Thời gian triển khai phần mềm ERP mất bao lâu? 6 yếu tố quyết định tiến độ triển khai ERP

Một trong những câu hỏi đầu tiên mà hầu hết doanh nghiệp đặt ra khi cân nhắc đầu tư ERP là: “Thời gian triển khai ERP bao lâu?”. Thực tế, không có câu trả lời chung cho mọi doanh nghiệp. Thời gian triển khai phần mềm ERP phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như quy mô tổ chức, mức độ phức tạp của quy trình vận hành, năng lực của đơn vị tư vấn triển khai,… Trong bài viết này, ITG sẽ cung cấp cho doanh nghiệp khung thời gian tham chiếu và làm rõ các yếu tố quyết định thời gian triển khai ERP để doanh nghiệp có chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Thời gian triển khai phần mềm ERP trung bình là bao lâu?

ERP là một hệ thống phức tạp tích hợp nhiều module khác nhau (tài chính kế toán, nhân sự, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất,…) trên một nền tảng duy nhất. Vì vậy, thời gian triển khai phần mềm ERP thường được chia thành nhiều giai đoạn, kéo dài từ 3 – 24 tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của quy trình doanh nghiệp.

Thời gian triển khai ERP

Thông thường, thời gian triển khai phần mềm ERP có thể chia thành các mốc tham khảo sau:

Các mốc thời gian trên chỉ mang tính chất tham khảo. Trên thực tế, hai doanh nghiệp có quy mô tương đương vẫn có thể có tiến độ triển khai ERP khác nhau.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất cơ khí quy mô vừa với quy trình chuẩn hóa, dữ liệu đầy đủ và ban lãnh đạo quyết liệt có thể hoàn thành dự án trong khoảng 7 – 8 tháng. Trong khi đó, một doanh nghiệp cùng quy mô nhưng quy trình chưa thống nhất, dữ liệu lưu trữ phân tán trên nhiều file Excel có thể mất hơn một năm để đưa ERP vào vận hành ổn định.

Để có được một mốc thời gian chính xác, doanh nghiệp bắt buộc phải trải qua giai đoạn khảo sát, đánh giá hiện trạng cùng đơn vị triển khai. Nhìn chung, một dự án ERP tiêu chuẩn thường được chia thành các giai đoạn: Khảo sát và lập kế hoạch, thiết kế giải pháp, cấu hình – tùy chỉnh hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử (UAT), đào tạo người dùng, go-live và hỗ trợ sau triển khai. Mỗi giai đoạn đều có thể co giãn về thời gian tùy theo mức độ sẵn sàng và độ phức tạp thực tế của doanh nghiệp.

Để hình dung rõ hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo khung thời gian phổ biến cho từng giai đoạn của một dự án ERP quy mô vừa:

• Khảo sát và viết tài liệu URD: Khoảng 2 – 4 tuần, bao gồm đánh giá hiện trạng quy trình, hạ tầng công nghệ và xác định phạm vi triển khai.
• Thiết kế giải pháp, cấu hình hệ thống và test nội bộ: Khoảng 1,5 – 3 tháng, tùy vào số lượng phân hệ và mức độ tùy chỉnh cần thiết.
• Chuyển đổi dữ liệu và tích hợp hệ thống: Khoảng 1 – 2 tháng, phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng dữ liệu gốc và số lượng hệ thống cần kết nối.
• Cài đặt, đào tạo và UAT hệ thống: Khoảng 4 – 6 tuần, nhằm đảm bảo hệ thống vận hành đúng nghiệp vụ trước khi go-live.
• Go-live và nghiệm thu hệ thống: Khoảng 1 – 2 tháng sau khi hệ thống chính thức đưa vào sử dụng, nhằm xử lý các phát sinh trong giai đoạn đầu.

Lưu ý: Khung tham chiếu trên chỉ mang tính tương đối, doanh nghiệp vẫn cần làm việc trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm ERP để được thiết kế lộ trình triển khai cụ thể.

Xem thêm: Các giai đoạn triển khai ERP. 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công!

Vì sao không có một mốc thời gian triển khai ERP cố định?

Thời gian triển khai ERP không chỉ phụ thuộc vào phần mềm mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố liên quan đến doanh nghiệp và đơn vị triển khai. Dưới đây là 6 yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến tiến độ của dự án.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP

Quy mô doanh nghiệp và đặc thù ngành

Thời gian triển khai ERP sẽ thay đổi tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có số lượng phòng ban, chi nhánh, nhà máy, người dùng và quy trình cần quản lý càng nhiều thì khối lượng công việc cần thực hiện càng lớn.

Bên cạnh đó, mỗi ngành nghề đều có quy trình vận hành và đặc thù quản trị riêng nên thời gian triển khai phần mềm ERP cũng khác nhau. Doanh nghiệp thương mại thường có quy trình đơn giản hơn nên thời gian triển khai tương đối ngắn. Trong khi đó, các doanh nghiệp sản xuất cần quản lý nhiều nghiệp vụ phức tạp như định mức nguyên vật liệu (BOM), hoạch định nhu cầu vật tư (MRP), lập kế hoạch sản xuất, theo dõi lệnh sản xuất,… Những yêu cầu này đòi hỏi hệ thống phải được cấu hình và kiểm thử kỹ lưỡng nên thường tốn nhiều thời gian triển khai hơn các lĩnh vực khác.

Phạm vi triển khai và số lượng phân hệ ERP

Thời gian triển khai ERP tỷ lệ thuận với số lượng phân hệ (module) mà doanh nghiệp lựa chọn đưa vào hệ thống. Một dự án chỉ triển khai phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán hàng sẽ hoàn thành nhanh hơn nhiều so với dự án triển khai đầy đủ các phân hệ mua hàng, bán hàng, sản xuất và kho vận.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp yêu cầu bổ sung các phân hệ mở rộng như quản lý khách hàng (CRM), quản lý phân phối (DMS) hay báo cáo quản trị (BI), khối lượng công việc cấu hình và kiểm thử cũng tăng lên tương ứng, khiến tiến độ chung của dự án kéo dài hơn.

Do đó, để đảm bảo thành công cho dự án, các yêu cầu tùy biến cần được đề cập rõ ràng trong bản kế hoạch quản lý thay đổi, cũng như kế hoạch triển khai ERP.

Tìm hiểu thêm: Các phân hệ trong ERP và thành phần quan trọng trong từng phân hệ

Mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp và yếu tố con người

Không ít dự án ERP thất bại không phải vì yếu tố công nghệ mà do doanh nghiệp chưa sẵn sàng thay đổi.

ERP yêu cầu các phòng ban làm việc trên cùng một hệ thống, tuân thủ quy trình thống nhất và nhập liệu đầy đủ theo thời gian thực. Điều này thường làm thay đổi thói quen làm việc vốn đã duy trì nhiều năm của nhân viên.

Nếu ban lãnh đạo không cam kết đồng hành, người dùng không tích cực tham gia, các phòng ban thiếu sự phối hợp; dự án rất dễ phát sinh chậm tiến độ do phải điều chỉnh liên tục. Ngược lại, những doanh nghiệp có đội dự án nội bộ chuyên trách, phân công rõ trách nhiệm và có sự chỉ đạo xuyên suốt từ lãnh đạo thường triển khai ERP nhanh hơn đáng kể.

Chất lượng dữ liệu và hạ tầng công nghệ

Chuyển đổi dữ liệu là một trong những công đoạn tốn nhiều thời gian nhất khi doanh nghiệp triển khai ERP. Trước khi đưa hệ thống vào vận hành, đội dự án cần chuyển dữ liệu từ các file Excel hoặc phần mềm cũ sang ERP. Nếu dữ liệu đầy đủ và được chuẩn hóa tốt, quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra nhanh chóng hơn. Ngược lại, dữ liệu bị phân tán trên nhiều hệ thống rời rạc, bị trùng lặp, sai lệnh, thiếu nhất quán; doanh nghiệp sẽ cần thêm nhiều thời gian hơn để làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống ERP.

Mức độ tùy chỉnh và tích hợp hệ thống

Một hệ thống ERP tiêu chuẩn thường đã đáp ứng phần lớn các quy trình quản trị phổ biến. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn có những yêu cầu đặc thù cần được tùy chỉnh hoặc phát triển thêm. Ví dụ, thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp, xây dựng báo cáo quản trị riêng, áp dụng công thức tính giá thành riêng,… Mức độ tùy chỉnh càng cao, thời gian phát triển và kiểm thử càng kéo dài.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp yêu cầu tích hợp ERP với các hệ thống hiện có như: MES, WMS, CRM,… khối lượng công việc phân tích, xây dựng API và kiểm thử tích hợp sẽ tăng lên đáng kể.

Năng lực và phương pháp triển khai của đơn vị cung cấp ERP

Kinh nghiệm, phương pháp luận và đội ngũ tư vấn của nhà cung cấp cũng ảnh hưởng đến tốc độ triển khai phần mềm ERP.

Một đơn vị triển khai ERP giàu kinh nghiệm, có phương pháp quản trị dự án rõ ràng, đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và đã từng thực hiện nhiều dự án cho công ty cùng ngành sẽ hiểu rõ hơn các bài toán nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. Nhờ đó, các vấn đề phát sinh được dự báo và xử lý sớm, hạn chế việc thay đổi yêu cầu hoặc làm lại nhiều lần.

Ngược lại, nếu đơn vị triển khai thiếu kinh nghiệm, khảo sát không đầy đủ sẽ dễ khiến tiến độ dự án kéo dài do phải liên tục chỉnh sửa thiết kế hoặc chậm xử lý các vấn đề trong quá trình triển khai.

Vì vậy, khi lựa chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh tính năng và giá phần mềm ERP mà cần đánh giá kỹ năng lực triển khai, số lượng dự án thực tế và kinh nghiệm của nhà cung cấp.

Với hơn 20 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt Nam trên hành trình chuyển đổi số, ITG Technology đã triển khai thành công hàng nghìn dự án ERP cho nhiều doanh nghiệp như: Canon, Hitachi Astemo, TDV, Cosmos, Niigata Việt Nam, Aristino,… Xuyên suốt quá trình triển khai phần mềm, đội ngũ ITG sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn khảo sát hiện trạng, tư vấn chuẩn hóa quy trình, triển khai, đào tạo đến hỗ trợ vận hành sau Go-live. Để kế thừa giải pháp đã được các doanh nghiệp Top đầu tại Việt Nam ứng dụng và được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ thiết kế hệ thống ERP phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, hãy để lại thông tin đăng ký tại đây:

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ
VỚI CHUYÊN GIA GIÀU KINH NGHIỆM TẠI ITG

Thông tin cá nhân

Thông tin doanh nghiệp

Industry

• Điện tử
• Cơ khí chế tạo
• Bao bì - In ấn
• Đúc nhựa
• Dược phẩm
• Phân phối - Bán lẻ
• F&B
• Vật liệu xây dựng
• Khác

Nhận tư vấn miễn phí

Làm thế nào để rút ngắn thời gian triển khai ERP?

Mặc dù mỗi dự án ERP có đặc điểm riêng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động rút ngắn thời gian triển khai nếu chuẩn bị tốt ngay từ đầu. Dưới đây là những giải pháp đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.

Một số lưu ý giúp rút ngắn thời gian triển khai ERP

• Xác định rõ mục tiêu và phạm vi triển khai: Thống nhất ngay từ đầu các bài toán cần giải quyết, phân hệ sẽ triển khai và mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp hạn chế phát sinh yêu cầu trong quá trình thực hiện, tránh ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
• Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Rà soát và thống nhất quy trình làm việc trước khi triển khai ERP thay vì giữ nguyên các quy trình cũ. Quy trình càng chuẩn hóa, việc cấu hình hệ thống càng nhanh và ít phải tùy chỉnh.
• Chuẩn bị dữ liệu đầy đủ, chính xác: Làm sạch và chuẩn hóa các danh mục như khách hàng, vật tư, BOM, tồn kho, tài khoản kế toán… trước khi chuyển đổi dữ liệu lên ERP. Điều này giúp giảm thời gian kiểm thử và hạn chế lỗi khi vận hành.
• Thành lập đội dự án nội bộ: Phân công rõ trách nhiệm cho từng phòng ban và đảm bảo sự tham gia xuyên suốt của ban lãnh đạo. Việc phối hợp hiệu quả giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ giúp xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.
• Hạn chế tùy chỉnh không cần thiết: Ưu tiên áp dụng các quy trình chuẩn của ERP và chỉ tùy chỉnh đối với những nghiệp vụ thực sự đặc thù. Điều này giúp giảm thời gian phát triển, kiểm thử và bảo trì hệ thống sau này.
• Lựa chọn công ty triển khai ERP giàu kinh nghiệm: Đối tác có kinh nghiệm trong ngành sẽ tư vấn đúng lộ trình, dự báo rủi ro và áp dụng phương pháp triển khai phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian triển khai phần mềm ERP và nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành ổn định.

Đơn vị triển khai phần mềm ERP chuyên nghiệp

Triển khai ERP là một dự án chuyển đổi số có tác động lâu dài đến toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị đồng hành chuyên nghiệp để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án.

ITG Technology là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam. Với năng lực làm chủ công nghệ và kinh nghiệm hơn 20 năm nghiên cứu, triển khai ERP, ITG mang đến giải pháp ERP toàn diện được thiết kế phù hợp với đặc thù doanh nghiệp tại nhiều ngành nghề:

• Giải pháp ERP cho ngành Cơ khí chế tạo
• Giải pháp ERP cho ngành Điện tử
• Giải pháp ERP cho ngành Bao bì
• Giải pháp ERP cho ngành Nhựa
• Giải pháp ERP cho ngành Dược phẩm
• Giải pháp ERP cho ngành Phân phối
• Giải pháp ERP cho ngành Bán lẻ
• …

ITG Technology là đơn vị triển khai phần mềm ERP chuyên nghiệp

Giải pháp 3S ERP do ITG phát triển sở hữu 6 module chức năng lõi theo chuẩn quốc tế gồm: Tài chính kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất và trục kế hoạch sản xuất thông minh. Các phân hệ có tính liên kết, kế thừa dữ liệu; giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt nghiệp vụ quản trị và hoạch định. Ngoài ra, giải pháp có thể tích hợp và mở rộng linh hoạt với các hệ thống IT khác theo nhu cầu mà không ảnh hưởng đến kiến trúc nền tảng.

Đặc biệt, đội ngũ chuyên gia ITG sẽ luôn sát cánh, đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt các giai đoạn: Từ khảo sát, tư vấn, triển khai, đào tạo đến hỗ trợ sau Go-live, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ và giảm thiểu rủi ro trong suốt dự án.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu và muốn có đánh giá cụ thể về thời gian triển khai phần mềm ERP phù hợp với quy mô, đặc thù ngành nghề, đội ngũ chuyên gia của ITG Technology sẵn sàng hỗ trợ khảo sát và tư vấn. Liên hệ hotline 092.6886.855 để được kết nối trực tiếp với chuyên gia giải pháp ERP.

Tóm lại, không có đáp án cố định cho câu hỏi về thời gian triển khai phần mềm ERP, bởi mỗi doanh nghiệp đều có quy mô, quy trình và mức độ sẵn sàng khác nhau. Tuy nhiên, việc chuẩn bị kỹ lưỡng về mục tiêu, dữ liệu, nguồn lực nội bộ và đặc biệt là lựa chọn đúng đối tác triển khai sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện. Thay vì chỉ đặt mục tiêu triển khai thật nhanh, doanh nghiệp nên hướng tới một dự án ERP được thực hiện đúng lộ trình, phù hợp với đặc thù hoạt động và có khả năng tạo ra giá trị bền vững sau khi đưa vào vận hành. Đây mới là yếu tố quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số và tối ưu hiệu quả đầu tư ERP trong dài hạn.