Các phân hệ trong ERP và những thành phần quan trọng của nó

Phân hệ ERP là những module chức năng được tích hợp trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, giúp quản lý các hoạt động nghiệp vụ khác nhau của doanh nghiệp, như tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất, v.v… Mỗi phân hệ tập trung vào một lĩnh vực quản lý nhưng lại kết nối chặt chẽ với nhau để tạo nên một hệ sinh thái toàn diện. Hiểu rõ về các phân hệ trong ERP không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp mà còn tối ưu hóa hiệu quả sử dụng. Vậy ERP có những phân hệ cốt lõi nào? Hãy cùng ITG tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Các phân hệ trong phần mềm ERP

Phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán

Đây được coi là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP. Quản lý tài chính là mấu chốt trong việc sản xuất của bất kì doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Phân hệ này cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tài chính doanh nghiệp từ việc thu thập dữ liệu từ các phòng ban chức năng. Từ đó tạo ra những báo cáo tài chính có giá trị như bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và báo cáo thuế vụ. Những báo cáo này hỗ trợ các nhà quản trị lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp. Phân hệ tài chính – kế toán nằm trong hệ thống ERP nên được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như quản lý kho, quản lý sản xuất, … giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu. Phân hệ này có thể đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, tự động hóa các công việc liên quan đến xuất hóa đơn, quản lý tiền mặt, đối chiếu tài chính, hỗ trợ bộ phận kế toán đóng sổ sách. Phân hệ tài chính – kế toán ERP giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, bao gồm dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả, hay dòng tiền khả dụng … Từ việc thu thập dữ liệu từ tất cả các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp, phần mềm còn giúp xây dựng kế hoạch tài chính cho từng phòng dựa trên ngân sách, kiểm soát các chi phí phát sinh và cảnh báo các chi phí vượt mức.

Phân hệ Quản lý Sản xuất

Đây cũng là phân hệ không thể thiếu trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Bộ phận sản xuất là mắt xích quan trọng của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Phân hệ quản lý sản xuất tích hợp trong hệ thống ERP là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu xuất trong các nhà máy.

Tương tự với các phân hệ trong ERP, phân hệ quản lý sản xuất cũng cập nhật các dữ liệu từ nhà máy, hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát hoạt động phân xưởng, phân bổ nguồn lực hợp lý và tối ưu chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý sản xuất còn có thể đưa ra các cảnh báo lỗi hỏng, dự đoán bảo trì giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục, đảm bảo sản xuất không gián đoạn. Các biểu đồ báo cáo sản xuất được cập nhật thường xuyên, cùng những dữ liệu tích hợp với các phân hệ trong ERP hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, tối ưu hóa tài nguyên, nhân lực và vật lực.

Để sử dụng hiệu quả các phân hệ trong ERP, bạn hãy tham khảo thêm:

>> Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP đầy đủ, chi tiết từ A-Z

Phân hệ Quản lý Bán hàng

Quản lý bán hàng cũng là một phân hệ cần thiết đối với một doanh nghiệp sản xuất. Tối ưu hoạt động quản lý bán hàng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng là cách giúp doanh nghiệp tăng giá trị cũng như tăng lợi nhuận. Phân hệ quản lý bán hàng trong ERP bao gồm những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng. Mọi dữ liệu, thông tin được thu thập, giúp nhà quản lý nắm bắt được quy trình bán hàng, quản lý số lượng hàng tồn kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm hoặc kiểm nghiệm hiệu quả của chiến lược marketing. Hệ thống ERP sẽ đưa ra những thống kê theo dạng biểu đồ, dashboard một cách trực quan. Doanh nghiệp có thể dựa đó để đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đánh giá nhân viên và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Phân hệ Quản lý Mua hàng

Đây là phân hệ quản lý việc thu mua những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Phân hệ quản lý mua hàng được tích hợp trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch đảm bảo nguồn cung để duy trì hoạt động. Các nhà quản lý nắm bắt được số lượng tồn kho nhờ vào sự liên kết chặt chẽ với phân hệ kho vận và phân hệ sản xuất. Module này hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn, xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá chất lượng, đàm phán giá cả, lên đơn mua hàng. Như các phân hệ trong ERP tổng, nhà quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động mua hàng thông qua các biểu đồ báo cáo trực quan, từ đó kiểm soát chặt chẽ số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Bên cạnh đó, quản lý mua hàng hiệu quả còn giúp tối ưu số lượng hàng tồn kho, tiết kiệm diện tích cũng như chi phí đầu vào.

Phân hệ Quản lý Hàng tồn kho

Đây là phân hệ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa trong kho, đơn giản hóa quy trình xuất/nhập kho mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao. Thay vì các hoạt động kiểm kê thủ công sử dụng nhiều nhân lực, module này có thể tích hợp nhiều công nghệ quản lý kho thông minh như công nghệ Pick to Light, Put to Light, hay máy Handy… Chỉ với một thao tác quét mã Barcode / QR Code, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin hàng hóa, kết nối với các phần mềm liên quan để nhập/xuất kho nhanh chóng, tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng. Doanh nghiệp cần nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn từ các kho, từ đó có thể lập kế hoạch sử dụng kho hiệu quả. Hệ thống báo cáo lượng hàng tồn kho theo từng giờ, từng tuần giúp việc kiểm soát kho chặt chẽ hơn, hỗ trợ tính toán hiệu quả sử dụng vốn, từ đỏ cắt giảm những chi phí không cần thiết, tinh gọn kho và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đăng ký để được các chuyên gia tư vấn lựa chọn phân hệ ERP phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp bạn: 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ
VỚI CHUYÊN GIA GIÀU KINH NGHIỆM TẠI ITG

Thông tin cá nhân

Thông tin doanh nghiệp

Industry

• Điện tử
• Cơ khí chế tạo
• Bao bì - In ấn
• Đúc nhựa
• Dược phẩm
• Phân phối - Bán lẻ
• F&B
• Vật liệu xây dựng
• Khác

Nhận tư vấn miễn phí

Phân hệ Quản lý Nhân sự

Đây cũng là module được nhiều các doanh nghiệp lựa chọn khi triển khai hệ thống ERP. Ứng dụng công nghệ vào quản trị nhân lực giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực con người. Phân hệ quản trị nhân sự là cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ chi tiết về nhân lực của toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, gồm cả thông tin tuyển dụng, hợp đồng lao động, quản trị chấm công, tính lương … Phân hệ này giúp các nhà quản trị theo dõi thời gian, hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời theo dõi thời gian nghỉ trả lương và các thông tin về bảo hiểm, phúc lợi. Dữ liệu được sắp xếp theo vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý, lãnh đạo nắm bắt được thông tin trong toàn bộ tổ chức, đồng thời cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Phân hệ quản trị nhân sự được tích hợp với các phân hệ trong ERP tổng như quản lý sản xuất, tài chính – kế toán,… giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc quản trị toàn bộ doanh nghiệp. Module cũng được thiết kế nhằm đơn giản hóa các nghiệp vụ của bộ phận HR, hạn chế lưu trữ giấy tờ, tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Phân hệ Quản lý Quan hệ khách hàng

Phân hệ này quản lý tập trung toàn bộ thông tin khách hàng của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp giải pháp chăm sóc khách hàng, tìm kiếm sự tin tưởng từ những đối tượng khách hàng tiềm năng. Thông tin của khách hàng được hệ thống tự động thu thập, lưu trữ, bao gồm lịch sử giao tiếp (qua điện thoại hoặc email), lịch sử mua hàng. Toàn bộ thông tin được tập hợp thành một bộ dữ liệu lớn, sau đó đánh giá, phân loại thành từng tệp khách hàng để nhân viên dễ dàng tiếp cận và có những dịch vụ chăm sóc khách hàng khác nhau. Phân hệ hỗ trợ tìm kiếm, đánh giá tệp khách hàng khả thi theo tâm lý và nhu cầu, dựa trên các thông tin được báo cáo trực quan. Từ đó để xuất khách hàng nào nên được nhắm tới và có tỷ lệ thành công lớn chuyển từ khách hàng tiềm năng sang người mua hàng. Theo những báo cáo, thống kê, doanh nghiệp có thể dự đoán số lượng bán hàng, doanh thu, từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất, vừa hạn chế tồn kho, vừa tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng còn quản lý chiến dịch marketing. Dựa trên các đánh giá, phân tích về nhu cầu và tâm lý khách hàng của hệ thống, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ marketing tích hợp để xây dựng các chiến dịch tiếp thị hướng tới các tệp khách hàng khác nhau, hoặc cho các phân khúc sản phẩm khác nhau. Điều này giúp tối đa hiệu quả của chiến dịch, mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp. Ngoài các phân hệ mở rộng nêu trên, hệ thống ERP còn bao gồm một vài phân hệ khác như Phân hệ Quản lý kênh phân phối, Phân hệ Quản trị máy móc thiết bị, Phân hệ Báo cáo thuế, … Tùy theo quy mô, kinh phí và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể yêu cầu tích hợp những phân hệ khác nhau để tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý cũng như sản xuất của mình. Các phân hệ trong ERP đều có sự liên kết, tạo thành một quy trình khép kín, thống nhất, đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra những giá trị to lớn cho chính doanh nghiệp nói riêng và thị trường chuỗi cung ứng nói chung.

Đọc thêm: Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?

Giới thiệu tổng quan về phần mềm 3S ERP của ITG

Một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP tiêu biểu tại Việt Nam có thể kể đến là ITG Technology với phần mềm 3S ERP. Hệ thống phần mềm 3S ERP đáp ứng đủ yêu cầu về những phân hệ cơ bản, đồng thời cũng tích hợp nhiều những phân hệ mở rộng, đáp ứng nhu cầu của nhiều mô hình doanh nghiệp tại Việt Nam. Hệ thống 3S ERP là giải pháp quản trị toàn diện, ứng dụng công nghệ hiện đại để thay đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Giải pháp hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc hoạch định kế hoạch, chiến lược hoạt động cho toàn bộ doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ các bộ phận thao tác nghiệp vụ và chia sẻ thông tin hiệu quả. 3S ERP được thiết kế dựa trên các quy chuẩn quốc tế, kết hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt Nam, được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về công nghệ thông tin và quản trị doanh nghiệp. Các phân hệ lõi của phần mềm 3S ERP đáp ứng toàn diện các nhu cầu quản trị cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm:

• Quản trị sản xuất
• Quản trị tài chính kế toán
• Quản trị kho
• Quản trị mua hàng
• Quản trị bán hàng

Một vài hình ảnh giao diện phần mềm 3S ERP

Chức năng Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí – Phân hệ Tài chính Kế toán

Chức năng Báo cáo đơn hàng mua – Phân hệ Quản trị Mua hàng

 Dashboard Phân hệ Quản trị bán hàng

Chức năng theo dõi quy trình bán hàng- Phân hệ Quản trị bán hàng

Các module mở rộng của 3S ERP giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh trong mối liên kết hữu cơ với các module lõi của doanh nghiệp. Đồng thời hệ thống được thiết kế rất linh hoạt, sẵn sàng cho việc phát triển và nâng cấp trong tương lai. Các phân hệ mở rộng của 3S ERP bao gồm:

• Quản trị nguồn nhân lực (3S HRM)
• Quản trị quan hệ khách hàng (3S CRM)
• Quản trị kênh phân phối (3S DMS)

Các phân hệ của phần mềm 3S ERP được thiết kế chi tiết, có sự liên kết chặt chẽ tạo thành một hệ thống toàn diện. 3S ERP thay thế hoàn toàn các phần mềm quản trị riêng lẻ, hạn chế sai số do thông tin không đồng nhất, rời rạc.

Đọc thêm: Các giai đoạn trong quá trình triển khai ERP

Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù từng ngành, có thể hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau tạo tính di động, linh hoạt. 3S ERP có khả năng tính toán kế hoạch tự động, đây là điểm nổi trội nhất của hệ thống. Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp phân tích, dự báo hoạt động, và sử dụng nhiều tính năng quản trị nâng cao. Hơn 16 năm có mặt trên thị trường, ITG đã đồng hành triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp lớn như:  Asahi Kasei Advance Việt Nam, EBA Machinery, Sumitomo Rubber Việt Nam, Meiko, Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược, Aristino, Ricco … ITG cũng nhận được đánh giá cao từ Hội đồng chuyên môn với Danh hiệu Sao Khuê trong 3 năm (2008, 2010 và 2021) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu. Gần đây nhất, ITG cũng được vinh danh tại Lễ biểu dương TOP Công nghệ – i4.0 AWARD với hạng mục “TOP doanh nghiệp có sản phẩm số thông minh”.

Đọc thêm: Các công ty sử dụng phần mềm ERP thành công

Hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà ITG Technology cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các phân hệ trong ERP. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nguồn lực hiệu quả hãy liên hệ ngay qua hotline: 092.6886.855 để được đồng hành và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology