Giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ

Ngành công nghiệp phụ trợ Việt Nam đang bước vào giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ, khi các tập đoàn FDI liên tục mở rộng chuỗi cung ứng nội địa. Tuy nhiên, điều này cũng kéo theo yêu cầu ngày càng khắt khe về chất lượng, chi phí và tiến độ đối với các doanh nghiệp phụ trợ trong nước. Trong bối cảnh đó, giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ trở thành nền tảng không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn yêu cầu của các đối tác.

ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ là gì?

ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ là hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được thiết kế để đáp ứng các đặc điểm riêng của của ngành như: Sản xuất theo đơn hàng (Make-to-Order), quy trình gia công nhiều công đoạn, quản lý định mức nguyên vật liệu phức tạp,…

ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ là gì?

Khác với phần mềm ERP thông thường, giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ tập trung giải quyết những bài toán đặc thù mà doanh nghiệp ngành này thường gặp phải trong quá trình vận hành hàng ngày như: Quản lý BOM và định mức nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, quản lý tiến độ giao hàng, tính giá thành theo từng sản phẩm,…

Giải pháp ERP có thể giải quyết những bài toán nào cho doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ?

Dưới đây là những bài toán cốt lõi của ngành công nghiệp phụ trợ mà giải pháp ERP chuyên sâu có thể “tháo gỡ” giúp doanh nghiệp:

Giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán cốt lõi

Bài toán lập kế hoạch sản xuất

Đặc thù của doanh nghiệp sản xuất sản phẩm công nghiệp phụ trợ là hoạt động theo mô hình MTO (Make to Order – Sản xuất theo đơn đặt hàng). Rủi ro của mô hình này là đơn hàng có thể thay đổi thường xuyên, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh kế hoạch sản xuất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Tuy nhiên, với phương pháp quản lý sản xuất bằng Excel truyền thống, việc điều chỉnh kế hoạch khi đơn hàng thay đổi thường mất rất nhiều thời gian. Doanh nghiệp khó đánh giá nhanh năng lực đáp ứng về nguyên vật liệu, máy móc, nhân công trước mỗi thay đổi của đơn hàng.

Cách giải pháp ERP ngành công nghiệp phụ trợ giải quyết bài toán lập kế hoạch:

Giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình lập và điều chỉnh kế hoạch sản xuất dựa trên đơn hàng thực tế. Thông tin về đơn hàng sẽ được liên kết với dữ liệu tồn kho, mua hàng và sản xuất. Khi đơn hàng hoặc yêu cầu giao hàng thay đổi, hệ thống có thể cập nhật kế hoạch và cung cấp thông tin về nguồn lực cần thiết, giúp doanh nghiệp chủ động cân đối năng lực sản xuất và đảm bảo tiến độ giao hàng.

Phân hệ Trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS của phần mềm 3S ERP giúp doanh nghiệp rút ngắn đến 90% thời gian tính toán của toàn bộ khâu kế hoạch (từ 3-5 tiếng xuống còn 5 phút) giúp doanh nghiệp ngành phụ trợ đáp ứng linh hoạt sự thay đổi đơn hàng của khách hàng.

Khám phá 3S SPS

Bài toán quản lý đơn hàng

Thông thường, doanh nghiệp ngành công nghiệp phụ trợ sẽ nhận nhiều đơn hàng với số lượng, quy cách kỹ thuật và thời điểm giao hàng khác nhau. Khi quản lý đơn hàng bằng Excel hoặc trao đổi qua các kênh rời rạc, thông tin dễ bị phân tán giữa các bộ phận, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý tiến độ và lịch giao hàng.

Cách giải pháp ERP ngành công nghiệp phụ trợ giải quyết bài toán quản lý đơn hàng:

Với ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ, các đơn hàng sẽ được quản lý tập trung và liên kết với kế hoạch sản xuất. Thông tin về tình trạng đơn hàng (đã tiếp nhận, chờ sản xuất, đang sản xuất, hoàn thành, đang giao, đã giao) sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống giúp doanh nghiệp sớm nhận diện các đơn hàng có nguy cơ chậm tiến độ và chủ động điều chỉnh kế hoạch, hạn chế tình trạng giao hàng trễ.

Bài toán quản lý tồn kho nguyên vật liệu

Để sản xuất các sản phẩm khác nhau, doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ thường phải quản lý số lượng lớn nguyên vật liệu. Trong khi đó, nhu cầu vật tư có thể liên tục biến động theo đơn hàng và kế hoạch sản xuất, khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu vật tư gây gián đoạn sản xuất hoặc tồn kho dư thừa làm tăng chi phí.

Tại nhiều doanh nghiệp, việc theo dõi số lượng tồn thực tế, nhu cầu sử dụng và thời điểm cần bổ sung vật tư còn nhiều hạn chế. Dữ liệu không được cập nhật đồng bộ khiến doanh nghiệp khó xác định chính xác lượng vật tư cần mua và thời điểm đặt hàng phù hợp.

Cách giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ giải quyết bài toán tồn kho nguyên liệu:

Phần mềm phân tích dữ liệu tồn kho, định mức nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất để tự động tính toán nhu cầu vật tư cần thiết phục vụ sản xuất. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu sản xuất và đơn hàng, từ đó đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng kịp thời để phục vụ sản xuất, đồng thời giảm lượng tồn kho dư thừa.

Bài toán tính giá thành theo sản phẩm/đơn hàng

Nhiều doanh nghiệp phụ trợ không thể kiểm soát chính xác chi phí sản xuất theo từng sản phẩm/đơn hàng, làm giảm hiệu quả kinh doanh (báo giá, lợi nhuận). Nguyên nhân chính của vấn đề này là bởi dù sản xuất nhiều mã hàng với quy trình, định mức nguyên vật liệu và thời gian gia công khác nhau nhưng doanh nghiệp lại áp dụng phương pháp phân bổ chung. 

Cách tính này khó phản ánh chính xác chi phí thực tế của từng mã hàng, đặc biệt khi sản phẩm có mức độ tiêu hao nguồn lực khác nhau.

Cách giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ giải quyết bài toán tính giá thành:

Phần mềm ERP cho phép tập hợp và phân bổ chi phí trực tiếp theo từng sản phẩm, đơn hàng hoặc công đoạn sản xuất dựa trên dữ liệu thực tế về nguyên vật liệu, nhân công, máy móc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác giá thành thực tế của từng sản phẩm/đơn hàng. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ đối chiếu giá thành kế hoạch với thực tế, phân tích chênh lệch và đánh giá chính xác hiệu quả, lợi nhuận của từng đơn hàng.

Xem thêm:

• 3S ERP – Giải pháp ERP cho ngành Cơ khí & Chế tạo chuyên nghiệp và hiệu quả
• Giải pháp ERP ngành nhựa: Bí quyết tối ưu Kế hoạch – Tiến độ – Chi phí

Các phân hệ ERP cần có cho doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ

Các phân hệ trong phần mềm ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ cần được thiết kế phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sản xuất linh kiện, phụ tùng và vật liệu công nghiệp. Mặc dù, mỗi nhà cung cấp có thể xây dựng hệ thống với cấu trúc phân hệ khác nhau, nhưng nhìn chung, một giải pháp ERP chuyên sâu cho ngành phụ trợ cần có các nhóm chức năng sau:

Các phân hệ chính của ERP ngành công nghiệp phụ trợ

Phân hệ quản trị sản xuất

Đây là phân hệ cốt lõi của ERP ngành công nghiệp phụ trợ, sở hữu những tính năng nổi bật như:

• Quản lý nhu cầu sản xuất: Tính toán nhu cầu sản xuất phù hợp dựa trên đơn hàng bán (SO) hoặc lịch giao hàng (DO).
• Quản lý năng lực sản xuất (ACP): Đánh giá năng lực nhà máy và phân bổ các nguồn lực (máy móc, nhân công, nguyên vật liệu) phù hợp để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
• Lập kế hoạch sản xuất (MPS): Lập kế hoạch sản xuất chi tiết dựa trên nhu cầu và năng lực nhà máy nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn.
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP): Tính toán số lượng nguyên vật liệu đầu vào cần thiết để phục vụ quá trình sản xuất.
• Quản lý quy trình và thống kê công đoạn sản xuất: Kiểm soát chặt chẽ các quy trình và công đoạn sản xuất.

Khi kết nối với các hệ thống quản lý sản xuất chuyên sâu như MES, doanh nghiệp còn có thể đưa dữ liệu thực tế từ hiện trường vào hệ thống quản trị. Từ đó, nâng cao độ chính xác của kế hoạch và khả năng kiểm soát tiến độ.

Phân hệ quản trị mua hàng

Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ cần gắn chặt với kế hoạch sản xuất và tồn kho. Việc mua dư quá nhiều có thể làm tăng chi phí lưu trữ. Trong khi đó, mua thiếu hoặc nguyên vật liệu giao chậm hơn so với kế hoạch có thể gây ra tình trạng gián đoạn sản xuất (downtime).

Đó là lý do quản trị mua hàng trở thành một trong những phân hệ quan trọng không thể thiếu trong giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp phụ trợ. Phân hệ này tập trung quản lý các nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp: Từ quản lý nhu cầu mua, yêu cầu mua hàng, lập báo giá, đặt hàng đến theo dõi tiến độ giao hàng.

Dữ liệu của phân hệ mua hàng thường được liên kết với thông tin tồn kho và sản xuất giúp bộ phận phụ trách xác định chính xác sản phẩm cần mua, số lượng và thời điểm cần giao.

Bên cạnh đó, phân hệ quản trị mua hàng cũng hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như: Giá, chất lượng và khả năng giao hàng, qua đó nâng cao hiệu quả quản trị nguồn cung.

Phân hệ quản trị bán hàng

Phân hệ quản trị bán hàng được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp sản xuất công nghiệp phụ trợ quản lý xuyên suốt các hoạt động báo giá, lập hợp đồng, quản lý đơn hàng, lập kế hoạch giao hàng,…

Ngoài ra, phân hệ này còn có khả năng theo dõi lịch sử giao dịch của khách hàng, quản lý nhiều đợt giao hàng, đối chiếu số lượng đặt hàng và số lượng đã giao. Thông qua hệ thống quản lý tập trung và dashboard báo cáo thông minh, bộ phận kinh doanh có thể nắm được khả năng đáp ứng thực tế của nhà máy trước khi cam kết với khách hàng.

Phân hệ quản trị hàng tồn kho

Kho của doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ không chỉ là nơi lưu trữ nguyên vật liệu và thành phẩm mà còn liên quan trực tiếp đến tiến độ sản xuất. Vì vậy, phân hệ quản trị kho của phần mềm ERP cần có khả năng kiểm soát chặt chẽ dòng chảy nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm xuyên suốt quá trình sản xuất.

Với sự trợ giúp của phân hệ quản trị hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể quản lý kho hàng với nhiều loại vật tư, quản lý hoạt động nhập – xuất – điều chuyển, kiểm soát hàng tồn và cảnh báo tồn tối đa/tối thiểu. Điều này giúp đảm bảo nguyên vật liệu luôn được cung ứng kịp thời phục vụ sản xuất, đồng thời, tối ưu hóa chi phí quản lý kho của doanh nghiệp.

Phân hệ tài chính kế toán

Phân hệ tài chính kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, công nợ, chi phí, dòng tiền và kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, với doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ, giá trị lớn hơn nằm ở khả năng liên kết dữ liệu tài chính với hoạt động sản xuất.

Doanh nghiệp cần theo dõi chi phí phát sinh và phân bổ phù hợp để xác định giá thành sản phẩm. Khi dữ liệu từ mua hàng, kho và sản xuất được tích hợp với kế toán, việc tổng hợp chi phí không còn phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công.

3S ERP – Giải pháp quản trị thông minh cho doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ

Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai ERP cho các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam, ITG Technology đã xây dựng giải pháp 3S ERP theo định hướng tùy chỉnh chuyên sâu theo đặc thù từng ngành và yêu cầu quản trị riêng biệt của từng doanh nghiệp. Đối với ngành công nghiệp phụ trợ, 3S ERP có thể giải quyết đúng những đặc thù của ngành như đã phân tích ở trên.

Điểm đặc biệt của giải pháp không chỉ nằm ở việc số hóa từng nghiệp vụ riêng lẻ mà ở khả năng liên kết dữ liệu xuyên suốt chuỗi vận hành. Đơn hàng từ bộ phận kinh doanh có thể trở thành cơ sở cho kế hoạch sản xuất; kế hoạch sản xuất xác định nhu cầu vật tư; nhu cầu vật tư được chuyển thành kế hoạch mua hàng; dữ liệu xuất kho và sản xuất tiếp tục được sử dụng để tính giá thành và phân tích hiệu quả.

Với doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ, cách tiếp cận này giúp hình thành một quy trình quản trị thống nhất thay vì để từng phòng ban vận hành trên các nguồn dữ liệu khác nhau.

Hiện giải pháp 3S ERP đã và đang được triển khai tại nhiều doanh nghiệp sản xuất lớn như: Canon, Hitachi Astemo, Nanofab, APP, Cosmos, Niigata Vietnam,…

Lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi ứng dụng:

• Tối ưu hóa và giảm chi phí vận hành nhà máy
• Hoạch định sản xuất và tối ưu các nguồn lực cho nhà máy sản xuất:
  Phối hợp công tác Dự báo của phòng kinh doanh và Phòng kế hoạch sản xuất, giải quyết tình trạng bất ổn định trong kế hoạch sản xuất.
  Hỗ trợ công tác lập kế hoạch sản xuất và theo dõi, điều độ sản xuất một cách hợp lý, kịp thời đáp ứng nhu cầu bán hàng.
  Hoạch định dự trù nhu cầu vật tư một cách hợp hợp lý, đáp ứng nhu cầu sản xuất tiết kiệm chi phí tồn kho.
• Kiểm soát chi phí sản xuất – giá thành sản phẩm:
  Hỗ trợ hoạch định chính xác hệ thống định mức chi phí sản xuất và kiểm soát chi phí sản xuất thực tế từ đó tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm.
  Phân tích giá thành sản xuất thực tế so với định mức, hỗ trợ truy vẫn dữ liệu để chỉ ra nguyên nhân tăng giảm định mức cũng như các yếu tố làm thay đổi giá thành sản phẩm.
• Kiểm soát công việc: Tiến trình công việc được kiểm soát một cách hợp lý, phân định trách nhiệm rõ ràng. Tăng khả năng phân quyền của lãnh đạo đối với cấp dưới, mặt khác nâng cao tính giám sát của lãnh đạo cấp cao đối với mọi hoạt động của Công ty.
• Đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát: Phân quyền về quản lý và hạch toán, có sự kiểm soát và lưu lại dấu vết kiểm soát.

FAQ về ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ

Có thể thấy, việc ứng dụng giải pháp ERP cho ngành công nghiệp phụ trợ không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán vận hành hàng ngày như quản lý đơn hàng, tồn kho, giá thành hay dữ liệu phân tán, mà còn là nền tảng quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Trong bối cảnh các tập đoàn FDI ngày càng đòi hỏi cao về tính minh bạch, chính xác và tốc độ phản hồi, đầu tư hệ thống ERP phù hợp chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp công nghiệp phụ trợ phát triển bền vững.