3S ERP – Giải pháp ERP cho ngành thực phẩm đồ uống chuyên nghiệp

Ngành thực phẩm có những yêu cầu quản trị đặc thù mà các mô hình ERP thông thường khó đáp ứng đầy đủ: Quản lý nguyên liệu theo lô và hạn sử dụng, quản lý tỷ lệ hao hụt, tính giá thành theo từng sản phẩm,… Đó là lý do doanh nghiệp cần giải pháp ERP chuyên sâu cho ngành thực phẩm. Đọc bài viết để hiểu rõ hơn về lợi ích, chức năng và tiêu chí lựa chọn ERP cho ngành thực phẩm.

ERP ngành thực phẩm là gì?

ERP ngành thực phẩm là hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được thiết kế và tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của ngành sản xuất, chế biến thực phẩm – đồ uống.

ERP ngành thực phẩm là gì?

Khác với các phần mềm ERP phổ thông, giải pháp ERP cho ngành thực phẩm có thể giải quyết những bài toán đặc thù như: Dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, quản lý tồn kho theo hạn sử dụng, kiểm soát lô sản xuất, tính giá thành theo tỷ lệ hao hụt,… Hệ thống kết nối các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, quản lý tồn kho, sản xuất, tài chính kế toán trên một nền tảng duy nhất, giúp người quản lý có được bức tranh toàn diện về hoạt động doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ dòng chảy nguyên vật liệu – sản xuất – thành phẩm.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP cho ngành phân phối: Bí quyết của người dẫn đầu

Những vấn đề doanh nghiệp sản xuất, chế biến thực phẩm thường gặp

Trong quá trình sản xuất và bảo quản, doanh nghiệp ngành chế biến thực phẩm – đồ uống thường gặp một số vấn đề phổ biến dưới đây:

Bài toán thường gặp của doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, đồ uống

Khó quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng

Nguyên liệu thực phẩm thường có thời hạn sử dụng và điều kiện bảo quản khác nhau, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ theo từng lô, ngày nhập và hạn sử dụng. Tuy nhiên, với phương thức quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel, việc theo dõi và thực hiện xuất kho theo nguyên tắc FIFO/FEFO gặp rất nhiều hạn chế. Kết quả, kho hàng thường xuyên xảy ra tình trạng thất thoát nguyên liệu. tồn kho quá hạn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản xuất.

Quản lý công thức và định mức nguyên liệu (BOM) phức tạp

Trong ngành F&B, mỗi sản phẩm có công thức chế biến, thành phần nguyên liệu và định mức tiêu hao riêng. Nếu quản lý thủ công, doanh nghiệp rất dễ tính sai định mức, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và giá thành sản phẩm.

Khó khăn khi lập báo cáo mua hàng và dự báo chi phí sản xuất

Biến động giá nguyên liệu, nhu cầu sản xuất và tỷ lệ hao hụt khiến doanh nghiệp khó dự báo chính xác nhu cầu mua hàng cũng như chi phí sản xuất. Nếu dữ liệu mua hàng, tồn kho và sản xuất không được liên kết, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mua thừa, thiếu nguyên liệu hoặc khó kiểm soát ngân sách sản xuất.

Hao hụt, thất thoát nguyên liệu

Trong quá trình sơ chế, phối trộn, chế biến hoặc đóng gói, hao hụt nguyên liệu là điều khó tránh khỏi. Nếu không có dữ liệu định mức hóa rõ ràng, doanh nghiệp khó xác định được đâu là hao hụt hợp lý, đâu là thất thoát do quản lý kém. Điều này sẽ vô tình gây tổn thất đến lợi nhuận doanh nghiệp.

Không thể xác định chính xác giá thành sản phẩm

Giá thành sản phẩm chịu ảnh hưởng trực tiếp từ giá nguyên vật liệu, định mức tiêu hao và năng suất thực tế. Trong khi đó, mỗi sản phẩm lại có cơ cấu nguyên vật liệu, định mức và tỷ lệ hao hụt khác nhau.

Nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng phương thức phân bổ chung (phân bổ tổng chi phí sản xuất theo một tiêu thức cố định cho nhiều sản phẩm thay vì xác định chi phí thực tế theo từng sản phẩm) dẫn đến sai lệch trong việc xác định giá bán.

Dữ liệu giữa các phòng ban phân tán

Tại nhiều doanh nghiệp chế biến thực phẩm, các bộ phận khác nhau (mua hàng, kho, sản xuất, kế toán,…) thường sử dụng công cụ quản lý riêng. Điều này khiến dữ liệu giữa các phòng ban bị phân mảnh, không liên kết với nhau. Khi lãnh đạo cần báo cáo tổng quan, nhân viên của các bộ phận phải mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, đối chiếu, sắp xếp thông tin; làm chậm quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.

Tại sao ngành thực phẩm nên triển khai hệ thống ERP chuyên sâu toàn diện?

Triển khai giải pháp ERP chuyên sâu giúp doanh nghiệp ngành thực giải quyết hiệu quả những điểm nghẽn ở tầng quản trị, đặc biệt là bài toán về nguyên vật liệu, tồn kho, lập kế hoạch sản xuất và tính giá thành:

Lý do doanh nghiệp sản xuất thực phẩm nên triển khai hệ thống ERP chuyên sâu theo đặc thù ngành

• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chủ động: Phần mềm ERP có thể liên kết thông tin về nhu cầu sản xuất, định mức nguyên liệu, tồn kho với kế hoạch mua hàng để doanh nghiệp xác định chính xác nhu cầu nguyên liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tình trạng mua thừa, mua thiếu và chủ động hơn trong kế hoạch sản xuất.
• Tối ưu tồn kho, hạn chế nguyên liệu quá hạn: Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng,… giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng tồn và giảm nguy cơ tồn kho quá hạn.
• Kiểm soát chi phí và giá thành: Sử dụng giải pháp ERP cho ngành thực phẩm giúp doanh nghiệp tính toán chi phí sản xuất chính xác. Doanh nghiệp có thể so sánh chi phí thực tế với định mức, nhận diện biến động và xác định những yếu tố đang làm gia tăng giá thành.
• Đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban: Thay vì mỗi bộ phận quản lý bằng một hệ thống hoặc file Excel riêng, ERP kết nối dữ liệu phòng mua hàng, kho, sản xuất, bán hàng và kế toán trên một nền tảng thống nhất. Dữ liệu được cập nhật xuyên suốt, giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch khi đối chiếu.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: ERP cung cấp báo cáo quản trị trực quan, toàn diện, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định điều hành có thể dựa trên dữ liệu thực tế thay vì phụ thuộc vào báo cáo thủ công hoặc kinh nghiệm cá nhân.

Các phân hệ cốt lõi của ERP ngành thực phẩm

Phần mềm ERP ngành thực phẩm cần có khả năng kết nối các nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp với các chức năng quản trị nền tảng. Trong đó, các phân hệ cốt lõi thường bao gồm:

Các phân hệ cốt lõi của giải pháp ERP cho ngành thực phẩm

Quản trị mua hàng

Phân hệ mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhu cầu mua nguyên liệu dựa trên kế hoạch sản xuất, tồn kho và định mức. Từ đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đơn đặt hàng đến nhập kho; toàn bộ thông tin đều được quản lý tập trung trên cùng hệ thống.

Bên cạnh đó, chức năng này còn cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin nguyên liệu thực phẩm đầu vào theo lô, hạn sử dụng, nhà cung cấp, tiêu chuẩn chất lượng và các điều kiện liên quan. Đây là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát đầu vào tốt hơn ngay từ khâu mua hàng.

Quản trị bán hàng

Phân hệ quản trị bán hàng giúp doanh nghiệp thực phẩm quản lý tập trung các thông tin về báo giá, đơn hàng, chính sách giá, tình trạng giao hàng và công nợ khách hàng. Hệ thống có thể theo dõi doanh số theo khách hàng, sản phẩm, khu vực hoặc kênh bán hàng. Đồng thời liên kết với dữ liệu tồn kho để kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng.

Quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho được xem là một trong những chức năng quan trọng nhất của phần mềm ERP ngành thực phẩm. Hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng tồn, mà còn hỗ trợ kiểm soát trạng thái hàng hóa, thông tin xuất nhập theo LO/LOT, hạn sử dụng, FIFO/FEFO.

Ngoài ra, phân hệ quản trị hàng tồn kho còn có tính năng cảnh báo sớm các lô hàng sắp hết hạn để bộ phận kinh doanh và sản xuất có phương án xử lý kịp thời. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa tình trạng hàng tồn quá hạn.

Quản trị sản xuất

Phân hệ sản xuất trong giải pháp ERP ngành thực phẩm chủ yếu hỗ trợ:

• Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, năng lực nhà máy và số lượng tồn kho nguyên liệu hiện có
• Quản lý công thức chế biến, định mức nguyên vật liệu (BOM) linh hoạt theo nhiều phiên bản sản phẩm
• Quản lý quy trình và thống kế công đoạn sản xuất
• Kiểm soát định mức tiêu hao nguyên liệu thực tế so với định mức chuẩn, giúp phát hiện sớm các sai lệch và hỗ trợ cải tiến quy trình sản xuất liên tục.

Quản trị tài chính kế toán

Phân hệ tài chính kế toán có khả năng kết nối dữ liệu trực tiếp với phân hệ mua hàng, bán hàng, sản xuất và kho, giúp doanh nghiệp tự động hóa việc ghi nhận chi phí, công nợ và doanh thu mà không cần nhập liệu thủ công nhiều lần.

Đặc biệt, phân hệ này còn có khả năng tính toán giá thành sản xuất dựa trên chi phí nguyên liệu thực tế, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và tỷ lệ hao hụt phát sinh trong từng lô sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở dữ liệu chính xác để định giá bán hợp lý, và chủ động điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi thị trường nguyên liệu biến động.

Tiêu chí lựa chọn ERP ngành thực phẩm cho doanh nghiệp tại Việt Nam

Không phải hệ thống ERP nào cũng phù hợp với doanh nghiệp sản xuất và chế biến thực phẩm. Khi lựa chọn phần mềm ERP cho ngành chế biến thực phẩm – đồ uống, doanh nghiệp nên xem xét các tiêu chí sau:

• Khả năng quản lý đặc thù nguyên liệu: Hệ thống cần quản lý được lô, hạn sử dụng, nguồn gốc và các thông tin đặc thù của nguyên liệu thực phẩm.
• Quản lý công thức và định mức linh hoạt: ERP cần hỗ trợ quản lý nhiều công thức, phiên bản BOM, quy cách sản phẩm và theo dõi chênh lệch giữa định mức với tiêu hao thực tế.
• Quản lý sản xuất phù hợp thực tế: Phần mềm cần đáp ứng được các quy trình sản xuất, chế biến, đóng gói đặc thù của doanh nghiệp.
• Tích hợp xuyên suốt các phòng ban: Đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận mua hàng, kho, sản xuất, bán hàng và kế toán cùng được quản lý trên một nền tảng thống nhất.
• Khả năng tùy chỉnh theo quy trình doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có công thức, quy trình, phương pháp tính giá thành và mô hình quản trị khác nhau. ERP cần có khả năng cấu hình hoặc tùy chỉnh phù hợp.
• Khả năng mở rộng: Hệ thống nên có kiến trúc cho phép bổ sung các phân hệ, người dùng, nhà máy hoặc quy trình khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
• Khả năng kết nối với hệ thống khác: ERP nên có khả năng tích hợp với các nền tảng, thiết bị và hệ thống đang được doanh nghiệp sử dụng.
• Năng lực triển khai của nhà cung cấp: Ngoài công nghệ, doanh nghiệp cần đánh giá kinh nghiệm triển khai thực tế của nhà cung cấp, năng lực tư vấn nghiệp vụ và khả năng đồng hành sau triển khai.

3S ERP – Giải pháp ERP ngành thực phẩm tùy chỉnh theo nhu cầu cho doanh nghiệp

Phần mềm 3S ERP là hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp do ITG Technology – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực triển khai giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam phát triển.

Giải pháp 3S ERP chuyên sâu cho ngành thực phẩm

3S ERP có khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp sản xuất và chế biến thực phẩm. Với kiến trúc linh hoạt, phần mềm cho phép tùy chỉnh sâu các chức năng theo quy trình riêng của từng doanh nghiệp thay vì áp dụng một mô hình cứng nhắc chung.

Thông qua 6 module lõi theo chuẩn quốc tế gồm: Tài chính kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất, trục kế hoạch sản xuất thông minh và các module mở rộng có thể tích hợp dễ dàng vào hệ thống sẵn có; phần mềm 3S ERP giúp doanh nghiệp sản xuất thực phẩm và đồ uống:

• Kiểm soát chặt chẽ dòng chảy vật tư từ khi nhập kho đầu vào đến khi xuất kho thành phẩm
• Quản lý kho theo mã hàng, vị trí, số lô, hạn sử dụng, FIFO/FEFO; giúp hạn chế tình trạng hàng quá hạn lưu trữ trong kho
• Lập kế hoạch sản xuất linh hoạt theo nhu cầu thị trường và đơn hàng
• Quản lý năng lực sản xuất tổng thể giúp doanh nghiệp khai thác tối đa công suất hoạt động của nhà máy
• Hỗ trợ quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM) theo từng sản phẩm, công thức, phiên bản để làm cơ sở tính nhu cầu nguyên liệu, lập kế hoạch mua hàng và kiểm soát tiêu hao
• Tính toán giá thành thực tế theo nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau
• Đồng bộ hóa dữ liệu mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất; rút ngắn thời gian ra quyết định
• …

Hiện, giải pháp 3S ERP của ITG đã và đang được nhiều doanh nghiệp lớn trong ngành F&B ứng dụng. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như: Trái cây Hùng Phát (Andros), Long Hải, Golden Farm, Ladofoods,…

Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp ERP chuyên sâu cho ngành thực phẩm, vui lòng đăng ký để được tư vấn:

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ
VỚI CHUYÊN GIA GIÀU KINH NGHIỆM TẠI ITG

Thông tin cá nhân

Thông tin doanh nghiệp

Industry

• Điện tử
• Cơ khí chế tạo
• Bao bì - In ấn
• Đúc nhựa
• Dược phẩm
• Phân phối - Bán lẻ
• F&B
• Vật liệu xây dựng
• Khác

Nhận tư vấn miễn phí

FAQ về giải pháp ERP cho ngành thực phẩm

Có thể thấy, việc sử dụng hệ thống ERP chuyên sâu, được thiết kế riêng theo chuyên ngành sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất thực phẩm giải quyết hiệu quả hơn những bài toán đặc thù. Bên cạnh đó, việc đầu tư một giải pháp ERP cho ngành thực phẩm phù hợp còn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm ngày càng khắt khe và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.