Các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống ERP. 10 bước triển khai ERP thành công!

Triển khai ERP chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng. Để dự án ERP thành công, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp và nhóm tư vấn trong toàn bộ quá trình lên chiến lược cũng như triển khai. Bằng kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP tại nhiều dự án lớn nhỏ, ITG sẽ đưa ra một vài lời khuyên hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro khi triển khai phần mềm ERP.

Các bước triển khai dự án ERP

Quy trình phát triển khai thác hệ thống ERP thường phải trải qua nhiều bước. Thiếu đi một giai đoạn, phần mềm ERP có thể gặp phải những bất lợi lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả triển khai.

Với kinh nghiệm hơn 17 năm triển khai các dự án ERP lớn nhỏ, ITG đã xây dựng được quy trình triển khai phần mềm ERP chuẩn quốc tế bao gồm:

10 bước triển khai phần mềm ERP chuẩn quốc tế

• Bước 1: Chuẩn bị dự án
• Bước 2: Khảo sát
• Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
• Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
• Bước 5 Phát triển chỉnh sửa hệ thống
• Bước 6: Triển khai( Cài đặt, đào tạo)
• Bước 7: Vận hành thử
• Bước 8: Go- live ( Đưa hệ thống vào sử dụng)
• Bước 9: Nghiệm thu hệ thống
• Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ (12 tháng)

Chúng ta sẽ cùng đi phân tích chi tiết các bước triển khai dự án ERP:

Bước 1: Chuẩn bị dự án

Đây là bước đầu tiên trong quy trình triển khai ERP. Hai bên sẽ cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án. Các công việc cần thực hiện ở giai đoạn này bao gồm: Thiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu việc cần chuẩn bị trước khi triển khai, các giai đoạn triển khai.

Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

Khảo sát tình trạng vận hành của doanh nghiệp trước khi triển khai hệ thống ERP là bước bắt buộc, tạo nền móng cho các bước kế cận. Vì thế, nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai bị lệch hướng.

Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp trước khi triển khai là một bước quan trọng

Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP. Trong quá trình khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp – vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:

• Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
• Số lượng nhân sự của doanh nghiệp
• Mô hình doanh nghiệp (mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company)
• Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp
• Số lượng cửa hàng (đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm (shop, online, các phương thức thanh toán)
• Quy trình sản xuất và quản lý
• Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai
• Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại (trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên)
• Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?

Xem thêm: 4 yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống tiêu chuẩn

Sau khi đội BA trực tiếp khảo sát thực trạng doanh nghiệp sẽ lên tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Đây là một giai đoạn rất quan trọng của dự án. Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán,… để xử lý các bài toán quản lý của khách hàng.

Kinh nghiệm được đúc rút từ anh Nguyễn Ngọc Khánh – Chuyên viên BA có 5 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP đang công tác tại Công ty CP Giải pháp ERP- ITG cho biết: “Trong quá trình triển khai dự án, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. Chính vì vậy tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ hạn chế được tối đa việc sửa cấu trúc phần mềm. Quá trình khảo sát cần sự cẩn thận từ đội BA của đơn vị triển khai phần mềm, bên cạnh đó đơn vị được triển khai cũng cần bố trí nhân sự tham gia các buổi khảo sát, đưa ra các đề xuất xây dựng hệ thống. Khi hai bên đã thống nhất tài liệu mô tả URD nên hạn chế những thay đổi về sau”.

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi hai bên cùng nhau thống nhất về tài liệu mô tả URD. Đội ngũ Developer sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả. Sau khi đội ngũ lập trình hoàn thành thiết kế phần mềm thì sẽ chuyển sang đội Test để kiểm tra các lỗi trên hệ thống.

Đơn vị triển khai thiết kế phần mềm phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp

Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống

• Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…
• Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.

Bước 6: Triển khai ERP (Cài đặt đào tạo)

Đơn vị cung cấp phần mềm ERP sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp sẽ tổ chức các buổi đào tạo để nguời dùng (nhân viên trong doanh nghiệp) trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc.

Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.

Đọc thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP?

Bước 7: Vận hành thử

Đơn vị triển khai phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi các dữ liệu đã có sẵn (trên file Excel, Txt,…) vào các danh mục, chứng từ,… và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu chuyển đổi. Bên cạnh đó, các lỗi còn tồn tại trên hệ thống cũng sẽ được khắc phục ở giai đoạn triển khai ERP này.

Hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm và vận hành thử nghiệm trên thực tế

Bước 8: Go – live ( Đưa hệ thống vào khai thác)

Trong một dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ khâu thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.

Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa. Đồng thời, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.

Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm

Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết.

Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp vụ đã phát triển theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD), Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT, Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual).

Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ

Khi có thông báo của khách hàng về sự cố chương trình, nhà cung cấp phần mềm sẽ khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương trình bằng một trong các biện pháp sau:

• Cách 1: Hỗ trợ, hướng dẫn khắc phục sự cố hoặc lỗi với phần mềm đã cài đặt thông qua INTERNET bằng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến (từ xa), qua điện thoại,…
• Cách 2: Trong trường hợp không khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm theo “Cách 1”, đơn vị cung cấp phần mềm cử cán bộ đến bên doanh nghiệp trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm đã cài đặt.

Với những sự cố như: Virus, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… tùy theo mức độ và điều khoản hợp đồng, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ tiến hành cài lại phần mềm cho khách hàng.

Việc khắc phục các sự cố lỗi trong thời gian bảo hành (từ 12-24 tháng tùy nhà cung cấp) sẽ được thực hiện miễn phí. Sau thời gian bảo hành, doanh nghiệp sẽ phải ký thêm hợp đồng bảo trì nếu muốn được tiếp tục hỗ trợ.

Đọc thêm: Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Làm thế nào để triển khai một dự án ERP thành công?

Dưới đây là các phương pháp triển khai dự án ERP thành công mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Cách triển khai ERP thành công

1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai trong tổ chức

Khi muốn tiến hành áp dụng ERP trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ được các khó khăn mà doanh nghiệp mình đang gặp phải, những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong khoảng tương lai gần 3 – 5 năm tới để xác định được rõ ràng nhất và đúng nhất về nhu cầu đầu tư ERP cho tổ chức. Từ đó, xác định được phạm vi nghiệp vụ mà phần mềm cần triển khai để phù hợp với quá trình phát triển của doanh nghiệp.

2. Lập bản kế hoạch chi tiết

Lập kế hoạch chi tiết đóng một vai trò rất quan trọng cho sự thành công của việc triển khai ERP. Tất cả các mốc quan trọng phải được đặt ra một cách cụ thể và chi tiết trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ dự án ERP nào. Tất cả các kế hoạch liên quan đến dự án phải được chia sẻ giữa tất cả các nhóm tham gia để mọi người nắm được công việc của mình và công việc có liên quan đến các mốc/mục tiêu cần thực hiện.

Điều quan trọng là tất cả các nhiệm vụ phải được sắp xếp theo một chuỗi logic và các đầu việc cần ưu tiên nên được xác định từ trước.

Nếu việc lập kế hoạch và đánh giá không được thực hiện thì khung thời gian dự án tổng thể sẽ vượt quá thời hạn và chi phí của dự án sẽ rất cao. Cuối cùng nó trở thành một trong những lý do lớn dẫn đến triển khai ERP thất bại.

3. Tuân thủ quy trình triển khai hệ thống ERP

Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai được nhà cung cấp đưa ra sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro khi xây dựng hệ thống ERP. Bởi khi mua phần mềm ERP, đồng nghĩa với doanh nghiệp mua cả các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế của nhà cung cấp. Chính vì vậy, việc khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn của hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn, kiểm soát được các công việc cần phải làm và nắm được từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào.

Ví dụ như tập đoàn Unilever có thể quản lý được hoạt động sản xuất trên toàn cầu với quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng về thị trường và thị phần đó là nhờ sử dụng hệ thống ERP đồng nhất các quy trình từ: mua hàng, bán hàng, tài chính kế toán, kho,… và các chi nhánh tại các quốc gia đều ứng dụng theo các quy trình chuẩn.

4. Tránh tùy chỉnh hàng loạt

Tùy chỉnh một phần mềm ERP là một thách thức rất lớn đối với đơn vị triển khai và doanh nghiệp. Nếu có quá nhiều tùy chỉnh được đưa ra so với kế hoạch ban đầu, nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ phải tốn rất nhiều thời gian để thực hiện các thay đổi. 

Hầu hết các hệ thống ERP đều phù hợp 70% cho một công ty, 30% sẽ được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của công ty đó. Việc yêu cầu chỉnh sửa quá nhiều so với kế hoạch đưa ra ban đầu khiến dự án “trật bánh” khỏi mục tiêu chính. Vì vậy, việc tùy chỉnh hàng loạt các chức năng trong triển khai ERP là nên tránh.

5. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ triển khai trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải đưa ra lựa chọn để chọn được đối tác triển khai hệ thống phù hợp để đạt được kết quả tốt.

Lựa chọn đối tác phù hợp rất quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP triển khai thành công

Đối tác phải có nhiều kinh nghiệm và đã triển khai thành công giải pháp này ở nhiều doanh nghiệp khác nhau. Tiêu chí lựa chọn đối tác chính là đối tác cần hiểu rõ được ngành nghề cũng như những quy định, văn hóa doanh nghiệp của tổ chức để có thể đưa ra được các giải pháp đúng và phù hợp. Đặc biệt, khi có sự tham gia của các lãnh đạo cấp cao, giám đốc các phòng ban trong doanh nghiệp thì việc áp dụng ERP trong doanh nghiệp càng dễ thành công.

ITG là đơn vị hàng đầu Việt Nam trong triển khai dự xây dựng và triển khai dự án ERP, trong nhiều lĩnh vực như: sản xuất điện tử, cơ khí chế tạo, bao bì, phân phối – bán lẻ,… thúc đẩy sự thay đổi đột phá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và giá trị doanh nghiệp cho khách hàng.

6. Xây dựng đội ngũ triển khai hệ thống ERP hoàn hảo

Các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình triển khai ERP nên là những người có kinh nghiệm và trách nhiệm công việc

• Về phía doanh nghiệp

Cần một người làm quản lý dự án. Người này sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban chỉ đạo và là người điều hành chính từ phía doanh nghiệp. Chủ nhiệm dự án sẽ thiết lập các đối thoại, theo dõi tiến độ, điều phối ngân sách dự án, điều động nguồn lực,…

Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một người hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp và quyết định khi cần thiết.

• Về phía nhà triển khai ERP

Cần một người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách dự án và các nhà tư vấn khác: Tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật,… Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Xem thêm: Làm sao để triển khai dự án ERP thành công?

7. Đảm bảo người dùng các nhân viên thực hiện trong hệ thống được đào tạo đầy đủ

Quá trình triển khai ERP chưa dừng lại sau khi đã xây dựng, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi phần mềm không thể tự vận hành được. Những người dùng bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để có thể sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. 

Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Do đó, để chạy tốt hệ thống thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nhân viên thao tác trên phần mềm được đào tạo bài bản.

Đọc thêm: Điểm danh 6 sai lầm khiến dự án ERP đi vào ngõ cụt?

Không ai phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai ERP tại doanh nghiệp. Song bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Hy vọng những chia sẻ trên đây của ITG sẽ phần nào giúp doanh nghiệp hiểu thêm về tầm quan trọng của phần mềm ERP cũng như các yêu cầu để triển khai một hệ thống ERP thành công. 

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quả điều hành, bạn nghĩ sao về cuộc gọi 15 phút để cùng trao đổi với chuyên gia của ITG để tư vấn hệ thống ERP phù hợp? Các chuyên gia giải pháp ERP của chúng tôi đã sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và giúp bạn chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Gọi điện đến Hotline: 092.6886.855 để được tư vấn thêm về giải pháp ERP.