Thông tin cần quản lý khi theo dõi hạn sử dụng hàng hóa. Cách quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng hiệu quả

Theo dõi hạn sử dụng hàng hóa cần được thực hiện xuyên suốt từ khi nhập kho, lưu trữ, xuất hàng đến khi kiểm kê. Đối với các doanh nghiệp có số lượng mã hàng lớn, nhiều lô nhập và thời gian lưu kho khác nhau, việc quản lý bằng phương pháp thủ công khó đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Đọc bài viết để được hướng dẫn cách quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nào cần theo dõi hạn sử dụng hàng hóa?

Theo dõi hạn sử dụng hàng hóa là quá trình ghi nhận, giám sát và liên tục cập nhật thông tin về ngày sản xuất, ngày hết hạn, tình trạng của từng lô sản phẩm, vật tư trong thời gian lưu kho. Mục tiêu của hoạt động này là bảo đảm hàng hóa luôn được bán, sử dụng trong thời hạn an toàn; đồng thời hạn chế tối đa lượng hàng cận date và hàng hết hạn phát sinh.

Lĩnh vực thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm,… cần theo dõi hạn sử dụng hàng hóa

Quản lý hạn sử dụng trong kho là yêu cầu quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực:

• Thực phẩm, đồ uống: Cần quản lý hạn sử dụng và số lô để duy trì chất lượng, hạn chế hàng hư hỏng, hết hạn.
• Dược phẩm và vật tư y tế: Cần kiểm soát chính xác thời gian sử dụng, nguồn gốc và có thể truy xuất nhanh chóng khi cần thiết.
• Mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm: Cần quản lý hạn dùng và điều kiện bảo quản do sản phẩm dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường (nhiệt độ, ánh sáng,…).
• Hàng tiêu dùng nhanh: Có tần suất nhập – xuất lớn, nhiều lô và hạn dùng khác nhau nên dễ phát sinh hàng cận date.
• Hóa chất, nguyên vật liệu sản xuất: Cần theo dõi thời gian và tình trạng bảo quản để hạn chế sản phẩm bị biến đổi chất lượng.

Những thông tin cần ghi nhận khi theo dõi hạn sử dụng hàng hóa

Để kiểm soát hạn sử dụng hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng đầy đủ dữ liệu liên quan đến mặt hàng, lô hàng và vị trí lưu trữ:

• Mã hàng và tên sản phẩm: Mỗi mặt hàng cần có một mã định danh riêng (SKU hoặc mã vạch) kèm tên và quy cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn giữa các mặt hàng có tên hoặc bao bì tương tự.
• Số lô/LOT: Giúp phân biệt các lô hàng có hạn sử dụng khác nhau, xác định thứ tự xuất kho và hỗ trợ truy xuất nhanh khi phát sinh vấn đề chất lượng hoặc cần thu hồi hàng hóa. Việc ghi nhận số lô đầy đủ còn giúp doanh nghiệp quản lý lô hàng và truy xuất nguồn gốc khi phát sinh vấn đề về chất lượng hoặc cần thu hồi sản phẩm.
• Ngày sản xuất: Ngày sản xuất giúp xác định tuổi của hàng hóa trong kho và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát thời gian lưu trữ thực tế của từng lô.
• Hạn sử dụng: Đây là dữ liệu trọng tâm khi quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng. Thông tin hạn sử dụng cho biết chính xác ngày hết hạn của từng lô hàng, giúp doanh nghiệp xác định thời gian còn lại của sản phẩm và phát hiện hàng cận date để ưu tiên xử lý.
• Số lượng tồn theo từng lô: Cùng một mã hàng có thể có nhiều lô với date khác nhau. Vì vậy, ghi nhận số lượng tồn theo từng lô giúp doanh nghiệp cần biết chính xác mỗi lô còn bao nhiêu sản phẩm để xác định lượng hàng cận date.
• Vị trí lưu kho: Ghi nhận vị trí của từng lô hàng trong kho để thuận tiện tìm kiếm, kiểm kê và ưu tiên xuất hàng cận date.
• Ngày nhập kho: Thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá thời gian lưu kho và kết hợp với hạn sử dụng để xác định mức độ ưu tiên khi xuất hàng.
• Điều kiện bảo quản: Ghi nhận và kiểm soát các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… để duy trì chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian lưu kho.
• Trạng thái hàng hóa: Phân loại trạng thái hàng đang lưu kho, hàng chờ xuất, hàng cận date, hàng hết hạn, hàng chờ xử lý,… để tránh xuất nhầm hàng không đủ điều kiện.
• Nhà cung cấp: Ghi nhận thông tin nhà cung cấp của từng lô hàng để thuận tiện truy xuất nguồn gốc và xử lý khi phát sinh vấn đề về chất lượng, hạn sử dụng.
• Mốc cảnh báo: Mỗi nhóm hàng cần thiết lập ngưỡng cảnh báo riêng (ví dụ 90, 60, 30 ngày trước khi hết hạn) để hỗ trợ cho việc quản lý.
• Lịch sử nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê: Ghi nhận đầy đủ các biến động hàng hóa để đối chiếu tồn kho, theo dõi quá trình luân chuyển và truy xuất thông tin khi cần thiết.

Thông tin cần quản lý khi theo dõi hạn sử dụng hàng hóa

Hướng dẫn quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng hiệu quả

Dưới đây là bước giúp doanh nghiệp theo dõi hạn sử dụng hàng hóa hiệu quả:

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa, hạn sử dụng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn hóa danh mục hàng hóa (mã sản phẩm, tên gọi, đơn vị tính, cách đóng gói,…) và xác định rõ các yêu cầu khi theo dõi số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng.

Việc chuẩn hóa giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng trùng mã, sai/thiếu thông tin. Thông tin đầu vào chính xác là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi hạn sử dụng hàng hóa hiệu quả.

Bước 2: Ghi nhận hạn sử dụng hàng hóa ngay khi nhập kho

Ngay tại thời điểm tiếp nhận hàng, nhân viên kho cần kiểm tra kỹ thông tin về mã hàng, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng,… và ghi nhận vào sổ sách/hệ thống.

Để tiết kiệm thời gian ghi chép, kiểm đếm; doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ quét mã vạch/QR Code/RFID để cập nhật thông tin hàng hóa nhanh chóng, hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công.

Giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS ứng dụng công nghệ Barcode/QR Code/RFID, cho phép doanh nghiệp ghi nhận thông tin hàng hóa (mã hàng, số lượng, số lô/lot, hạn sử dụng,…) chỉ với thao tác quét mã, giúp rút ngắn thời gian nhập kho và giảm sai sót khi nhập liệu thủ công. Dữ liệu nhập – xuất – kiểm kê được cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực giúp nhân viên dễ dàng tra cứu, kiểm soát và truy xuất khi cần.

Khám phá 3S WMS

Bước 3: Sắp xếp hàng hóa theo lô và hạn sử dụng

Sau khi nhập kho, nhân viên cần sắp xếp hàng hóa vào vị trí phù hợp dựa trên đặc tính sản phẩm, điều kiện bảo quản và hạn sử dụng. Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc FEFO (Hết hạn trước, xuất trước) khi sắp xếp và xuất hàng để đảm bảo các lô hàng có hạn sử dụng gần nhất sẽ được ưu tiên xuất trước. Điều này giúp hạn chế hàng cận date tồn đọng và giảm nguy cơ hàng hết hạn trong kho.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất

Bước 4: Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra thời gian còn lại của từng lô hàng để kịp thời có phương án xuất bán hoặc đưa vào sử dụng trước khi hàng hết hạn.

Doanh nghiệp có thể phân nhóm hàng hóa theo thời gian còn lại, chẳng hạn trên 90 ngày, 30 – 90 ngày, 15 – 30 ngày và dưới 15 ngày. Cách phân loại này giúp bộ phận kho và kinh doanh xác định mức độ ưu tiên, chủ động xử lý hàng cận date.

Việc theo dõi hạn sử dụng cần được thực hiện đồng thời với việc quản lý hàng tồn kho để doanh nghiệp kiểm soát số lượng và tình trạng hàng hóa theo từng lô.

Bước 5: Thiết lập hàng hóa hàng sắp hết hạn

Khi quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi hạn sử dụng hàng hóa theo mã hàng, lô, vị trí.

Tùy đặc thù ngành hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều mốc cảnh báo khác nhau. Ví dụ, cảnh báo sớm khi còn 90 ngày, cảnh báo khẩn khi còn 30 ngày và báo động khi còn 7 ngày.

Bước 6: Kiểm kê và đối chiếu định kỳ

Doanh nghiệp cần kiểm kê định kỳ số liêu và thực tế doanh nghiệp bằng việc xây dựng quy trình kiểm kê tồn kho phù hợp với đặc thù hoạt động nhằm đối chiếu số lượng tồn thực tế với dữ liệu trên hệ thống, đồng thời kiểm tra thông tin số lô và hạn sử dụng. Khi phát hiện chênh lệch, hàng thiếu nhãn hoặc sai lệch thông tin, nhân viên cần xác minh và cập nhật kịp thời nhằm đảm bảo dữ liệu kho chính xác, phục vụ công tác quản lý và truy xuất hàng hóa.

Bước 7: Xử lý hàng cận date và hàng hết hạn sử dụng

Với hàng cận date, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp như: Chạy khuyến mãi, bán combo, điều chuyển sang điểm bán có tốc độ tiêu thụ cao,… Với hàng đã hết hạn, cần tách riêng khỏi khu vực lưu trữ bình thường, ghi nhận đầy đủ và tiêu hủy theo đúng quy định, kèm biên bản và phê duyệt của người có thẩm quyền.

Sau cùng, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân phát sinh hàng hết hạn để điều chỉnh kế hoạch đặt hàng, tồn kho an toàn và chính sách nhập hàng trong các kỳ tiếp theo.

Quy trình quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng

Lợi ích khi quản lý hạn sử dụng hàng hóa tốt

Đầu tư nghiêm túc vào quản lý hạn sử dụng hàng hóa mang lại những hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp:

• Giảm nguy cơ hàng hóa hết hạn: Theo dõi hạn sử dụng hàng hóa giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những mặt hàng có nguy cơ quá date. Từ đó, doanh nghiệp có thêm thời gian để đưa ra phương án xử lý phù hợp.
• Hạn chế tổn thất do tiêu hủy hàng hóa: Kiểm soát hạn sử dụng hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm lượng hàng hết hạn phải tiêu hủy, từ đó tránh lãng phí nguyên vật liệu và chi phí xử lý hàng hóa không còn đủ điều kiện sử dụng.
• Tối ưu kế hoạch nhập – xuất kho: Nắm rõ thời hạn sử dụng của từng lô hàng giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhập hàng, ưu tiên xuất kho theo nguyên tắc FEFO và hạn chế tồn đọng hàng cận date.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Theo dõi lô và hạn sử dụng kết hợp với kiểm soát điều kiện bảo quản hàng hóa giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ xuất bán hoặc đưa vào sản xuất những sản phẩm đã hết hạn, góp phần bảo vệ chất lượng sản phẩm.
• Nâng cao hiệu quả quản lý kho: Dữ liệu về hạn sử dụng, số lô và trạng thái hàng hóa được cập nhật đầy đủ giúp nhân viên kho dễ dàng tra cứu, kiểm kê và truy xuất thông tin, giảm phụ thuộc vào việc theo dõi thủ công.
• Tăng khả năng truy xuất nguồn gốc: Quản lý số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định nguồn gốc của từng lô hàng khi phát sinh vấn đề về chất lượng, khiếu nại hoặc yêu cầu thu hồi.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho WMS là gì?

Phần mềm quản lý hạn sử dụng hàng hóa tối ưu cho doanh nghiệp

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc theo dõi hạn sử dụng hàng hóa bằng bằng Excel hoặc sổ sách sẽ rất dễ phát sinh sai sót, tốn nhiều thời gian, nhân lực. Lúc này, doanh nghiệp nên xem xét triển khai phần mềm quản lý hạn sử dụng hàng hóa để kiểm soát thời hạn của từng lô hàng chính xác hơn và chủ động xử lý hàng cận date.

Phần mềm quản lý hạn sử dụng hàng hóa 3S WMS

Phần mềm 3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa theo mã hàng, lô, vị trí và trạng thái, đồng thời hỗ trợ theo dõi hạn sử dụng trong quá trình nhập – lưu trữ – xuất kho.

Một số năng lực nổi bật của 3S WMS trong quản lý date gồm:

• Quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng: Theo dõi ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô, số lượng và vị trí lưu trữ của từng nhóm hàng.
• Cảnh báo hàng sắp hết hạn: Chủ động nhận diện các lô hàng cận date theo ngưỡng cảnh báo được thiết lập, giúp bộ phận kho có thời gian đưa ra phương án xử lý.
• Hỗ trợ nguyên tắc FEFO/FIFO: Xác định và ưu tiên các lô phù hợp khi thực hiện xuất kho, hạn chế tình trạng lô có hạn gần bị tồn lại.
• Kiểm soát hàng hết hạn: Phân biệt trạng thái hàng hóa, hỗ trợ nhận diện và cách ly các lô không còn đủ điều kiện xuất sử dụng.
• Quản lý vị trí lưu kho: Kết hợp thông tin hạn sử dụng với vị trí thực tế để nhân viên nhanh chóng tìm kiếm và xử lý đúng lô hàng.
• Truy xuất lịch sử giao dịch: Theo dõi quá trình nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê của hàng hóa theo từng lô.
• Kết nối với các hệ thống khác: Có khả năng kết nối với ERP, MES và các thiết bị vận hành kho, tạo luồng dữ liệu xuyên suốt giữa hoạt động kho và các bộ phận liên quan.

Theo dõi hạn sử dụng hàng hóa là yêu cầu quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh, phân phối hoặc sản xuất những sản phẩm và nguyên vật liệu có giới hạn thời gian sử dụng. Để nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi hạn sử dụng sản phẩm, doanh nghiệp nên chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm quản lý hạn sử dụng. Điều này giúp giảm phụ thuộc vào thao tác của nhân viên, tăng khả năng truy xuất và chủ động xử lý tồn kho. Mọi thông tin cần tư vấn thêm về phần mềm quản lý hạn sử dụng, vui lòng liên hệ đến ITG Technology theo hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/