Nguyên nhân và cách khắc phục tồn kho dư thừa

Tồn kho dư thừa là vấn đề nhiều doanh nghiệp gặp phải khi không dự báo chính xác nhu cầu tiêu thụ hàng hóa và kiểm soát lượng hàng lưu trữ chưa hiệu quả. Tình trạng này không chỉ làm tăng chi phí lưu trữ mà còn tiềm ẩn nguy cơ hàng hóa lỗi thời, hư hỏng và giảm hiệu quả vận hành. Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến tồn kho dư thừa và làm thế nào để doanh nghiệp kiểm soát, tối ưu hàng tồn kho hiệu quả?

Tồn kho dư thừa là gì?

Tồn kho dư thừa là tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm lưu trữ trong kho vượt quá nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

Tồn kho dư thừa là gì?

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba khái niệm tồn kho dư thừa, tồn kho chậm luân chuyển và tồn kho chết:

• Tồn kho dư thừa: Lượng hàng tồn cao hơn nhu cầu cần thiết trong một giai đoạn nhất định, nhưng vẫn có giá trị sử dụng và khả năng bán trong tương lai.
• Tồn kho chậm luân chuyển: Hàng hóa vẫn có nhu cầu sử dụng hoặc tiêu thụ nhưng tốc độ xuất kho thấp, thời gian lưu kho kéo dài.
• Tồn kho chết: Hàng gần như không còn khả năng bán hoặc sử dụng do hết hạn, lỗi thời, hư hỏng hoặc không còn nhu cầu.

Nguyên nhân dẫn đến tồn kho dư thừa

Hiểu rõ nguyên nhân tồn kho dư thừa là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng giải pháp xử lý triệt để. Trong thực tế, tình trạng tồn kho vượt mức hiếm khi đến từ một nguyên nhân đơn lẻ mà là kết quả của nhiều yếu tố chồng chéo:

• Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Doanh nghiệp dự báo nhu cầu dựa trên cảm tính hoặc số liệu quá khứ mà không tính đến xu hướng thị trường, mùa vụ, các chiến dịch marketing,… dẫn đến số lượng mua hoặc sản xuất lớn hơn nhu cầu thực tế.
• Mua hàng, sản xuất vượt nhu cầu: Doanh nghiệp đặt hàng số lượng lớn để hưởng chiết khấu hoặc sản xuất theo lô lớn để tối ưu chi phí sản xuất. Tuy nhiên, nếu nhu cầu thực tế thấp, lượng hàng tồn kho ứ đọng sẽ làm tăng chi phí lưu kho.
• Thiết lập mức tồn kho an toàn chưa phù hợp: Doanh nghiệp thường thiết lập tồn kho an toàn để phòng ngừa thiếu hàng. Tuy nhiên, nếu đặt mức an toàn quá cao sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa.
• Thông tin giữa các bộ phận không đồng bộ: Dữ liệu bán hàng, mua hàng, sản xuất và kho phân tán trên nhiều hệ thống, file rời rạc khiến doanh nghiệp khó nắm chính xác nhu cầu và lượng tồn thực tế. Điều này dẫn đến các quyết định đặt hàng hoặc sản xuất thiếu chính xác.
• Không theo dõi tốc độ bán hàng: Khi không nắm được mặt hàng nào bán nhanh, mặt hàng nào bán chậm, doanh nghiệp dễ nhập thêm những sản phẩm tiêu thụ kém dù lượng tồn trong kho vẫn còn nhiều.
• Chính sách kinh doanh thay đổi: Việc thay đổi danh mục sản phẩm, thị trường mục tiêu hoặc chính sách bán hàng có thể làm nhu cầu đối với một số mặt hàng giảm mạnh. Nếu kế hoạch mua và sản xuất không được điều chỉnh kịp thời, tồn kho sẽ tiếp tục tăng.
• Thay đổi thị trường: Nhu cầu thị trường hoặc thị hiếu khách hàng thay đổi đột ngột, có thể khiến sản phẩm doanh nghiệp đang tồn kho giảm sức tiêu thụ, kéo dài thời gian lưu kho và khó bán.

Dấu hiệu nhận biết tồn kho dư thừa

Doanh nghiệp có thể dựa vào một trong những dấu hiệu dưới đây để phát hiện hàng tồn kho dư thừa trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng:

06 Dấu hiệu nhận biết sớm tồn kho dư thừa

• Vòng quay hàng tồn kho giảm liên tục: Nếu vòng quay hàng tồn kho thấp hơn kỳ trước hoặc thấp hơn mức trung bình ngành, đây là dấu hiệu cho thấy hàng đang bán chậm hơn lượng nhập.
• Tỷ lệ hàng tồn lâu ngày tăng: Nhiều mặt hàng nằm trong kho trong thời gian dài mà không phát sinh giao dịch xuất kho hoặc điều chuyển.
• Kho thường xuyên quá tải: Diện tích lưu trữ thường xuyên bị lấp đầy, hàng hóa mới nhập phải đặt tại các khu vực không phù hợp, khó bố trí vị trí lưu kho.
• Hàng cận date, lỗi mốt, hư hỏng tăng: Lượng hàng gần hết hạn, lỗi thời hoặc xuống cấp ngày càng nhiều, cho thấy tốc độ tiêu thụ không theo kịp lượng hàng tồn.
• Phải thường xuyên giảm giá để xả hàng: Doanh nghiệp phải liên tục áp dụng chương trình giảm giá, chiết khấu hoặc khuyến mãi để giải phóng những mặt hàng bán chậm.
• Chênh lệch số lượng hàng tồn kho trên sổ sách và thực tế: Số liệu tồn kho trên hệ thống không khớp với số lượng thực tế, khiến doanh nghiệp khó xác định chính xác lượng hàng đang có và dễ phát sinh quyết định nhập hàng không phù hợp.

Ảnh hưởng của tồn kho dư thừa đến doanh nghiệp

Hàng tồn kho dư thừa có thể gây ra nhiều hệ lụy đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Ảnh hưởng của tồn kho dư thừa

• Tăng chi phí lưu kho: Lượng hàng tồn lớn có thể làm tăng chi phí thuê kho, nhân công quản lý, bảo quản; gây áp lực chi phí lên hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
• Tăng nguy cơ hàng hóa xuống cấp: Hàng lưu kho quá lâu có thể bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, lỗi thời hoặc giảm chất lượng.
• Giảm hiệu quả sử dụng không gian kho: Hàng tồn dư thừa chiếm dụng diện tích lưu trữ, gây khó khăn cho việc sắp xếp, tìm kiếm và luân chuyển hàng hóa, đồng thời hạn chế khả năng tiếp nhận hàng mới.
• Nguy cơ trở thành tồn kho chết: Nếu không xử lý kịp, hàng dư thừa có thể chuyển thành tài sản không còn giá trị. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ mất chi phí lưu kho mà còn tìm phương án thanh lý gấp.
• Tồn đọng vốn lưu động: Vốn bị giữ trong hàng hóa chưa tiêu thụ khiến doanh nghiệp giảm nguồn lực dành cho hoạt động sản xuất, nhập hàng, đầu tư và các nhu cầu tài chính khác.
• Giảm lợi nhuận: Chi phí lưu kho tăng, hàng hóa mất giá trị khiến lợi nhuận của doanh nghiệp suy giảm nghiêm trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể mất thêm doanh thu khi không đủ nguồn lực để đáp ứng những nhu cầu kinh doanh khác.

Cách xử lý tồn kho dư thừa hiệu quả

Sau khi xác định hàng tồn kho vượt mức, doanh nghiệp cần xử lý bằng cách phân loại hàng tồn kho, dừng hoặc điều chỉnh các đơn mua chưa cần thiết, đẩy mạnh tiêu thụ, điều chuyển hàng giữa các kho, đàm phán với nhà cung cấp, tái chế hoặc cải tiến sản phẩm.

Hướng dẫn xử lý tồn kho dư thừa cho doanh nghiệp

Phân loại hàng tồn kho

Đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm kê và phân loại lại hàng trong kho theo các nhóm: Hàng luân chuyển nhanh, hàng chậm luân chuyển, hàng tồn kho dư thừa, hàng cận hạn/sắp lỗi thời, hàng không còn giá trị.

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều tiêu chí khi phân loại như: Tuổi hàng tồn kho, tần suất nhập xuất, giá trị tồn, nhu cầu dự kiến,… để đánh giá chính xác hơn. Việc phân loại giúp doanh nghiệp xác định nhóm hàng nào cần tiếp tục duy trì, nhóm nào cần thúc đẩy tiêu thụ và nhóm nào cần xử lý sớm.

Xem thêm: Phương pháp phân tích ABC trong quản lý kho

Dừng hoặc điều chỉnh các đơn hàng mua chưa cần thiết

Khi phát hiện tồn kho vượt mức, doanh nghiệp cần rà soát lại các đơn hàng dự kiến mua hoặc đang chờ giao. Với những mặt hàng đã đủ hoặc vượt nhu cầu, có thể cân nhắc điều chỉnh số lượng, giãn lịch giao hoặc hủy đơn nếu điều kiện hợp đồng cho phép.

Biện pháp này giúp hạn chế tồn kho tiếp tục tăng trong khi doanh nghiệp đang tìm phương án xử lý lượng hàng hiện có. Đồng thời, bộ phận mua hàng cũng cần cập nhật lại kế hoạch dựa trên số tồn thực tế.

Đẩy mạnh tiêu thụ hàng tồn kho dư thừa

Đối với những mặt hàng còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp có thể triển khai chương trình khuyến mãi, giảm giá, mua kèm, tặng quà,… để kích cầu. Tuy nhiên, khi xây dựng kế hoạch đẩy mạnh tiêu thụ, doanh nghiệp cần tính toán mức giảm hợp lý để vừa giảm được số lượng tồn vừa đảm bảo biên lợi nhuận.

Điều chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh, điểm bán

Trong nhiều trường hợp, hàng hóa tồn nhiều ở kho này nhưng lại thiếu ở kho khác. Doanh nghiệp nên rà soát lượng tồn và nhu cầu thực tế tại từng địa điểm để điều chuyển hàng phù hợp. Việc điều chuyển nội bộ giúp doanh nghiệp cân bằng hàng tồn giữa các kho, giảm nhu cầu nhập mới và tăng tỷ lệ bán hàng.

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có dữ liệu tồn kho theo thời gian thực trên toàn hệ thống. Nếu thông tin không minh bạch, cơ hội điều chuyển thường bị bỏ lỡ và mỗi kho tiếp tục tích trữ hàng riêng.

Đàm phán với nhà cung cấp để đổi hoặc trả hàng

Doanh nghiệp có thể thương lượng với nhà cung cấp để trả lại một phần hàng chưa dùng, đổi sang mã hàng khác hoặc điều chỉnh lịch giao các đơn hàng sắp tới.

Doanh nghiệp nên chủ động trao đổi sớm khi hàng còn nguyên tình trạng, thay vì chờ đến khi hàng hết giá trị. Một số nhà cung cấp cũng có chính sách hỗ trợ hàng chậm bán hoặc chương trình đổi trả theo điều kiện.

Tái chế, tái sử dụng hoặc cải tiến sản phẩm

Nguyên vật liệu và bán thành phẩm dư thừa có thể được tận dụng cho các dòng sản phẩm khác, hoặc kết hợp để tạo ra sản phẩm mới. Với hàng thương mại, doanh nghiệp có thể đóng gói lại, tạo bộ sản phẩm hoặc điều chỉnh tính năng để phù hợp nhu cầu hiện tại. Cách làm này giúp giữ lại giá trị thay vì phải thanh lý với giá thấp. Đây cũng là hướng đi phù hợp với xu hướng sản xuất bền vững và giảm lãng phí.

Giải pháp giảm tồn kho dư thừa cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng tồn kho dư thừa thông qua một số giải pháp dưới đây:

Nâng cao độ chính xác của dự báo nhu cầu

Doanh nghiệp nên kết hợp dữ liệu bán bán hàng, lịch sử tiêu thụ, tính mùa vụ, xu hướng thị trường,… khi dự báo nhu cầu. Đối với doanh nghiệp sản xuất, kế hoạch dự báo cần được đối chiếu với đơn hàng thực tế và kế hoạch sản xuất để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm phù hợp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên cập nhật dự báo định kỳ thay vì giữ nguyên kế hoạch trong thời gian dài để kịp điều chỉnh theo biến động thực tế.

Đồng bộ dữ liệu giữa bán hàng, mua hàng, sản xuất và kho

Doanh nghiệp cần liên kết dữ liệu giữa các bộ phận bán hàng, mua hàng, sản xuất và kho để thống nhất thông tin về nhu cầu, kế hoạch và lượng hàng hiện có. Khi bộ phận kinh doanh nắm được tồn kho khả dụng, mua hàng biết nhu cầu bổ sung, sản xuất bám sát đơn hàng và kho cập nhật đầy đủ các giao dịch nhập – xuất, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng đặt mua trùng lặp hoặc sản xuất vượt nhu cầu.

Thiết lập định mức tồn kho an toàn, tồn tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng

Doanh nghiệp nên xây dựng mức tồn kho phù hợp với từng mặt hàng dựa trên tốc độ tiêu thụ, thời gian cung ứng, mức độ biến động nhu cầu và khả năng lưu trữ. Các định mức về tồn kho an toàn, điểm đặt hàng lại và ngưỡng tồn tối đa là cơ sở để doanh nghiệp ra quyết định mua hàng chính xác.

Theo dõi tuổi tồn kho và tốc độ luân chuyển

Theo dõi thời gian lưu kho và tốc độ luân chuyển của từng mặt hàng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những sản phẩm có nguy cơ tồn đọng.

Đối với những mặt hàng tồn lâu, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân cụ thể đến từ nhu cầu thị trường giảm, kế hoạch mua hàng chưa phù hợp, sản xuất vượt đơn hàng hay hàng hóa bị phân bổ sai giữa các kho… Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần có điều chỉnh phù hợp.

Sử dụng phần mềm quản lý kho để kiểm soát tồn kho theo thời gian thực

Đối với các doanh nghiệp có quy mô kho và số lượng mã hàng lớn, việc quản lý tồn kho bằng Excel hoặc sổ ghi chép khó đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chi tiết. Phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý thông tin nhập – xuất – tồn.

Phần mềm quản lý tồn kho để theo thời gian thực 3S WMS

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S WMS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã, vị trí, lô/LOT và trạng thái; kết hợp Barcode/QR Code/RFID để tăng độ chính xác trong quá trình vận hành kho. Thay vì phụ thuộc vào việc tổng hợp thủ công, doanh nghiệp ứng dụng 3S WMS có thể kiểm soát lượng hàng theo từng mã hàng, lô hàng và vị trí kho, qua đó nâng cao độ chính xác của dữ liệu phục vụ các quyết định vận hành.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm 3S WMS hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý tồn kho có thể kể đến như:

• Kiểm soát số lượng tồn theo từng mã hàng, lô, vị trí,…
• Ghi nhận tồn kho theo thời gian thực
• Cảnh báo tồn kho vượt mức
• Hỗ trợ phân loại ABC để ưu tiên kiểm soát các mặt hàng có giá trị hoặc luân chuyển cao
• Kết nối dữ liệu bán hàng và sản xuất để cân đối cung cầu theo thời gian thực.

Tồn kho dư thừa là vấn đề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, chi phí vận hành và hiệu quả sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp. Để kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng kết hợp các phương pháp như: Phân loại hàng tồn, đẩy mạnh tiêu thụ, thiết lập mức tồn tối ưu, theo dõi tốc độ luân chuyển, xử lý hàng chậm luân chuyển,… Khi dữ liệu tồn kho được cập nhật chính xác và kết nối với hoạt động mua hàng, sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc giảm tồn kho dư thừa.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/