7 công cụ quản lý chất lượng (7QC) và lợi ích cho doanh nghiệp ?

Không chỉ nổi tiếng với các hệ thống tư tưởng Kaizen, thực hành 5S hoặc Lean, 6 Sigma mà người Nhật còn có những bộ công cụ thống kê quản lý chất lượng nổi tiếng khác được gọi là 7 công cụ quản lý chất lượng. Chúng ta cùng tìm hiểu bộ công cụ quản lý này và lợi ích của chúng cho Doanh nghiệp áp dụng.

Sự ra đời của 7 công cụ quản lý chất lượng (7QC Tool)

Vào năm 1950, w. Edwards Deming – nhà khoa học hàng đầu thế giới về quản lý chất lượng lần đầu tiên giới thiệu việc sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng cho Hiệp hội các nhà khoa học và kỹ sư Nhật Bản (Japanese Union of Scientists and Enginneers – JUSE). Kaoru Ishikawa – Giáo sư Trường Đại học tổng hợp Tokyo vào thời điểm đó, đồng thời cũng là một thành viên của JUSE đã thể thức hóa các công cụ thống kê này dưới tên gọi “Seven Quality Control Tools”, được dịch sang tiếng Việt là “Bảy công cụ kiểm soát chất lượng”. Kaoru Ishikawa, nhận định rằng, 95% các vấn đề trong doanh nghiệp có thể được giải quyết bằng việc ứng dụng bảy công cụ kiểm soát chất lượng. Với việc thực hành các công cụ này, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn, hiệu quả hơn trong việc nhận diện các vấn đề của mình (ví dụ: các lãng phí, kém hiệu quả trong quá trình; các nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm; các cơ hội cải tiến…), xác định được đâu là nguyên nhân gốc của vấn đề, định ra được thứ tự ưu tiên cần giải quyết để đạt hiệu quả cao trong việc sử dụng các nguồn lực, từ đó đưa ra được quyết định đúng đắn để giải quyết vấn đề.
Sau chiến tranh thế giới thứ hai, nước Nhật phải đối mặt với muôn vàn khó khăn hiệp hội các nhà khoa học và kỹ sư Nhật Bản (JUSE, Japanese Union Of Scientists and Engineers) đã quyết định chọn và ứng dụng các công cụ thống kê trong phương pháp quản lý chất lượng cho mọi tầng lớp cán bộ Nhật. Từ đó việc áp dụng chúng ngày càng rộng rãi và phổ biến trên khắp thế giới, đặc biệt là ở Châu Âu và được gọi tắt là Seven Tools (7 công cụ quản lý chất lượng).

Bên cạnh 7 QC thì Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM và Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là những hệ thống mà doanh nghiệp có thể quan tâm để quản lý và cải tiến chất lượng.

Nội dung trong 7 công cụ quản lý chất lượng

• Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)

Biểu đồ nhân quả đơn giản chỉ là một danh sách liệt kê những nguyên nhân có thể có dẫn đến kết quả. Công cụ này đã được xây dựng vào năm 1953 tại Trường Đại học Tokyo do giáo sư Kaoru Ishikawa chủ trì. Ông đã dùng biểu đồ này giải thích cho các kỹ sư tại nhà máy thép Kawasaki về các yếu tố khác nhau được sắp xếp và thể hiện sự liên kết với nhau. Do vậy, biểu đồ nhân quả còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ xương cá.

Mục đích: Là một phương pháp nhằm tìm ra nguyên nhân của một vấn đề, từ đó thực hiện hành động khắc phục để đảm bảo chất lượng. Đây là công cụ được dùng nhiều nhất trong việc tìm kiếm những nguyên nhân, khuyết tật trong quá trình sản xuất.

Công cụ này dùng để nghiên cứu, phòng ngừa những mối nguy tiềm ẩn gây nên việc hoạt động kém chất lượng có liên quan tới một hiện tượng nào đó, như phế phẩm, đặc trưng chất lượng, đồng thời giúp ta nắm được toàn cảnh mối quan hệ một cách có hệ thống. Người ta còn gọi biểu đồ này là biểu đồ xương cá, biểu đồ Ishikawa, hay tiếng Nhật là Tokuzei Yoin – biểu đồ đặc tính…

Đặc trưng của biểu đồ này là giúp chúng ta lên danh sách và xếp loại những nguyên nhân tiềm ẩn chứ không cho ta phương pháp loại trừ nó.

• Phiếu kiểm tra (Check sheets)

Phiếu kiểm tra là một phương tiện để lưu trữ dữ liệu, có thể là hồ sơ của các hoạt động trong quá khứ, cũng có thể là phương tiện theo dõi cho phép bạn thấy được xu hướng hoặc hình mẫu một cách khách quan. Đây là một dạng lưu trữ đơn giản một số phương pháp thống kê dữ liệu cần thiết để xác định thứ tự ưu tiên của sự kiện.

Phiếu kiểm soát thường được sử dụng để:

– Kiểm tra sự phân bố số liệu của một chỉ tiêu của quá trình sản xuất

– Kiểm tra các dạng khuyết tật

– Kiểm tra vị trí các khuyết tật

– Kiểm tra các nguồn gốc gây ra khuyết tật của sản phẩm

– Kiểm tra xác nhận công việc

Thường thì, Phiếu kiểm tra sẽ theo dõi sự kiện theo thời gian nhưng cũng có thể dùng để theo dõi số lượng sự kiện theo vị trí. Sau đó, dữ liệu này có thể được sử dụng làm đầu vào của Biểu đồ tập trung, Biểu đồ Pareto… Ví dụ về các vấn đề cần theo dõi có thể là: số lần tràn đổ/tháng, cuộc gọi bảo dưỡng sửa chữa /tuần, rác thải nguy hại thu được/giờ làm việc, v.v…

• Biểu đồ kiểm soát (Control Charts)

à một biểu đồ với các đường giới hạn đã được tính toán bằng phương pháp thống kê được sử dụng nhằm mục đích theo dõi sự biến động của các thông số về đặc tính chất lượng của sản phẩm, theo dõi những thay đổi của quy trình để kiểm soát tất cả các dấu hiệu bất thường xảy ra khi có dấu hiệu đi lên hoặc đi xuống của biểu đồ.

Mục đích: Phát hiện tình huống bất thường xảy ra trong quá trình sản xuất.

• Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)

Biểu đồ mật độ phân bố là một dạng biểu đồ cột đơn giản. Nó tổng hợp các điểm dữ liệu để thể hiện tần suất của sự việc

Mục đích: Sử dụng để theo dõi sự phân bố của các thông số của sản phẩm/quá trình. Từ đó đánh giá được năng lực của quá trình đó (Quá trình có đáp ứng được yêu cầu sản xuất sản phẩm hay không?). Là biểu đồ cột thể hiện tần số xuất hiện của vấn đề (thu thập qua phiếu kiểm tra).

Áp dụng: Phòng ngừa trước khi vấn đề có thể xảy ra.

• Biểu đồ Pareto (Pareto Analysis)

Biểu đồ Pareto (Pareto Analysis) là một biểu đồ hình cột được sử dụng để phân loại các nguyên nhân/nhân tố ảnh hưởng có tính đến tầm quan trọng của chúng đối với sản phẩm. Sử dụng biểu đồ này giúp cho nhà quản lý biết được những nguyên nhân cần phải tập trung xử lý . Lưu ý là cần sử dụng biểu đồ Pareto để phân tích nguyên nhân và chi phí do các nguyên nhân đó gây ra.

Mục đích: Bóc tách những nguyên nhân quan trọng nhất ra khỏi những nguyên nhân vụn vặt của một vấn đề. Đồng thời, nhận biết và xác định ưu tiên cho các vấn đề quan trọng nhất. Ngoài ra biểu đồ Pareto còn dùng để đánh giá hiệu quả cải tiến.

Áp dụng khi: Phân tích dữ liệu liên quan đến vấn đề quyết định yếu tố nào quan trọng nhất ảnh hưởng đến vấn đề đó.

• Biểu đồ Pareto thể hiện số lượng và tỷ lệ % sai lỗi trong gia công cơ khí.

Phân tích pareto cũng rất quan trọng trong quá trình cải tiến. Do đó, việc thực hiện cải tiến cần được sử dụng với nhiều công cụ thống kê.

Trong quản lý chất lượng, cũng thường nhận thấy rằng:

• 80% thiệt hại về chất lượng do 20% nguyên nhân gây nên.
• 20% nguyên nhân gây nên 80% lần xảy ra tình trạng không có chất lượng.
• 

• Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) đó là sự biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị trong đó các giá trị quan sát được của một biến được vẽ thành từng điểm so với các giá trị của biến kia mà không nối các điểm đó lại với nhau bằng đường nối. Biểu đồ phân tán chỉ ra mối quan hệ giữa 2 nhân tố.

Mục đích: Để giải quyết các vấn đề và xác định điều kiện tối ưu bằng cách phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số của 2 nhân tố này.

Dựa vào việc phân tích biểu đồ có thể thấy được nhân tố này phụ thuộc như thế nào vào một nhân tố khác và mức độ phụ thuộc giữa chúng.

• Biểu đồ phân lớp (Stratification)

Là phương pháp chia dữ liệu thành các nhóm nhỏ và phân loại chúng dựa theo nhóm, cấp, tầng lớp, cấp độ giúp dễ dàng theo dõi và hiểu được các vấn đề hiện tại

Trong thị trường lấy khách hàng làm trung tâm ngày nay, chất lượng là yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển và bền vững của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp đi xa hơn nữa để cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt nhất và chất lượng tuyệt vời để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Làm thế nào để quản lý và cải tiến chất lượng hiệu quả? Đón đọc bài viết: 101 điều cần biết về quản lý chất lượng để tìm lời giải.

Khi nào bạn nên sử dụng 7 Công cụ QC?

7 Công cụ QC có thể được thực hiện trong quá trình quản lý chất lượng, cải tiến chất lượng, quy trình thực hiện sáu sigma hoặc thậm chí là chu trình PDCA thông thường nhằm mục đích chất lượng nhằm nâng cao quản lý chất lượng. Trong giai đoạn đầu tiên của việc đo lường và xác định, Sơ đồ xương cá còn được gọi là sơ đồ nguyên nhân và kết quả, Biểu đồ Pareto và Biểu đồ kiểm soát có thể được sử dụng. Trong các giai đoạn đánh giá và phân tích tiếp theo, Sơ đồ phân tán, Biểu đồ và Danh sách kiểm tra có thể được thực hiện. Biểu đồ kiểm soát có thể được sử dụng để cải tiến chất lượng nhất quán.

Lợi ích của 7 công cụ quản lý chất lượng 7 QC

7 công cụ QC là những công cụ cơ bản và có cấu trúc giúp các doanh nghiệp cải tiến quy trình quản lý và sản xuất để đạt được chất lượng sản phẩm được nâng cao. Từ việc đánh giá và kiểm tra quy trình sản xuất, xác định các thách thức và vấn đề chính đến kiểm soát sự biến động hiện tại của chất lượng sản phẩm và đưa ra các giải pháp ngăn ngừa các sai sót trong tương lai, 7 công cụ QC rất hiệu quả. Một số lợi ích kinh doanh chính của 7 công cụ QC được liệt kê dưới đây.

• Cung cấp một con đường có cấu trúc hơn để giải quyết vấn đề và cải thiện chất lượng
• Dễ hiểu và dễ thực hiện nhưng cực kỳ hiệu quả
• Một cách tiếp cận khoa học và hợp lý để giải quyết vấn đề
• Tuân theo quy tắc 80/20 tức là đạt được 80% kết quả với 20% nỗ lực
• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
• Giúp xác định và phân tích các vấn đề trong quá trình
• Hỗ trợ đào tạo xương cá trong phân tích nguyên nhân gốc rễ và giải quyết vấn đề
• Khuyến khích tinh thần đồng đội và nuôi dưỡng văn hóa lành mạnh
• Xác định nguyên nhân gốc rễ và giải quyết nó vĩnh viễn
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng và sự hài lòng của khách hàng

Ngoài 7 công cụ quản lý chất lượng truyền thống thì 7 công cụ quản lý 7 công cụ quản lý chất lượng mới được ra đời, nhằm tập trung hơn nữa vào vấn đề chất lượng doanh nghiệp ngay ở khâu thiết kế sản phẩm.

Dựa trên quy trình dựa trên dữ liệu và cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm, việc triển khai 7 công cụ quản lý chất lượng là một trong những quy trình hiệu quả nhất trong thời gian ngắn nhất.