Cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel kèm mẫu chi tiết

Sơ đồ kho thiết kế rõ ràng, khoa học sẽ giúp nhân viên rút ngắn thời gian tìm hàng và quãng đường di chuyển, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ hàng hóa. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel chi tiết kèm theo ba mẫu sơ đồ kho phổ biến giúp doanh nghiệp tham khảo và ứng dụng.

Sơ đồ kho là gì?

Sơ đồ kho (warehouse layout) là bản vẽ mô phỏng cách bố trí không gian kho hàng, thể hiện rõ: Các khu vực chức năng, lối đi, cửa ra vào, dãy kệ, tầng kệ, vị trí lưu trữ,… Thông qua sơ đồ kho, doanh nghiệp có thể xác định vị trí của từng mặt hàng, nhận biết khu vực trống, khu vực quá tải, luồng di chuyển trong kho,… Đây là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức không gian lưu trữ hợp lý, tối ưu diện tích sử dụng và hỗ trợ hoạt động nhập, xuất, sắp xếp, kiểm kê hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel chi tiết

Thiết kế sơ đồ kho bằng Excel khá đơn giản. Doanh nghiệp có thể sử dụng các ô tính và công cụ định dạng có sẵn mà không cần kỹ năng thiết kế chuyên sâu. Dưới đây là 6 bước vẽ sơ đồ kho bằng Excel cụ thể doanh nghiệp có thể tham khảo:

Các bước vẽ sơ đồ kho bằng Excel

Bước 1: Xác định bố cục kho thực tế

Đầu tiên, doanh nghiệp cần khảo sát kho thực tế để xác định diện tích, vị trí cửa ra vào, cách bố trí hàng hóa, luồng di chuyển khi nhập – xuất,… Đây là bước không thể thiếu giúp đảm bảo sơ đồ kho phản ánh chính xác không gian vận hành thực tế.

Một số thông tin chính cần ghi nhận trong quá trình khảo sát bao gồm:

• Diện tích kho tổng thể
• Vị trí cửa ra vào
• Lối đi chính, lối đi phụ
• Khu vực chức năng (khu tiếp nhận, khu phân loại, khu kiểm đếm, khu lưu trữ, khu soạn hàng, khu chờ xuất, khu xử lý hàng trả về…)
• Số lượng dãy kệ, số tầng, ô lưu trữ tại từng khu vực
• Khoảng cách giữa các dãy kệ

Bước 2: Thiết lập mã vị trí lưu kho

Sau khi khảo sát, bước tiếp theo, doanh nghiệp cần thiết lập quy ước về mã vị trí lưu kho cho từng khu vực. Điều này giúp nhân viên khi nhìn vào sơ đồ kho có thể xác định chính xác vị trí của hàng hóa, từ đó thuận tiện cho việc sắp xếp, tìm kiếm và kiểm kê.

Mỗi vị trí nên được gán một mã riêng theo cấu trúc thống nhất, chẳng hạn: Mã kho – Khu vực – Dãy kệ – Tầng – Ô chứa. Ví dụ, KHO1-A-03-02 nghĩa là kho 1, khu A, dãy kệ 03, tầng 02.

Lưu ý: Quy ước mã vị trí cần ngắn gọn, dễ đọc và phản ánh đúng vị trí thực tế. Quy ước thống nhất chính là cơ sở để liên kết sơ đồ kho với danh mục vị trí và dữ liệu hàng hóa.

Bước 3: Tạo khung sơ đồ kho trên Excel

Mở Excel, tạo workbook mới và thiết lập trang tính dành riêng cho sơ đồ kho. Trên thanh công cụ, chọn Home → Format → Column Width để điều chỉnh độ rộng cột. Tiếp tục chọn Home → Format → Row Height để điều chỉnh chiều cao hàng. Việc căn chỉnh này sẽ giúp tạo ra các ô vuông bằng nhau, mô phỏng mặt bằng kho.

Chẳng hạn, đặt cột rộng 20 pixel và hàng cao 20 pixel, rồi quy ước mỗi ô đại diện 0,5 m hoặc 1 m ngoài thực tế. Quy ước tỷ lệ này cần được ghi chú ở góc bản vẽ để người đọc hiểu cách quy đổi và dễ chỉnh sửa về sau.

Dựa vào bản phác thảo đã chuẩn bị, doanh nghiệp dùng công cụ Borders (Đường viền) hoặc Insert > Shapes > Rectangle để vẽ đường bao ngoài của kho theo đúng số ô đã quy đổi. Sau đó, chia mặt bằng thành các khu vực chính: Khu nhận hàng, khu lưu trữ, khu soạn hàng và đóng gói, khu xuất hàng, khu hàng lỗi hoặc hàng trả về, văn phòng kho.

Ví dụ, một dãy kệ có thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật dài, bên trong chia thành các ô nhỏ tương ứng với từng vị trí. Lối đi giữa hai dãy kệ được để trống và ghi chú rõ ràng để tránh nhầm lẫn với khu vực lưu trữ.

Một số chức năng Excel có thể được sử dụng ở bước vẽ sơ đồ này gồm:

• Merge & Center: Gộp các ô để tạo vùng lớn, dùng để phân chia các khu vực trong kho.
• Borders: Tạo đường viền phân cách các khu vực, dãy kệ và ô lưu trữ.
• Insert Shapes: Chèn hình chữ nhật, mũi tên hoặc đường thẳng để biểu diễn kệ hàng, cửa kho và hướng di chuyển.
• Insert Text Box: Thêm nhãn tên khu vực, mã kệ hoặc chú thích trực tiếp lên sơ đồ.

Bước 4: Tô màu để phân biệt các khu vực và trạng thái

Doanh nghiệp có thể sử dụng màu sắc để phân biệt các khu vực và trạng thái của kho. Dưới đây là gợi ý về quy ước màu sắc có thể sử dụng:

Lưu ý: Doanh nghiệp nên sử dụng màu sắc thống nhất, tránh tô quá nhiều màu khiến sơ đồ khó quan sát.

Bước 5: Gắn thông tin hàng hóa theo vị trí

Ghi mã vị trí lưu kho đã quy ước ở bước 2 lên vị trí tương ứng trong Excel và dán nhãn ngoài kho thực tế.

Sơ đồ trực quan chỉ thể hiện bố cục không gian. Vì vậy, doanh nghiệp cần tạo thêm một sheet để quản lý thông tin hàng hóa tại từng vị trí. Cách làm này giúp sơ đồ không bị quá tải chữ nhưng vẫn có dữ liệu chi tiết phục vụ tra cứu.

Trong workbook Excel, nhấn dấu cộng để tạo sheet mới, đặt tên là “Dữ liệu vị trí”. Thiết lập các cột cơ bản gồm mã vị trí, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, số lô, hạn sử dụng và trạng thái.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất

Ví dụ:

Bước 6: Cập nhật sơ đồ khi phát sinh thay đổi

Cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel này chỉ có giá trị khi phản ánh đúng cách bố trí và vị trí hàng hóa thực tế. Vì vậy, khi có bất kỳ thay đổi nào về số lượng, vị trí sắp xếp, layout kho,… doanh nghiệp cần cập nhật lại sơ đồ ngay. Nếu nhiều người cùng sử dụng file, nên lưu tại một nơi dùng chung, có phân quyền và quản lý phiên bản để tránh phát sinh nhiều bản dữ liệu không đồng nhất.

Những thông tin cần thể hiện khi vẽ sơ đồ kho hàng

Bản vẽ sơ đồ kho không chỉ cần bố cục trực quan mà còn phải thể hiện đủ thông tin để nhân viên xác định đúng khu vực, vị trí và đặc điểm lưu trữ. Dưới đây là những nhóm thông tin cốt lõi doanh nghiệp cần thể hiện khi vẽ sơ đồ kho bằng Excel:

Thông tin cần thể hiện khi vẽ sơ đồ kho hàng trên Excel

• Tên và mã kho: Giúp phân biệt các điểm lưu trữ hoặc chức năng kho. Chẳng hạn, kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm, kho phụ tùng,… Với doanh nghiệp có nhiều kho, nên sử dụng mã kho thống nhất để tránh nhầm lẫn khi tra cứu.
• Khu vực chức năng: Phân biệt các khu vực chính trong kho như khu vực tiếp nhận, khu vực kiểm đếm, khu vực lưu trữ, đóng gói,… Việc phân chia khu vực giúp nhân viên không đặt hàng sai chỗ và hiểu luồng di chuyển trong kho.
• Hệ thống dãy, kệ, tầng, ô lưu trữ: Doanh nghiệp cần thống nhất cách đánh số dãy, tầng và ô, đồng thời thể hiện trên sơ đồ theo đúng thứ tự ngoài thực tế.
• Mã vị trí lưu kho: Doanh nghiệp cần quy ước mã vị trí thống nhất. Mỗi vị trí nên có mã riêng, dễ đọc, dễ hiểu. Ví dụ, HN-KHO1-A-01-02 hoặc A03-01
• Mã hàng, tên hàng và số lượng: Đối với sơ đồ kho phục vụ tra cứu hàng hóa, doanh nghiệp có thể ghi mã hàng hoặc nhóm hàng tại từng vị trí. Số lượng tồn kho của mã hàng và số lượng hàng theo vị trí có thể được quản lý trong bảng dữ liệu liên kết để tránh thể hiện quá nhiều thông tin trên sơ đồ.
• Trạng thái vị trí lưu trữ: Giúp nhân viên nhận biết vị trí đang trống, đang sử dụng, chờ kiểm tra, quá tải,… Đây là thông tin hữu ích hỗ trợ nhân viên lựa chọn vị trí khi nhập kho và hạn chế đặt hàng vào khu vực không phù hợp.
• Thông tin lô hàng và hạn sử dụng: Với hàng hóa cần truy xuất theo lô hoặc hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất và mỹ phẩm, cần bổ sung thông tin lô, ngày nhập và hạn sử dụng trong bảng dữ liệu vị trí.
• Chú thích về điều kiện lưu trữ: Một số hàng hóa có yêu cầu đặc biệt về tải trọng, nhiệt độ, độ ẩm, khả năng chống va đập hoặc cách ly với các nhóm hàng khác. Doanh nghiệp nên thể hiện các khu vực dành riêng cho những loại hàng này bằng ký hiệu hoặc ghi chú rõ ràng.

3 Mẫu sơ đồ kho thông dụng

Tùy vào quy mô, loại hàng hóa và cách tổ chức lưu trữ, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu sơ đồ phù hợp. Dưới đây là ba dạng phổ biến có thể xây dựng trên Excel.

Mẫu 1: Sơ đồ kho theo khu vực chức năng

Sơ đồ kho theo khu vực chức năng thể hiện tổng thể mặt bằng kho. Trong đó, không gian được chia thành các khu nhập hàng, kiểm tra, lưu trữ, đóng gói và xuất hàng. Mỗi khu vực được đánh dấu bằng màu sắc hoặc nhãn riêng để dễ nhận diện.

Mẫu này phù hợp với kho nhỏ, kho thành phẩm hoặc doanh nghiệp đang chuẩn hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, sơ đồ theo khu vực thường chưa đủ chi tiết để xác định từng ô chứa hàng. Doanh nghiệp nên kết hợp với bảng mã vị trí hoặc sơ đồ chi tiết theo dãy kệ nếu cần quản lý hàng hóa ở cấp độ vị trí cụ thể.

Mẫu sơ đồ kho theo khu vực chức năng

Mẫu 2: Sơ đồ kho theo dãy kệ, tầng và ô chứa

Mẫu này tập trung thể hiện các dãy kệ, tầng kệ và ô lưu trữ. Mỗi dãy được gắn mã riêng, từng tầng và ô có mã vị trí tương ứng để nhân viên xác định chính xác nơi lấy hoặc cất hàng.

Ví dụ, dãy A có các kệ A01, A02, A03; mỗi kệ gồm nhiều tầng và mỗi tầng có các ô chứa. Mã vị trí có thể được thiết lập theo cấu trúc A01-T02-O03, trong đó các thành phần lần lượt đại diện cho kệ, tầng và ô.

Đây là dạng sơ đồ phù hợp với kho nguyên vật liệu, kho phụ tùng hoặc kho thành phẩm có nhiều vị trí lưu trữ. Khi triển khai trên Excel, nên tách sơ đồ mặt bằng và bảng dữ liệu chi tiết để tránh quá tải thông tin.

Mẫu sơ đồ kho theo dãy kệ, tầng và ô chứa

Mẫu 3: Sơ đồ kho kết hợp bảng dữ liệu vị trí

Mẫu sơ đồ quản lý kho theo vị trí là sự kết hợp giữa sơ đồ mặt bằng trực quan với bảng dữ liệu quản lý vị trí. Trong đó sơ đồ giúp người dùng nhanh chóng xác định khu vực, dãy kệ hoặc vị trí cần tìm, còn bảng dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa đang được lưu trữ.

Mô hình này phù hợp với kho có số lượng vị trí tương đối lớn nhưng vẫn cần theo dõi trực quan trên Excel. Tuy nhiên, khi dữ liệu tăng lên, việc cập nhật sơ đồ và bảng dữ liệu thủ công có thể mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai lệch. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động liên kết dữ liệu tồn kho với từng vị trí lưu trữ.

Mẫu sơ đồ kho kết hợp bảng dữ liệu vị trí

Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ kho hàng bằng Excel

Để sơ đồ kho dễ sử dụng và duy trì lâu dài, doanh nghiệp cần chú ý các nguyên tắc sau:

• Bố cục phải bám sát mặt bằng thực tế: Thể hiện đúng cửa kho, lối đi, vị trí kệ và khu vực chức năng. Sơ đồ cần được kiểm tra trực tiếp tại kho trước khi đưa vào sử dụng.
• Quy ước mã vị trí thống nhất: Sử dụng một cấu trúc mã xuyên suốt, đảm bảo mỗi mã tương ứng với một vị trí cụ thể. Tránh để nhân viên tự đặt mã theo cách riêng.
• Sử dụng màu sắc có quy tắc: Mỗi màu cần có ý nghĩa rõ ràng và được giải thích trong bảng chú giải. Không nên sử dụng quá nhiều màu hoặc thay đổi quy ước tùy ý.
• Tách sơ đồ và dữ liệu hàng hóa: Dùng sheet riêng cho mặt bằng và bảng thông tin chi tiết. Cách này giúp sơ đồ dễ quan sát, đồng thời thuận tiện lọc, tìm kiếm và cập nhật dữ liệu.
• Cập nhật ngay khi có thay đổi: Khi nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển hoặc thay đổi vị trí kệ, cần cập nhật thông tin theo quy trình đã thống nhất. Tránh để sơ đồ khác với hiện trạng kho.
• Phân quyền chỉnh sửa và sao lưu file: Chỉ định người chịu trách nhiệm cập nhật, hạn chế chỉnh sửa không kiểm soát và lưu các phiên bản dự phòng để có thể khôi phục khi xảy ra sai sót.
• Đảm bảo an toàn khi bố trí kho: Chừa đủ lối đi, thể hiện khu vực vận hành xe nâng và tuân thủ giới hạn tải trọng, chiều cao lưu trữ. Không vì tối ưu diện tích mà bố trí hàng gây cản trở vận hành.
• Đánh giá lại khi quy mô kho tăng: Khi số lượng mã hàng, vị trí, giao dịch và người dùng tăng lên, cần xem xét khả năng đáp ứng của Excel. Nếu việc cập nhật thủ công gây chậm trễ hoặc sai lệch, doanh nghiệp nên chuyển sang hệ thống quản lý chuyên nghiệp.

Giải pháp quản lý kho theo vị trí, layout chuyên nghiệp với 3S WMS

Cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, chưa có nhiều khu vực, mã hàng cần quản lý. Tuy nhiên, khi kho có nhiều dãy kệ, hàng hóa luân chuyển liên tục hoặc phát sinh nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển, việc duy trì sơ đồ bằng file thủ công có thể khiến dữ liệu giữa sơ đồ và thực tế không đồng nhất.

Giải pháp quản trị kho thông minh 3S WMS của ITG Technology có thể khắc phục hoàn toàn những hạn chế này. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo khu vực, dãy kệ, ô chứa; ứng dụng QR Code, Barcode hoặc RFID để hỗ trợ nhận diện và truy xuất thông tin nhanh chóng. Nhờ đó, nhân viên có thể xác định vị trí hàng hóa nhanh chóng, kiểm soát hoạt động nhập – xuất – điều chuyển và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.

Giải pháp quản lý kho theo vị trí, layout 3S WMS

• Nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê bằng Barcode/QR Code/RFID: Quản lý quy trình nhập kho, xuất kho, điều chuyển và kiểm kê bằng công nghệ Barcode/QR Code/RFID. Nhân viên có thể quét mã để xác nhận hàng hóa, đối chiếu thông tin và vị trí lưu trữ; từ đó hạn chế thao tác nhập liệu thủ công.
• Quản lý kho theo sơ đồ, vị trí: Cho phép doanh nghiệp tổ chức kho theo cấu trúc kho, khu vực, dãy, kệ, tầng và ô chứa. Vị trí được gắn với dữ liệu hàng hóa, giúp nhân viên nhanh chóng tìm kiếm, lấy hàng khi cần thiết.
• Trực quan hóa năng lực kho: Giúp nhân viên theo dõi các vị trí đang sử dụng, còn trống hoặc cần sắp xếp lại. Dựa trên tình trạng sức chứa, doanh nghiệp có thể phân bổ hàng hóa hợp lý, chủ động tiếp nhận hàng mới và khai thác hiệu quả diện tích kho.
• Gợi ý vị trí cất hàng: Hỗ trợ đề xuất vị trí lưu trữ phù hợp dựa trên đặc tính hàng hóa và khu vực trống. Đồng thời áp dụng các nguyên tắc xuất kho FIFO, FEFO để ưu tiên hàng nhập trước hoặc hết hạn trước.
• Báo cáo và phân tích hiệu quả sử dụng kho: Hệ thống cung cấp các báo cáo về công suất sử dụng không gian, vòng quay hàng tồn, hàng chậm luân chuyển, hàng cận date và năng suất theo từng khu vực. Từ đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để điều chỉnh layout, sắp xếp lại vị trí lưu trữ và đưa ra quyết định vận hành kịp thời.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Nắm vững cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel giúp doanh nghiệp xây dựng bản đồ vận hành rõ ràng chỉ với công cụ sẵn có. Chỉ cần đi đúng 6 bước, doanh nghiệp đã có một bản vẽ sơ đồ kho đơn giản có thể hỗ trợ việc sắp xếp và tối ưu không gian kho. Tuy nhiên, khi quy mô kho vượt khả năng quản lý thủ công, hãy cân nhắc nâng cấp lên giải pháp quản lý kho theo vị trí để sơ đồ luôn sống động, dữ liệu chính xác và vận hành hiệu quả hơn.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/