15+ Cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học giúp tối ưu không gian kho

Kho hàng được sắp xếp khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn rút ngắn thời gian xuất nhập hàng, giảm thiểu sai sót. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 15+ cách sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả nhất đang được các doanh nghiệp tiên tiến áp dụng hiện nay. Cùng ITG Technology khám phá ngay!

Lợi ích khi sắp xếp kho hàng khoa học

Bố trí và sắp xếp kho hàng hợp lý là tiền đề để doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru, ổn định. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu doanh nghiệp nhận được khi áp dụng hiệu quả các phương pháp sắp xếp kho:

05 Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sắp xếp kho hàng khoa học

• Tăng hiệu suất làm việc: Khi hàng hóa được sắp xếp đúng vị trí, nhân viên có thể tìm và lấy hàng nhanh chóng, từ đó, giảm thời gian di chuyển và thao tác.
• Giảm rủi ro sai sót và thất thoát: Việc gán mã, phân khu và sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ nhầm lẫn khi xuất nhập, đồng thời kiểm soát tốt hơn tình trạng tồn kho.
• Tối ưu không gian lưu trữ: Nhờ hàng hóa được sắp xếp khoa học, doanh nghiệp có thể tận dụng triệt để không gian lưu trữ hiện có, tăng sức chứa của kho mà không cần mở rộng mặt bằng.
• Giảm chi phí vận hành: Áp dụng cách sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong việc chọn sai hàng, từ đó giảm chi phí đổi trả và xử lý khiếu nại.
• Đảm bảo an toàn lao động: Hàng hóa được phân loại, bố trí theo trọng lượng, kích thước, đặc tính bảo quản,… sẽ hạn chế rủi ro đổ vỡ, cháy nổ. Điều này góp phần giảm nguy cơ tai nạn lao động và tạo môi trường làm việc an toàn hơn cho nhân viên kho.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả: Sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê kho định kỳ, theo dõi vòng quay hàng tồn. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời hàng sắp hết hạn, hàng tồn đọng lỗi thời,… để có biện pháp xử lý phù hợp.

>> Xem thêm: Bật mí 5 kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho không thể bỏ lỡ

15 Cách sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả

Đánh dấu vị trí kho hàng

Doanh nghiệp có thể chia kho thành các khu vực, lối đi, dãy kệ, tầng, ô lưu trữ; sau đó, mã hóa/gán nhãn cho từng vị trí. Việc đánh dấu này sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, đồng thời, hỗ trợ phần mềm quản lý kho truy xuất vị trí hàng hóa chính xác.

Sắp xếp hàng trong kho bằng cách đánh dấu vị trí

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể gán mã định vị cho mỗi vị trí trong kho theo cấu trúc Khu vực (K) – Dãy (D) – Kệ (K) – Tầng (T) – Ô (O). Nếu hàng hóa đặt tại Khu A, Dãy 3, Kệ 5, Tầng 2, Ô 1 thì mã hàng sẽ là: A-D03-K05-T02-O01.

Xem thêm: TOP 15 phần mềm quản lý kho hàng WMS hiệu quả nhất 2025

Sắp xếp hàng hóa trong kho theo mã SKU

SKU (Stock Keeping Unit) là mã định danh duy nhất cho mỗi sản phẩm trong hệ thống kho. Việc sắp xếp hàng hóa theo SKU giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả, chuẩn hóa quy trình quản lý và hạn chế sự nhầm lẫn giữa các loại hàng tương tự nhau.

Khi thực hiện cách sắp xếp kho theo SKU, doanh nghiệp nên nhóm các SKU theo danh mục, thương hiệu hoặc nhóm sản phẩm để thuận tiện cho việc xuất nhập và kiểm kê định kỳ. Ngoài ra, mỗi kệ hàng cũng chỉ nên đặt một đầu mã SKU để tránh nhân viên nhầm lẫn, lấy sai hàng.

Cách sắp xếp kho theo nguyên tắc ABC

Phương pháp ABC áp dụng định luật Pareto (80/20), phân loại hàng hóa dựa trên giá trị và tần suất luân chuyển. Trong đó:

Cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc ABC

• Nhóm A (20% SKU, chiếm 80% doanh thu): Là những mặt hàng có tần suất xuất hàng cao nhất, đóng góp vào phần lớn vào doanh thu. Nhóm hàng này nên được đặt ở những vị trí trung tâm, dễ tiếp cận để thuận tiện cho việc đóng gói/xuất hàng.
• Nhóm B (30% SKU, chiếm 15% doanh thu): Là những mặt hàng có tần suất xuất hàng trung bình, đóng góp khoảng 15% tổng doanh thu. Nhóm hàng này thường được đặt ở khu vực giữa, tiếp sau nhóm A
• Nhóm C (50% SKU, chiếm 5% doanh thu): Là những mặt hàng ít xuất kho. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng ở vị trí xa nhất, tầng cao nhất hoặc khu vực ít thuận tiện để tối ưu không gian cho những sản phẩm quan trọng hơn.

Cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc FIFO

FIFO (Nhập trước, Xuất trước) là nguyên tắc vàng trong sắp xếp kho, thường được áp dụng để quản lý các mặt hàng có hạn sử dụng như: Thực phẩm, dược phẩm, thời trang, hàng tiêu dùng nhanh (FMCG). Áp dụng phương pháp FIFO giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng tồn kho được luân chuyển đều đặn, tránh tồn đọng hàng cũ, lỗi thời gây hư hỏng, khó bán.

Cách sắp xếp hàng khoa học theo FIFO

Doanh nghiệp có thể kết hợp ứng dụng phương pháp FIFO với phần mềm quản lý kho bằng mã vạch/QR Code để tự động hóa quy trình kiểm kê, tiết kiệm thời gian nhập xuất hàng hóa, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành và nhân công.

Xem thêm: Quản lý kho bằng QR code: Lợi ích và các ứng dụng trong doanh nghiệp

Cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc FEFO

FEFO (Hết hạn trước, Xuất trước) là nguyên tắc sắp xếp kho hàng chặt chẽ hơn FIFO, tập trung vào ngày hết hạn thay vì ngày nhập kho. Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho theo FEFO thường được áp dụng trong ngành thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, dược phẩm.

Cách sắp xếp hàng hợp lý theo FEFO

Trong thực tế, hai lô hàng nhập kho cùng thời điểm có thể có hạn sử dụng khác nhau do sản xuất ở các đợt khác nhau. Khi áp dụng cách sắp xếp kho hàng theo FEFO, doanh nghiệp cần ghi nhận chính xác ngày hết hạn của từng lô hàng (Batch number/Lot number) và sắp xếp thứ tự xuất hàng phù hợp dựa trên thông tin này. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm WMS để tự động hóa việc sắp hàng theo FEFO và cảnh báo hàng sắp hết hạn để có biện pháp xử lý kịp thời như: Chạy chương trình khuyến mãi, thanh lý,  chuyển sang kênh phân phối khác,…

Cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc LIFO

Nguyên tắc LIFO (Nhập sau, Xuất trước) thường được áp dụng để sắp xếp những loại hàng không chịu ảnh hưởng bởi thời gian hoặc điều kiện bảo quản như: Vật liệu xây dựng (cát, sỏi), kim loại, nhựa,…

Cách sắp xếp hàng hóa theo LIFO

Với cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo LIFO, hàng mới luôn nằm ở vị trí ngoài cùng, dễ lấy. Do đó, nhân viên không cần phải di chuyển hàng mới để lấy hàng cũ ở phía sau nên tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức lấy hàng hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi áp dụng LIFO vì có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn kho cũ nằm lâu dài ở đáy kho, chiếm dụng không gian và vốn lưu động.

>> Xem thêm: Part number là gì? Tầm quan trọng của P/N trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng

Cách sắp xếp kho hàng khoa học theo thuộc tính sản phẩm

Doanh nghiệp có thể sắp xếp hàng hóa theo: Danh mục sản phẩm, nhà cung cấp, thương hiệu, mức độ phổ biến, kích thước, trọng lượng,… Các sản phẩm có cùng đặc tính sẽ được sắp xếp gần nhau để nhân viên dễ tìm kiếm.

Ví dụ: Hàng dễ vỡ sẽ được đặt ở khu vực riêng có đệm chống sốc. Hàng có kích thước lớn, nặng đặt ở tầng thấp, khu vực gần cửa xuất.

Sắp xếp kho hàng hợp lý theo đặc tính bảo quản

Doanh nghiệp cần có khu vực bảo quản riêng dành cho những sản phẩm yêu cầu điều kiện bảo quản đặc thù về nhiệt độ, ánh sáng hoặc độ ẩm,… để đảm bảo chất lượng sản phẩm và độ an toàn. Ví dụ:

Các mặt hàng thực phẩm, dược phẩm thường được bảo quản trong kho lạnh

• Hàng dễ cháy nổ, hóa chất: Phải được cách ly tại khu vực riêng, xa nguồn điện, nguồn nhiệt và tuân thủ nghiêm ngặt quy định phòng cháy chữa cháy.
• Hàng đông lạnh: Cần đặt trong kho lạnh riêng biệt, trong kho được trang bị các thiết bị giám sát nhiệt độ, độ ẩm chuyên dụng.
• Hàng dễ vỡ (Thủy tinh, gốm sứ, đồ điện tử,…): Nên đặt ở khu vực riêng có bao bì đệm, chống sốc đầy đủ, kệ có lưới chắn, hạn chế xếp chồng nhiều tầng.
• Hàng nhạy cảm với độ ẩm (Giấy, bìa carton, hàng dệt may,…): Hàng hóa nên được đặt trong môi trường khô ráo với độ ẩm kiểm soát 50-60%. Doanh nghiệp có thể sử dụng máy hút ẩm hoặc thiết kế kho có hệ thống thông gió tốt, tránh để hàng sát tường, sàn.

Sắp xếp kho theo hạn sử dụng

Đây là một trong những cách sắp xếp hàng hóa trong kho GSP thường được áp dụng. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất do hàng hết hạn và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn.

Bằng cách đánh dấu các khu vực trong kho theo thời hạn còn lại của hàng hóa: Hàng còn hạn dài (trên 1 năm), hàng trung hạn (3 – 6 tháng), hàng ngắn hạn (dưới 3 tháng) và khu riêng cho hàng sắp hết hạn cần xử lý khẩn cấp, doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên nhận biết nên ưu tiên xuất hàng nào trước.

Sắp xếp hàng hóa trong kho theo tầng kệ chứa hàng

Một cách sắp xếp kho hàng khoa học khác mà doanh nghiệp có thể áp dụng là bố trí theo chiều cao kho:

• Tầng dưới (sàn kho): Dành cho hàng nặng, cồng kềnh và các mặt hàng thường xuyên phải xuất với số lượng lớn.
• Tầng giữa (tầng 2-3, chiều cao từ 0.8m – 1.8m): Nơi đặt các mặt hàng có tần suất xuất cao, kích thước vừa phải, trọng lượng dưới 15kg để nhân viên có thể lấy hàng nhanh chóng mà không cần thiết bị hỗ trợ.
• Tầng cao nhất (chiều cao trên 2m): Sử dụng cho nhóm hàng xuất ít, hàng dự trữ hoặc hàng theo mùa. Cần thiết bị nâng như xe nâng tầm cao, thang trượt để tiếp cận. Ưu tiên hàng nhẹ để đảm bảo an toàn khi kệ cao.

Cách sắp xếp hàng hoá trong kho theo lối đi

Hàng hóa có thể sắp xếp dọc theo lối đi để thuận tiện cho nhân viên kho trong quá trình nhập xuất. Trong đó:

Hàng hóa có thể sắp xếp theo lối đi để thuận tiện cho nhân viên lấy hàng

• Lối đi chính: Thường rộng 2.5 – 3.5m để xe nâng, xe đẩy pallet có thể di chuyển qua. Lối đi chính được thiết kế chạy dọc theo chiều dài kho, kết nối khu vực nhận hàng, lưu trữ và xuất hàng.
• Lối đi phụ: Thường rộng 1.2 – 2m, được thiết kế vuông góc với lối chính, chạy giữa các dãy kệ, cho phép nhân viên di chuyển qua bằng xe nâng hoặc xe đẩy và có thể thao tác lấy hàng dễ dàng
• Lối đi lấy hàng: Thường rộng 0.8 – 1.2m, áp dụng cho khu vực lấy hàng thủ công có mật độ SKU cao.

Đối với cách sắp xếp kho theo lối đi, hàng hóa thường được bố trí theo hướng dòng chảy từ nhập, kiểm tra đến lưu trữ và xuất để tránh việc chồng chéo và tắc nghẽn khi lấy hàng trong giờ cao điểm.

Bố trí hàng hóa theo kích thước và trọng lượng

Với cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo kích thước và trọng lượng, doanh nghiệp có thể đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình vận hành. Cụ thể:

• Hàng nặng, cồng kềnh: Đặt ở tầng thấp nhất hoặc sát mặt đất để đảm bảo tính ổn định của kệ và dễ dàng bốc dỡ bằng xe nâng.
• Hàng nhỏ, trọng lượng nhẹ: Đặt trên các kệ hoặc giá đỡ ở tầng cao hơn để tiết kiệm diện tích.

Sắp xếp hàng hóa trong kho theo kích thước và trọng lượng

Sắp xếp hàng hóa trong kho theo màu sắc, biển báo trực quan

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống biển báo và mã màu để giúp nhân viên nhanh chóng nhận biết khu vực, loại hàng, tình trạng tồn kho.

Ví dụ:

• Màu xanh: Khu vực đặt các loại hàng an toàn, hạn sử dụng xa
• Màu vàng: Khu vực đặt các loại hàng cần kiểm tra.
• Màu đỏ: Khu vực đặt các loại hàng gần hết hạn hoặc hàng hỏng.

Giải pháp này đặc biệt hiệu quả trong các kho quy mô lớn với nhiều khu vực bảo quản khác nhau.

>> Tham khảo thêm: Bật mí 10 Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả nhất

Một số lưu ý để sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả

Để đạt hiệu quả tối đa trong sắp xếp kho hàng, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Lập kế hoạch trước khi sắp xếp: Phân tích dòng hàng, tần suất xuất nhập, đặc tính sản phẩm để chọn phương pháp bố trí kho hàng phù hợp.
• Đào tạo nhân viên kho: Đảm bảo mọi nhân viên đều nắm rõ sơ đồ kho, quy trình nhập xuất và các nguyên tắc bố trí hàng.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch kịp thời, cập nhật dữ liệu tồn kho chính xác với thực tế và đánh giá hiệu quả của cách sắp xếp kho hiện tại.
• Áp dụng và duy trì nguyên tắc 5S: Doanh nghiệp cần thường xuyên dọn dẹp, kiểm tra hệ thống kệ, biển báo, lối thoát hiểm để đảm bảo an toàn vận hành.

3S WMS – Giải pháp quản lý kho theo sơ đồ, vị trí tốt nhất hiện nay

Giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS do ITG Technology phát triển giúp các doanh nghiệp quản lý kho theo sơ đồ, vị trí hoàn toàn tự động. Một số tính năng nổi bật của hệ thống có thể kể đến như:

• Quản lý kho bằng Barcode, QRCode, RFID: Hỗ trợ quét mã vạch, Barcode hoặc RFID để tự động ghi nhận thông tin nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa theo thời gian thực; giúp loại bỏ thao tác thủ công.
• Quản lý theo sơ đồ và vị trí: 3S WMS hiển thị sơ đồ kho dưới dạng bản đồ 2D trực quan, thể hiện rõ cấu trúc dãy, kệ và năng lực chứa thực tế của từng khu vực. Khi nhấn chọn vào một kệ cụ thể, hệ thống hiển thị bảng kê chi tiết về mã hàng, mã lô và hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp quản lý vị trí hàng chính xác.
• Hỗ trợ đa phương pháp sắp xếp: Các thuật toán của 3S WMS có khả năng tính toán và đề xuất phương án lưu trữ tối ưu theo vị trí, giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho.
• Quản lý SKU và mã vạch thông minh: Hệ thống hỗ trợ tạo và quản lý không giới hạn SKU, tích hợp máy quét mã vạch/QR code cho mọi thao tác nhập xuất.
• Cảnh báo và kiểm soát hạn sử dụng: 3S WMS tự động theo dõi hạn sử dụng của từng lô hàng, gửi cảnh báo sớm khi hàng gần hết hạn hoặc quá hạn, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hàng hỏng.

Với 3S WMS, doanh nghiệp không chỉ sắp xếp kho hàng khoa học, mà còn nâng cấp toàn bộ hệ thống logistics lên chuẩn nhà máy thông minh, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khả năng mở rộng trong tương lai.

Cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý kho và giảm chi phí vận hành. Tuy nhiên, không có công thức sắp xếp kho hàng nào phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Hy vọng rằng, thông qua những cách sắp xếp hàng hóa mà ITG chia sẻ ở trên, doanh nghiệp có thể chọn được phương pháp phù hợp nhất với đặc thù ngành hàng, quy mô và nguồn lực hiện có.