VN 
10 Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả nhất
Quản lý kho vật tư hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng chảy nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, linh kiện,… luôn sẵn sàng để phục vụ sản xuất. Tuy nhiên, đây cũng là công việc rất phức tạp và dễ phát sinh sai sót, làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả? Hãy cùng khám phá các kinh nghiệm quản lý kho vật tư được ITG Technology chia sẻ dưới đây!
10 kinh nghiệm quản lý kho vật tư tối ưu cho doanh nghiệp
Xây dựng quy trình quản lý kho vật tư chuẩn hóa
Quy trình quản lý kho chuẩn là nền tảng để quản lý kho vật tư hiệu quả. Khi áp dụng quy trình thống nhất, doanh nghiệp sẽ hạn chế được sai sót, mất mát do con người gây ra và dễ dàng truy xuất thông tin khi có vấn đề phát sinh.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý kho vật tư chuẩn
Để xây dựng quy trình quản lý kho vật tư chuẩn hóa, doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình nhập – xuất – kiểm kê kho, xây dựng sơ đồ phân luồng công việc và phân quyền trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí (nhân viên kho, kế toán, thu mua, sản xuất,…). Các quy trình nên được chuẩn hóa dưới dạng tài liệu (SOP) để mọi nhân sự mới đều có thể tiếp cận và nắm bắt nhanh.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp
Sắp xếp kho vật tư khoa học
Một trong những kinh nghiệm quản lý kho vật tư được các nhà quản lý chia sẻ nhiều nhất là: Bố trí kho hàng khoa học. Hàng hóa được sắp xếp hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ và quy trình xuất nhập kho.
Để đạt được hiệu quả như mong muốn, khi sắp xếp hàng hóa trong kho vật tư, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Xác định khu vực nhập hàng, khu vực lưu trữ, khu vực xuất hàng và lối đi vận chuyển hợp lý.
- Thiết lập và phổ biến nguyên tắc sắp xếp kho cho tất cả nhân viên để thống nhất về cách thực hiện, tránh tình trạng nhầm lẫn và khó khăn trong công tác quản lý.
- Sắp xếp vật tư theo tần suất lấy hàng. Những vật tư có tần suất xuất kho cao nên được bố trí ở khu vực dễ tiếp cận nhất, gần lối đi hoặc cửa ra vào để giảm thời gian đi lại cho nhân viên.
- Đánh mã vị trí cho từng khu vực, kệ hàng giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm vật tư, đặc biệt với các vật tư có số lượng chủng loại lớn.
>> Xem thêm: 15+ Cách sắp xếp hàng hóa trong kho giúp doanh nghiệp tối ưu không gian và tiết kiệm thời gian lấy hàng
Áp dụng công nghệ nhận dạng để quản lý vật tư
Thay vì ghi chép thủ công, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ Barcode, QR code hoặc RFID để quản lý kho vật tư minh bạch, chính xác hơn. Bằng cách gán mã định danh riêng cho mỗi vật tư, hệ thống quản lý kho sẽ tự động hóa hoàn toàn việc ghi nhận thông tin tại các khâu nhập, xuất, kiểm kê. Cách làm này giúp doanh nghiệp:
- Phân loại và truy xuất hàng hóa tức thì theo nhiều tiêu chí.
- Kiểm soát chặt chẽ số lượng tồn kho, phát hiện sớm thất thoát.
- Giảm thiểu sai sót do nhầm lẫn hàng hóa có đặc điểm tương tự.
- Dễ dàng truy xuất nguồn gốc vật tư khi cần thiết.
Ứng dụng Barcode, QR Code, RFID giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho vật tư
Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả phương pháp này, kinh nghiệm quản lý kho vật tư của các nhà quản lý lâu năm cho biết, doanh nghiệp cần tuân thủ 4 nguyên tắc sau:
- Lựa chọn nhãn, mã phù hợp với loại vật tư: Doanh nghiệp có thể quyết định loại nhãn, mã phù hợp dựa trên đặc điểm của vật tư và đặc thù quản lý. Nhãn giấy sẽ phù hợp với vật tư nhỏ, không yêu cầu kiểm soát số lượng chặt chẽ. Nhãn mã vạch thường dùng cho vật tư có kích thước lớn, yêu cầu quản lý số lượng nghiêm ngặt.
- Thiết kế nội dung mã khoa học: Nhãn gán cho vật tư cần cung cấp đầy đủ thông tin về mã sản phẩm, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng, ngày nhập kho, hạn sử dụng,…
- Dán nhãn, mã đúng vị trí: Dán nhãn ở vị trí dễ nhìn thấy và không bị che khuất trong quá trình xếp chồng.
- Duy trì việc dán mã: Mọi vật tư nhập kho hoặc tái lưu kho sau khi sử dụng đều phải được dán mã để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống quản lý.
Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư
Quản lý kho bằng Excel hay ghi chép sổ sách thủ công sẽ không phù hợp khi doanh nghiệp có quy mô vật tư lớn và biến động liên tục. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư chuyên nghiệp để tự động hóa các nghiệp vụ thủ công và giám sát kho theo thời gian thực.
Với cách quản lý kho vật tư bằng phần mềm, doanh nghiệp có thể:
- Tự động ghi nhận dữ liệu nhập xuất tồn.
- Theo dõi vị trí vật tư theo mã kệ, mã vị trí.
- Cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, vật tư sắp hết hạn.
- Truy xuất thông tin vật tư nhanh chóng (thời gian nhập, nhà cung cấp, nơi xuất,…).
Phân loại vật tư rõ ràng và khoa học
Phân loại vật tư giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn, đặc biệt với các kho hàng có quy mô vật tư lớn và đa dạng chủng loại. Doanh nghiệp có thể phân loại vật tư theo các tiêu chí sau:
- Theo loại hình: Nguyên vật liệu chính, phụ liệu, phụ tùng thay thế, vật tư tiêu hao,…
- Theo tần suất sử dụng: Vật tư thường xuyên sử dụng, ít sử dụng, dự phòng.
- Theo giá trị hoặc mức độ ảnh hưởng: Vật tư quan trọng, vật tư thông thường, vật tư thay thế.
Bằng những cách này, doanh nghiệp có thể bố trí kho khoa học hơn, dễ kiểm kê và tối ưu không gian lưu trữ.
Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho
Mất mát hay chênh lệch số lượng hàng hóa giữa sổ sách và thực tế là vấn đề khá thường gặp khi quản lý kho vật tư. Gốc rễ của vấn đề này thường đến từ sai sót trong khâu kiểm đếm, do nhân viên chưa đủ kinh nghiệm khi thực hiện quy trình nhập xuất. Để triệt tiêu tình trạng này, một kinh nghiệm quản lý kho vật tư mà doanh nghiệp có thể áp dụng là thiết lập quy trình kiểm soát xuất nhập kho chặt chẽ. Cụ thể:
- Thiết lập quy định về chứng từ rõ ràng: Người chuyển hàng bắt buộc phải có phiếu bàn giao hoặc chứng từ tương đương ghi nhận số lượng hàng hóa và có xác nhận bằng chữ ký.
- Kiểm tra số lượng kỹ lưỡng: Nhân viên kho phải kiểm đếm độc lập số lượng hàng hóa ít nhất hai lần, sau đó đối chiếu với phiếu bàn giao. Hàng hóa chỉ được chấp thuận nhập kho khi số lượng hàng kiểm đếm khớp với phiếu chuyển.
- Thống nhất trước khi luân chuyển: Mọi hoạt động chuyển hàng cần được thông báo và thống nhất trước để nhân viên kho chủ động chuẩn bị khu vực, nguồn lực và thực hiện công tác kiểm soát số lượng ngay từ đầu.
Phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên
Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ của từng nhân viên là kinh nghiệm quản lý kho vật tư được nhiều nhà quản lý áp dụng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể loại bỏ sự chồng chéo trong công việc, tăng cường tính chủ động, minh bạch.
Phân chia trách nhiệm rõ ràng là kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả doanh nghiệp cần biết
Với các kho hàng quy mô lớn, gười quản lý nên giao cho mỗi nhân viên phụ trách một khu vực kho, loại vật tư hoặc quy trình (nhập kho, xuất kho, kiểm kê) cụ thể. Điều này sẽ giúp cá nhân hóa trách nhiệm của tất cả nhân viên và đảm bảo mọi công việc trong kho đều có người phụ trách. Khi có vấn đề, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy vết và quy trách nhiệm để kịp thời khắc phục và cải thiện quy trình.
Kiểm kê kho vật tư định kỳ
Một kho vật tư dù được tổ chức tốt vẫn cần kiểm kê định kỳ để đảm bảo tính chính xác giữa sổ sách và thực tế.
Doanh nghiệp nên kiểm kê kho vật tư định kỳ theo tuần/tháng/quý
Tần suất kiểm kê có thể điều chỉnh linh hoạt dựa trên quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Thông thường, các doanh nghiệp quy mô nhỏ sẽ có chu kỳ kiểm kê ngắn hơn (hàng tuần hoặc hàng tháng) để duy trì tính chính xác của thông tin. Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc kiểm kê thông tin nhập xuất kho có thể dài hơn (thường là hàng quý hoặc hàng năm) để phù hợp với quy mô tài sản và tính phức tạp của hệ thống.
Các báo cáo kiểm kê kho vật tư nên được đối chiếu với dữ liệu kế toán, hệ thống ERP hoặc WMS để phát hiện chênh lệch, sai sót sớm nhất, giúp doanh nghiệp có phương án xử lý kịp thời.
Duy trì vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, ngăn nắp
Đối với nhiều loại vật tư, đặc biệt là linh kiện điện tử, hóa chất, nguyên liệu thô, điều kiện môi trường là yếu tố quyết định chất lượng. Ngoài ra, kho vật tư gọn gàng cũng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hóa và tai nạn lao động. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo kho vật tư luôn được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng.
Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho vật tư
Doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chuẩn 5S để nâng cao hiệu quả quản lý điều kiện, môi trường bảo quản trong kho vật tư:
- Sàng lọc (Seiri) loại bỏ vật dụng không cần thiết
- Sắp xếp (Seiton) bố trí vị trí đặt để vật tư khoa học
- Sạch sẽ (Seiso) vệ sinh kho vật tư thường xuyên
- Săn sóc (Seiketsu) duy trì tiêu chuẩn vệ sinh chung
- Sẵn sàng (Shitsuke) xây dựng thói quen tự giác, tuân thủ các quy định cho nhân viên
Xem thêm: Hướng dẫn ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp kho theo 5S
Thanh lý kịp thời hàng hóa hết giá trị sử dụng
Vật tư quá hạn lưu trữ trong kho lâu ngày không chỉ chiếm dụng diện tích kho mà còn gây tốn kém chi phí bảo quản. Theo kinh nghiệm quản lý kho vật tư được nhiều nhà quản lý chia sẻ, doanh nghiệp có thể chủ động thanh lý kịp thời hàng hóa hết giá trị sử dụng bằng cách:
- Thiết lập tiêu chí rõ ràng để đánh dấu vật tư cần thanh lý
- Lập danh sách hàng cần thanh lý kèm lý do, đề xuất phương án xử lý, thực hiện và ghi nhận kế toán đầy đủ.
- Xây dựng phương án xử lý linh hoạt như: Giảm giá, bán tháo, đổi sang sản xuất sản phẩm khác hoặc xử lý theo đúng quy định pháp luật về môi trường và an toàn.
>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng quy trình nhập kho thành phẩm chuẩn hóa, tối ưu từ A-Z
Những lưu ý khi quản lý kho vật tư
Bên cạnh những kinh nghiệm quản lý kho vật tư thực tiễn ở trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số yếu tố sau khi quản lý kho vật tư:
Một số lưu ý khi quản lý kho vật tư
- Chuẩn hóa và mã hóa danh mục vật tư: Doanh nghiệp cần thống nhất hệ thống mã số và tên gọi vật tư để đơn giản hóa quy trình tra cứu và giảm thiểu sai sót trong vận hành. Mỗi loại vật tư cần được gán một mã định danh riêng biệt, tránh tình trạng trùng lặp hoặc nhầm lẫn.
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư: Người quản lý cần thực hiện lập kế hoạch vật tư kỹ lưỡng và định kỳ. Một kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc xoay vòng vốn, xác định thời điểm mua hàng tối ưu và chuẩn bị sẵn sàng về không gian lưu trữ.
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy chuẩn kho: Trong quá trình sắp xếp và bảo quản vật tư, doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ các tiêu chuẩn lưu kho để hạn chế rủi ro thất thoát, hư hỏng vật tư.
3S WMS – Giải pháp quản lý kho vật tư tối ưu cho doanh nghiệp
3S WMS là phần mềm quản lý kho vật tư thông minh do ITG Technology nghiên cứu và phát triển. Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho theo thời gian thực nhanh chóng, chính xác và tối ưu thông qua hàng loạt các tính năng nổi bật như:
Giải pháp quản lý kho vật tư tối ưu 3S WMS
- Kiểm soát quy trình nhập – xuất – kiểm kê tồn kho vật tư theo Barcode/QR Code/RFID.
- Thiết lập và quản lý danh mục vật tư.
- Quản lý hạn sử dụng của vật tư.
- Quản lý kho vật tư theo sơ đồ và vị trí.
- Trực quan hóa năng lực lưu kho.
- Quản lý kho theo các nguyên tắc FIFO, LO/LOT,…
- Báo cáo phân tích thông minh.
- Kết nối linh hoạt với hệ thống ERP, MES và các thiết bị tự động hóa (AGV, AMR, xe nâng,…)
Ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư 3S WMS giúp doanh nghiệp:
- Tăng độ chính xác trong quản lý kho nhờ dữ liệu được ghi nhận và cập nhật tự động theo thời gian thực.
- Giảm thời gian xử lý nghiệp vụ kho, từ khâu nhập liệu, tìm kiếm vật tư đến kiểm kê định kỳ.
- Tối ưu diện tích lưu kho nhờ hệ thống sơ đồ hóa toàn bộ vị trí lưu trữ và cảnh báo năng lực tồn.
- Nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc vật tư, phục vụ tốt cho các tiêu chuẩn quản lý chất lượng và chứng nhận như ISO, IATF, GMP…
- …
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho
- Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa
- Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê
Quản lý kho vật tư hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, tối ưu chi phí vận hành kho mà còn nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất. Với các kinh nghiệm quản lý kho vật tư được chia sẻ ở trên, ITG hy vọng rằng, doanh nghiệp bạn sẽ từng bước tối ưu hóa công tác quản lý vật tư của mình. Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn và triển khai hệ thống quản lý kho vật tư, doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
Xem thêm thông tin tại:
Ebook: Ứng dụng AI trong sản xuất bao bì 
xemthem 
