6 KPI quản lý kho doanh nghiệp cần theo dõi để vận hành hiệu quả

KPI quản lý kho là tập hợp các chỉ số được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng. Khi xây dựng chỉ tiêu quản lý kho, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu cần kiểm soát, dữ liệu cần thu thập và cách sử dụng kết quả để cải tiến hoạt động kho hàng. Dưới đây là tổng hợp các KPI quản lý kho doanh nghiệp cần quan tâm và giải pháp giúp theo dõi những chỉ số này hiệu quả.

KPI tiếp nhận hàng hóa (Receiving KPIs)

KPI tiếp nhận hàng hóa là nhóm chỉ tiêu đo lường tốc độ và độ chính xác của công đoạn nhập kho. Mục đích của nhóm KPI kho này là đảm bảo hàng hóa vào kho nhanh, đúng, đủ số lượng để hạn chế sai lệch tồn kho.

KPI tiếp nhận hàng hóa (Receiving KPIs)

Các chỉ tiêu thuộc nhóm KPI tiếp nhận hàng hóa thường bao gồm:

• Thời gian tiếp nhận hàng (Receiving Cycle Time): Đo lường thời gian từ khi hàng đến kho đến khi hoàn tất tiếp nhận. Chỉ số thấp thể hiện quy trình nhận hàng được tổ chức hiệu quả. Ngược lại, chỉ số cao cho thấy quy trình tiếp nhận đang mất nhiều thời gian.
• Năng suất tiếp nhận: Đo lường khối lượng hàng hóa được xử lý trên mỗi nhân sự trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm đánh giá năng suất và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Tỷ lệ tiếp nhận chính xác: Phản ánh tỷ lệ hàng hóa được tiếp nhận đúng về mẫu mã, số lượng, quy cách,…)
• Chi phí nhận hàng: Tổng chi phí phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng hóa (bao gồm chi phí nhân công, thiết bị, nguồn lực tại khu vực nhân hàng,…).

KPI cất hàng (Put-Away KPIs)

Put-away là công đoạn đưa hàng hóa từ khu vực tiếp nhận đến vị trí lưu trữ được chỉ định trong kho. Hiệu quả của công đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tìm kiếm, truy xuất và lấy hàng sau đó. Do đó, các chỉ số thuộc nhóm KPI cất hàng sẽ tập trung đánh giá tốc độ, độ chính xác trong quá trình put-away.

KPI cất hàng (Put-Away KPIs)

Một số chỉ số KPI quản lý kho cho hoạt động cất hàng phổ biến gồm:

• Thời gian cất hàng (Put-Away Cycle Time): Đo lường thời gian trung bình cần để hoàn tất quy trình cất giữ hàng hóa. Thời gian càng ngắn, hàng càng sớm sẵn sàng xuất kho.
• Tỷ lệ cất hàng đúng vị trí (Put-away accuracy): Đánh giá tỷ lệ hàng được đưa đến đúng vị trí đã quy định.
• Năng suất cất hàng: Số lượng pallet/kiện hàng một nhân viên có thể đưa vào vị trí lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này rất hữu ích khi nhà quản lý cần đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kho.
• Tỷ lệ hàng chờ cất: Phản ánh lượng hàng đã hoàn tất tiếp nhận nhưng chưa được đưa vào vị trí lưu trữ. Tỷ lệ hàng chờ cất cao cho thấy khu vực nhận hàng đang bị ùn tắc.

KPI lấy hàng (Picking KPIs)

Một trong những nhóm KPI quản lý kho quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm khi đánh giá hiệu quả vận hành kho là KPI lấy hàng. Kiểm soát và tối ưu các chỉ số KPI lấy hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu tuyến di chuyển, phương pháp lấy hàng và bố trí vị trí hàng hóa hiệu quả hơn.

KPI lấy hàng (Picking KPIs)

KPI vận hành kho trong nhóm picking thường tập trung vào các chỉ tiêu sau:

• Độ chính xác lấy hàng (Picking Accuracy): Tỷ lệ đơn hàng được nhặt đúng mã sản phẩm và số lượng ngay từ lần đầu.
• Thời gian lấy hàng (Picking Cycle Time): Thời gian trung bình để nhân viên kho hoàn tất việc lấy hàng.
• Tỷ lệ lấy sai hàng: Tỷ lệ đơn hàng bị lấy sai (mã sản phẩm hoặc số lượng) so với yêu cầu.
• Chi phí lấy hàng trên mỗi đơn: Tổng chi phí liên quan đến hoạt động picking trên mỗi đơn hàng.

KPI về lưu trữ (Storage KPIs)

KPI lưu trữ là nhóm các chỉ số đánh giá khả năng tận dụng không gian kho và kiểm soát hàng tồn của doanh nghiệp. Đây cũng là nhóm KPI quản lý kho quan trọng giúp doanh nghiệp sử dụng không gian lưu trữ hợp lý và hạn chế các chi phí liên quan đến hoạt động lưu kho.

Các chỉ số quản lý kho trong nhóm KPI lưu trữ thường bao gồm:

• Độ chính xác tồn kho (Inventory accuracy): Tỷ lệ giữa số lượng hàng thực tế kiểm đếm và số lượng trên hệ thống.
• Vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover): Số lần hàng tồn được xuất và bổ sung trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ luân chuyển hàng hóa và nhận diện tình trạng tồn kho quá lâu.
• Tỷ lệ hàng chậm luân chuyển và hàng lỗi thời: Phản ánh tỷ lệ hàng hóa có tốc độ tiêu thụ thấp với tổng lượng hàng tồn kho, cần xử lý để giải phóng vốn và diện tích.
• Tỷ lệ hao hụt: phần trăm giá trị hàng thất thoát do hỏng, mất mát hoặc sai sót, cần theo dõi theo khu vực và nhóm hàng.
• Tỷ lệ sử dụng sức chứa kho: Phản ánh mức độ sử dụng diện tích hoặc sức chứa thực tế của kho so với tổng sức chứa có thể khai thác.
• Mật độ lưu trữ: Đo lượng hàng được lưu trữ trên một đơn vị diện tích hoặc thể tích. Chỉ số giúp đánh giá hiệu quả bố trí layout và khả năng tận dụng không gian.
• Tỷ lệ hàng hết hạn hoặc gần hết hạn: Tỷ lệ hàng hóa đã hết hạn hoặc sắp hết hạn so với tổng lượng hàng tồn kho. Đây là chỉ số KPI quản lý kho quan trọng trong ngành thực phẩm, dược phẩm, hóa chất,… giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro hàng hóa hư hỏng và lên phương án xử lý kịp thời.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Bao nhiêu là tốt?

KPI thực hiện đơn hàng (Fulfilment KPIs)

KPI thực hiện đơn hàng đánh giá hiệu suất làm việc của bộ phận kho trong toàn bộ chu trình từ lúc nhận đơn đến khi đơn hàng sẵn sàng được giao. Đối với nhóm KPI quản lý kho này, doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ tiêu sau:

Các chỉ tiêu KPI thực hiện đơn hàng

• Thời gian xử lý đơn hàng (Order cycle time): Thời gian từ khi đơn được tạo đến khi đóng gói xong và sẵn sàng xuất kho. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ vận hành của kho.
• Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đầy đủ (Order Fill Rate): Phần trăm đơn hàng được đáp ứng đầy đủ về số lượng và chủng loại ngay từ lần xử lý đầu tiên.
• Tỷ lệ đơn hoàn hảo (Perfect order rate): Tỷ lệ đơn hàng được xử lý đầy đủ, chính xác, đúng hạn và không phát sinh lỗi trong quá trình thực hiện.
• Tỷ lệ đơn hàng chính xác (Order Accuracy): Tỷ lệ đơn hàng được xử lý đúng mã hàng, số lượng, quy cách và thông tin theo yêu cầu của đơn.
• Tỷ lệ đơn hàng hoàn thành đúng hạn: Tỷ lệ đơn hàng được xử lý và hoàn tất trong thời gian cam kết.
• Tỷ lệ đơn hàng bị xử lý lại: Tỷ lệ đơn phải thực hiện lại do thiếu hàng, lấy sai, đóng gói sai hoặc thông tin không chính xác.

KPI phân phối và giao hàng

Sau khi đơn hàng được xử lý, kho cần đảm bảo hàng được đóng gói, bàn giao và giao đến đúng địa điểm, đúng thời gian. Vì vậy, KPI phân phối và giao hàng giúp đánh giá hiệu quả của khâu cuối trong chuỗi vận hành kho.

Các chỉ tiêu thuộc nhóm KPI phân phối và giao hàng có thể theo dõi gồm:

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn: Phản ánh tỷ lệ đơn hàng được giao đến khách hàng đúng thời gian cam kết.
• Tỷ lệ giao thành công lần đầu: Phần trăm số đơn hàng giao thành công ngay từ lần đầu mà không phải giao lại.
• Tỷ lệ giao hàng đầy đủ: Tỷ lệ đơn hàng được giao đủ số lượng và chủng loại theo yêu cầu.
• Tỷ lệ hàng hư hỏng trong vận chuyển: Tỷ lệ hàng hóa bị hư hỏng, móp méo, vỡ hoặc mất chất lượng trong quá trình đóng gói, bốc xếp và vận chuyển.
• Tỷ lệ hàng trả lại: Tỷ lệ đơn hàng hoặc hàng hóa bị khách hàng trả lại so với tổng số hàng đã giao.

Làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI quản lý kho hiệu quả?

Để các chỉ số quản lý kho phản ánh đúng hiệu quả vận hành và hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KPI dựa trên mục tiêu cụ thể, công thức đo lường rõ ràng và dữ liệu đáng tin cậy:

Một số yếu tố cần quan tâm để xây dựng hệ thống KPI quản lý kho hiệu quả

• Xác định mục tiêu vận hành kho: Xác định rõ các mục tiêu cần ưu tiên (ví dụ: Tăng độ chính xác tồn kho, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, nâng cao năng suất nhân sự,…). Từ đó, lựa chọn KPI phù hợp với đặc thù và nhu cầu vận hành của kho.
• Thiết lập công thức và mục tiêu: Mỗi KPI cần có công thức tính, đơn vị đo, kỳ đánh giá và mức mục tiêu cụ thể. Đồng thời, doanh nghiệp nên phân biệt KPI trọng yếu với các chỉ số chỉ dùng để theo dõi, tránh theo dõi quá nhiều số liệu không cần thiết.
• Theo dõi theo từng công đoạn: Phân chia KPI vận hành kho theo các công đoạn như tiếp nhận, cất hàng, lưu trữ, picking,… Cách này giúp nhà quản lý dễ xác định khâu đang phát sinh vấn đề và có biện pháp cải thiện phù hợp.
• Đảm bảo dữ liệu chính xác: Dữ liệu KPI cần được ghi nhận đầy đủ, cập nhật kịp thời và nhất quán giữa thực tế với hệ thống. Doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa việc ghi nhận, tổng hợp và báo cáo.

3S WMS – Theo dõi và báo cáo các chỉ số quản lý kho theo thời gian thực

Để theo dõi hiệu quả vận hành kho liên tục, doanh nghiệp cần có hệ thống thu thập dữ liệu ngay tại các điểm phát sinh nghiệp vụ. Giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS của ITG Technology có thể đáp ứng yêu cầu này.

3S WMS hỗ trợ quản lý hàng hóa bằng QR Code/Barcode/RFID, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê,… theo thời gian thực và tự động ghi nhận dữ liệu ở mọi điểm chạm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng nguồn dữ liệu phục vụ theo dõi các chỉ số quản lý kho thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều bảng tính.

Một số tính năng đặc của 3S WMS có thể hỗ trợ trực tiếp cho việc quản lý KPI kho gồm:

• Quản lý kho theo vị trí: Theo dõi hàng hóa chi tiết đến từng khu vực, kệ, ô hoặc vị trí lưu trữ.
• Trực quan hóa năng lực kho: Quản lý năng lực lưu trữ của kho và đề xuất vị trí kho trống
• Nhập – xuất – kiểm kê bằng QR/Barcode/RFID: Ghi nhận các nghiệp vụ kho theo quy trình thống nhất, hỗ trợ bằng các công nghệ hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng, hạn chế lỗi.
• Quản lý FIFO, FEFO, LOT/LO: Hỗ trợ kiểm soát nguyên tắc xuất hàng theo lô, thứ tự nhập hoặc hạn sử dụng, phù hợp với những ngành có yêu cầu truy xuất cao.
• Theo dõi tồn kho: Cung cấp dữ liệu về số lượng và trạng thái hàng hóa theo mã, vị trí và các thuộc tính quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá độ chính xác tồn kho.
• Báo cáo và dashboard quản lý: Tổng hợp dữ liệu vận hành để nhà quản lý theo dõi tình trạng kho, phân tích hiệu suất và phát hiện những điểm cần cải thiện.

Xây dựng KPI quản lý kho là bước quan trọng để doanh nghiệp chuyển hoạt động quản lý kho từ kiểm soát theo kinh nghiệm sang quản trị dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, hiệu quả của KPI phụ thuộc lớn vào chất lượng dữ liệu được sử dụng để đo lường. Việc ứng dụng các công cụ quản trị hiện đại như phần mềm WMS sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa việc đo lường, báo cáovà biến KPI thành động lực cải tiến liên tục cho toàn bộ hoạt động kho.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/