bài Viết

Hệ thống ISO 9001:2015 và 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng

18/01/2023

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 được coi là chuẩn mực về chất lượng được áp dụng rộng rãi cho đa dạng lĩnh vực và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, để triển khai hệ thống này, doanh nghiệp cần ghi nhớ 7 nguyên tắc quản lý chất lượng. Trước khi đi sâu vào phân tích các nguyên tắc này, hãy cùng tìm hiểu ISO 9001:2015 cụ thể là tiêu chuẩn như thế nào và khác biệt gì so với các hệ thống ISO trước.

ISO 9001:2015 là gì?

Hệ thống ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế được ứng dụng rộng rãi với mọi doanh nghiệp mà không giới hạn tuổi đời. Theo đó, tiêu chuẩn này đưa ra các chuẩn mực cũng như 7 nguyên tắc quản lý chất lượng một cách khoa học với mục đích kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn khách hàng một cách ổn định.

Về cơ bản, ISO 9001:2015 không phải là tiêu chuẩn dành cho sản phẩm. Đây là chuẩn mực được áp dụng để xây dựng cách làm việc khoa học, tạo ra quy trình nhất quán trong công việc, loại bỏ được nhiều thủ tục cũng như lãng phí về nguồn lực không đáng có. Nhờ vậy, mỗi doanh nghiệp có thể ngăn ngừa rủi ro trong quá trình vận hành, đồng thời, rút ngắn thời gian sản xuất và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc. Do đó, năng lực trách nhiệm cũng như ý thức mọi cá nhân trong tổ chức được nâng lên rõ rệt.

Sự khác biệt lớn giữa ISO 9001:2015 so với các hệ thống ISO 9001 trước đó là yêu cầu doanh nghiệp phải có “tư duy rủi ro” để nhận diện ra được các rủi ro tiềm ẩn gây thiệt hại. Để từ đó tăng cường biện pháp kiểm soát, quản lý, ngăn ngừa giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa sai sót, thiệt hại và đáp ứng ngày càng tăng nhu cầu khắt khe của khách hàng.

Ngày nay cùng với sự hội nhập quốc tế thì thị hiếu tiêu dùng ưa chuộng những mặt hàng có chất lượng cao… Điều đó yêu cầu mỗi doanh nghiệp nên quan tâm đến vấn đề quản lý và cải tiến chất lượng. Bài viết: 101 Điều cần biết về quản lý chất lượng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về các hệ thống quản lý chất lượng như TQM, 7QC Tools, 7 New Tools. Những phương pháp để cải tiến chất lượng như: Kaizen, 6 sigma cũng được đề cập trong bài viết này.

7 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

Nguyên tắc 1: Định hướng theo khách hàng

Đây là nguyên tắc cốt lõi của mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015. Trong mọi ngành nghề, nắm được nhu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai cũng như quan tâm đến việc gắn kết các mối quan hệ với khách hàng chính là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi họ chính là người đem lại doanh thu chính cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và hoạt động.

Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần có các chương trình đào tạo để truyền đạt tới từng nhân viên “Khách hàng là trọng tâm và mục tiêu” của mình. Đáp ứng khách hàng chính là thành công của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần thực hiện các nghiên cứu thị trường để đáp ứng những nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng. Song song là kết hợp công nghệ để hình thành các kênh trao đổi thông tin tức thì, giúp xử lý phản hồi cũng như khiếu nại trong thời gian thực.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Doanh nghiệp có đi đúng hướng hay không, phụ thuộc rất lớn vào sự lãnh đạo của những người đứng đầu. Người lãnh đạo là người định hướng tầm nhìn, chiến lược và điều phối, giám sát hoạt động và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức. Trong vai trò của mình, người lãnh đạo cần phải:

  • Có năng lực tư duy (bao gồm khả năng nhận thức, tính sáng tạo); và kỹ năng lãnh đạo (lãnh đạo nhóm và phân công, năng lực trao quyền, khả năng đàm phán, quản lý xung đột, và đưa ra quyết định);
  • Thiết lập quan hệ trong doanh nghiệp (bao gồm thông tin truyền thông, xây dựng niềm tin và các mối quan hệ);
  • Truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn cũng như thiết lập văn hóa đề cao chất lượng trong toàn doanh nghiệp, đảm bảo ban lãnh đạo là tấm gương cho nhân viên.
  • Cung cấp những nguồn lực cần thiết để nhân viên phát huy khả năng của mình.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi nhân viên 

Con người luôn là nguồn lực quan trọng trong mỗi tổ chức. Mỗi cá nhân đều giữ vai trò là mắt xích tạo nên sự vận hành trơn tru của hệ thống. Trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, đây là nguyên tắc đề cập đến sự công nhận và trao quyền cho mọi nhân viên nâng cao năng lực của mình. Do vậy, để nguyên tắc này đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện một số yêu cầu sau:

  • Đào tạo nội bộ để các nhân viên có chung tầm nhìn, sứ mệnh. Đồng thời giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của mình trong doanh nghiệp.
  • Môi trường làm việc cần được thiết lập sao cho có thể kích thích nhân viên phát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của mình.
  • Triển khai các chương trình chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, và hệ thống cho phép tự đánh giá hiệu suất làm việc.
  • Trao quyền cho nhân viên để phát huy sự sáng tạo trong công việc.
  • Ghi nhận sự đóng góp của các cá nhân, bộ phận một cách công bằng.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả, việc hình thành quy trình đóng vai trò tối quan trọng. Theo đó, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch kiểm soát, đánh giá từ những khâu nhỏ nhất. Tuân thủ theo nguyên tắc này sẽ đảm bảo kết quả có đầu vào và đầu ra như mong đợi. Đồng thời loại bỏ được những lãng phí, ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra và có những hành động khắc phục thích hợp.

Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần phải:

  • Cố gắng đưa mọi hoạt động vận hành về dạng quy trình.
  • Tìm các phương thức đo lường kết quả của mỗi quy trình hoạt động.
  • Tạo ra các sự liên kết giữa các quy trình và khuyến khích sự cải tiến liên tục.

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Cải tiến luôn là hoạt động tất yếu của các triết lý sản xuất tiên tiến, hiện đại, bao gồm cả hệ thống ISO 9001:2015. Cải tiến là tiền đề để tạo ra những cái mới và những sự phát triển bền vững – lâu dài. Với nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể cải tiến về mọi mặt, bao gồm: phương pháp quản lý, công nghệ, cơ sở hạ tầng, thiết bị, nguồn nhân lực…

Để cải tiến một cách tốt nhất với hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể:

  • Xây dựng và khuyến khích các chương trình cải tiến liên tục trong toàn tổ chức
  • Lập kế hoạch thực hiện và đo lường kết quả của sự cải tiến
  • Thừa nhận những điểm cần cải tiến để có giải pháp phù hợp

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng

Ra quyết định là một hoạt động phức tạp đòi hỏi nhiều dữ liệu tham chiếu. Việc phân tích thông tin, đưa ra các dữ liệu phân tích hợp lý làm bằng chứng sẽ giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn một cách nhanh hơn, dễ dàng hơn, và chính xác hơn. Việc ra quyết định dựa trên bằng chứng cũng giúp hạn chế các rủi ro, tránh được các lựa chọn chủ quan dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu độ chắc chắn. Thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể thiết lập một số hoạt động sau:

  • Xác định, đo lường các chỉ số để quản lý tình trạng của doanh nghiệp
  • Ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin để tăng tính chính xác cho dữ liệu, ví dụ phần mềm ERP, hệ thống MES, hệ thống BI…

Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ

Một doanh nghiệp để phát triển, không chỉ quản trị tốt các mối quan hệ nội bộ mà còn phải biết xây dựng quan hệ bên ngoài tổ chức. Cụ thể:

  • Đối với khách hàng, luôn phải chú trọng tới nhu cầu của họ cũng như tạo dựng mối quan hệ thân thiết giữa doanh nghiệp với khách hàng.
  • Trong tổ chức, cần xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, có sự hợp tác giữa các bộ phận.
  • Với các đối tác cần duy trì sự hợp tác trên tinh thần tự nguyện, luôn thực hiện đúng cam kết đã đề ra.
  • Với đối thủ phải có sự cạnh tranh lành mạnh, nên tránh các xung đột gay gắt lẫn nhau.

Các bước để triển khai ISO 9001: 2015

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 - 2

Bước 1: Tìm hiểu kỹ càng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng như những yêu cầu cần nắm rõ trước khi tiến hành triển khai.

Bước 2: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp. Từ đó xác định bài toán và thiết lập hệ thống chất lượng phù hợp nhu cầu tổ chức.

Bước 3: Thiết lập hệ thống (một cách chi tiết) về việc áp dụng ISO 9001:2015 của từng cấp bậc trong tổ chức.

Bước 4: Thiết lập quy trình triển khai theo sát hệ thống được thiết lập ở bước trước đó. Đây là khâu quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều sức lực để thiết lập. Sau khi đã xác định được quy trình, tổ chức cần ban hành văn bản hoặc cẩm nang hệ thống chất lượng theo ISO 9001 dành riêng cho mình.

● Bước 5: Doanh nghiệp sẽ tiến hành áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2015 trên toàn bộ quy mô tổ chức. Tại đây, các đơn vị cũng cần lưu ý việc nâng cao nhận thức của mọi cá nhân cũng như tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn thực hiện… Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt hiệu quả cao nhất khi triển khai mô hình ISO 901:2015.

● Bước 6: Đánh giá việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của chính doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí, bao gồm:

– Hệ thống chất lượng mà doanh nghiệp đề ra đã phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 chưa?

– Doanh nghiệp có nghiêm túc trong việc thực hiện không?

– Các vấn đề mà tổ chức cần khắc phục.

● Bước 7: Chuẩn bị cho việc đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001. Tại đây, doanh nghiệp không những phải chuẩn bị mọi nguồn lực trong trạng thái tốt và hiệu quả nhất mà còn phải tìm kiếm Tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn ISO uy tín, nhiều kinh nghiệm.

● Bước 8: Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng của doanh nghiệp và cung cấp chứng nhận đạt hiệu quả.

● Bước 9: Cam kết thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Bên cạnh đó, cần cải tiến liên tục hệ thống mỗi khi kết quả không đạt mục tiêu kỳ vọng cũng như xảy ra các vấn đề.

Các lỗi thường gặp khi áp dụng 7 nguyên tắc quản lý chất lượng 

Dù là một hệ thống cơ bản, đã được áp dụng phổ biến cho mọi loại hình doanh nghiệp và trên mọi lĩnh vực, tuy nhiên nhiều đơn vị vẫn còn loay hoay trong việc ứng dụng 7 nguyên tắc quản lý chất lượng nói riêng cũng như triển khai toàn bộ hệ thống ISO 9001:2015 nói chung bởi một số lỗi cơ bản sau đây:

Lỗi thứ nhất: Ban quản trị thiếu sự đồng thuận trong việc triển khai hệ thống ISO 9001:2015. Các tổ chức cần lưu ý rằng, bên cạnh yêu cầu về chất lượng sản phẩm, sự cải tiến dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng… mỗi tiêu chuẩn ISO luôn cần đến vai trò định hướng của người lãnh đạo. Thiếu đi người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp khó có thể tận dụng mọi nguồn lực để lên kế hoạch, kiểm soát, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Điều này khiến hệ thống ISO 9001:2015 không thể duy trì được trong lâu dài.

Lỗi thứ hai: Nhân viên không được đào tạo về 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, cũng như không hiểu rõ bản chất và các yêu cầu quan trọng của hệ thống này. Từ đó, doanh nghiệp chưa áp dụng một cách đúng đắn, khiến cho chương trình triển khai ISO kém hiệu quả.

Lỗi thứ ba: Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa và tinh gọn quy trình. Các công ty cần lưu ý, mọi hệ thống ISO 9001 đều yêu cầu tổ chức phải tập trung vào kết quả và sự cải thiện.

Lỗi thứ tư: Doanh nghiệp chưa thực sự thấu hiểu khách hàng, dẫn đến chưa thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Việc xác định nhu cầu khách hàng cần sự phối hợp giữa các bộ phận marketing, sales, chăm sóc khách hàng.

Lỗi thứ năm: Còn vội vàng trong việc triển khai, dẫn đến gián đoạn các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp mong muốn sớm có được kết quả từ việc triển khai hệ thống ISO mà quên mất rằng đây là quy trình đòi hỏi việc thực hiện trong lâu dài.

Lỗi thứ sáu: Thiếu một chuyên gia để đồng hành trong việc xác định bài toán mà công ty bạn đang gặp phải.

Lỗi thứ bảy: Không có sự điều chỉnh khung quy trình áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với công ty. Thực tế, mỗi tổ chức lại có sự khác nhau về cơ cấu hoạt động, do vậy, không có khung hoạt động nào là giống nhau. Doanh nghiệp cần phải tập trung vào khó khăn mà mình đang gặp phải để xây dựng và phát triển hệ thống quản lý.

Áp dụng ISO 9001: 2015 mang lại lợi ích gì?

hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015- lợi ích khi ứng dụng

Đọc thêm: Quản lý chất lượng trong nhà máy thông minh như thế nào cho hiệu quả?

5.1. Đối với doanh nghiệp

Chứng nhận ISO 9001:2015 như một cam kết về chất lượng đối với doanh nghiệp trong việc cạnh tranh trên thị trường cũng như nâng cao cơ hội tham gia vào mạng lưới cung ứng quốc tế đang ngày càng rộng mở. Điều này được thể hiện thông qua các tiêu chí:

  • Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được kiểm soát và quản lý chặt chẽ.
  • Việc ban hành những quy trình hướng dẫn công việc giúp công việc có tính chuẩn hóa cao và tránh được những sai sót cả chủ quan lẫn khách quan. Đây là động lực thúc đẩy người lao động không ngừng nỗ lực làm việc và cải thiện hiệu quả công việc để đáp ứng mục tiêu đã đề ra.
  • Từ đó, mỗi công ty có thể hạn chế sai sót ở mức tối đa, gia tăng hiệu suất và liên tục cải tiến chất lượng. Kết quả là, lợi nhuận của chính doanh nghiệp sẽ được gia tăng.
  • Đây còn là tiền đề, cơ sở cho doanh nghiệp có thể áp dụng thành công nhiều hệ thống quản trị tiên tiến, hiện đại khác.

5.2. Đối với khách hàng

Với sự cam kết về chất lượng, khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn trong việc lựa chọn mua hàng và sử dụng các dịch vụ mà công ty bạn cung cấp. Từ sự vững tin này, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ thân thiết cũng như mở rộng mạng lưới cung ứng thông qua chính khách hàng của mình.

Kết

Có thể thấy, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 hiện nay được xem là một trong những giải pháp căn bản nhất, là nền tảng đầu tiên để nâng cao năng lực của bộ máy quản lý doanh nghiệp và tăng khả năng. Trong đó, nắm vững 7 nguyên tắc quản lý chất lượng là chìa khóa để triển khai hệ thống thành công. Nếu các công ty muốn cải tổ bộ máy của mình cũng như mong muốn áp dụng các hệ thống quản trị tiên tiến hơn như TQM, Lean manufacturing hay 6 sigma… thì việc nắm rõ mô hình ISO 9001:2015 là vô cùng cần thiết.

5/5 - (1 bình chọn)
5/5 - (1 bình chọn)
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    Tặng bạn ebook







      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat