ERP là gì? Cách chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp

Trong thời đại số hoá, phần mềm ERP đang trở thành giải pháp quản lý doanh nghiệp thiết yếu, giúp các doanh nghiệp hiện đại tối ưu hoá hoạt động kinh doanh và phản ứng nhanh trước môi trường kinh doanh đầy biến động.

Vậy ERP là gì? Có những loại phần mềm ERP nào trên thị trường? Dấu hiệu giúp doanh nghiệp nhận biết đã đến lúc phải triển khai ERP? Và làm sao để chọn được giải pháp ERP phù hợp? Hãy cùng ITG khám phá qua bài viết chi tiết dưới đây.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, đây là hệ thống tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện và điều phối tất cả các hoạt động kinh doanh cốt lõi như: Tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự… trên một nền tảng duy nhất (all-in-one).

Phần mềm ERP được ứng dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp trên thế giới

Nhờ có ERP, doanh nghiệp không cần tiếp tục sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp riêng lẻ cho mỗi phòng ban. Thay vào đó, dữ liệu có thể kết nối và chia sẻ liền mạch trên ERP, nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực, tối ưu quy trình, tăng hiệu suất công việc và củng cố năng lực cạnh tranh cho tổ chức.

Một ví dụ thực tế:

Khi có đơn hàng mới trên CRM, nhân viên lập kế hoạch có thể ngay lập tức thao tác trên phần mềm ERP để kiểm tra tồn kho, tính toán nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), gửi lệnh sản xuất cho nhà máy, đồng thời đề xuất mua hàng cho bộ phận thu mua.

Đồng thời, hệ thống cũng tự động cập nhật số liệu thời gian thực, ghi nhận các thông tin kế toán như giá trị tồn kho, chi phí sản xuất và doanh thu.

Các tính năng phổ biến trong phần mềm ERP

Thông thường phần mềm ERP sẽ có các module chức năng chính như sau:

Các phân hệ cơ bản của phần mềm ERP

• Tài chính – Kế toán (Finance Accounting): Quản lý sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, kiểm soát dòng tiền và ngân sách theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót trong hạch toán, hỗ trợ ra quyết định tài chính…
• Quản lý mua hàng (Purchase Control): Tối ưu hóa quy trình từ lập đơn đặt hàng đến thanh toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí mua sắm và duy trì nguồn cung ổn định.
• Quản lý bán hàng (Sales Control): Theo dõi toàn bộ quy trình từ nhận đơn hàng đến thu hồi công nợ, quản lý hiệu quả chuỗi giá trị bán hàng.
• Quản lý sản xuất (Production Management): Giám sát toàn bộ quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến kiểm tra chất lượng.
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control): Giám sát và tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa, đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng và đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Quản lý nhân sự (HXM): Quản lý tuyển dụng, chấm công, phúc lợi, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, phân tích hành vi tiêu dùng và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững.
• Quản lý kênh phân phối (DMS): Điều phối hàng hóa từ nhà máy đến các điểm bán hoặc người tiêu dùng cuối, quản lý tập trung chuỗi phân phối và logistics.
• Báo cáo quản trị (Management Reporting): Tổng hợp dữ liệu các phòng ban, tạo báo cáo chi tiết về tài chính, bán hàng, sản xuất, nhân sự và chuỗi cung ứng. Hỗ trợ ban lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh, phát hiện xu hướng hoặc các hoạt động bất thường.

Lưu ý rằng không phải tất cả phần mềm ERP đều bắt buộc phải có đầy đủ các module với tên gọi như trên. Một số hệ thống ERP trên thị trường có thể có các module bổ sung riêng, gộp hoặc tách nhỏ tính năng từ các module trên, ví dụ như: Module Trục kế hoạch sản xuất thông minh (Smart Production Planning – module này chỉ có trên giải pháp 3S ERP của ITG Technology), Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management), Quản lý dự án (Project Management), Quản lý dịch vụ (Service Management), Báo cáo thuế (Tax Reports)… Sự đa dạng và mức độ hoàn thiện của từng module phụ thuộc vào nhà cung cấp và nhu cầu của doanh nghiệp.

Một số phần mềm ERP hiện đại có thể có thêm giải pháp kết nối các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại, máy quét mã vạch, máy tính bảng, máy tính xách tay…

Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về các module ERP qua bài viết chi tiết sau: Các phân hệ trong ERP

4 đặc trưng của phần mềm ERP

Vai trò của ERP trong kiến trúc nhà máy thông minh

Trong kiến trúc nhà máy thông minh (Smart Factory), phần mềm ERP nằm ở tầng cao nhất và đóng vai trò như bộ não trung tâm của cả nhà máy, điều phối toàn bộ hoạt động vận hành, từ hoạch định chiến lược đến thực thi sản xuất.

Nhờ khả năng tập trung thông tin, ERP tạo ra cầu nối hai chiều giữa cấp quản lý và hiện trường sản xuất: truyền tải đơn hàng, lịch sản xuất và yêu cầu vật tư từ hệ thống ERP xuống MES (top floor to shop floor), đồng thời thu thập dữ liệu vận hành thực tế ngược lên để đánh giá hiệu suất và giám sát tiến độ theo thời gian thực (shop floor to top floor).

Khi kết hợp với các công nghệ tiên tiến như IoT và AI, ERP trở thành nền tảng cho sự chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản trị từ đặt hàng đến giao sản phẩm, tối ưu lịch sản xuất, phân tích dự báo, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và phản ứng linh hoạt với những thay đổi của thị trường cũng như nhu cầu khách hàng.

Tìm hiểu thêm về ERP trong sản xuất

Trong bối cảnh nhà máy thông minh, ERP không chỉ là công cụ quản lý đơn thuần mà còn là trung tâm điều hành thông minh cho toàn bộ hệ thống sản xuất hiện đại.

Vai trò của phần mềm ERP trong nhà máy thông minh

Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp toàn diện

Tập trung tất cả thông tin cốt lõi của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất, giúp lãnh đạo nắm bắt hoạt động kinh doanh tức thời mà không cần chờ đợi báo cáo định kỳ. Điều này tạo điều kiện cho việc giám sát liên tục và phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh.

Hỗ trợ ra các quyết định kinh doanh

Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, phần mềm ERP giúp doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định. Hệ thống cung cấp các dashboard trực quan và báo cáo thời gian thưc về mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo thấy được bức tranh kinh doanh toàn cảnh, từ đó đưa ra được các quyết định chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.

Tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất công việc

ERP giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process), giải phóng nhân lực khỏi những công việc có tính chất máy móc lặp đi lặp lại. Nhờ đó nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn như phân tích, sáng tạo và phát triển kinh doanh.

Tăng cường khả năng cạnh tranh

ERP giúp doanh nghiệp ứng phó nhanh chóng và linh hoạt trước các biến động không ngờ của thị trường, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững dựa trên việc nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hoá chi phí và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Kết nối các phòng ban & cải thiện cộng tác nội bộ

ERP giúp tạo ra môi trường làm việc có tính kết nối và minh bạch, cho phép các phòng ban chia sẻ thông tin và phối hợp công việc hiệu quả trên một nền tảng chung. Điều này giảm thiểu hiểu lầm, tăng cường đồng bộ trong hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

Nâng cao hiệu quả quản lý kho

Theo dõi hàng tồn kho chính xác theo thời gian thực và xác định mức tồn kho tối ưu cho từng loại hàng hóa. Từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho, cải thiện hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng.

Công tác kế toán chính xác hơn

Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, giảm thiểu đáng kể sai sót trong quá trình ghi chép và tính toán, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

Đọc thêm 8 Lợi ích nổi bật của phần mềm ERP trong quản trị doanh nghiệp

6 lợi ích lớn của phần mềm ERP

Các loại phần mềm ERP hiện nay trên thị trường

Hệ thống ERP rất đa dạng về hình thức triển khai, khả năng tùy chỉnh và tính chuyên biệt theo ngành. Dưới đây là phân loại, đánh giá và so sánh các loại ERP phổ biến trên thị trường, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

1. On-premise ERP, Cloud-based ERP và Hybrid ERP

Dựa theo đặc điểm server, phần mềm ERP có thể phân loại thành:

• On-premise ERP là hệ thống ERP được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao hoặc ngành công nghiệp có quy định khắt khe.
• Cloud-based ERP là hệ thống ERP được triển khai và lưu trữ dữ liệu trên máy chủ đám mây (cloud server) của nhà cung cấp. Nó cho phép doanh nghiệp truy cập và sử dụng các chức năng của phần mềm ERP mà không cần đầu tư vào hạ tầng IT riêng.
• Hybrid ERP là giải pháp kết hợp được cả các ưu điểm của Cloud-based ERP và On-premise ERP, trong đó một số chức năng được lưu trữ tại chỗ và một số chức năng khác sẽ được lưu trữ trên đám mây. Phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu linh hoạt và cần kiểm soát dữ liệu nhạy cảm.

Bảng so sánh On-premise ERP và Cloud-based ERP

2. COTS ERP, Customize ERP và Open-source ERP

Dựa theo hình thức triển khai, phần mềm ERP có thể được phân loại thành:

• ERP đóng gói (COTS ERP) là giải pháp ERP có các tính năng tiêu chuẩn, sẵn có và ít cần tùy chỉnh.
• ERP thiết kế theo yêu cầu (ERP Customize) là hệ thống ERP được phát triển theo nhu cầu thực tế để phù hợp với bài toán đặc thù của từng doanh nghiệp.
• ERP mã nguồn mở (Open-source ERP) là phần mềm ERP có mã nguồn được mở để cộng đồng có thể tự do sử dụng, sửa đổi và phát triển.

Bảng so sánh COTS ERP và Customize ERP

3. ERP nước ngoài và ERP nội địa

Dựa trên nguồn gốc xuất xứ, phần mềm ERP có thể chia thành:

• ERP nước ngoài (hay ERP ngoại) là giải pháp ERP được nhà cung cấp nước ngoài phát triển, phân phối dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác Việt Nam.
• ERP trong nước (hay ERP nội địa) là giải pháp ERP được phát triển và phân phối bởi các nhà cung cấp phần mềm trong nước.

Bảng so sánh ERP nước ngoài và ERP nội địa

Xem thêm:

• Tiêu chí lựa chọn giữa triển khai ERP nội và ERP ngoại
• Kinh nghiệm chọn mô hình ERP phù hợp cho doanh nghiệp

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho hệ thống ERP?

Thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng cần phần mềm ERP. Với những doanh nghiệp nhỏ có quy trình đơn giản, việc triển khai và duy trì ERP sẽ là một khoản đầu tư tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các giải pháp quản lý đơn giản hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý và tiết kiệm chi phí.

Với những doanh nghiệp lớn hơn, có quy trình phức tạp hơn, việc triển khai ERP có thể là một quyết định thông minh, đặc biệt trong giai đoạn cần tối ưu, mở rộng hoặc giải quyết các bài toán phức tạp. Dưới đây là một số dấu hiệu và thời điểm quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư cho hệ thống ERP:

• Khi doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng quy mô, sáp nhập hoặc tham gia vào thị trường mới.
• Khi doanh nghiệp gặp vấn đề trong quản lý thủ công, quy trình và quy định cũ trở nên cồng kềnh & phức tạp.
• Khi thị trường cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí vận hành.
• Khi hệ thống cũ không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp.
• Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lưu trữ, quản lý, truy xuất và sử dụng dữ liệu.
• Khi doanh nghiệp thiếu khả năng dự báo và lập kế hoạch dài hạn.
• Khi doanh nghiệp muốn cập nhật xu hướng quản lý mới.
• …

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp thuộc một số lĩnh vực nhất định sau cũng nên cân nhắc việc đầu tư ERP sớm hơn để tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí vận hành:

Tỷ trọng ngành triển khai ERP

Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến sẽ nhận được nhiều lợi ích nhất từ việc triển khai hệ thống ERP và các giải pháp tương ứng với từng ngành:

Cách chọn phần mềm ERP phù hợp

Để chọn được phần mềm ERP phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược rõ ràng và đánh giá kỹ lưỡng nhiều yếu tố quan trọng. Quá trình này bao gồm 2 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch

Mục tiêu của giai đoạn này là xác định rõ nhu cầu (cân nhắc các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, quy trình vận hành để xác định các tính năng cần thiết), chuẩn bị ngân sách, nguồn lực và kế hoạch triển khai.

Xác định mục tiêu quản lý rõ ràng

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu quản lý riêng, phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề và số lượng các quy trình vận hành đã được chuẩn hoá. Việc doanh nghiệp chưa chuẩn hoá quy trình có thể trở thành rào cản lớn nhất trong việc lựa chọn và triển khai phần mềm ERP về sau.

Chuẩn bị ngân sách và nguồn lực

Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai hệ thống ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000. Mức phí này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty, số lượng người dùng, số lượng module, mức độ tuỳ chỉnh, khả năng đáp ứng đặc thù ngành,…

Lên kế hoạch thời gian triển khai

Cũng theo báo cáo trên, thời gian triển khai ERP thường kéo dài từ 2-5 năm. Điều này không chỉ gây áp lực lớn về chi phí và nguồn lực, mà còn tiềm ẩn rủi ro hệ thống có thể sẽ sớm trở lên lạc hậu ngay sau khi go-live và không còn phù hợp với đặc điểm vận hành của doanh nghiệp trong hiện tại.

Giai đoạn 2: Lựa chọn kỹ càng theo tiêu chí

1. Chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý

Khả năng đáp ứng và mức độ hoàn thiện của từng module giữa các phần mềm ERP khác nhau sẽ có sự khác biệt rất lớn. Vì vậy doanh nghiệp cần làm việc chi tiết với nhà cung cấp để xác định rõ phạm vi từ đầu, đảm bảo khả năng đáp ứng cao nhất, tránh tình trạng chức năng chỗ thừa chỗ thiếu sau khi triển khai.

2. Lựa chọn nhà cung cấp

Ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín lâu năm trên thị trường với nhiều dự án triển khai thành công, đặc biệt các dự án triển khai cho các doanh nghiệp lớn cùng ngành.

Đọc thêm: Các công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất

3. Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với ngân sách

Doanh nghiệp cần hiểu rõ những khoản chi phí mà mình cần phải chi trả khi triển khai ERP, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí bản quyền, chi phí triển khai và cài đặt, chi phí đào tạo người dùng, chi phí bảo trì hằng năm, chi phí nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật,…

Đọc thêm: Chi phí triển khai ERP tổng thể là bao nhiêu?

4. Khả năng mở rộng trong tương lai

Một phần mềm ERP lý tưởng không chỉ có thể đáp ứng các nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn cần có khả năng mở rộng để phát triển cùng doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc bổ sung module mới và nâng cấp tính năng theo thời gian.

5. Tuân thủ các quy định pháp luật của Việt Nam

Phần mềm ERP cần tuân thủ chế độ pháp luật và các quy định kế toán của Việt Nam như: chế độ kế toán thuế hiện hành, các quy định về kết chuyển và phân bổ chi phí, cũng như các chuẩn mực kế toán Việt Nam.

6. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thành công ứng dụng ERP vào doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai và vận hành sẽ không tránh khỏi việc phát sinh các vấn đề như lỗi phần mềm hay hiểu nhầm quy trình… Do đó, cần có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy, bao gồm cả hỗ trợ trực tuyến và trực tiếp khi cần thiết.

Top 5 phần mềm ERP hiện nay được đánh giá cao nhất ở Việt Nam

Dưới đây là danh sách 5 phần mềm ERP hàng đầu, nổi bật với khả năng tùy biến cao và thích ứng tốt với đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt phù hợp cho các tổ chức có quy mô lớn, nhu cầu quản lý phức tạp hoặc nhiều quy trình kinh doanh đặc thù.

1. Phần mềm 3S ERP

3S ERP được nghiên cứu, phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phát triển các giải pháp ERP và Nhà máy thông minh tại Việt Nam. Đây cũng là một trong số ít các phần mềm ERP nội địa có khả năng cạnh tranh trực diện với những giải pháp ERP quốc tế đến từ các nhà cung cấp lớn trên thế giới.

3S ERP bao gồm 6 module lõi được thiết kế theo chuẩn quốc tế gồm: Tài chính – Kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất, trục kế hoạch sản xuất thông minh. Các module mở rộng bao gồm: HXM, CRM, DMS.

Các module này có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác, có thể tùy biến và mở rộng dễ dàng theo đặc thù doanh nghiệp để đáp ứng tốt những nhu cầu quản trị riêng.

Ưu điểm nổi bật:

• Thiết kế chuyên sâu theo các ngành trọng điểm
• Hoạt động đa nền tảng, linh hoạt triển khai
• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất tự động
• Khả năng phân tích & dự báo nâng cao

Lợi ích của giải pháp 3S ERP:

• Hoạch định và tối ưu các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc, Nhà xưởng… trên một hệ thống duy nhất
• Cải thiện hiệu quả giao tiếp giữa các phòng ban và nâng cao hiệu suất công việc của từng bộ phận
• Tối ưu hóa và sắp xếp các điều kiện sản xuất hiệu quả, từ đó giải quyết triệt để bài toán lập kế hoạch sản xuất
• Người điều hành có đánh giá đúng về tình hình phát triển công ty và đưa ra các quyết định chính xác nhờ báo cáo trực quan, đầy đủ được cập nhật liên tục

Năng lực triển khai của ITG Technology:

• Năng lực tư vấn và triển khai hệ thống ERP (ERP Systems)
• Hợp tác với các đối tác cung cấp phần cứng quốc tế
• Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP lâu năm được khách hàng và giới chuyên môn công nhận

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai ERP, ITG có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong khảo sát, tư vấn, phân tích bài toán, xây dựng quy trình, thực hiện triển khai hệ thống ERP. Hiện nay 3S ERP đã được triển khai cho nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR500 như: Traphaco CNC, Sunhouse, Goldsun, Daphaco, Kim Sen, Aristino, APP,… và doanh nghiệp FDI của Nhật Bản, Hàn Quốc như: Rhythm, Meiko, Sumitomo Rubber, Fukoku, Goshi Thăng Long, Matsuo Industries,…

Logo khách hàng triển khai 3S ERP

Giao diện phần mềm 3S ERP:

Giao diện module Kế hoạch chi phí trong phần mềm 3S ERP

Màn hình thiết lập đơn hàng mua trong phần mềm 3S ERP

Màn hình báo cáo quản trị mua hàng của hệ thống 3S ERP

2. Phần mềm ERP của SAP

Nhắc đến các phần mềm ERP nổi tiếng hiện nay, không thể không kể đến SAP Business One – một sản phẩm ERP ngoại do công ty phần mềm hàng đầu tại Đức nghiên cứu và phát triển.

Phần mềm ERP SAP Business One được thiết kế riêng cho các công ty vừa và nhỏ với khả năng tích hợp đa dạng module trên một hệ thống, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi nghiệp vụ từ tài chính, kế toán đến bán hàng và quản lý khách hàng. Đặc biệt, hệ thống hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên người dùng có thể truy cập và làm việc dễ dàng mọi lúc, mọi nơi, nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.

SAP Business One là một trong các phần mềm ERP phổ biến hiện nay

Phần mềm ERP của SAP giúp doanh nghiệp:

• Quản lý chuỗi cung ứng toàn diện từ khâu đầu vào đến đầu ra
• Theo dõi và kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp
• Quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tiền lương, quy trình tuyển dụng…
• Quản lý các khâu trong quy trình sản xuất
• Quản lý mọi khía cạnh liên quan đến quá trình bán hành và cung cấp dịch vụ khách hàng

Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực: Công nghiệp sản xuất, Dịch vụ tài chính, Bán lẻ và Thương mại điện tử, Năng lượng và Tài nguyên.

Thách thức khi triển khai SAP tại Việt Nam:

• Giá bản quyền và chi phí triển khai đắt đỏ
• Chi phí bảo trì và nâng cấp hàng năm cao
• Cần nhiều tuỳ biến mới có thể tương thích với hệ thống pháp luật và kế toán Việt Nam
• Giao diện và tài liệu chủ yếu bằng tiếng Anh nên đòi hỏi nhiều thời gian đào tạo nhân sự

Bởi những hạn chế kể trên, nên mặc dù SAP là giải pháp nổi tiếng toàn cầu, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, kể cả các công ty FDI, vẫn ưa chuộng các giải pháp bản địa như 3S ERP hơn.

3. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics là giải pháp ERP được phát triển bởi Microsoft Corporation, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả những hoạt động kinh doanh cốt lõi như: Tiếp thị, bán hàng, quản lý dự án, quản lý khách hàng, tài chính, nhân sự,…

Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và khả năng tích hợp sâu với các sản phẩm nằm trong hệ sinh thái Microsoft Office (Excel, Outlook, SharePoint… ), Dynamics ERP đã trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới.

Các phiên bản chính của Microsoft Dynamics gồm:

• Dynamics 365: Phiên bản đám mây tích hợp CRM và ERP.
• Dynamics GP: Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Dynamics 365 Finance & Operations: Dành cho doanh nghiệp lớn.
• Dynamics 365 Business Central: Dành cho doanh nghiệp vừa.

Microsoft Dynamics ERP là phần mềm ERP ngoại nổi tiếng

Sử dụng ERP Microsoft Dynamics, doanh nghiệp có thể:

• Tạo ra thay đổi đột phá trong hoạt động kinh doanh
• Cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên
• Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng
• Tối ưu hóa quy trình hoạt động, cho phép nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn

Điểm mạnh của Microsoft Dynamics ERP được phát huy tối đa khi triển khai trong các lĩnh vực: Tài chính, Dịch vụ khách hàng, Bán hàng, Thương mại điện tử, Chuỗi cung ứng sản phẩm…

Để triển khai hiệu quả giải pháp Microsoft Dynamics ERP, doanh nghiệp cần đầu tư để có hạ tầng IT ổn định trước. Bên cạnh đó một số tính năng trong phần mềm có thể không hoàn toàn phù hợp với thực tế môi trường kinh doanh tại Việt Nam.

Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực sản xuất đặc thù, đều đã lựa chọn triển khai 3S ERP.

Mời các bạn tham khảo thêm Casestudy các doanh nghiệp ứng dụng 3S ERP thành công theo 8 chuyên ngành dọc

4. ERP Oracle

Oracle ERP Cloud (trước đây là Oracle E-Business Suite) là giải pháp ERP được phát triển bởi Oracle Corporation – tập đoàn công nghệ máy tính đa quốc gia hàng đầu của Mỹ. Đây cũng là một trong số các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng tại thị trường Việt Nam. Với khả năng xử lý dữ liệu lớn (big data) tốt, Oracle ERP hướng đến đối tượng sử dụng chính là các doanh nghiệp và tập đoàn lớn có yêu cầu về dữ liệu cao.

Một số module chức năng chính của Oracle ERP gồm: Oracle Financials Cloud (Quản lý tài chính), Oracle Supply Chain Management (Quản lý chuỗi cung ứng), Oracle Human Capital Management (Quản lý nguồn nhân sự), Oracle Project Portfolio Management (Quản lý danh mục dự án), Oracle Procurement Cloud (Quản lý mua sắm)…

ERP Oracle được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Với sự trợ giúp của ERP Oracle, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý toàn diện các hoạt động trong chuỗi cung ứng.
• Xây dựng bức tranh tài chính rõ ràng để đưa ra quyết định tốt hơn
• Lập kế hoạch và theo dõi các dự án hiệu quả, phân công nhân sự phù hợp
• Tối ưu hóa quy trình mua sắm

ERP Oracle phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực: Công nghiệp sản xuất và sản phẩm, Tài chính, Chuỗi cung ứng,…

Mặc dù là một công cụ mạnh mẽ, nhưng việc triển khai Oracle ERP tại Việt Nam đòi hỏi phải có hệ tầng IT mạnh và đội ngũ IT có trình độ cao để duy trì. Đây cũng là một trong những giải pháp ERP có chi phí bản quyền đắt nhất thị trường. Vì vậy với phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam, Oracle không phải là lựa chọn tối ưu nhất cho phần mềm ERP.

Thay vào đó, nhiều công ty lớn và các doanh nghiệp FDI, vẫn có xu hướng lựa chọn các giải pháp nội địa như 3S ERP hơn.

5. ODOO

Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng hệ thống theo nhu cầu cụ thể. Với một loạt các ứng dụng tích hợp sẵn như: Kế toán, sản xuất, mua hàng, bán hàng, POS, nhân sự, Marketing… Odoo cung cấp cho doanh nghiệp bộ giải pháp quản trị toàn diện và linh hoạt.

Ưu điểm của giải pháp ERP Odoo là:

• Khả năng tùy chỉnh cao phù hợp với nhiều mục đích sử dụng
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Tích hợp linh hoạt với hệ thống sẵn có của doanh nghiệp và hệ thống bên thứ 3
• Tăng khả năng hợp tác, giao tiếp nhóm

Tuy nhiên, so với các phần mềm ERP chuyên biệt, Odoo vẫn còn hạn chế trong việc cung cấp các giải pháp tùy biến chuyên sâu cho từng ngành. Đặc biệt, đối với các ngành sản xuất phức tạp hay logistics, Odoo có thể chưa đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở mọi lĩnh vực: Dịch vụ, chuỗi bán lẻ, xây dựng,…

Ngoài 5 phần mềm top đầu kể trên, ở phân khúc thấp hơn hoặc nhu cầu quản lý đơn giản hơn, có thể kể đến một số giải pháp ERP khác như: Epicor, ERPNext, MISA, Bravo, Ecount, Base,…

Quy trình cơ bản triển khai phần mềm ERP

ITG Technology áp dụng quy trình triển khai ERP theo tiêu chuẩn quốc tế với 10 bước thực hiện có hệ thống. Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu thời gian triển khai và đảm bảo hệ thống ERP hoạt động đúng mong đợi:

• Bước 1: Chuẩn bị (xác định mục tiêu, phạm vi dự án, lập kế hoạch…)
• Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
• Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
• Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
• Bước 5: Phát triển chỉnh sửa phần mềm
• Bước 6: Triển khai (Cài đặt, đào tạo)
• Bước 7: Vận hành thử
• Bước 8: Go-live (Đưa hệ thống vào sử dụng)
• Bước 9: Nghiệm thu phần mềm ERP
• Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ (12 tháng)

Chi tiết các công việc cần thực hiện tại từng giai đoạn, xem thêm tại: 10 Bước triển khai phần mềm ERP thành công để nắm được

Các yếu tố quyết định triển khai thành công ERP tại Doanh nghiệp Việt Nam

Triển khai ERP thành công không chỉ là bài toán công nghệ, mà còn là bài toán quản trị, con người và thay đổi tư duy vận hành. Dưới đây là 7 yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp Việt Nam khi triển khai phần mềm ERP:

Cam kết từ ban lãnh đạo: Sự ủng hộ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của hệ thống ERP. Khi lãnh đạo hiểu rõ giá trị của ERP và tích cực tham gia vào quá trình triển khai, dự án sẽ có được nguồn lực và sự ưu tiên cần thiết.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp uy tín, có khả năng hỗ trợ tốt và đã có kinh nghiệm triển khai cho các đơn vị cùng ngành để giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai. Phần mềm được lựa chọn cũng cần đáp ứng tốt các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam và có khả năng tùy biến, bản địa hóa cao.

Lập kế hoạch triển khai và quản lý dự án hiệu quả: Trước khi triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết, rõ ràng với đầy đủ thông tin về mục tiêu, phạm vi, thời gian, nguồn lực của dự án. Trong quá trình thực hiện, đội ngũ triển khai cần liên tục cập nhật thông tin về dự án (các thay đổi, rủi ro có thể xảy ra) và duy trì giao tiếp minh bạch với nhà cung cấp để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

Xây dựng đội ngũ dự án đủ năng lực: Các nhân sự chủ chốt (key user) tham gia vào đội dự án phải là những người am hiểu nghiệp vụ và kỹ năng quản lý, có tư duy cải tiến, không ngại thay đổi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên tích cực thu hút người dùng cuối tham gia vào quá trình phân tích, thiết kế và kiểm thử để đảm bảo hệ thống phù hợp với thực tế sử dụng.

Đảm bảo dữ liệu đầu vào chất lượng: Dữ liệu được chuyển đổi sang hệ thống ERP mới cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và nhất quán. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu chi tiết để tránh sai sót và ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống sau này.

Đào tạo người dùng đầy đủ: Để các nhân sự nhanh chóng làm quen và khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm ERP, doanh nghiệp và đơn vị triển khai cần phối hợp tổ chức các buổi đào tạo phù hợp với vai trò từng người dùng, kèm theo tài liệu hướng dẫn chi tiết.

Đo lường và đánh giá hiệu quả sau triển khai: Thiết lập các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả của việc triển khai ERP so với mục tiêu. Thường xuyên theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa hệ thống để đảm bảo mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tìm hiểu 12 vấn đề doanh nghiệp cần xác định trước khi triển khai ERP

FAQs về phần mềm ERP

Trong phần này, ITG Technology sẽ giải đáp những giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về phần mềm ERP:

Hy vọng rằng, từ những kiến thức mà chúng tôi đưa ra, có thể giúp bạn hiểu thêm hệ thống ERP là gì? Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi. Các chuyên gia giải pháp về phần mềm quản lý ERP của chúng tôi đã sẵn sàng giải đáp tất cả các câu hỏi và giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp. Hotline tư vấn phần mềm ERP: 092.6886.855

Có thể bạn quan tâm:

• Giao diện hệ thống ERP
• Cách sử dụng phần mềm ERP
• Các công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất hiện nay