Check Sheet là gì? Hướng dẫn tạo mẫu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm

Trong lĩnh vực quản lý chất lượng, việc đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn đề ra là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những công cụ hỗ trợ hiệu quả cho quá trình này chính là Check Sheet. Vậy Check Sheet là gì? Làm sao để tạo Check Sheet? Áp dụng công cụ này vào quản lý chất lượng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết!

Check Sheet là gì?

Check Sheet (phiếu kiểm tra) là một biểu mẫu được thiết kế để thu thập, ghi nhận và phân loại các dữ liệu quan trọng liên quan đến quá trình sản xuất hoặc kiểm tra chất lượng trong nhà máy. Đây là một trong 7 công cụ kiểm soát chất lượng (7 QC Tools), giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các vấn đề thường xuyên xảy ra và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.

Check Sheet là một phiếu kiểm tra thường được dùng trong quá trình sản xuất hoặc kiểm tra chất lượng

Các dạng Check Sheet thường gặp là:

• Kiểm tra sự phân bố số liệu của một chỉ tiêu trong quá trình sản xuất
• Kiểm tra các dạng khuyết tật
• Kiểm tra vị trí các khuyết tật
• Kiểm tra các nguồn gốc gây ra khuyết tật của sản phẩm
• Kiểm tra xác nhận công việc

Check Sheet thường được thể hiện dưới dạng một bài kiểm tra, liệt kê các chỉ tiêu cần kiểm tra (bằng cách đo đạc, ngoại quan,…).

Mỗi hạng mục kiểm tra trong Check Sheet sẽ được phân loại theo định tính hoặc định lượng:

• Định tính: Là các bài kiểm tra đánh giá tình trạng của sản phẩm. Lúc này, Check Sheet được sử dụng như một phiếu khảo sát đánh giá chất lượng sản phẩm.
• Định lượng: Là các bài kiểm tra đo lường với giá trị cụ thể về nhiệt độ, chiều dài,… Kết quả ghi nhận là số liệu đo, đánh giá số liệu đo trong khoảng dữ liệu kỳ vọng.

Giải quyết triệt để các vấn đề liên quan đến chất lượng trong nhà máy với Ebook “7 QC Tools - Thực hành ứng dụng trong quản lý chất lượng và chuyển đổi số doanh nghiệp”

Thực hành các công cụ 7 QC
Xác định các lỗ hổng trong hoạt động quản lý chất lượng
Cải thiện hiệu quả quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình.

Tải Ebook miễn phí ngay

Đặc điểm của Check Sheet

Đặc trưng cơ bản của các biểu mẫu kiểm tra chất lượng sản phẩm Check Sheet là:

• Đơn giản và dễ sử dụng: Check Sheet thường được thiết kế dưới dạng bảng với các mục tiêu rõ ràng, cụ thể; giúp người dùng dễ dàng đánh dấu hoặc ghi chú thông tin dễ dàng mà không cần đào tạo chuyên sâu.
• Linh hoạt: Phiếu khảo sát đánh giá chất lượng có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng cụ thể của doanh nghiệp (ví dụ: kiểm tra chất lượng sản phẩm, theo dõi hiệu suất máy móc, theo dõi thời gian bảo trì…)
• Hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu: Phiếu kiểm tra có thể ghi nhận nhanh chóng các thông tin quan trọng, hỗ trợ quá trình phân tích và cải tiến chất lượng.

Tầm quan trọng của phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm Check Sheet

Sử dụng Check Sheet mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc kiểm soát chất lượng sản phẩm:

Sử dụng Check Sheet giúp doanh nghiệp đánh giá và kiểm tra chất lượng hiệu quả

Giám sát và kiểm soát chất lượng

Check Sheet giúp doanh nghiệp theo dõi các thông số quan trọng trong quá trình sản xuất, từ đó phát hiện sớm các sai lệch hoặc lỗi phát sinh để có hướng xử lý kịp thời, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng mong muốn.

Phân tích và cải tiến quy trình

Thông qua việc thu thập dữ liệu trên Check Sheet, doanh nghiệp có thể xác định các xu hướng, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất các biện pháp cải tiến hiệu quả. Bên cạnh đó, thông tin được ghi chép, đánh dấu một cách có hệ thống cũng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Sử dụng mẫu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó phát hiện sớm vấn đề và khắc phục kịp thời các lỗi để giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí sản xuất và thời gian xử lý sự cố.

Khi nào doanh nghiệp cần dùng phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm?

Check Sheet là một công cụ quản lý chất lượng linh hoạt, không bị giới hạn trong một form mẫu cố định mà có thể tùy chỉnh để thu thập dữ liệu theo đúng nhu cầu của người dùng. Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng Check Sheet trong nhiều trường hợp như:

• Khi triển khai quy trình sản xuất mới: Để biết quy trình mới hoạt động có tốt không, doanh nghiệp có thể sử dụng Check Sheet để quan sát và thu thập những dữ liệu có chu kỳ lặp đi lặp lại tại cùng một địa điểm
• Khi cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm: Sử dụng biểu mẫu kiểm tra chất lượng sản phẩm để thu thập dữ liệu về những khiếm khuyết, vị trí khuyết tật, nguyên nhân gây lỗi thường gặp trong quá trình sản xuất.
• Khi xuất hiện lỗi hoặc sự cố: Doanh nghiệp có thể thông qua dữ liệu thu thập được về các vấn đề, tần suất, sự cố diễn ra trong quá trình sản xuất để xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời
• Khi cần thu thập dữ liệu cho quá trình cải tiến: Check Sheet hỗ trợ phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Các bước tạo mẫu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm

Để thiết kế một mẫu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định vấn đề, mục đích và phạm vi thu thập dữ liệu

Doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề, sự kiện cần thay đổi hoặc kiểm soát, sau đó, xác định rõ mục đích của phiếu kiểm tra (giám sát quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng, phát hiện lỗi hay thu thập dữ liệu cho phân tích…) cũng như phạm vi áp dụng (các công đoạn, bộ phận hoặc sản phẩm cụ thể…)

Bước 2: Xác định thời gian thu thập, người thu thập

Người lập phiếu cần xác định rõ thời gian và tần suất thu thập dữ liệu (hàng ngày, theo lô…), đồng thời phân công người thu thập dữ liệu cụ thể, đảm bảo người này hiểu rõ cách dùng phiếu và tiêu chuẩn chất lượng.

Bước 3: Thiết kế mẫu

• Tiêu đề: Đặt tên cho phiếu kiểm tra, phản ánh rõ ràng mục đích và nội dung.
• Các mục cần kiểm tra: Liệt kê chi tiết các yếu tố, thông số hoặc đặc điểm cần theo dõi.
• Cột ghi chép: Bao gồm các cột để ghi nhận kết quả (có thể sử dụng các dấu kiểm như ký hiệu X, dấu hoặc dấu /…), thời gian, người thực hiện và các ghi chú khác nếu cần.

Chạy thử và kiểm tra

Áp dụng Check Sheet trong một khoảng thời gian ngắn để đánh giá tính hiệu quả và khả thi. Dựa trên kết quả chạy thử nghiệm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung và cấu trúc của phiếu kiểm tra để phù hợp hơn với thực tế.

Triển khai chính thức

Dữ liệu của Check Sheet sau khi được đảm bảo phù hợp và giải quyết đúng vấn đề, doanh nghiệp có thể áp dụng vào triển khai chính thức và hướng dẫn nhân viên về cách sử dụng. Trong quá trình đó, nhà quản lý cần theo dõi quá trình sử dụng phiếu kiểm tra của nhân viên, đảm bảo việc ghi chép và thu thập dữ liệu được thực hiện đúng quy trình.

Các loại mẫu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm phổ biến

Tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại biểu mẫu kiểm tra chất lượng sản phẩm sau:

Bảng kiểm tra phân loại (Classification Check Sheet)

Phiếu kiểm tra này thường được dùng để phân loại các nhóm lỗi, nhằm xác định vấn đề thường nằm ở nhóm lỗi nào. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung cải thiện những vấn đề quan trọng nhất.

Ví dụ, một công ty đúc ép nhựa làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 có những lỗi thường gặp là: Cong vênh, bong bóng, thiếu nhiên liệu, lõm bề mặt, dính dơ, sai màu, vết nứt… Công ty đã sử dụng bảng kiểm tra phân loại để xác định nhóm lỗi có tỷ lệ xuất hiện nhiều nhất, bảng được thiết kế như sau:

Mẫu Classification Check Sheet

Quan sát mẫu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm ở trên, có thể thấy lõm bề mặt và cong vênh là 2 lỗi chiếm tỉ trọng cao nhất, lần lượt là 12 và 11 lần xuất hiện. Vì vậy, doanh nghiệp xác định nguyên nhân gây ra 2 lỗi này và có các hành động khắc phục, phòng ngừa phù hợp cho từng lỗi.

Bảng kiểm tra định vị lỗi (Defect Location Check Sheet)

Check Sheet này được sử dụng để xác định lỗi xuất hiện ở vị trí nào trên sản phẩm, giúp doanh nghiệp khoanh vùng nguyên nhân gây lỗi và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Dưới đây là một ví dụ về phiếu kiểm tra định vị lỗi tại công đoạn sơn cửa ô tô. Các lỗi thường phát sinh là chảy sơn, bong bóng và chảy xước:

Mẫu bảng kiểm tra định vị lỗi

Từ Checksheet, ta có thể thấy, lỗi bong bóng là lỗi xuất hiện nhiều nhất và thường xuất hiện tại hai bên cánh cửa. Check sheet đã giúp doanh nghiệp khoanh vùng được lỗi hiệu quả.

Bảng kiểm tra tần suất (Frequency Check Sheet)

Dùng để ghi nhận số lần xuất hiện của từng loại lỗi hoặc vấn đề theo thời gian, giúp nhận diện xu hướng và mức độ nghiêm trọng của từng vấn đề.

Dưới đây là một mẫu phiếu kiểm tra tần suất đơn giản mà bạn có thể tham khảo:

Bảng kiểm tra tần suất (Frequency Check Sheet)

Bảng kiểm tra thang đo (Measurement Scale Check Sheet)

Check Sheet này thể hiện sự biến thiên của một thông số quan trọng như nhiệt độ, áp suất, kích thước sản phẩm,… theo thời gian, giúp theo dõi sự ổn định của quy trình.

Ví dụ về bản kiểm tra thang đo tại một một công ty sản xuất sợi có công đoạn xử lý nhiệt, cần có nhiệt độ lò sấy là 225 độ C, giao động cho phép là cộng trừ 20 độ. Mức độ theo dõi nhiệt độ là kiểm tra mỗi giờ. Ta thiết kế được một bản kiểm tra thang đo như sau:

Check sheet kiểm tra thang đo nhiệt độ lò sấy

Bảng kiểm tra tuần tự (Check List)

Check Sheet này được sử dụng để đảm bảo mọi bước trong quy trình sản xuất hoặc kiểm tra chất lượng được thực hiện đúng và đầy đủ.

Dưới đây là ví dụ về danh sách kiểm tra tại một công ty. Trong mùa mưa, hệ thống thoát nước của công ty thường xuyên gặp vấn đề tắc nghẽn, dẫn đến tình trạng ngập úng và gây thiệt hại cho sản phẩm. Để khắc phục tình trạng này, công ty đã cử một đội kiểm tra để theo dõi tình hình ngập úng tại các khu vực quan trọng mỗi đầu giờ, cuối giờ và có mưa. Đội đã thiết kế một danh sách kiểm tra ngập úng chi tiết, áp dụng riêng cho từng khu vực như sau:

Phiếu kiểm tra tuần tự

Thực hành ứng dụng phiếu kiểm tra Check Sheet

Lĩnh vực: May mặc

Vấn đề: Phân loại và thống kê số lượng khuyết tật tại công đoạn may

Cách giải quyết: Ứng dụng phiếu kiểm tra Check Sheet

Thực hành:

• Sau 1-2 ca sản xuất, lấy 10 sản phẩm để kiểm tra
• Mỗi dạng khuyết tật tại từng công đoạn được đánh dấu bằng 1 gạch tại cột biểu thị khuyết tật tương ứng
• Cột tổng số cho biết số lượng các dạng khuyết tật. Tại từng công đoạn, loại khuyết tật nào hay xảy ra nhất.

Lợi ích:

• Giúp cho việc định lượng để trả lương công nhân theo chất lượng hoàn thành
• Giúp cho việc xác định nguyên nhân, tìm cách khắc phục, phòng ngừa và cải tiến

Ví dụ về ứng dụng phiếu kiểm tra Check Sheet của công ty may mặc

Ứng dụng Check Sheet trong giải pháp nhà máy thông minh có tích hợp 7 QC Tools

3S iFACTORY của ITG Technology là bộ giải pháp chuyển đổi số nhà máy sản xuất toàn diện, giúp doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru và hiệu quả từ tầng quản trị đến tầng nhà máy và phân xưởng, loại bỏ tình trạng thông tin rời rạc thường thấy ở nhà máy truyền thống.

Một mẫu form check sheet trong giải pháp 3S iFACTORY

Giải pháp 3S iFACTORY nổi bật với việc tối ưu hóa các chỉ số S-Q-C-D. Trong đó, yếu tố chất lượng được đảm bảo thông qua 7 QC Tools. Check Sheet là một công cụ nằm trong 7 QC Tools, giúp doanh nghiệp thu thập và ghi nhận thông tin một cách có hệ thống trong suốt quá trình sản xuất. Nhờ đó, nhóm quản lý và nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu, nhanh chóng xác định các vấn đề phát sinh. 

Check Sheet giúp đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu, cho phép nhóm phân tích tập trung vào việc diễn giải kết quả và đưa ra các hành động khắc phục, đồng thời đảm bảo tính chính xác cao trong quá trình kiểm soát chất lượng.

Có thể thấy, Check Sheet là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong quản lý chất lượng sản phẩm. Việc áp dụng đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng tốt hơn mà còn tối ưu hóa quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.