Tài liệu URD là gì? Cách viết tài liệu URD

URD là tài liệu được xây dựng dựa trên quá trình thu thập và phân tích nhu cầu người dùng, giúp đơn vị phát triển phần mềm xác định rõ mục tiêu và xây dựng hệ thống đáp ứng tối ưu nhu cầu của người sử dụng. Nội dung dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về vai trò, cấu trúc, quy trình xây dựng và cách viết tài liệu URD cho bạn.

Tài liệu URD là gì?

URD (User Requirement Document) là tài liệu mô tả yêu cầu người dùng và quy trình nghiệp vụ, còn được biết đến với tên gọi khác là Tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng (User Requirements Specification). Đây là một bản ghi chép chi tiết mô tả các yêu cầu chức năng và phi chức năng mà người dùng mong muốn ở phần mềm.

URD dịch sang tiếng việt là tài liệu mô tả yêu cầu người dùng

Thông qua mô tả URD, nhà thiết kế hệ thống có thể hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời lập kế hoạch thời gian biểu, ước tính chi phí, các mốc thử nghiệm… rõ ràng, giúp các bên liên quan làm việc với nhau hiệu quả hơn.

Vai trò của tài liệu URD

Tài liệu URD đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm. Khi triển khai bất kỳ hệ thống nào như: Triển khai ERP, MES, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm kế toán,…) đơn vị triển khai đều cần cung cấp tài liệu URD cho khách hàng. Thông qua mô tả URD, đơn vị triển khai phần mềm có thể:

URD là tài liệu không thể thiếu khi triển khai bất kỳ dự án phần mềm nào

• Giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng: Nội dung trong URD sẽ mô tả chi tiết chức năng và nhiệm vụ của các bên liên quan (nhà phát triển phần mềm, quản lý dự án, lãnh đạo doanh nghiệp, người dùng cuối cùng…) giúp hai bên hiểu rõ công việc của nhau, tránh hiểu lầm và sai sót trong quá trình triển khai dự án, từ đó phối hợp công việc hiệu quả hơn.
• Đáp ứng đúng yêu cầu và mong đợi của khách hàng: Trong tài liệu URD, các thông tin về giao diện, chức năng, quy trình người dùng… sẽ được cung cấp đầy đủ để làm cơ sở giúp nhà phát triển phần mềm xây dựng hệ thống một cách logic và đáp ứng đúng yêu cầu đề ra.
• Quản lý dự án hiệu quả: Tài liệu URD giúp các bên liên quan theo dõi sát sao tiến độ dự án để đảm bảo phần mềm được hoàn thành đúng thời hạn, đồng thời hạn chế tối đa sai sót và chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
• Đánh giá phần mềm chính xác: URD có thể sử dụng như tài liệu tham khảo trong quá trình nghiệm thu, giúp đơn vị triển khai và khách hàng đánh giá xem hệ thống đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu hay chưa, từ đó đảm bảo chất lượng phần mềm trước khi đưa vào sử dụng.

Ngoài những lợi ích kể trên, tài liệu mô tả yêu cầu người dùng URD còn là tài liệu tham khảo quan trọng cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống sau này, giúp đơn vị sử dụng có thể dễ dàng thay đổi và cập nhật hệ thống khi cần. Đây là yếu tố rất quan trọng khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Có thể bạn quan tâm: Các giai đoạn triển khai ERP. 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công!

Cách viết tài liệu URD

Cấu trúc tài liệu URD

Cấu trúc cơ bản của tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng thường bao gồm các thành phần chính sau:

Quy trình xây dựng tài liệu URD

Quy trình xây dựng tài liệu mô tả người dùng URD thường bao gồm các bước sau:

Xây dựng tài liệu URD hiệu quả cần có sự trao đổi, thống nhất giữa các bên tham gia dự án

Bước 1 (Thu thập yêu cầu người dùng): Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, khảo sát, thảo luận nhóm,… để thu thập thông tin về nhu cầu và mong muốn của người dùng đối với hệ thống.

Bước 2 (Phân tích yêu cầu): Dựa trên những thông tin đã thu thập, đơn vị triển khai phần mềm có thể xác định được các chức năng cần thiết của hệ thống và nhiệm vụ của các bên khi triển khai dự án.

Bước 3 (Viết tài liệu URD): Mô tả chi tiết về giao diện, chức năng, hiệu suất, quy trình vận hành… của hệ thống dựa trên các yêu cầu đã phân tích.

Bước 4 (Thống nhất nội dung URD): Gửi tài liệu URD cho người dùng và các bên liên quan để tiến hành thẩm định, góp ý, chỉnh sửa và thống nhất nội dung trong URD, đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của tất cả các bên.

Bước 5 (Hoàn thiện): Chỉnh sửa tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng dựa trên các góp ý và hoàn thiện bản cuối cùng.

Xem thêm: Công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất Việt Nam

Một số lưu ý khi biên soạn tài liệu URD

Khi soạn tài liệu mô tả yêu cầu người dùng cần đảm bảo thông tin chính xác, nội dung dễ hiểu

• Nội dung dễ hiểu: Mô tả URD nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành. Thông tin trình bày cần được thể hiện logic, mạch lạc, đi thẳng vào trọng tâm, sử dụng các hình ảnh minh hoạ trực quan để giúp khách hàng hình dung về hệ thống dễ dàng hơn.
• Thông tin đầy đủ, chính xác: Đảm bảo thông tin trong URD thể hiện đầy đủ và chính xác yêu cầu của người dùng đối với hệ thống. Bên cạnh đó, thông tin trong tài liệu cũng cần được cập nhật thường xuyên và tính nhất quán.
• Khả thi và đo lường được: Các yêu cầu đề ra trong tài liệu không chỉ cần phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của người dùng mà còn phải khả thi về mặt kỹ thuật và có thể thực hiện được. Ngoài ra, các yếu tố ràng buộc về thời gian, ngân sách, nguồn lực cho dự án cũng cần được thể hiện rõ ràng và có các chỉ số đo lường cụ thể để làm dữ liệu đánh giá về sự thành công của dự án sau này.
• Đồng bộ: Nội dung trong tài liệu mô tả yêu cầu người dùng cần đồng bộ với các tài liệu khác trong dự án như tài liệu thiết kế hệ thống, tài liệu hướng dẫn sử dụng,…

Sử dụng tài liệu URD mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp khi triển khai phần mềm. Doanh nghiệp khi có ý định xây dựng bất kỳ hệ thống phần mềm nào cũng nên lựa chọn những đơn vị uy tín, có quy trình làm việc chuyên nghiệp và có thể xây dựng hệ thống URD rõ ràng, minh bạch để đảm bảo phần mềm khi nghiệm thu đáp ứng đúng mong muốn ban đầu của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất.