát sinh trong vận hành.