bài Viết

Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của hệ thống ERP trong sản xuất?

31/01/2024

Phần mềm ERP thường được sử dụng trong hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp, nhằm giúp các bộ phận phối hợp công việc ăn ý hơn và giảm đến 70% các quy trình làm việc thủ công. Nhờ có sự trợ giúp của hệ thống ERP, ban lãnh đạo có thể đưa ra chiến lược kinh doanh kịp thời, sáng suốt dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch. Vậy giải pháp ERP là gì?

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một nền tảng (all-in-one) và dùng chung một nguồn dữ liệu, thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây.

Giải pháp ERP tạo nên sự đồng bộ trong tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp, giúp các phòng ban hoạt động thông suốt với nhau, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ trong các khâu vận hành từ quản lý mua hàng, sản xuất, kho vận cho đến quản lý nhân sự, tài chính kế toán,…

Phần mềm ERP là được ứng dụng bởi nhiều doanh nghiệp trên thế giới

Phần mềm ERP là được ứng dụng bởi nhiều doanh nghiệp trên thế giới 

Các chức năng chính của hệ thống ERP 

Thông thường, một phần mềm quản lý ERP sẽ có các chức năng cơ bản như sau:

Quản trị mua hàng (Purchase Control)

Phân hệ quản trị bán hàng trong ERP sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa nghiệp vụ mua sắm xuyên suốt từ khi phát sinh nhu cầu cho đến khi nhận hàng và thanh toán.

Một số tính năng thường thấy trong module quản trị mua hàng của ERP là:

  • Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp: Cho phép doanh nghiệp nhập các thông tin đánh giá nhà cung cấp (giá cả, khuyến mãi, chất lượng, tiến độ giao hàng,…) lên hệ thống để so sánh và đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn. Thậm chí doanh nghiệp còn có thể lấy giá nhà cung cấp để làm căn cứ cho giá bán hàng của mình.
  • Lập kế hoạch mua hàng: Thiết lập kế hoạch mua hàng chi tiết theo từng kỳ, từng dự án, từng bộ phận
  • Quản lý quy trình mua và quản lý đơn hàng: Phần mềm tự động tạo các yêu cầu mua sắm, theo dõi trạng thái, tiến độ giao hàng; kiểm soát việc nhận hàng và hóa đơn của nhà cung cấp
  • Quản lý đổi/trả hàng: Theo dõi các vấn đề liên quan đến đơn hàng và nhà cung cấp, hỗ trợ lập phiếu yêu cầu và xuất lệnh đổi/trả lại hàng cho nhà cung cấp nhanh chóng khi phát hiện hàng lỗi, hỏng, thiếu,…
  • Lập báo cáo quản trị mua hàng: Hỗ trợ lập báo cáo mua hàng đầy đủ, trực quan theo thời gian thực

Ngoài các tính năng chính, module quản lý mua hàng trong ERP còn có thêm các chức năng khác như: Hiển thị thuế tiêu thụ trong mua hàng, hiển thị lịch trình giao hàng, hiển thị hợp đồng và hóa đơn dịch vụ, cung cấp thị giá, hóa đơn mua hàng cập nhật theo sổ cái và sổ mua hàng,…

Quản trị bán hàng (Sales Control)

Module quản trị bán hàng trong phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp quản lý toàn diện các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng. Mọi dữ liệu, thông tin được thu thập sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được quy trình bán hàng, quản lý số lượng hàng tồn kho và thống kê tình hình lãi/lỗ của từng sản phẩm,…

Các tính năng chính thường có trong module quản trị bán hàng của ERP là:

  • Quản lý kế hoạch bán hàng: Bằng việc quản lý lãi lỗ của sản phẩm và theo dõi việc bán hàng chi tiết theo nhiều yếu tố, ban lãnh đạo lên kế hoạch bán hàng và thiết lập quy trình, chính sách bán hàng hiệu quả
  • Quản lý tính giá: Thông qua các công thức có sẵn giúp nhân viên tính toán giá bán sản phẩm nhanh chóng, chính xác
  • Lập và quản lý báo giá, đơn hàng bán: Tính toán nhanh chóng các cấu trúc báo giá khác nhau và xuất báo giá theo yêu cầu của mỗi khách hàng, đồng thời liên kết toàn bộ thông tin từ khâu báo giá đến đơn hàng bán.
  • Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán: Cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đơn hàng bán (giá trị đơn hàng, tiến độ giao hàng, hợp đồng,…) và tự động in xuất hóa đơn theo từng khách hàng.
  • Báo cáo quản trị bán hàng: Tổng hợp, phân tích, báo cáo về hiệu quả hoạt động bán hàng 

Một số chức năng khác có thể kể đến như: Quản lý hóa đơn, quản lý chính sách bán hàng, quản lý đổi/trả hàng bán, theo dõi công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng,…

Quản trị hàng tồn kho (Stock Control)

Phân hệ quản trị hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho và tình trạng hàng hóa trong kho từ khi nguyên vật liệu nhập vào cho đến khi thành phẩm được xuất ra, từ đó đảm bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và thị trường, tránh sự gián đoạn trong việc cung ứng.

Chức năng chính thường thấy ở phân hệ quản trị hàng tồn kho trong phần mềm ERP là:

  • Quản lý tình trạng nhập – xuất kho: Quản lý quy trình nhập xuất kho theo nhiều phương pháp khác nhau (tùy thuộc vào phần mềm) như: LIFO, FIFO, FEFO,…
  • Quản lý hàng tồn kho: Thống kê số lượng hàng tồn kho và quản lý danh sách hàng tồn theo nhiều tiêu chí (định mức tồn, lô, hạn sử dụng,…)
  • Quản lý quy trình điều chuyển kho: Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa được điều chuyển từ kho này sang kho khác dễ dàng
  • Báo cáo quản trị kho: Mang đến bức tranh toàn cảnh về hoạt động quản trị kho của doanh nghiệp thông qua các báo cáo quản trị thông minh

Kế toán – Tài chính – kinh tế (Accounting – Finance – Economy)

Module tài chính kế toán trong phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP có các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và quản lý hoạt động tài chính – kế toán chính xác:

  • Quản lý ngân sách, dòng tiền: Kiểm soát chặt chẽ ngân sách chi phí và dòng tiền trong doanh nghiệp (dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu/phải trả, giá trị tồn kho,…)
  • Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ với nhà cung cấp và khách hàng để lên kế hoạch thanh toán/thu tiền kịp thời
  • Quản lý tài sản cố định, CCDC: Cho phép kế toán tính khấu hao tài sản, CCDC để nhà quản lý nắm rõ tình hình sử dụng tài sản của công ty.
  • Kế toán tổng hợp: Hệ thống có khả năng tiếp nhận và đồng bộ hóa dữ liệu từ những module khác (mua hàng, bán hàng, kho,…), hỗ trợ kế toán thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp như báo cáo sổ sách/chứng từ, quản lý sổ kế toán, lập – quản lý danh mục (ngoại tệ, hợp đồng, tài khoản ngân hàng,…),…

Ngoài ra, phân hệ tài chính kế toán trong giải pháp ERP còn có thể kế hoạch dòng tiền, quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán chi phí và giá thành, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, quản lý hóa đơn điện tử,…

Phần mềm ERP trong sản xuất: Ứng dụng và Chức năng

Giải pháp ERP sản xuất vận hành như thế nào?

Khác với các phần mềm ERP phổ thông thường chỉ tập trung vào các hoạt động quản trị kinh doanh, giải pháp ERP cho sản xuất được thiết kế các tính năng thiết thực hơn, phù hợp với đặc thù của ngành và có thể giải quyết được cả hai khía cạnh quản trị kinh doanh và sản xuất.

Phần mềm ERP sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất – kinh doanh từ mua hàng, bán hàng, quản trị kho, kế toán cho đến hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, quản lý quy trình, công đoạn sản xuất,…

Thông qua báo cáo quản trị được cập nhật liên tục, nhà quản lý có thể nắm rõ các thông tin về: Năng lực sản xuất tổng thể, tình trạng đơn hàng, tình trạng nguyên vật liệu, kho hàng,… từ đó đưa ra giải pháp và phương án triển khai thích hợp nhất ở từng thời điểm, trong từng trường hợp cụ thể.

<strong>Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP</strong>

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đâu là chức năng không thể thiếu của phần mềm ERP sản xuất?

Phần mềm ERP dùng cho doanh nghiệp sản xuất không chỉ cần giải quyết được các bài toán quản trị thông thường trong kinh doanh mà còn phải có khả năng hoạch định, quản lý và theo suốt các hoạt động trong quá trình sản xuất.

Chính vì vậy, ngoài 4 chức năng cơ bản của một hệ thống ERP thông thường, phần mềm ERP chuyên sâu cho lĩnh vực sản xuất cần có thêm chức năng quản trị sản xuất (Production Management).

Thông thường, phân hệ quản trị sản xuất trong phần mềm ERP sẽ cung cấp các tính năng nổi bật như:

  • Quản lý định mức nguyên vật liệu
  • Quản lý năng lực sản xuất tổng thể
  • Quản lý nhu cầu sản xuất
  • Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
  • Lập kế hoạch sản xuất
  • Quản lý quy trình, công đoạn sản xuất

Chức năng này có thể kết nối và đồng bộ dữ liệu với các phân hệ khác trong hệ thống, cho phép các bộ phận có thể phối hợp công việc nhịp nhàng, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra nhanh chóng, đúng tiến độ. Bên cạnh đó, thông qua chức năng quản trị sản xuất, cấp quản lý cũng có thể theo dõi kế hoạch sản xuất chi tiết và hoạch định nguồn lực phù hợp, hiệu quả.

Đọc thêm: Phần mềm ERP có thể thay thế được MES trong sản xuất?

Những loại hình doanh nghiệp nào nên ứng dụng giải pháp ERP?

Phần mềm quản trị ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong khâu quản lý, vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có khả năng thu lợi nhiều nhất từ ​​việc thực hiện.

Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng ERP Software:

  • Ngành cơ khí chế tạo máy
  • Ngành sản xuất – đóng gói bao bì
  • Ngành công nghiệp thép
  • Ngành phân phối – bán lẻ
  • Ngành xây dựng – bất động sản
  • Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
  • Ngành khai thác mỏ – khoáng sản
  • Ngành vận tải – logistic
  • Ngành dược và thực phẩm
  • Thương mại dịch vụ

Đọc thêm: Các phân hệ trong phần mềm ERP

Lợi ích của giải pháp ERP đối với doanh nghiệp

ERP quản lý doanh nghiệp toàn diện trên một phần mềm

Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày. Lãnh đạo không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time).

Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, từ đó giảm thiểu hàng tồn và chi phí liên quan đến tồn kho.

Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự

Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process) lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

Cải thiện sự cộng tác bằng phần mềm ERP

Làm việc cộng tác (teamwork) kết nối các thành viên là một phần thiết yếu để một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Công tác kế toán chính xác hơn

Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, kế toán thường phải nhập liệu thủ công số liệu từ các bộ phận khác vào phần mềm. Điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả là kế toán sẽ phải mất thời gian để kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa lại thông tin. Giải pháp ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.

Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên sâu

Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP. 

Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất… Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai. Đây là lợi ích của phần mềm ERP giúp các nhà lãnh đạo có những chiến lược và sự đổi mới kịp thời trong quản lý.

Trong thời đại hiện nay, có thể nói nền tảng công nghệ chính là bàn tay của vua Midas thúc đẩy rất nhiều cơ hội để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cùng với hiệu suất của lực lượng lao động giúp bạn có nhiều thời gian hơn để đưa ra các chiến lược kinh doanh hữu hiệu. Hệ thống ERP là một trong những công nghệ có sự nổi bật như vậy.

Lợi ích khi ứng dụng Phần mềm erp

Hạn chế khi triển khai phần mềm ERP

Vai trò của ERP trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Nó giúp doanh nghiệp gia tăng tính chính xác trong công việc, tối ưu hóa các quy trình quản trị và từng giai đoạn trong gia công sản xuất,…

Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm ERP vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định như:

Chi phí đầu tư lớn

Chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng user sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích. 

Thời gian triển khai giải pháp ERP dài

Thông thường, để triển khai một dự án ERP thành công thì đơn vị thực hiện cần phải mất khá nhiều thời gian. Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù doanh nghiệp mà thời gian hoàn tất hệ thống ERP có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm.

So sánh phần mềm ERP và các phần mềm quản lý rời rạc

Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, mỗi phòng ban lại dùng một phần mềm riêng biệt. Ví dụ, phòng kế toán sử dụng phần mềm tài chính-kế toán, ban nhân sự dùng phần mềm HRM, phòng chăm sóc khách hàng dùng phần mềm CRM, bộ phận nhà máy lại sử dụng phần mềm quản lý sản xuất,…

Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kết nối các dữ liệu lại với nhau, khiến dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp bị đứt gãy, dẫn đến phối hợp làm việc kém hiệu quả.

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP so với các ứng dụng đơn lẻ khác như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho,… là tính tích hợp. Hiểu đơn giản thì ERP Systerm là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân sự các bộ phận khác nhau, ví dụ, kế toán và bán hàng, sản xuất… có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên cùng một phần mềm.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa ứng dụng ERP và các phần mềm quản lý đơn lẻ khác trên thị trường:

Phần mềm ERP 

Các phần mềm quản lý rời rạc 

Đối tượng phục vụ 

Phần mềm ERP tích hợp mọi nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp vào trong một hệ thống duy nhất nên có thể phục vụ tốt nhu cầu của tất cả các phòng ban.

Chỉ phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (Ví dụ phần mềm bán hàng chỉ phục vụ bộ phận bán hàng, phần mềm kế toán chỉ phục vụ kế toán ) và “nói không” đối với các phòng ban khác. 

Khả năng tích hợp các tính năng trong 1 phần mềm 

Tích hợp tất cả các chức năng trong 1 một phần mềm phục vụ quản lý (Bán hàng, mua hàng, tài chính – Kế toán, quản lý kho…)

Chức năng của mỗi phần mềm quản lý riêng lẻ chỉ có thể đáp ứng nhu cầu cho 1 bộ phận. Ví dụ: phần mềm kế toán sẽ phục vụ cho bộ phần kế toán, phần mềm quản lý kho sẽ phục vụ cho bộ phận kho,…

Giá thành 

Giá thành cao

Giá thành rẻ hơn triển khai ERP

Thời gian triển khai 

Thời gian triển khai từ 6 tháng đến 1 năm, tùy vào quy mô, yêu cầu chức năng của doanh nghiệp 

Thời gian triển khai nhanh

Khả năng phân tích – Dự báo tổng thể doanh nghiệp phục vụ lãnh đạo

Cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu và các dự báo, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch. 

Các phần mềm quản lý rời rạc không có khả năng phân tích, dự báo tổng quan về doanh nghiệp nên nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết sách.

Các phần mềm ERP hiện nay

Phân loại phần mềm ERP theo xuất xứ

Phần mềm ERP nước ngoài

Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới đã vào Việt Nam dưới sự tư vấn ERP và triển khai của các đối tác Việt. Hệ thống phần mềm ERP của nước ngoài thường được xây dựng theo một quy trình chuẩn quốc tế. Đây vừa là ưu điểm vừa là nhược điểm của phần mềm ERP ngoại bởi khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt, tính tương thích của hệ thống khá thấp và có khả năng tùy chỉnh kém.

Các phần mềm ERP Việt Nam

Phần mềm ERP Việt Nam được xây dựng dựa trên quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể “may đo” tùy biến các chức năng theo yêu cầu của doanh nghiệp.

So sánh phần mềm ERP trong nước và nước ngoài

Hiện nay, nhiều công ty công nghệ Việt Nam cũng đã bắt đầu tập trung nghiên cứu và phát triển các phần mềm quản lý ERP nhằm tối ưu hóa nhu cầu sử dụng cho doanh nghiệp trong nước. Mỗi phần mềm sẽ có những ưu điểm riêng, vì thế sự so sánh các phần mềm ERP luôn được quan tâm. 

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa hệ thống ERP nước ngoài và ERP trong nước

Những loại hình doanh nghiệp nào nên ứng dụng giải pháp ERP?

Phần mềm quản lý ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong khâu quản lý, vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có khả năng thu lợi nhiều nhất từ ​​việc thực hiện.

Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.

Tỷ trọng ngành triển khai phần mềm ERP

Tỷ trọng ngành triển khai ERP

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng ERP Software:

  • Ngành cơ khí chế tạo máy
  • Ngành sản xuất – đóng gói bao bì
  • Ngành công nghiệp thép
  • Ngành phân phối – bán lẻ
  • Ngành xây dựng – bất động sản
  • Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
  • Ngành khai thác mỏ – khoáng sản
  • Ngành vận tải – logistic
  • Ngành dược và thực phẩm
  • Thương mại dịch vụ

Đọc thêm: Các phân hệ trong phần mềm ERP

Phân loại hệ thống ERP theo hình thức triển khai

Phần mềm ERP đóng gói

Phần mềm ERP đóng gói được các nhà cung cấp phần mềm phát triển dựa trên nghiên cứu, khảo sát yêu cầu quản lý của một số doanh nghiệp và kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của từng loại hình doanh nghiệp để xây dựng nên hệ thống quản lý để phục vụ yêu cầu quản lý cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.

Phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu

Phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp (customize) là phần mềm được nghiên cứu xây dựng dựa trên những yêu cầu và những bài toán của khách hàng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa từng chi tiết sao cho phù hợp nhất với các quy trình quản lý hiện có của mình.

Xem thêm: Chọn phần mềm ERP đóng gói hay phần mềm ERP viết theo yêu cầu?

Giá của hệ thống ERP 

Trên thực tế, không có con số cụ thể về chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu. ITG xin điểm danh một số yếu tố quan trọng quyết định giá thành triển khai hệ thống ERP.

  • Chi phí tư vấn: Chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhà tư vấn giải pháp ERP
  • Lựa chọn đơn vị triển khai: Chi phí phần mềm ERP được quyết định phần lớn bởi đơn vị triển khai. Nhà cung cấp phần mềm ERP càng có thương hiệu lâu năm thì chi phí sẽ càng cao. Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm ngoại, chi phí triển khai các giải pháp này sẽ từ vài triệu USD. Trong khi đó, mức chi phí cho các nhà cung cấp phần mềm trong nước chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Doanh nghiệp cần tính toán, cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP nhằm tránh việc phải ngừng dự án do không đủ kinh phí tiếp tục triển khai.
  • Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng phần mềm: Chi phí triển khai ERP cao hay thấp sẽ có thay đổi dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp càng lớn, số lượng người dùng phần mềm càng đông, nhà triển khai sẽ giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn nhằm đảm bảo một hệ thống trơn tru.

Hiểu được các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí của ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc doanh nghiệp của bạn phải chi trả cho ứng dụng giải pháp ERP. Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn kiến ​​thức để đánh giá cẩn thận các ước tính giảm đáng kể các chi phí liên quan đến triển khai hệ thống ERP.

Cách chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

  • Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm ERP phải phù hợp với cách thức hoạt động của mỗi công ty, vì vậy khả năng phù hợp của hệ thống là “quan trọng nhất”. 
  • Uy tín thương hiệu của nhà cung cấp phần mềm trên thị trường: Hãy chọn những nhà cung cấp đã có uy tín lâu năm trên thị trường và đã triển khai nhiều dự án thành công.
  • Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Cần thiết lập các mục tiêu của dự án ERP và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bản quyền chi phí bảo trì hằng năm… 
  • Khả năng mở rộng hệ thống: Một hệ thống ERP “phù hợp” với  doanh nghiệp là một hệ thống hỗ trợ nhu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và đáp ứng khả năng mở rộng để phát triển cùng với doanh nghiệp trong tương lai, với các module và tính năng giúp tối ưu và tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp
  • Phù hợp với quy định về kế toán của Việt Nam: Phần mềm ERP cần tuân thủ chế độ, quy định kế toán của Việt Nam như: chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí… của Việt Nam. 
  • Dễ sử dụng: Một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm ERP hiện nay là thiết kế thân thiện với người dùng. 
  • Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP sẽ không tránh khỏi có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình… Do đó, dịch vụ hỗ trợ online hay offline đều rất cần thiết.

Để triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Sau khi cùng tìm hiểu phần mềm quản lý ERP là gì, lợi ích – hạn chế và những khác biệt giữa hệ thống ERP với các phần mềm khác trên thị trường, có thể thấy rằng, đây là công cụ đắc lực mà các nhà quản trị không thể thiếu để điều hành doanh nghiệp hiệu quả, dễ dàng hơn. Với các doanh nghiệp mong muốn sớm áp dụng ERP vào tổ chức của mình nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu và cần chuẩn bị những gì thì dưới đây là một vài lời khuyên hữu ích.

phần mềm erp

Thiết lập đội dự án nội bộ với các thành viên phù hợp

Ứng dụng hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập đội ngũ dự án nội bộ, để cùng kết hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:

Giám đốc dự án: Là một thành viên quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Giám đốc dự án chính là người trực tiếp quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối dự án dựa trên chiến lược kinh doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Ngoài ra, vai trò của giám đốc dự án là: lập kế hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, theo dõi, xử lý các vấn đề và đảm bảo tiến độ của dự án.

Dưới giám đốc dự án là nhóm các Key user: thường là những người ở bộ phận quản lý các các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…Đây là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ cùng phối hợp với nhà cung cấp ERP trong quá trình triển khai phần mềm.  

Lập kế hoạch, xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi có ý định triển khai ERP cần hiểu rõ những khó khăn cũng như xác định mục tiêu, nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần tính toán và lên ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai. Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thời đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.

Chuẩn bị cho các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai

ERP là một hệ thống gần như cố định, việc thay đổi hoặc nâng cấp ứng dụng này sau khi đã đưa vào triển khai cần phải hạn chế bởi nó sẽ gây tốn kém thời gian – chi phí, nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì có thể gây xung đột với hệ thống đã được xây dựng trước đó, làm gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: phần mềm ERP hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu trong doanh nghiệp hay có những thay đổi mới trong khâu quản trị, điều hành, chuyển đổi mô hình kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất,… thì doanh nghiệp buộc phải nâng cấp phần mềm quản lý ERP.

Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào thiết kế, triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai.

Quy trình triển khai giải pháp ERP 

Theo ITG, quy trình triển khai hệ thống ERP có thể kết hợp giữa mô hình Waterfall (Thác nước) và Mô hình Agile. Cụ thể, quy trình triển khai công nghệ ERP sẽ được thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu các bài toán của doanh nghiệp tới các bước phân tích thiết kế, lập trình, Kiểm thử sản phẩm (Test), triển khai, đào tạo, cuối cùng là quy trình bảo hành sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tương tác với đơn vị phát triển phần mềm trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tại ITG quy trình triển khai phần mềm ERP thực hiện theo 6 bước:

Quy trình triển khai giải pháp ERP

Bước 1: Khảo sát thực tế tại doanh nghiệp 

Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm rõ các quy trình, hiểu nhu cầu và bài toán và các yêu cầu của từng bộ phận.

Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP

Sau quá trình khảo sát là bước phân tích thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này, đội ngũ BA sẽ viết tài liệu URD (User Requirements Document – Tài liệu mô tả yêu cầu người dùng). Tài liệu này sẽ được đội dự án 2 bên ký biên bản thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình thiết kế hệ thống.

Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu URD, bộ phận lập trình sẽ thiết kế các chức năng theo yêu cầu mô tả từ URD. Thời gian thiết kế hệ thống sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần thiết có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp

Bước 4: Test hệ thống ERP 

Sau khi đội lập trình hoàn thiện các chức năng thì đội ngũ kiểm thử hệ thống (Tester) của đơn vị phần mềm sẽ kiểm tra các chức năng, tìm kiếm các lỗi. Đến khi không còn lỗi thì phần mềm sẽ được chuyển giao sang khách hàng.

Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Sau khi hoàn thiện việc lập trình hệ thống ERP (ERP Systems), nhà cung cấp phần mềm sẽ cử nhân sự để đào tạo các key user và nhập dữ liệu để vận hành hệ thống. Mặc dù phần mềm ERP đã được các đơn vị cung cấp kiểm tra trước đó, tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá được tính hiệu quả và phát hiện ra những điểm cần điều chỉnh kịp thời.

Để quá trình triển khai phần mềm ERP thực sự thành công, nhà quản lý cần phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lượng và độ hiệu quả khi đưa giải pháp công nghệ này vào thực tế. Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và các nhà cung cấp có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn với nhu cầu và yêu cầu sản xuất kinh doanh.

Bước 6: Nghiệm thu phần mềm ERP

Sau thời gian Go-Live (thường từ 1-2 tháng), nếu quy trình không gặp bất kỳ trục trặc gì thì đơn vị phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành  nghiệm thu dự án.

Tổng quan về phần mềm 3S ERP từ ITG

ITG Technology là đơn vị tiên phong tại Việt Nam xây dựng hệ thống ERP. Trong gần 2 thập kỷ, ITG đã và đang đồng hành cùng các doanh nghiệp trong khảo sát, tư vấn và triển khai hệ thống ERP. Hệ thống 3S ERP do ITG phát triển là một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, hỗ trợ các nhà lãnh đạo có thể hoạch định và điều hành toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp (Hàng hóa – Tài sản – Tài chính – Nhân sự) và trợ giúp tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thao tác nghiệp vụ, chia sẻ thông tin, liên kết một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn phù hợp khi thiết kế phần mềm.

Phần mềm 3S ERP từ ITG

Các module lõi của hệ thống 3S ERP bao gồm:

  • Quản trị mua hàng
  • Quản trị bán hàng
  • Quản trị sản xuất
  • Quản trị hàng tồn kho
  • Quản trị tài chính – kế toán

Top 7 ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP được phát triển bởi ITG Technology

Thiết kế giải pháp ERP chuyên sâu theo ngành

Qua quá trình khảo sát và tư vấn tại nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô, ITG nhận thấy rằng, mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực hoạt động đều có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Sự phát triển của doanh nghiệp cùng với tính đa dạng và đặc thù của các ngành nghề kinh doanh sẽ dẫn đến sự quá tải đối với các phần mềm có thiết kế đóng gói. ITG hiểu được nhu cầu đó và đã phát triển các giải pháp ERP chuyên sâu theo đặc thù ngành của doanh nghiệp. Các lĩnh vực mà ITG có thế mạnh đặc biệt, tự tin giúp khách hàng có giải pháp tốt và đã triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn như:

Chuyên ngành

Xem giải pháp

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Dược phẩm

3S ERP cho ngành Dược phẩm

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Bao Bì

3S ERP cho ngành Bao bì

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Cơ khí, chế tạo

3S ERP cho ngành Cơ khí chế tạo

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Bán lẻ

3S ERP cho ngành Bán lẻ

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Phân phối

3S ERP Phân phối

Giải pháp chuyên sâu cho ngành Điện tử

3S ERP cho ngành Điện tử

Năng lực tư vấn hệ thống ERP (ERP Systems)

Không chỉ đóng vai trò là đơn vị phát triển và cung cấp phần mềm, ITG còn đóng vai trò là một nhà tư vấn chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao. Trước khi triển khai xây dựng hệ thống ERP, ITG sẽ có đội ngũ nhân sự khảo sát quy trình và yêu cầu quản trị thực tế tại các doanh nghiệp. Từ việc thấu hiểu bài toán đặt ra của doanh nghiệp, ITG sẽ đưa ra những tư vấn và thiết kế giải pháp phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp. 

Hợp tác với các đối tác cung cấp phần cứng quốc tế

ITG còn hợp tác với nhiều tập đoàn công nghệ thông tin lớn trên thế giới như Intel, Advantech, Sato, Keyence, AIOI… để tích hợp các công nghệ 4.0 mới nhất vào hệ thống ERP (ERP Systems) , từ đó mang đến những giải pháp ERP tốt nhất cho khách hàng.

Giải pháp ERP hoạt động đa nền tảng

Phần mềm 3S ERP có thể hoạt động đa nền tảng và tương thích với nhiều hệ điều hành như: Windows, Web, Android, iOS, Linux,… 3S ERP tích hợp và kết nối một cách dễ dàng với nhiều thiết bị ngoại vi, hỗ trợ việc thu thập dữ liệu sản xuất theo thời gian thực.

3S ERP có thể hoạt động đa nền tảng

Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất tự động 

Phần mềm ERP được thiết lập thuật toán để tự động tính toán và lập kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng dựa trên dữ liệu được phân tích (như Dự báo, Đơn đặt hàng, BOM, danh sách quy định thời gian đặt hàng cho việc đặt từng mặt hàng, Công suất từng khâu sản xuất, Số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của các mặt hàng/vật tư…).

Khả năng phân tích & dự báo 

Chức năng BIZHUB trong phần mềm 3S ERP cho phép thiết lập các báo cáo trực quan thể hiện bằng các Dashboard về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần,…

Thay vì nhận báo cáo từ các phòng ban với rất nhiều file dữ liệu khác nhau thì việc bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm các báo cáo chỉ với 1 click chuột. Tất cả là nhờ phần mềm 3S ERP từ ITG có khả năng xử lý dữ liệu lớn (Big Data), và tích hợp AI để tổng hợp, phân tích dữ liệu, mang đến cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP lâu năm được khách hàng và giới chuyên môn công nhận

ITG là đối tác triển khai phần mềm ERP cho nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR 500 và các doanh nghiệp FDI của Nhật Bản, Hàn Quốc. Các công ty sử dụng phần mềm ERP của ITG Technology tiêu biểu như: Goldsun, APP, Traphaco CNC, Panasonic Appliances Việt Nam, Kansai Paint, K&G Việt Nam (chủ sở hữu thương hiệu Aristino), Nam Dược, Meiko, Goshi Thăng Long, Weldcom, Nhôm Đông Á,…

Hơn 1.000 doanh nghiệp hàng đầu ở mọi lĩnh vực đã lựa chọn giải pháp 3S ERP

Sự sáng tạo và phấn đấu bền bỉ trong suốt 16 năm của ITG không chỉ nhận được sự tin tưởng đồng hành từ khách hàng mà còn được ghi nhận và vinh danh bởi các cơ quan chuyên môn qua các giải thưởng, danh hiệu cao quý: Danh hiệu Sao Khuê trong 4 năm (2008, 2010, 2021 và 2023) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu. Đây là giải thưởng dành uy tín nhất trong ngành CNTT cho sản phẩm phần mềm ưu việt. Bên cạnh đó, ITG 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019) được Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam bình chọn nằm trong Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam. Mới đây nhất, Giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY từ ITG được Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Hiệp hội Tự động hóa và Viện sáng tạo trao giải I4.0 Award cho  hạng mục “Sản phẩm số thông minh và giải pháp công nghệ 4.0″.

Hy vọng rằng, từ những kiến thức mà chúng tôi đưa ra, có thể giúp bạn hiểu thêm hệ thống ERP là gì? Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi. Các chuyên gia giải pháp về phần mềm quản lý ERP của chúng tôi đã sẵn sàng giải đáp tất cả các câu hỏi và giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp. Hotline tư vấn phần mềm ERP: 092.6886.855

Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    YouTube video
    Tặng bạn ebook









      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng