NG là gì ? Quy trình xử lý hàng lỗi NG trong sản xuất

Bạn có từng thắc mắc, hàng NG là gì? Vì sao hàng hóa bị trả về thường được ghi NG? Dù không phải một cụm từ quá phổ thông, nhưng NG là một thuật ngữ quen thuộc thường xuyên bắt gặp trong lĩnh vực sản xuất. Vậy NG là viết tắt của từ nào? Thuật ngữ này được hiểu ra sao trong sản xuất? Và đâu là để quy trình xử lý hàng NG trong sản xuất?

Hàng NG là gì?

Trong tiếng Anh, người ta sử dụng NG để viết tắt cho cụm từ “no good” và “not good”. Dù về hình thức, hai cụm từ này có vẻ như khá tương đồng, bản chất chúng lại mang ý nghĩa khác nhau. “No good” nhấn mạnh sự vô ích, không có giá trị một sự vật, hiện tượng được nhắc tới, trong khi đó, “not good” được hiểu là một điều gì đó không đạt chất lượng, không đạt yêu cầu.

Vậy khi bắt gặp cụm từ NG, chúng ta nên hiểu theo nghĩa của cụm từ nào? Trên thực tế, NG được sử dụng mang ý nghĩa là sự kết hợp của cả hai và tùy vào từng tình huống mà sẽ được hiểu thiên về nghĩa nào hơn.

Trong sản xuất hàng hóa, mỗi khi nhắc tới NG hay hàng NG, ta hiểu đó là những sản phẩm không đạt chất lượng, bị lỗi, có vấn đề và được yêu cầu thu hồi hoặc bị trả lại. Thuật ngữ này đặc biệt được dùng phổ biến trên các thiết bị kiểm định chất lượng cho thành phẩm trước khi được lưu kho, phân phối. Hình bên dưới là một ví dụ thực tế của cụm từ NG trong sản xuất. Thiết bị cảm biến cho biết chất lượng hàng là đạt yêu cầu (màn hình của thiết bị hiển thị OK) hay là lỗi, hỏng (màn hình thiết bị hiển thị NG) để từ đó, doanh nghiệp có thể tiến hành phân loại hàng, phân phối hay xử lý, loại bỏ chúng.

Hình 1: NG được ứng dụng trong kiểm định chất lượng thành phẩm (thuốc, thiết bị điện) trước khi được phân phối

Ngoài ra, ở một số doanh nghiệp, ‘defects’ hay ‘defective products’ cũng được sử dụng tương đương với thuật ngữ NG. Sự khác biệt ở đây chủ yếu nằm ở công đoạn khi kiểm định hàng hóa. Các thiết bị kiểm định chất lượng hàng hóa thường biểu thị kết quả hàng không đạt chất lượng bằng NG, và những sản phẩm đó sẽ được chuyển đến khu vực riêng dành cho hàng lỗi và thường được đánh dấu là “defective” hoặc “defective products”.

Các sản phẩm dầu gội đầu được thiết bị kiểm định chất lượng nhận dạng là “NG” sẽ được chuyển tới thùng hàng riêng được dán nhãn “defective”

Quy trình xử lý hàng NG trong sản xuất

Hầu hết các doanh nghiệp thường có quy trình riêng để xử lý hiệu quả các sản phẩm NG. Quy trình xử lý hàng lỗi trong sản xuất của từng nhà sản xuất có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, hoạt động này thường được vận hành dựa trên ba nguyên lý:

• Không tạo ra hoặc không gây phát sinh hàng NG.
• Không đưa hoặc không để lưu xuất hàng NG tới công đoạn tiếp theo.
• Trong trường hợp để phát sinh hàng NG, cần phát hiện và xử lý tại chỗ.

Thông thường, một quy trình xử lý hàng lỗi trong sản xuất được quản lý theo tám bước dưới đây:

Bước 1. Đánh giá mức độ lỗi của hàng NG

Bước 2. Phân loại sản phẩm NG

Bước 3. Biểu thị sản phẩm lỗi và cách ly

Bước 4. Báo cáo cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp

Bước 5. Quyết định phương pháp xử lý hàng lỗi NG

Bước 6. Thực hiện xử lý hàng NG

Bước 7. Truy tìm nguyên nhân dẫn đến hàng NG

Bước 8. Thực hiện phương án kaizen và phòng chống lỗi sai Poka Yoke

Giải quyết triệt để các vấn đề liên quan đến chất lượng trong nhà máy với Ebook “7 QC Tools - Thực hành ứng dụng trong quản lý chất lượng và chuyển đổi số doanh nghiệp”
Thực hành các công cụ 7 QC
Xác định các lỗ hổng trong hoạt động quản lý chất lượng
Cải thiện hiệu quả quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình.

Tải Ebook miễn phí ngay

Bước 1: Đánh giá mức độ lỗi của hàng NG là gì

Tùy từng ngành, lĩnh vực, mà phương thức đánh giá mức độ lỗi của hàng NG sẽ có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, mức độ hàng lỗi gồm ba loại chính: Lỗi nhỏ, lỗi lớn, lỗi nghiêm trọng. Thông thường, các nhà sản xuất thường sử dụng Bảng giới hạn chấp nhận chất lượng (AQL) để làm cơ sở đánh giá chất lượng thành phẩm của mình.

• Lỗi nhỏ: thường là các vấn đề có mức độ ảnh hưởng không đáng kể đến chức năng và hình thức của vật phẩm. Hàng NG thuộc mức độ này hiếm khi bị khách hàng trả lại do lỗi nhỏ của sản phẩm thường rất khó nhận thấy hoặc nhận thấy nhưng ở trong mức độ chấp nhận được. Với những lỗi này, nhà sản xuất có thể áp dụng mức dung sai cao nhất (AQL) cho các lỗi nhỏ được tìm thấy trong số lượng mẫu kiểm tra.
• Lỗi lớn: là những khuyết điểm có mức độ nghiêm trọng hơn nhiều so với lỗi nhỏ và có thể ảnh hưởng xấu đến hình thức, chức năng của sản phẩm. Khách hàng có thể dễ dàng nhận thấy những lỗi này và thường có xu hướng khiếu nại, trả lại hàng, hoặc yêu cầu bồi thường, đổi hàng mới. Mức dung sai (AQL) của dạng lỗi này sẽ thấp hơn so với lỗi nhỏ khi xử lý đánh giá và kiểm định.
• Lỗi nghiêm trọng: Đây là mức độ nghiêm trọng nhất của hàng NG. Lỗi nghiêm trọng gây thiệt hại nặng nề đến hình thức, chức năng của sản phẩm, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và thậm chí, gây hại cho người sử dụng sản phẩm. Do vậy, nếu không may sản phẩm được phân phối ra thị trường, doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ bị kiện, thu hồi và bị tẩy chay sản phẩm.

Bước 2. Phân loại sản phẩm NG

Công đoạn này có mối liên hệ chặt chẽ với bước trước đó. Thông thường, các nhà sản xuất sẽ phân loại hàng NG của họ thông qua một danh sách các khiếm khuyết trong sản phẩm kèm theo mức độ lỗi cho phép tương ứng. Những người quản lý QC có thể sử dụng phiếu kiểm tra (Check Sheet) – một trong 7 QC Tools để thực hiện phân loại sản phẩm NG.

Minh họa phiếu kiểm tra Check Sheet phân loại sản phẩm dựa trên loại lỗi và mức độ lỗi của hàng NG

Việc phân loại sản phẩm NG giúp doanh nghiệp sản xuất không chỉ kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp của họ, mà còn đảm bảo hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hóa được thực hiện hiệu quả, giảm thiểu rủi ro hàng lỗi đến tay khách hàng.

Bước 3. Biểu thị sản phẩm lỗi và cách ly

Các sản phẩm được đánh dấu khác nhau dựa trên kết quả phân loại ở bước hai. Các sản phẩm NG được xếp cùng một nhóm có chung thuộc tính lỗi. Đồng thời, doanh nghiệp cũng xác định công đoạn và bộ phận tương ứng có liên quan đến từng nhóm hàng NG.

Bước 4. Báo cáo cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp

Các sản phẩm NG theo nhóm được chuyển đến các bộ phận tương ứng, kèm theo thông tin về mức độ lỗi của sản phẩm. Tại đây, các bộ phận liên quan tiến hành phân tích sản phẩm lỗi để có biện pháp xử lý phù hợp.

Bước 5. Quyết định phương pháp xử lý hàng lỗi NG là gì

Bộ phận phụ trách thường đưa ra ba quyết định chính để xử lý hàng lỗi:

• Đối với sản phẩm có thể sửa tay: Trực tiếp sửa chữa tại chỗ để đảm bảo yêu cầu chất lượng.
• Đối với sản phẩm được đặc cách sử dụng: Thường đây là những vật phẩm lỗi ở mức độ nhỏ, dù không đạt chất lượng yêu cầu nhưng nhìn chung không gây ảnh hưởng đến chức năng của sản phẩm cuối nên được đặc cách để tiếp tục sử dụng.
• Đối với sản phẩm lỗi có thể sửa quy cách: Các sản phẩm này mắc khiếm khuyết ở mức độ chấp nhận được và được cân nhắc thành sản phẩm đạt yêu cầu hoặc được chuyển sang sử dụng cho một số sản phẩm đặc biệt.
• Đối với sản phẩm lỗi (thuộc mức độ lỗi lớn): Được doanh nghiệp tiêu hủy.

Nếu phải sửa chữa sản phẩm lỗi, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:

• Tuân thủ theo chỉ thị của người quản lý khi sửa chữa sản phẩm lỗi.
• Cần xây dựng bảng hướng dẫn chi tiết trình tự các bước sửa chữa trước khi thực hiện.
• Những sửa chữa liên quan đến kích thước cần có sự đồng ý của nhân viên kiểm tra và người đứng đầu bộ phận kiểm tra.
• Sau khi sửa xong, phải kiểm tra sản phẩm đầu tiên

Bước 6. Thực hiện xử lý hàng NG

Hàng NG sau khi được xếp vào bốn nhóm trên sẽ được doanh nghiệp tiến hành sửa chữa hoặc tiêu hủy như đã đề cập trên.

Bước 7. Truy tìm nguyên nhân dẫn đến hàng NG

Có nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến một sản phẩm lỗi. Đó có thể là do chất lượng không đảm bảo của máy móc, do tay nghề hoặc/và ý thức công việc của công nhân còn chưa cao, quy trình sản xuất còn nhiều lỗ hổng hoặc cũng có thể xuất phát từ môi trường làm việc không đảm bảo để người lao động hoàn thành tốt công việc của mình. Việc truy tìm nguyên nhân dẫn đến sản phẩm lỗi giúp doanh nghiệp đánh giá lại chất lượng trong từng khâu sản xuất và từ đó có những biện pháp ngăn ngừa sai, lỗi có thể xảy ra trong tương lai.

Bước 8. Thực hiện phương án phòng chống sai lỗi và cải tiến liên tục

Trong chiến lược quản lý chất lượng, các doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống phòng chống sai lỗi Poka Yoke với mục đích loại bỏ các khuyết tật của sản phẩm bằng cách ngăn ngừa, sửa chữa hoặc cảnh báo kịp thời khi chúng xảy ra.

Trong khi đó, cải tiến liên tục (Kaizen) sẽ góp phần nâng cao chất lượng, giảm lãng phí trong sản xuất, từ đó giảm thiểu lỗi sai và hàng NG thông qua những cải tiến nhỏ nhưng có tính thường xuyên và liên tục.

Việc kết hợp hai phương án này giúp doanh nghiệp phát hiện các sai lỗi trong sản xuất hàng hóa, chủ động giảm thiểu rủi ro sản xuất hàng lỗi, đồng thời có những phương án tối ưu để xử lý hàng lỗi hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp, phát hiện hàng lỗi trong sản xuất là điều khó tránh khỏi. Hiểu về hàng NG là gì và nắm được quy trình xử lý chúng giúp doanh nghiệp xác định được nguyên nhân và phương án giải quyết kịp thời và loại bỏ lãng phí.