Các phân hệ trong ERP và thành phần quan trọng trong từng phân hệ
Phân hệ ERP là những module chức năng được tích hợp trong phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Mỗi phân hệ đảm nhiệm một nghiệp vụ cụ thể như: Tài chính kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng, kho,… Mặc dù có chức năng khác nhau nhưng các phân hệ của ERP đều được kết nối chặt chẽ với nhau trên một nền tảng thống nhất. Hiểu rõ vai trò của các phân hệ trong ERP không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp mà còn tối ưu hóa hiệu quả sử dụng. Vậy ERP có những phân hệ cốt lõi nào? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu qua bài viết sau đây.
Các phân hệ trong phần mềm ERP
Các phân hệ cốt lõi cần có trong phần mềm ERP
Những phân hệ cốt lõi trong phần mềm ERP thường bao gồm: Quản trị tài chính kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho.
Các phân hệ cốt lõi được xem là “xương sống” của hệ thống ERP. Hầu hết doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống ERP đều cần triển khai những module này để quản lý xuyên suốt hoạt động kinh doanh và vận hành.
Phân hệ quản trị tài chính – kế toán
Quản trị tài chính kế toán là một trong những phân hệ quan trọng nhất của hệ thống ERP. Phân hệ này tự động thu thập và liên kết dữ liệu từ các bộ phận khác như mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất,… để cung cấp cho người dùng bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, tài sản, dòng tiền của doanh nghiệp.
Dựa trên nguồn dữ liệu tập trung, hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo quản trị quan trọng như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo thuế vụ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo công nợ,… Nhờ đó, bộ phận kế toán có thể tiết kiệm thời gian tổng hợp thông tin và nhập liệu. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng có thể thông qua những thông tin này để lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Phần mềm kế toán ERP là gì? So sánh ERP kế toán và phần mềm kế toán thông thường
Phân hệ quản trị bán hàng
Module quản trị bán hàng được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình từ báo giá đến giao hàng và thanh toán.
Phân hệ này cho phép người dùng quản lý báo giá, hợp đồng, đơn bán hàng, chính sách giá, chương trình khuyến mại, công nợ khách hàng và doanh thu theo từng khu vực hoặc nhân viên kinh doanh.
Khi khách hàng đặt hàng, hệ thống ERP sẽ tự động kiểm tra tồn kho, lập kế hoạch giao hàng và đồng bộ dữ liệu sang bộ phận kế toán để phát hành hóa đơn cũng như theo dõi công nợ.
Điều này giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý đơn hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ doanh nghiệp tăng doanh thu.
Phân hệ quản trị mua hàng
Phân hệ này của ERP không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình mua hàng chuẩn mà còn hỗ trợ kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liệu và hàng hóa hiệu quả.
Thông thường, module quản trị mua hàng sẽ cung cấp các tính năng như: Quản lý yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, lập kế hoạch mua hàng, quản lý hợp đồng, quản lý đổi trả hàng cho nhà cung cấp, quản lý nhận hàng/nhập kho,… Thông qua những tính năng này, nhà quản lý có thể đề xuất yêu cầu mua hàng phù hợp với lượng tồn kho thực tế và kế hoạch sản xuất; từ đó hạn chế tình trạng mua dư hoặc thiếu hàng.
Cũng như các phân hệ trong ERP khác, module quản trị mua hàng cung cấp các dashboard báo cáo trực quan. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ số lượng cũng như chất lượng hàng hóa/nguyên vật liệu đầu vào, xác định các nhà cung cấp tiềm năng và lên kế hoạch mua hàng tối ưu, đảm bảo đúng tiến độ.
Phân hệ quản trị hàng tồn kho
Đây là phân hệ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa trong kho, đơn giản hóa quy trình xuất/nhập kho mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao.
Module quản trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý xuất, nhập, tồn hiệu quả
Phân hệ quản trị tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi số lượng, tình trạng, lịch sử di chuyển của từng mặt hàng. Ngoài ra, phân hệ này còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn kho lâu ngày nhằm tối ưu vốn lưu động.
Để sử dụng hiệu quả các phân hệ trong ERP, bạn hãy tham khảo thêm:
>> Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP đầy đủ, chi tiết từ A-Z
Một số phân hệ mở rộng trong ERP
Bên cạnh các phân hệ ERP cốt lõi kể trên, tùy thuộc vào thiết kế chức năng của nhà cung cấp, phần mềm ERP có thể có thêm các phân hệ mở rộng khác như: Quản trị sản xuất, quản trị nhân sự, quản trị chuỗi cung ứng, quản trị quan hệ khách hàng, quản trị dự án,…
Phân hệ quản trị sản xuất
Quản trị sản xuất là phân hệ ERP được thiết kế chuyên sâu dành riêng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Do đó không phải phần mềm ERP nào cũng sở hữu module này.
Phân hệ ERP sản xuất giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán đặc thù của của nhà máy thông qua những tính năng cốt lõi như: Lập kế hoạch sản xuất, quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM), quản lý nhu cầu sản xuất (MDS), quản lý nguồn lực (máy móc, nhân công, nguyên vật liệu),…
Khi được kết nối với các phân hệ mua hàng, kho và bán hàng, hệ thống sẽ tự động cân đối nguyên vật liệu, cập nhật tiến độ đơn hàng và hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi từ khách hàng hoặc dây chuyền sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thời gian chờ, hạn chế thiếu hụt nguyên vật liệu, tối ưu hiệu suất máy móc và nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Phân hệ quản trị nhân sự (HXM)
Quản trị nhân sự là một trong những phân hệ trong ERP được nhiều doanh nghiệp triển khai thêm khi mở rộng hệ thống. Phân hệ này thường cung cấp các tính năng như: Quản lý hồ sơ nhân viên, tài liệu đào tạo, chấm công, tính lương, hợp đồng lao động,… giúp bộ phận nhân sự giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi nguồn lực và hoạch định nhân sự hiệu quả hơn.
Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Phân hệ CRM giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Phân hệ này lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, cơ hội bán hàng, hoạt động chăm sóc, phản hồi và khiếu nại.
Nhờ dữ liệu tập trung, đội ngũ kinh doanh có thể theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng, từ giai đoạn tiếp cận đến chăm sóc sau bán hàng, qua đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Phân hệ quản trị chuỗi cung ứng (SCM)
Phân hệ quản trị chuỗi cung ứng (SCM) đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp với nhà cung cấp, đơn vị logistics và khách hàng. Module này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các nghiệp vụ về lập kế hoạch cung ứng, quản lý đơn hàng, theo dõi vận chuyển, tối ưu tồn kho và đồng bộ thông tin trên toàn chuỗi.
Nhờ sự trợ giúp của phân hệ quản trị chuỗi cung ứng trong ERP, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng dự báo nhu cầu, giảm thời gian giao hàng và tối ưu chi phí logistics.
Phân hệ quản trị dự án
Phân hệ quản trị dự án của ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, phân công công việc, quản lý tiến độ, nguồn lực và chi phí của từng dự án trên một nền tảng thống nhất. Hệ thống cho phép cấp quản lý theo dõi các mốc công việc, ngân sách, thời gian thực hiện cũng như mức độ hoàn thành của từng hạng mục theo thời gian thực.
Khi được tích hợp với các phân hệ tài chính, mua hàng và nhân sự, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ vòng đời dự án, từ lập kế hoạch, triển khai đến nghiệm thu và quyết toán. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu quả từng dự án, phát hiện sớm các rủi ro và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, đúng ngân sách.
Phân hệ báo cáo quản trị (BI)
Phân hệ báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích dữ liệu từ tất cả các phân hệ trong ERP trên cùng một hệ thống. Thay vì phải tổng hợp báo cáo thủ công từ nhiều nguồn khác nhau, nhà quản lý có thể theo dõi các chỉ số quan trọng thông qua dashboard trực quan được cập nhật liên tục.
Hệ thống cho phép phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hiệu quả sản xuất, tồn kho, dòng tiền, KPI và nhiều chỉ số quản trị khác theo từng phòng ban. Nhờ đó, ban lãnh đạo sẽ có đầy đủ cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện các vấn đề bất thường và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
Đăng ký để được các chuyên gia tư vấn lựa chọn phân hệ ERP phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp bạn:
Doanh nghiệp nên triển khai các phân hệ ERP nào?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai toàn bộ các phân hệ trong ERP ngay từ đầu. Việc lựa chọn triển khai phân hệ ERP nào nên dựa trên quy mô, đặc thù ngành nghề, mức độ trưởng thành trong quản trị và chiến lược phát triển của từng doanh nghiệp.
Thông thường, doanh nghiệp mới triển khai ERP nên ưu tiên các phân hệ ERP cốt lõi như: Tài chính – kế toán, bán hàng, mua hàng, kho và sản xuất. Sau khi hệ thống đi vào ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng triển khai thêm các phân hệ khác như: CRM, HRM, SCM, BI tùy theo nhu cầu.
Một giải pháp ERP hiệu quả cần đáp ứng khả năng mở rộng linh hoạt, cho phép bổ sung phân hệ mà không làm gián đoạn hoạt động của hệ thống hiện có. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư và dễ dàng thích ứng với sự phát triển trong tương lai.
Xem thêm: Giá phần mềm ERP bao nhiêu? Các yếu tố cấu thành nên giá phần mềm ERP
Tổng quan phần mềm 3S ERP của ITG Technology
3S ERP là phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp do ITG Technology – doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam cung cấp.
Hệ thống 3S ERP được xây dựng theo định hướng quản trị dữ liệu tập trung, cho phép doanh nghiệp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi trong tổ chức trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, lãnh đạo có thể dễ dàng quản trị và tối ưu các nguồn lực quan trọng (tài chính, con người, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,…) trong tổ chức; giúp đội ngũ nhân viên nâng cao năng suất lao động, đồng thời giảm rủi ro từ việc đứt gãy thông tin gây ra.
3S ERP cung cấp cho người dùng 06 phân hệ lõi theo chuẩn quốc tế bao gồm:
- Tài chính kế toán: Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nghiệp vụ kế toán và hoạt động tài chính hiệu quả thông qua các tính năng như quản lý chi phí (Cost Center), quản lý ngân sách – dòng tiền, quản lý công nợ, quản lý tài sản cố định, quản lý chi phí sản xuất, tính giá thành,…
- Quản trị mua hàng: Kiểm soát toàn diện quy trình mua hàng và quan hệ với nhà cung cấp nhằm đảm bảo hàng hóa được cung ứng đầy đủ, kịp thời.
- Quản trị bán hàng: Quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng từ khi lên báo giá đến khi thu tiền, giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và quản lý doanh thu hiệu quả.
- Quản trị hàng tồn kho: Quản lý tình trạng nhập, xuất, tồn chính xác, nhanh chóng và cảnh báo tồn kho tối thiểu, giúp doanh nghiệp giảm hàng tồn, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu.
- Quản trị sản xuất: Được thiết kế riêng cho doanh nghiệp sản xuất, hỗ trợ các nghiệp vụ quan trọng như lập kế hoạch, quản lý nhu cầu nguyên vật liệu, quản lý năng lực sản xuất tổng thể, quy trình sản xuất,…
- Trục kế hoạch sản xuất thông minh: Cho phép liên kết dòng chảy giữa ERP và MES, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và sắp xếp các điều kiện sản xuất hiệu quả nhằm cân bằng giữa nhu cầu và năng lực sản xuất.
Ngoài các phân hệ ERP cốt lõi trên, giải pháp còn cung cấp các module mở rộng có thể dễ dàng tích hợp vào hệ thống sẵn có của doanh nghiệp như:
- Quản trị nhân sự 3S HXM
- Quản trị quan hệ khách hàng 3S CRM
- Quản trị kênh phân phối 3S DMS
- Báo cáp thông minh 3S BIZHUB
Điểm đặc biệt của 3S ERP là giải pháp được đúc kết nhiều tri thức kinh nghiệm (Know-how) của đội ngũ chuyên gia ITG trong hơn 20 năm tư vấn và triển khai giải pháp cho doanh nghiệp Việt. Do đó, phần mềm có thể đáp ứng những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp ở đa dạng ngành nghề như: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Đúc nhựa, Bao bì, Dược phẩm, Phân phối bán lẻ, F&B, Vật liệu xây dựng, Dây và Cáp điện,…
Một số doanh nghiệp tiêu biểu đã triển khai phần mềm 3S ERP có thể kể đến như: Canon, Panasonic, Niigata, Cosmos, HHP GLOBAL, Meijitsu, Atarih Precision, Traphaco CNC, Aristino,…
Một vài hình ảnh giao diện phần mềm 3S ERP 
Chức năng Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí – Phân hệ Tài chính Kế toán
Chức năng Báo cáo đơn hàng mua – Phân hệ Quản trị Mua hàng
Dashboard Phân hệ Quản trị bán hàng
Chức năng theo dõi quy trình bán hàng- Phân hệ Quản trị bán hàng
Đọc thêm: Các công ty sử dụng phần mềm ERP thành công
Hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà ITG Technology cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các phân hệ trong ERP. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nguồn lực hiệu quả hãy liên hệ ngay qua hotline: 092.6886.855 để được đồng hành và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi.
Xem thêm thông tin tại:
- Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
- Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
- Website: https://itgtechnology.vn/
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn
trực tiếp tức thì?
Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng
Đăng ký tư vấn giải pháp chuyên sâu theo ngành
Bài viết liên quan
