Mô hình ERP là gì? Các mô hình ERP phổ biến và cách lựa chọn

ERP là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hoạch định các nguồn lực cốt lõi trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như sức cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, việc lựa chọn mô hình ERP phù hợp vẫn là thách thức lớn đối với nhiều tổ chức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về các loại mô hình ERP phổ biến hiện nay và cách lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Mô hình ERP là gì?

Mô hình ERP đề cập tới các hình thức triển khai, lưu trữ và quản lý dữ liệu của hệ thống ERP trên các nền tảng khác nhau: từ On Premise, cho tới Cloud và Hybrid.

Dù triển khai theo mô hình nào, phần mềm ERP giữ được các tính chất, đặc điểm cơ bản gồm:

Một số đặc điểm chính của mô hình ERP

• Tích hợp toàn diện: ERP là sự kết hợp của các module chức năng khác nhau trong một hệ thống thống nhất, sử dụng cơ sở dữ liệu chung để đồng bộ hóa thông tin xuyên suốt tổ chức; từ đó kết nối các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự đến sản xuất, quản lý hàng tồn kho…
• Cơ sở dữ liệu tập trung: Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, đảm bảo tính nhất quán.
• Tự động hóa quy trình: Mô hình ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công, từ đó giảm thiểu lỗi do con người và tăng năng suất làm việc.
• Khả năng phân tích và báo cáo: Hệ thống cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo theo thời gian gần thực, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.
• Khả năng mở rộng: Mô hình ERP có thể được mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, thông qua việc bổ sung thêm các module và tính năng mới.

Các mô hình ERP phổ biến hiện nay

Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn khác nhau khi triển khai mô hình ERP. Mỗi mô hình đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Mô hình ERP on premise

ERP On-Premise là hệ thống được cài đặt trực tiếp trên hạ tầng máy chủ và hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

Mô hình ERP on premise phù hợp triển khai tại các doanh nghiệp có quy mô lớn

Ưu điểm của mô hình ERP tại chỗ

• Khả năng kiểm soát dữ liệu cao: Doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát tuyệt đối đối với hệ thống ERP, từ cơ sở hạ tầng phần cứng đến cấu hình phần mềm và quản lý dữ liệu.
• Tùy biến dễ dàng: Doanh nghiệp triển khai mô hình ERP on premise có thể yêu cầu nhà cung cấp phát triển hệ thống và tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù đặc thù của tổ chức.
• Độc lập với internet: Hệ thống vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi mất kết nối internet, đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh trong mọi tình huống.
• Bảo mật cao: Dữ liệu được lưu trữ hoàn toàn trong môi trường nội bộ, không phải chia sẻ với bên thứ ba nên giảm thiểu đáng kể rủi ro rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chính sách bảo mật riêng, xây dựng nhiều lớp bảo vệ và thực hiện các biện pháp mã hóa phức tạp phù hợp với yêu cầu cụ thể.

Nhược điểm của ERP on premise

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Bên cạnh phí bản quyền phần mềm, doanh nghiệp còn phải đầu tư thêm phần cứng (máy chủ, thiết bị lưu trữ, thiết bị mạng) và hạ tầng CNTT. Các khoản này thường dao động từ vài nghìn đến vài trăm nghìn đô la tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
• Thời gian triển khai dài: Quá trình triển khai ERP on premise thường kéo dài từ 6 tháng đến vài năm, bao gồm nhiều giai đoạn phức tạp như phân tích hệ thống, thiết kế, cài đặt, cấu hình và đào tạo. Thời gian triển khai dài có thể gây gián đoạn đến hoạt động kinh doanh.
• Yêu cầu đội ngũ IT chuyên nghiệp: Để duy trì và vận hành mô hình ERP on premise hiệu quả, đội ngũ IT của doanh nghiệp cần phải có trình chuyên môn cao về quản trị hệ thống, quản trị cơ sở dữ liệu, bảo mật mạng và phát triển ứng dụng.

Doanh nghiệp nên ứng dụng mô hình ERP on premise

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, có quy trình phức tạp và nhu cầu tùy biến cao
• Doanh nghiệp quy mô lớn, có nguồn lực tài chính dồi dào
• Tổ chức có yêu cầu bảo mật cao (như ngân hàng, quốc phòng)
• Doanh nghiệp có đội ngũ IT mạnh

3S ERP là một trong những phần mềm ERP on premise tốt nhất hiện nay. Sản phẩm do ITG Technology nghiên cứu và phát triển, cung cấp một công cụ quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp toàn diện thông qua các module chức năng lõi như: quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất, quản trị tài chính – kế toán… từ đó, giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động và giảm thiểu rủi ro đứt gãy thông tin trong tổ chức. Phần mềm hiện được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng và sử dụng như: TDV, Kimsen,Traphaco CNC, Aristino, EBA Machinery…

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Mô hình Cloud ERP

Cloud ERP (ERP đám mây) là hệ thống ERP được lưu trữ và quản lý trên nền tảng điện toán đám mây. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và truy cập thông qua internet. Đây được xem là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Cloud ERP phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ có nguồn lực tài chính hạn chế

Ưu điểm của mô hình Cloud ERP

• Chi phí ban đầu thấp: Doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng CNTT và phần cứng đắt tiền mà chỉ cần trả phí thuê bao theo tháng hoặc năm. Điều này giúp chuyển đổi từ chi phí đầu tư sang chi phí vận hành.
• Triển khai nhanh chóng: Thời gian triển khai mô hình ERP Cloud thường khá ngắn (khoảng vài tuần đến vài tháng) do nhà cung cấp đã chuẩn bị sẵn hạ tầng và môi trường vận hành.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: Mô hình Cloud ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng thêm hoặc giảm người dùng, bổ sung module mới, hoặc mở rộng dung lượng lưu trữ theo nhu cầu thực tế. 
• Cập nhật tự động: Hệ thống thường xuyên được cập nhật và bảo trì bởi nhà cung cấp, đảm bảo doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất mà không cần đội ngũ IT nội bộ phải can thiệp nhiều.

Nhược điểm mô hình ERP triển khai trên nền tảng đám mây

• Phụ thuộc vào internet: Hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào chất lượng kết nối internet. Nếu đường truyền không ổn định hoặc bị gián đoạn, nhân viên sẽ không thể truy cập hệ thống, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động vận hành.
• Khả năng tùy biến hạn chế: Khả năng tùy biến hạn chế do phần mềm được thiết kế theo tiêu chuẩn chung. Các doanh nghiệp có quy trình đặc thù có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể.
• Chi phí dài hạn tăng cao: Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu thấp, nhưng tổng chi phí để sở hữu hệ thống Cloud ERP trong 5 -10 năm lại khá cao. Các khoản chi liên quan đến phí thuê bao hàng tháng, chi phí bổ sung cho lưu trữ dữ liệu, băng thông và tính năng cao cấp có thể khiến ngân sách IT sẽ tăng lên đáng kể theo thời gian.
• Vấn đề bảo mật dữ liệu: Khi lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của bên thứ ba, doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin, vi phạm quyền riêng tư hoặc tấn công mạng.

Doanh nghiệp nên ứng dụng mô hình Cloud ERP

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn lực công nghệ thông tin hạn chế do chi phí đầu tư ban đầu thấp và thời gian triển khai nhanh
• Doanh nghiệp có nhiều văn phòng phân tán hoặc nhân viên làm việc từ xa
• Startups muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Mô hình ERP Hybrid 

Hybrid ERP (ERP lai) là giải pháp kết hợp giữa ERP tại chỗ và Cloud ERP, cho phép doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của cả hai mô hình trong khi giảm thiểu nhược điểm của mỗi bên. Mô hình ERP này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn có yêu cầu cao về sự linh hoạt trong triển khai cũng như quản lý chi phí.

ERP Hybrid là sự kết hợp giữa ERP Cloud và ERP on premise

Ưu điểm của mô hình ERP Hybrid

• Tính linh hoạt cao: Cung cấp sự linh hoạt tối đa trong việc lựa chọn nơi lưu trữ và xử lý dữ liệu. Doanh nghiệp có thể lưu trữ các dữ liệu quan trọng trên on premise và đưa các dữ liệu ít quan trọng hơn lên cloud. Điều này vừa giúp tối ưu hóa cả chi phí vừa nâng cao tính bảo mật thông tin.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các module mới vào hệ thống cloud mà không cần đầu tư nhiều vào hạ tầng, đồng thời vẫn duy trì các hệ thống core tại chỗ. Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn chuyển đổi số từng phần.
• Triển khai theo giai đoạn: Cho phép triển khai theo từng giai đoạn, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt ngân sách và giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp có thể triển khai các module quan trọng trước, sau đó mở rộng dần theo thời gian.

Nhược điểm của ERP lai

• Quản lý phức tạp: Việc quản lý ERP lai phức tạp hơn so với hai mô hình ERP còn lại do doanh nghiệp phải điều phối và đồng bộ hóa dữ liệu giữa hai môi trường khác nhau.
• Chi phí cao: Chi phí triển khai mô hình ERP Hybrid khá cao do doanh nghiệp vừa phải duy trì hạ tầng tại chỗ, vừa phải trả phí dịch vụ cloud. Do đó, quản lý doanh nghiệp cần có kế hoạch tài chính chi tiết để tối ưu hóa chi phí cho cả hai phần.
• Khó đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu: Doanh nghiệp có thể gặp thách thức trong việc đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trên hệ thống tại chỗ và đám mây nếu không có cơ chế đồng bộ hóa hiệu quả và quy trình kiểm soát chặt chẽ.

Doanh nghiệp nên triển khai mô hình ERP Hybrid

• Doanh nghiệp có yêu cầu cao về sự linh hoạt, muốn tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với những thay đổi trong nhu cầu kinh doanh
• Doanh nghiệp lớn đang trong quá trình chuyển đổi số từng phần
• Tổ chức có yêu cầu tuân thủ quy định nghiêm ngặt về lưu trữ dữ liệu

Kinh nghiệm lựa chọn mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp

Đánh giá nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lượng mức độ phức tạp của quy trình quản lý hiện tại, xác định các vấn đề cần giải quyết và mục tiêu mong muốn đạt được sau khi triển khai ERP. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng nên tham khảo ý kiến từ các phòng ban khác nhau để đảm bảo tất cả các nhu cầu nghiệp vụ đều được xem xét, tránh tình trạng bỏ sót yêu cầu quan trọng hoặc chỉ tập trung vào một số bộ phận. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống ERP phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.

Xem xét quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp

Đánh giá quy mô doanh nghiệp và nguồn lực sẵn có là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn được mô hình ERP phù hợp. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa với nguồn lực hạn chế về tài chính và đội ngũ IT thường phù hợp hơn với mô hình Cloud ERP do chi phí đầu tư ban đầu thấp và không cần đội ngũ IT lớn để quản lý hệ thống. Ngược lại, các doanh nghiệp lớn với yêu cầu tùy biến cao và nhiều quy trình phức tạp có thể cân nhắc mô hình ERP on premise để có quyền kiểm soát tối đa. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lập kế hoạch tài chính dài hạn, tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) trong vòng 5-7 năm, bao gồm cả chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành liên tục để đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.

Xem xét tính linh hoạt và khả năng tương thích

Để đáp ứng sự thay đổi liên tục của thị trường và nhu cầu phát triển trong tương lai, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn mô hình ERP có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh và mở rộng theo nhu cầu. Điều này sẽ đảm bảo hệ thống có thể phát triển cùng với doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu mới mà không cần thay thế toàn bộ trong tương lai.

Xem thêm: 10 bước triển khai ERP thành công

Lựa chọn mô hình ERP phù hợp là bước quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc. Mỗi mô hình ERP có ưu và nhược điểm riêng, do đó doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố như quy mô, ngân sách, yêu cầu bảo mật và khả năng mở rộng trước khi ra quyết định. Một hệ thống ERP được triển khai đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.