Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì? Cách tính và theo dõi tồn kho tối thiểu hiệu quả

Đảm bảo ngưỡng tồn kho tối thiểu là yêu cầu quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng lưu trữ hợp lý, tránh tình trạng thiếu hàng gây gián đoạn hoạt động sản xuất – kinh doanh. Vậy tồn kho tối thiểu là gì, xác định dựa trên những yếu tố nào và làm thế nào để tự động cảnh báo khi lượng tồn xuống dưới ngưỡng? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách tính, phương pháp thiết lập và giải pháp quản lý mức tồn kho tối thiểu hiệu quả.

Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì?

Ngưỡng tồn kho tối thiểu (hay mức tồn kho tối thiểu) là lượng hàng hóa thấp nhất doanh nghiệp cần duy trì trong kho để đáp ứng nhu cầu sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định mà không làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì?

Thông thường, mức tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mã hàng, từng nhóm hàng, tốc độ bán ra của từng mặt hàng, từng kho hoặc chi nhánh. Khi số lượng tồn kho thực tế giảm xuống bằng hoặc dưới ngưỡng tối thiểu, doanh nghiệp cần có phương án ứng phó kịp thời như: Đặt bổ sung, điều chuyển hàng từ kho khác sang hoặc sản xuất thêm.

Một số khái niệm liên quan đến ngưỡng tồn kho tối thiểu:

• Tồn kho hiện tại: Là số lượng hàng hóa đang được lưu trữ trong kho tại thời điểm theo dõi.
• Ngưỡng tồn kho tối đa (Maximum Inventory Level): Là mức tồn hàng hóa cao nhất doanh nghiệp được phép hoặc nên duy trì lưu trữ.
• Tồn kho an toàn (Safety Stock): Là lượng hàng dự trữ doanh nghiệp cần duy trì trong kho để phòng ngừa những biến động bất thường về nhu cầu, thời gian giao hàng hoặc nguồn cung.
• Điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP): Là ngưỡng giới hạn của hàng tồn kho mà khi lượng hàng chạm ngưỡng này, doanh nghiệp cần tiến hành đặt bổ sung.

Trong thực tế, nếu doanh nghiệp sử dụng ngưỡng tồn kho để kích hoạt việc mua hàng, cần tính toán theo điểm đặt hàng lại thay vì chỉ dựa vào lượng tồn kho an toàn.

Vì sao doanh nghiệp cần xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu và tối đa?

Doanh nghiệp nên xây dựng đồng thời hai chỉ số tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa cho từng nhóm vật tư, hàng hóa. Hai ngưỡng này tạo thành “hàng rào kiểm soát” giúp doanh nghiệp duy trì lượng tồn kho trong phạm vi hợp lý.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi xác định đúng ngưỡng tồn kho tối thiểu và tối đa

• Tránh thiếu hàng: Duy trì mức tồn kho tối thiểu giúp doanh nghiệp phát hiện sớm nguy cơ thiếu hàng, từ đó chủ động đặt bổ sung trước khi ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, bán hàng.
• Hạn chế gián đoạn sản xuất: Đảm bảo luôn có lượng vật tư cần thiết trong kho để duy trì hoạt động sản xuất liên tục, hạn chế tình trạng dừng chuyền do thiếu nguyên vật liệu.
• Giảm chi phí lưu kho: Kiểm soát tồn kho ở ngưỡng phù hợp giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến kho bãi, bảo quản, kiểm kê,…
• Chủ động hoạt động mua bán hàng hóa: Thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa giúp bộ phận mua hàng xác định thời điểm và lượng hàng cần bổ sung hợp lý. Đồng thời, hỗ trợ bộ phận kinh doanh chủ động kế hoạch cung ứng.
• Nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng: Duy trì lượng hàng lưu trứ hợp lý giúp doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không cần chờ nhập hàng.
• Hạn chế hàng hết hạn, lỗi thời: Kiểm soát lượng tồn kho, đặc biệt với hàng có hạn sử dụng hoặc vòng đời ngắn, giúp giảm nguy cơ hàng hóa xuống cấp, lỗi thời hoặc phải thanh lý.

Cách tính tồn kho tối thiểu chuẩn xác

Công thức tính tồn kho tối thiếu cơ bản:

Trong đó:

• Nhu cầu trung bình trong thời gian chờ hàng: Là số lượng hàng hóa dự kiến được tiêu thụ trong thời gian từ khi doanh nghiệp đặt hàng đến khi lô hàng mới nhập kho. Công thức tình: Nhu cầu trung bình trong thời gian chờ hàng = Mức sử dụng trung bình mỗi ngày × Thời gian cung ứng trung bình.
• Tồn kho an toàn: Là lượng hàng tồn kho doanh nghiệp cần duy trì để phòng ngừa biến động về nhu cầu hoặc thời gian giao hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có các thông số:

• Mức tiêu thụ nguyên liệu trung bình: 200 kg/ngày
• Thời gian nhà cung cấp giao hàng: 5 ngày
• Tồn kho an toàn: 300 kg

Khi đó:

Tồn kho tối thiểu = (200 × 5) + 300 = 1.300 kg

Như vậy, doanh nghiệp có thể thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu là 1.300 kg cho nguyên liệu này. Khi lượng tồn kho thực tế giảm xuống gần 1.300 kg, hệ thống cần cảnh báo để bộ phận mua hàng chủ động xử lý. Nếu tồn kho tiếp tục giảm xuống dưới ngưỡng, doanh nghiệp cần ưu tiên bổ sung để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.

Ngoài công thức cơ bản trên, doanh nghiệp có thể áp dụng cách tính tồn kho tối thiểu chi tiết như sau:

Xem thêm: Reorder Point là gì? Cách tính điểm đặt hàng lại ROP chính xác

Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Dưới đây là những yếu tố doanh nghiệp cần xem xét khi thiết lập mức tồn kho tối thiểu:

06 Yếu tố chính ảnh hưởng đến thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Nhu cầu tiêu thụ thực tế

Tốc độ tiêu thụ trung bình của hàng hóa là một chỉ số quan trọng ảnh hưởng đến mức tồn kho tối thiểu.

Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu tiêu thụ của từng mặt hàng theo ngày, tuần, tháng hoặc giai đoạn cụ thể; đồng thời liên kết với dữ liệu kế hoạch sản xuất, đơn hàng đã xác nhận và xu hướng nhu cầu trong tương lai để thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu chuẩn nhất.

Đối với mặt hàng có tốc độ tiêu thụ trung bình cao, mức tồn kho tối thiểu cần được thiết lập đủ lớn để đáp ứng nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ bổ sung. Ngược lại, với mặt hàng có tốc độ tiêu thụ thấp, doanh nghiệp có thể áp dụng mức tồn kho tối thiểu thấp hơn để tránh tích trữ không cần thiết.

Thời gian cung ứng hàng hóa

Khả năng cung ứng của nhà cung cấp cũng là yếu tố cần được cân nhắc khi thiết lập mức tồn kho tối thiểu. Nếu nhà cung cấp có thời gian giao hàng dài, doanh nghiệp nên đặt ngưỡng hàng tồn kho tối thiểu cao, có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong khoảng thời gian chờ nhập mới. Nếu thời gian cung ứng hàng ngắn và ổn định, doanh nghiệp có thể giảm ngưỡng tồn kho tối thiểu để tránh dư thừa hàng.

Tính mua vụ và các chương trình khuyến mãi

Nhu cầu tiêu thụ hàng hóa không phải lúc nào cũng ổn định. Các yếu tố như: Mùa vụ, biến động thị trường, chương trình khuyến mãi, xu hướng tiêu dùng thay đổi,… có thể ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mức tiêu thụ trung bình để thiết lập mức tồn kho tối thiểu mà cần xem xét cả mức độ biến động của nhu cầu. Với những mặt hàng thường xuyên phát sinh nhu cầu đột biến, doanh nghiệp nên tính toán thêm lượng tồn kho an toàn để giảm nguy cơ thiếu hàng khi nhu cầu thực tế vượt dự báo.

Đặc thù hàng hóa

Đặc tính và vòng đời của hàng hóa cũng ảnh hưởng đến cách thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu.

Với những mặt hàng dễ lỗi thời, dễ hư hỏng, có hạn sử dụng ngắn hoặc nhạy cảm với nhiệt độ; doanh nghiệp nên kiểm soát chặt mức tồn kho tối thiểu để hạn chế nguy cơ hàng mất giá trị sử dụng, hết hạn, xuống cấp. Ngược lại, những mặt hàng có thời hạn bảo quản dài, ít biến động về nhu cầu và khó thay thế; doanh nghiệp cần duy trì lượng tồn kho tối thiểu phù hợp để đảm bảo khả năng cung ứng.

Bên cạnh đó, vòng đời sản phẩm cũng cần được xem xét kỹ lưỡng khi xác định mức tồn kho tối thiểu, đặc biệt với linh kiện và phụ tùng chuyên dụng, để điều chỉnh mức tồn kho theo từng giai đoạn sử dụng. tránh tích trữ quá nhiều các mặt hàng sắp ngừng sản xuất hoặc không còn nhu cầu.

Mức độ quan trọng của hàng hóa

Đối với những hàng hóa quan trọng như: Nguyên vật liệu thiết yếu cho sản xuất, phụ tùng khó thay thế, mặt hàng chủ lực tạo doanh thu lớn, mặt hàng có lợi nhuận cao,… doanh nghiệp cần siết chặt việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu để hạn chế rủi ro thiếu hàng. Trong khi đó, mặt hàng dễ thay thế hoặc ít ảnh hưởng đến hoạt động vận hành, doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối thiểu thấp hơn.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp ưu tiên nguồn lực dự trữ cho các mặt hàng thiết yếu, đồng thời tránh duy trì lượng tồn kho cao không cần thiết.

Khả năng lưu trữ và chi phí tồn kho

Khi thiết lập mức tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc đến năng lực lưu trữ và các chi phí liên quan đến việc duy trì hàng tồn kho. Các yếu tố như diện tích kho, điều kiện bảo quản, chi phí vận hành, đặc tính vật tư,… đều có thể ảnh hưởng đến mức tồn kho phù hợp.

3 Phương pháp theo dõi ngưỡng tồn kho tối thiểu

Tùy quy mô và mức độ phức tạp của kho, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương theo dõi ngưỡng tồn kho tối thiểu dưới đây:

Quản lý tồn kho tối thiểu bằng sổ sách và phiếu kho

Đây là phương pháp phổ biến thường được áp dụng ở những kho có quy mô nhỏ hoặc số lượng mã hàng chưa nhiều. Nhân viên kho sẽ ghi chép hoạt động nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê của từng mặt hàng vào sổ sách hoặc phiếu kho. Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, thủ kho sẽ đối chiếu số lượng tồn với ngưỡng tồn kho tối thiểu đã thiết lập để thông báo cho bộ phận mua hàng.

Ưu điểm của phương pháp này là dễ triển khai, không yêu cầu đầu tư hệ thống công nghệ. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng, việc đối chiếu thủ công dễ phát sinh sai lệch. Nhân viên cũng khó theo dõi liên tục hàng nào đang chạm ngưỡng tối thiểu và cần bổ sung.

Quản lý bằng Excel hoặc Google Sheets

Quản lý tồn kho bằng Excel hoặc Google Sheets hỗ trợ doanh nghiệp lập bảng theo dõi mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ, mức tồn kho tối thiểu,… tập trung hơn so với quản lý bằng sổ sách. Doanh nghiệp có thể sử dụng công thức hoặc định dạng màu để đánh dấu những mã hàng có tồn kho thấp hơn ngưỡng quy định.

Tuy nhiên, Excel vẫn phụ thuộc nhiều vào việc nhân viên cập nhật dữ liệu chính xác và kịp thời. Khi có nhiều kho, nhiều người cùng thao tác hoặc lượng giao dịch lớn, dữ liệu dễ bị phân tán và khó đảm bảo tính realtime. Việc cảnh báo cũng thường chỉ được thực hiện sau khi dữ liệu đã được cập nhật.

Quản lý ngưỡng tồn kho tự động bằng phần mềm quản lý kho

Doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều mã hàng và tần suất nhập xuất lớn nên xem xét ứng dụng phần mềm quản lý kho để tự động cảnh báo tồn kho tối thiểu.

Phần mềm quản lý kho cho phép người dùng cập nhật số lượng tồn theo từng giao dịch nhập, xuất, điều chuyển, kiểm kê. Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng mã hàng và tự động cảnh báo khi lượng tồn xuống dưới ngưỡng. Đặc biệt, khi kết hợp với Barcode/QR Code/RFID, quá trình nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê có thể được số hóa, giúp hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S WMS do ITG Technology phát triển hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho theo mã hàng, vị trí, lô/serial và trạng thái, đồng thời tăng cường tự động hóa các nghiệp vụ kho.

3S WMS hỗ trợ cảnh báo tồn kho chính xác

Trong bài toán cảnh báo tồn kho tối thiểu, 3S WMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Thiết lập định mức tồn kho: Xây dựng mức tồn kho tối thiểu và tối đa phù hợp với từng mã hàng hoặc nhóm vật tư.
• Theo dõi tồn kho realtime: Cập nhật số lượng hàng tồn dựa trên các nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê.
• Cảnh báo tồn kho: Khi phát hiện số lượng tồn kho thực tế xuống dưới hoặc vượt ngưỡng đã thiết lập, phần mềm sẽ cảnh báo để bộ phận liên quan kịp thời xử lý.
• Quản lý nhập – xuất bằng Barcode/QR Code/RFID: Tự động ghi nhận giao dịch tại kho, giảm phụ thuộc vào thao tác nhập liệu thủ công.
• Quản lý kho theo vị trí: Xác định chính xác hàng đang nằm ở kho, khu vực, giá kệ hoặc vị trí nào, hỗ trợ tìm kiếm và bổ sung hàng nhanh hơn.

Những sai lầm thường gặp khi thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu

• Thiết lập một mức chung cho tất cả hàng hóa: Mỗi mã hàng có nhu cầu, thời gian cung ứng và mức độ quan trọng khác nhau. Áp dụng một mức tồn kho tối thiểu chung có thể khiến mã này thiếu hàng trong khi mã khác lại tồn quá nhiều.
• Chỉ dựa vào kinh nghiệm: Kinh nghiệm của nhân viên kho rất hữu ích nhưng không nên là cơ sở duy nhất. Doanh nghiệp thiết lập mức tồn kho tối thiểu dựa trên dữ liệu tiêu thụ của từng mặt hàng, lịch sử nhập xuất, đặc thù hàng hóa, thời gian cung ứng,…
• Không cập nhật định mức: Nhu cầu và chuỗi cung ứng luôn thay đổi. Một mức tồn kho được thiết lập từ năm trước có thể không còn phù hợp với kế hoạch sản xuất hiện tại.
• Chỉ cảnh báo khi hàng đã hết: Nếu cảnh báo chỉ xuất hiện khi tồn kho bằng 0, doanh nghiệp gần như không còn thời gian để xử lý. Cảnh báo cần được kích hoạt trước khi hàng xuống mức nguy hiểm.
• Không liên kết tồn kho với hoạt động mua hàng: Theo dõi tồn kho mà không có quy trình bổ sung tương ứng sẽ khiến cảnh báo mất đi giá trị. Doanh nghiệp cần quy định rõ hành động sau mỗi cảnh báo.

Xem thêm: Quản lý hàng tồn kho là gì? 12 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

FAQ về ngưỡng tồn kho tối thiểu

Ngưỡng tồn kho tối thiểu là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn, hạn chế thiếu nguyên vật liệu và tránh duy trì lượng tồn kho vượt nhu cầu. Tuy nhiên, hiệu quả không nằm ở việc thiết lập một con số cố định mà ở khả năng xây dựng định mức dựa trên dữ liệu thực tế và liên tục điều chỉnh theo nhu cầu kinh doanh.

Khi quy mô kho và số lượng giao dịch tăng lên, phương pháp quản lý thủ công hoặc Excel khó đảm bảo dữ liệu được cập nhật kịp thời. Lúc này, ứng dụng phần mềm cảnh báo tồn kho với cơ chế thiết lập định mức, theo dõi realtime và cảnh báo tồn tối thiểu sẽ giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý bị động sang kiểm soát tồn kho chủ động, chính xác và minh bạch hơn.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/