Giải pháp ERP cho ngành dược phẩm: 3S ERP

ERP ngành dược phẩm là công cụ được nhiều nhà sản xuất, phân phối dược sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong công tác quản trị, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của ngành. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ phân tích chi tiết những bài toán đặc thù của doanh nghiệp dược, đồng thời giới thiệu giải pháp ERP cho ngành dược phẩm có thể giải quyết những vấn đề này.

ERP ngành dược phẩm là gì?

ERP ngành dược phẩm là hệ thống hoạch định và quản trị nguồn lực doanh nghiệp được xây dựng phù hợp với đặc thù vận hành của các công ty sản xuất, phân phối thuốc, thực phẩm chức năng, vaccin,…

Khác với phần mềm ERP tổng quát, giải pháp ERP chuyên sâu cho ngành dược phẩm cần đáp ứng các nghiệp vụ mang tính bắt buộc trong lĩnh vực y dược như: Quản lý theo tiêu chuẩn GMP-WHO/GSP/GPP, quản lý hồ sơ lô, quản lý hạn sử dụng của thuốc, quản lý chứng từ kiểm nghiệm chất lượng (QA/QC),…

Giải pháp ERP cho ngành dược phẩm

Ngành sản xuất dược phẩm cần chú trọng điều gì?

Trước khi lựa chọn triển khai một hệ thống quản trị, doanh nghiệp dược cần hiểu rõ những bài toán vận hành đặc thù mà ngành đang phải đối mặt. Đây cũng chính là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP cho ngành dược phẩm phù hợp:

• Tuân thủ tiêu chuẩn sản xuất dược phẩm (GMP, GSP)

Tuân thủ tiêu chuẩn GMP/GSP là yêu cầu bắt buộc trong sản xuất dược phẩm. Mọi công đoạn từ tiếp nhận nguyên liệu, sản xuất, đóng gói đến lưu kho; doanh nghiệp đều phải thực hiện đúng quy trình được phê duyệt và lưu đầy đủ hồ sơ để kiểm tra khi cần.

Việc quản lý hồ sơ bằng giấy hoặc Excel dễ dẫn đến sai sót, thất lạc tài liệu và mất thời gian khi rà soát. Điều này có thể khiến doanh nghiệp khó đáp ứng yêu cầu quản lý, đồng thời gia tăng rủi ro đối với hoạt động sản xuất và giấy phép.

• Quản lý nguyên vật liệu theo số lô và hạn sử dụng

Đối với ngành dược, quản lý số lô và hạn sử dụng là yêu cầu quan trọng trong vận hành kho. Cùng một mã nguyên liệu có thể tồn tại nhiều lô với thời điểm nhập và hạn sử dụng khác nhau.

Nếu chỉ quản lý tổng số lượng theo mã hàng, nhân viên khó xác định chính xác nên xuất lô nào trước. Điều này làm tăng nguy cơ tồn đọng nguyên liệu có hạn sử dụng gần và gây khó khăn khi cần truy tìm lịch sử sử dụng của một lô hàng.

• Quản lý công thức và định mức sản xuất

Công thức sản xuất dược phẩm thường quy định rõ các hoạt chất, tá dược, nguyên liệu cần sử dụng và tỷ lệ phối trộn cho từng sản phẩm hoặc mẻ sản xuất. Bất kỳ sai lệch định mức nguyên vật liệu nào cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả điều trị hoặc gây tác dụng phụ không mong muốn.

Khi quản lý công thức bằng Excel, doanh nghiệp khó kiểm soát tốt toàn bộ các phiên bản công thức. Điều này tiềm ẩn rủi ro sai sót cao, khiến doanh nghiệp khó xác định nhu cầu nguyên liệu và đối chiếu mức tiêu hao thực tế với định mức.

• Quản lý chuỗi cung ứng và kênh phân phối

Doanh nghiệp dược phẩm thường sở hữu nhiều kênh phân phối: Hệ thống nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám, các đại lý cấp vùng,… Việc quản lý công nợ, chiết khấu, chương trình khuyến mãi và hiệu suất từng kênh bán hàng đòi hỏi doanh nghiệp cần có hệ thống phân tích dữ liệu đa chiều, thay vì tổng hợp thủ công vốn tốn nhiều thời gian và thiếu chính xác.

• Tính toán và kiểm soát giá thành sản xuất

Giá thành của các sản phẩm dược phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Giá mua nguyên vật liệu, định mức, tiêu hao thực tế, chi phí sản xuất, chi phí nhân công,… Khi dữ liệu sản xuất và kế toán tách biệt, việc tính giá thành thường cần tổng hợp từ nhiều nguồn. Điều này khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi theo dõi giá thành thực tế và xác định những yếu tố làm phát sinh chênh lệch so với định mức.

3S ERP – Giải pháp ERP cho ngành dược phẩm

3S ERP là giải pháp ERP được thiết kế chuyên sâu cho ngành dược phẩm, đáp ứng các tiêu chuẩn trong sản xuất (GMP, GSP) và phân phối (GPP) ngành dược. Giải pháp được kết tinh từ kinh nghiệm thực tế và quá trình đi sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu, trực tiếp triển khai hệ thống ERP của ITG Technology tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, phân phối dược.

Các phân hệ chính của giải pháp 3S ERP cho ngành dược phẩm

3S ERP được trang bị đầy đủ các module chức năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu đặc thù trong ngành dược:

Các phân hệ chính của giải pháp 3S ERP cho ngành dược phẩm

• Quản trị mua hàng: Quản lý quy trình mua hàng, quy trình đổi trả hàng, đánh giá Nhà cung cấp (Giá cả, Chất lượng, Khả năng giao hàng đúng hẹn…)
• Quản trị bán hàng: Quản lý kế hoạch bán hàng, quy trình bán hàng, chính sách bán hàng, đổi/trả hàng và hiệu quả bán hàng tại từng chi nhánh
• Quản trị sản xuất: Quản lý quá trình nghiên cứu – phát triển sản phẩm và xác định giá thành kế hoạch, Quản trị quá trình sản xuất, Quản trị Kế hoạch nguyên vật liệu – Mua hàng
• Quản trị hàng tồn kho: Quản lý điều vận, định mức tồn kho, nhập xuất tồn, tính giá vốn hàng tồn kho
• Tài chính kế toán: Quản lý công nợ, Quản lý kế hoạch tài chính, Quản lý khế ước vay Kế toán nội bộ, Kế toán TSCĐ, Kế toán giá thành, Báo cáo tài chính, Kế toán thuế

Ngoài ra, giải pháp ERP cho ngành dược còn cung cấp các module mở rộng khác, phục vụ nhu cầu quản trị và điều hành khác trong doanh nghiệp như:

• Quản trị Chuỗi cửa hàng bán lẻ: Theo dõi doanh số, giá vốn hàng bán của từng cửa hàng, theo dõi được công việc hàng ngày của các nhân viên bán hàng tại từng cửa hàng, nhân viên bán hàng xuất sắc…
• Quản trị Nhân sự Tính lương: Quản lý nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận,thông tin ứng viên, Quản lý hồ sơ nhân sự, Quản lý lịch làm việc, Quản lý chấm công, tính lương, bảo hiểm, tự động đánh giá nhân viên theo KPI…
• Báo cáo quản trị: Báo cáo quản trị mua hàng, báo cáo quản trị kho, báo cáo quản trị chuỗi bán lẻ, báo cáo quản trị tài chính – kế toán…
• …

Lợi ích doanh nghiệp sản xuất và phân phối dược phẩm nhận được khi áp dụng giải pháp 3S ERP

Với nhiều tính năng vượt trội được thiết kế để giải quyết bài toán đặc thù ngành dược, 3S ERP – giải pháp ERP cho ngành dược phẩm sẽ giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho

3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp dược quản lý chặt chẽ thông tin của tất cả các sản phẩm thuốc trong kho theo yêu cầu đặc thù của ngành (Ví dụ: Chủng loại, thành phần, số đăng ký lưu hành, hạn lưu hành…). Đồng thời, cung cấp khả năng quản lý tồn kho theo số lô/date, mã vạch, hạn dùng của nguyên liệu/thành phẩm và quản lý theo dõi nhiệt độ kho GSP,… giúp nhà sản xuất đảm bảo mức tồn kho tối ưu, giảm thiểu lãng phí và tuân thủ các yêu cầu quy định chung.

Quản lý kho thông minh, tự động hóa, chính xác với 3S WMS

Kiểm soát kho thời gian thực, chính xác 100% với hệ thống 3S WMS thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp sản xuất.

• Tự động hóa thao tác kho, giảm phụ thuộc kinh nghiệm thủ kho.
• Dữ liệu thời gian thực, minh bạch, dễ truy xuất thông tin
• Rút ngắn đến 80% thời gian nhập – xuất – kiểm kê kho
• Giảm sai sót & tồn kho thừa, cắt giảm chi phí ẩn trong vận hành.

Tìm hiểu giải pháp 3S WMS

• Tối ưu quy trình sản xuất

Quy trình sản xuất dược phẩm bao gồm nhiều công đoạn phức tạp, từ quản lý công thức, tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, lập kế hoạch đến sản xuất… Với sự trợ giúp của giải pháp ERP ngành dược, doanh nghiệp có thể quản lý đồng bộ tất cả các công đoạn này trên một hệ thống duy nhất, đồng thời loại bỏ các tác vụ thu thập và nhập liệu thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Bên cạnh đó, 3S ERP cũng giúp các nhà sản xuất dược phẩm tối ưu hóa năng lực sản xuất và dự đoán nhu cầu chính xác hơn thông qua việc thu thập và phân tích các dữ liệu trong quá khứ, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định.

Giải pháp ERP ngành dược giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất hiệu quả hơn

• Quản lý tài chính và chi phí chính xác

Module tài chính kế toán của 3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí sản xuất và tính toán giá thành chính xác theo nhiều phương pháp (giá thành định mức, giá thành thực tế). Thêm vào đó, chức năng này cũng có thể quản lý chi tiết lãi lỗ liên quan các hợp thầu và hợp đồng ủy thác của bệnh viện; quản lý doanh số bán theo mặt hàng, nhóm mặt hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, trình dược viên, tỉnh thành, vùng miền… giúp các nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Quản lý chuỗi cung ứng tối ưu

Quản lý chuỗi phân phối hiệu thuốc sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết nhờ sự trợ giúp của 3S ERP. Phần mềm giúp kiểm soát doanh số bán ra theo từng thời điểm, danh sách các sản phẩm bán chạy/bán chậm, giúp doanh nghiệp quyết định nhu cầu đặt hàng phù hợp cho từng khu vực khu vực và từng địa điểm trên toàn hệ thống công ty.

Ngoài ra, giải pháp 3S ERP cho ngành dược phẩm còn có khả năng quản lý tự động giá bán theo từng chính sách giá như OTC, giá thầu cho từng bệnh viện… và lưu lại lịch sử giá, giúp  doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh giá cả phù hợp với từng thị trường và đối tượng khách hàng, đồng thời hỗ trợ quá trình đối soát và thanh toán với các đối tác.

3S ERP - Hoạch định nguồn lực & Quản trị tinh gọn

Giải pháp quản trị & hoạch định nguồn lực duy nhất tại Việt Nam tích hợp Trục kế hoạch thông minh

• Chuẩn hóa quy trình: Loại bỏ trùng lặp và các thao tác thủ công dư thừa.
• Kiểm soát chi phí: Hạn chế thất thoát, lãng phí và thắt chặt quản lý tài chính.
• Tự động hóa nghiệp vụ: Rút ngắn thời gian xử lý và tăng tốc độ vận hành.
• Tối ưu 4M: Cân đối hiệu quả nguồn lực (Con người - Máy móc - Nguyên liệu - Phương pháp).

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Quy trình triển khai dự án 3S ERP cho ngành dược

Quy trình triển khai dự án ERP cho ngành dược thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Khảo sát chi tiết tại doanh nghiệp

Bước 2: Xây dựng tài liệu yêu cầu người sử dụng

Bước 3: Phân tích, thiết kế phần mềm

Bước 4: Kiểm thử phần mềm

Bước 5: Cài đặt, đào tạo

Bước 6: Vận hành thử

Bước 7: Nghiệm thu và đưa vào vận hành chính thức

Bước 8: Bảo hành và hỗ trợ sau nghiệm thu

Liên hệ chúng tôi để được thực hiện khảo sát, tư vấn chi tiết quy trình và cách thức triển khai cho doanh nghiệp của riêng bạn!

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ
VỚI CHUYÊN GIA GIÀU KINH NGHIỆM TẠI ITG

Thông tin cá nhân

Thông tin doanh nghiệp

Industry

• Điện tử
• Cơ khí chế tạo
• Bao bì - In ấn
• Đúc nhựa
• Dược phẩm
• Phân phối - Bán lẻ
• F&B
• Vật liệu xây dựng
• Khác

Nhận tư vấn miễn phí

Các doanh nghiệp triển khai giải pháp ERP cho ngành dược của ITG

1. Triển khai ERP ngành dược phẩm cho doanh nghiệp số 1 Việt Nam về sản xuất Đông Dược

Traphaco CNC là doanh nghiệp đứng vị trí top 1 về sản xuất Đông Dược. Ông lớn trong ngành sản xuất dược đặt mục tiêu số hóa doanh nghiệp song song với việc hiện đại hóa nhà máy. Chính vì thế, từ năm 2020, đi đôi với việc đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống dây chuyền máy móc khép kín, Traphaco CNC lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp 3S ERP để chuyển đổi toàn bộ thông tin hồ sơ lô, phiếu kiểm nghiệm, và các quy trình lõi (từ mua hàng – bán hàng – kế hoạch – kho sản xuất – chất lượng) lên nền tảng số.

ITG nghiệm thu hệ thống ERP tại doanh nghiệp số 1 Việt Nam về sản xuất Đông Dược – Traphaco CNC

2. Triển khai ERP tại Nam Dược – Doanh nghiệp thuộc top VNR 500

Nam Dược ứng dụng hệ thống 3S ERP vào hoạt động quản lý, vận hành

Theo ông Phạm Văn Đông – Giám đốc sản xuất Công ty Nam Dược cho biết: “Có thể lấy ví dụ như ngay ở khâu đầu vào nhập nguyên liệu sẽ được lập theo kế hoạch từ ban đầu trên phần mềm và được nhập theo đúng tiến độ và chất liệu mong muốn. Nếu như chất lượng nguyên liệu có vấn đề hoặc có sự hao hụt thì lập tức hệ thống phần mềm sẽ phát hiện, cảnh báo và nguyên liệu hỏng sẽ bị loại ra khỏi hệ thống”.

Xem thêm: VTV1 – Chào buổi sáng – Nam Dược áp dụng hệ thống 3S ERP (ITG) để quản lý chất lượng sản phẩm và tiết kiệm chi phí sản xuất

3. Triển khai ERP tại doanh nghiệp thuộc top 5 phân phối Dược phẩm tại Việt Nam

Dapharco nằm trong top 5 doanh nghiệp phân phối dược phẩm lớn nhất Việt Nam với hơn 200 Nhà thuốc GPP phân phối khắp cả nước. Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, phân phối bán buôn bán lẻ dược phẩm, trang thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, sản xuất vật tư y tế…. Đến nay đội ngũ nhân viên lên đến 500 người, doanh thu 1.800 tỷ/1 năm.

Dapharco và ITG đã tiến hành nghiệm thu và đưa vào sử dụng giải pháp 3S ERP năm 2018 để quản lý toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như hiệu quả công việc của đội ngũ trình dược viên, quản lý nhà phân phối/ đại lý/ hiệu thuốc hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày – tồn thị trường,…) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt.

Đọc thêm: CafeF: ITG triển khai thành công hệ thống ERP tại Dapharco

Nghiệm thu và vận hành dự án 3S ERP.iPHARMA tại Dapharco

Xem thêm: GPP là gì? Điều kiện và cách xây dựng nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP

FAQ phần mềm ERP ngành dược phẩm

Thúc đẩy hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong công tác sản xuất và phân phối dược phẩm mà cụ thể là ứng dụng giải pháp ERP cho ngành dược: 3S ERP giúp doanh nghiệp làm chủ tình hình, thông tin kịp thời và đầy đủ để làm chủ tình hình khi đưa ra các quyết định điều hành kinh doanh và sản xuất. Để được tư vấn về giải pháp ERP được các ông lớn trong ngành dược tin dùng, hãy gọi cho chuyên gia của chúng tôi theo số Hotline: 092.6886.855

Tham khảo thêm các thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/@ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/