Các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống ERP

Một dự án ERP thành công được kết hợp bởi rất nhiều yếu tố. Thiếu đi một giai đoạn, hệ thống ERP của bạn có thể gặp phải những bất lợi lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả triển khai.

Với kinh nghiệm hơn 16 năm triển khai các dự án ERP. ITG đã xây dựng được quy trình triển khai phần mềm ERP chuẩn quốc tế bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị dự án
Bước 2: Khảo sát
Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Bước 5 Phát triển chỉnh sửa hệ thống
Bước 6: Triển khai( Cài đặt, đào tạo)
Bước 7: Vận hành thử
Bước 8: Go- live ( Đưa hệ thống vào sử dụng)
Bước 9: Nghiệm thu hệ thống

Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ (12 tháng)

Chúng ta sẽ cùng đi phân tích chi tiết các bước triển khai giải pháp ERP:

Bước 1: Chuẩn bị dự án

Đây là thời gian hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án bao gồm thiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu việc cần chuẩn bị trước khi triển khai, thời gian triển khai, các giai đoạn triển khai.

Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

Đây được xem là bước đầu tiên, tạo nền móng cho các bước kế cận. Vì thế, nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai bị lệch hướng.

Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP. Trong quá trình khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp – vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:

• Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp

• Số lượng nhân sự của doanh nghiệp

• Mô hình doanh nghiệp: mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company

• Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp

• Số lượng cửa hàng (Đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm: shop, Online, các phương thức thanh toán
• Quy trình sản xuất và quản lý

• Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai

• Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại: trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên

• Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?

Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

Sau khi đội BA trực tiếp khảo sát thực trạng doanh nghiệp sẽ lên tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Đây là một giải đoạn rất quan trọng của dự án. Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và đưa ra các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lý các bài toán quản lý của khách hàng.

Kinh nghiệm được đúc rút từ anh Nguyễn Ngọc Khánh – Chuyên viên BA có 5 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP đang công tác tại Công ty CP Giải pháp ERP- ITG cho biết: “Trong quá trình triển khai dự án, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. Chính vì vậy tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ hạn chế được tối đa việc sửa cấu trúc phần mềm. Quá trình khảo sát cần sự cẩn thận từ đội BA của đơn vị triển khai phần mềm, bên cạnh đó đơn vị được triển khai cũng cần bố trí nhân sự tham gia các buổi khảo sát, đưa ra các đề xuất xây dựng hệ thống. Khi hai bên đã thống nhất tài liệu mô tả URD nên hạn chế những thay đổi về sau”.

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi hai bên cùng nhau thống nhất về tài liệu mô tả URD. Đội ngũ Developer sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả. Sau khi đội ngũ lập trình thiết kế phần mềm thì sẽ chuyển sang đội test để test hệ thống kiểm tra các lỗi.

Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống

• Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…

• Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.

Bước 6: Triển khai (Cài đặt đào tạo)

Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp.
Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, nguời dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc.
Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.

Đọc thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP?

Bước 7: Vận hành thử

Hỗ trợ chuyển đổi các dữ liệu đã có sẵn (trên file Excel, Txt…) vào các danh mục, chứng từ… và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu chuyển đổi. Và các lỗi còn tồn tại sẽ được khắc phục.

Bước 8: Go- live ( Đưa hệ thống vào khai thác)

Trong 1 dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.

Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa, việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.

Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm

Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết, bao gồm:

Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp vụ đã phát triển theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD), Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT, Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual).

Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ

Khi có thông báo của khách hàng về sự cố chương trình, nhà cung cấp phần mềm sẽ khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương trình bằng một trong các biện pháp sau:

Cách 1: Hỗ trợ, hướng dẫn khắc phục sự cố hoặc lỗi với phần mềm đã cài đặt thông qua INTERNET bằng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến (từ xa), qua điện thoại…
Cách 2: Trong trường hợp không khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm theo “Cách 1”, đơn vị cung cấp phần mềm cử cán bộ đến bên doanh nghiệp trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm đã cài đặt.
Với những sự cố như: virus, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… tùy theo mức độ và điều khoản hợp đồng, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ tiến hành cài lại phần mềm cho khách hàng.

Và việc khắc phục các sự cố lỗi trong thời gian bảo hành ( từ 12-24 tháng tùy nhà cung cấp) sẽ được thực hiện miễn phí.

Đọc thêm: Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Làm thế nào để triển khai một dự án ERP thành công?

Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai trong tổ chức

Khi muốn tiến hành áp dụng ERP trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ được các khó khăn mà doanh nghiệp mình đang gặp phải, những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong khoảng tương lai gần 3 – 5 năm tới để xác định được rõ ràng nhất và đúng nhất về nhu cầu đầu tư ERP cho tổ chức. Từ đó, xác định được phạm vi nghiệp vụ mà phần mềm cần triển khai để phù hợp với quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Tuân thủ theo quy trình triển khai nghiêm ngặt

Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai là bước bắt buộc nếu như doanh nghiệp muốn thực hiện phần mềm ERP thành công. Điều này sẽ giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro khi triển khai ERP cho doanh nghiệp.hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự án ERP.

Đảm bảo người dùng các nhân viên thực hiện trong hệ thống được đào tạo đầy đủ

Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã xây dựng, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Do đó để chạy tốt hệ thống thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nhân viên thao tác trên phần mềm được đào tạo bài bản.

Đọc thêm: Điểm danh 6 sai lầm khiến dự án ERP đi vào ngõ cụt?

Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ triển khai trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải đưa ra lựa chọn để chọn được đối tác triển khai hệ thống phù hợp để đạt được kết quả tốt. Đối tác phải có nhiều kinh nghiệm và đã triển khai thành công giải pháp này ở nhiều doanh nghiệp khác nhau. Tiêu chí lựa chọn đối tác chính là đối tác cần hiểu rõ được ngành nghề cũng như những quy định, văn hóa doanh nghiệp của tổ chức để có thể đưa ra được các giải pháp đúng và phù hợp. Đặc biệt, khi có sự tham gia của các lãnh đạo cấp cao, giám đốc các phòng ban trong doanh nghiệp thì việc áp dụng ERP trong doanh nghiệp càng dễ thành công.

ITG là đơn vị hàng đầu Việt Nam trong triển khai dự xây dựng và triển khai dự án ERP, trong nhiều lĩnh vực như: sản xuất, chế biến … thúc đẩy sự thay đổi đột phá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và giá trị doanh nghiệp cho khách hàng.

Trên đây chúng tôi đã giúp bạn phần nào hiểu thêm về tầm quan trọng của phần mềm ERP cũng như yêu cầu để triển kai một hệ thống ERP thành công. Nếu doanh nghiệp của bạn từ lâu cần đổi mới quy trình hoạt động thì đây chính là cơ hội để bạn thực thi kế hoạch đó.

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quả điều hành doanh nghiệp. Bạn nghĩ sao về cuộc gọi 15 phút để cùng trao đổi với chuyên gia của ITG để tư vấn hệ thống ERP phù hợp. Các chuyên gia giải pháp ERP của chúng tôi đã sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và giúp bạn chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hotline tư vấn giải pháp ERP: 0986.196.838