Số lô sản xuất là gì? Phương pháp quản lý hàng hóa theo số lô hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, việc hiểu rõ “số lô sản xuất là gì” đóng vai trò cực kỳ quan trọng, bởi số lô sản xuất chính là “căn cước” của từng lô hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn số lô sản xuất là gì và cách quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả.

Số lô sản xuất là gì?

Số lô sản xuất (tiếng Anh: Batch number hoặc Lot number) là một chuỗi ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc kết hợp cả chữ và số, dùng để nhận diện một nhóm sản phẩm có chung điều kiện, thời gian và quy trình sản xuất. Đây là thông tin bắt buộc phải có trên bao bì sản phẩm theo quy định của pháp luật Việt Nam và các tiêu chuẩn quốc tế.

Số lô sản xuất là thông tin bắt buộc cần có trên bao bì sản phẩm

Ký hiệu số lô sản xuất trên bao bì sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc và quản lý tồn kho hiệu quả. Bằng cách đọc số lô sản xuất, doanh nghiệp có thể truy vết nguồn gốc nguyên vật liệu, thời gian sản xuất, dây chuyền sản xuất hoặc ca làm việc.

Lưu ý:

• Cấu trúc của số lô sản xuất sẽ do nhà sản xuất tự quy định (có thể bao gồm chữ cái, chữ số, hoặc kết hợp cả hai)
• Số lô sản xuất thường được in ở mặt sau bao bì, góc trên hoặc góc dưới của bao bì, đáy hoặc nắp chai/hộp.
• Số lô thường đi kèm với thông tin về ngày sản xuất và hạn sử dụng sản phẩm
• Các sản phẩm trong cùng một lô sản xuất phải có cùng hình dạng, kích thước, chất liệu, màu sắc, chức năng,…

Xem thêm: Backorder là gì?

Ký hiệu số lô sản xuất

Ký hiệu số lô sản xuất thường được thể hiện thông qua các format chuẩn hóa, giúp người đọc dễ dàng nhận biết và giải mã thông tin.

Cụ thể, theo Thông tư số 04/2008/TT-BYT của Bộ Y tế Việt Nam, ký hiệu số lô sản xuất trên sản phẩm có thể được viết đầy đủ hoặc viết tắt là “Số lô SX”, “Lô SX”, “LSX”, “SLSX”, đi kèm với thông tin về ký hiệu của số lô. Nhà sản xuất sẽ tự quy định thông tin và cách ghi ký hiệu này.

Đối với các sản phẩm nhập khẩu, nếu nhãn gốc ghi số lô bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Lot No, LO, BATCH), thì trên nhãn phụ phải ghi rõ: “Xem thông tin số lô sản xuất được in trên nhãn gốc sản phẩm”.

Cách ghi số lô sản xuất

Việc đánh số lô sản xuất cần tuân thủ theo quy định nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo tính duy nhất và khả năng truy xuất nguồn gốc. Dưới đây là một vài phương pháp đánh số lô sản xuất phổ biến thường được áp dụng:

Cách ghi số lô sản xuất

Phương pháp đánh số lô theo thời gian

• YYYYMMDD: Năm – Tháng – Ngày. Ví dụ, số lô 20250610 thể hiện các sản phẩm được sản xuất vào ngày 10 tháng 06 năm 2025)
• DDMMYY: Ngày – Tháng – Năm rút gọn. Ví dụ, số lô 100625 tương ứng với các sản phẩm được sản xuất trong ngày 10 tháng 06 năm 2025
• YYDDD: Năm rút gọn + Ngày thứ trong năm. Ví dụ, số lô 25157 là ký hiệu thể hiện nhóm sản phẩm được sản xuất trong ngày 15 tháng 07 năm 2025

Phương pháp ghi số lô sản xuất kết hợp

• Kết hợp thời gian và mã máy. Ví dụ, số lô 20250608M01 có thể hiểu là sản phẩm được sản xuất vào ngày 08 tháng 06 năm 2025 bởi máy M01
• Kết hợp thời gian, ca sản xuất và dây chuyền. Trong đó, A là ký hiệu ca sáng, B là ký hiệu ca chiều, C là ký hiệu ca đêm. Ví dụ, số lô 20250608-C-L1 có thể hiểu là sản phẩm được sản xuất vào ngày ngày 08 tháng 06 năm 2025, ca đêm, dây chuyền L1
• Kết hợp thời gian và mã sản phẩm. Ví dụ, số lô 20250608SP001 có thể hiểu là sản phẩm SP001 được sản xuất vào ngày 08 tháng 06 năm 2025

Phương pháp đánh số tuần tự

• Đánh số liên tục: 000001, 000002, 000003…
• Kết hợp chữ và số: A001, A002, B001…
• Đánh số tuần tự theo ngày sản xuất: 20250618-001, 20250618-002 (tương ứng với các lô sản xuất trong ngày 18/06/2025).

Một số quy định về số lô sản xuất cần tuân thủ:

• Tính duy nhất: Mỗi lô phải được đánh số riêng biệt
• Tính logic: Ký hiệu số lô sản xuất phải dễ hiểu, dễ giải mã
• Tính ổn định: Không thay đổi hệ thống đánh số thường xuyên
• Khả năng mở rộng: Có khả năng phát triển và mở rộng khi số lượng sản phẩm tăng lên

Quy định về số lô sản xuất và cách đọc số lô sản xuất cần được phổ biến tới các bộ phận như kho, kiểm tra chất lượng, logistics và bán hàng để đảm bảo thống nhất thông tin trong toàn bộ chuỗi vận hành.

Tầm quan trọng của số lô sản xuất

Số lô sản xuất đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và phân phối, cụ thể:

Ý nghĩa của việc quản lý hàng hóa theo số lô sản xuất

Tối ưu hóa việc quản lý chất lượng

Quản lý hàng hóa theo lô giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm chặt chẽ theo từng giai đoạn sản xuất. Khi phát sinh sự cố liên quan đến chất lượng như lỗi sản xuất hoặc vấn đề an toàn, doanh nghiệp có thể thông qua số lô để xác định chính xác phạm vi ảnh hưởng, khoanh vùng và thu hồi đúng lô bị ảnh hưởng thay vì toàn bộ sản phẩm trên thị trường. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thiệt hại cho người tiêu dùng mà còn tiết kiệm chi phí thu hồi sản phẩm lỗi.

Rút ngắn thời gian truy xuất nguồn gốc

Thông qua số lô sản xuất, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy vết toàn bộ lịch sử của một lô hàng, từ nguồn gốc nguyên liệu, quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng cho đến kênh phân phối. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch của sản phẩm, giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng chặt chẽ, nhanh chóng hơn và xây dựng niềm tin với người tiêu dùng.

Tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho

Quản lý kho theo số lô sản xuất giúp doanh nghiệp kiểm kê và phân loại hàng hóa hiệu quả theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc nhập trước hết hạn trước (FEFO), từ đó giảm thiểu lãng phí do sản phẩm hết hạn hoặc hư hỏng.

Hơn nữa, số lô sản phẩm cũng giúp doanh nghiệp xác định được các mặt hàng đang bán chạy và mặt hàng tồn kho nhiều để có kế hoạch nhập hàng, sản xuất và phân phối hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc ứ đọng vốn.

Xem thêm: Nguyên tắc quản lý kho theo FIFO, LIFO

Nâng cao niềm tin của người tiêu dùng

Thông qua số lô sản xuất, doanh nghiệp sẽ cung cấp cho người dùng thông tin minh bạch về thời gian, nguồn gốc sản phẩm, giúp họ an tâm hơn khi ra quyết định mua hàng. Ngoài ra, trong trường hợp có sản phẩm gặp vấn đề, người tiêu dùng có thể cung cấp thông tin số lô cho nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để được hỗ trợ.

Tuân thủ quy định pháp luật

Nhiều ngành nghề, đặc biệt là các ngành có yêu cầu cao về kiểm soát chất lượng như: Dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất… đều có những quy định pháp luật nghiêm ngặt về việc ghi nhãn và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, trong đó có yêu cầu về số lô. Việc ghi số lô đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định này, tránh được các rủi ro pháp lý và phạt hành chính.

Phân biệt số lô sản xuất và số seri

Để tránh việc doanh nghiệp nhầm lẫn số lô sản xuất và số seri, ITG Technology đã lập bảng so sánh số lô sản xuất và số seri dưới đây, giúp bạn đọc hiểu rõ hơn số lô sản xuất là gì, số seri là gì và sự khác biệt giữa hai ký hiệu này:

Phương pháp quản lý hàng hóa theo lô sản xuất hiệu quả

Quản lý hàng hóa theo lô là quá trình tổ chức, kiểm soát và theo dõi hàng hóa dựa trên số lô sản xuất. Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc quản lý lô thủ công bằng Excel hoặc giấy tờ dễ dẫn đến sai sót và khó kiểm soát. Ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giải quyết vấn đề này.

3S WMS là giải pháp quản lý hàng hóa theo lô sản xuất hiệu quả đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả, ITG Technology đã nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý kho thông minh 3S WMS. Đây là giải pháp quản lý kho toàn diện, cho phép doanh nghiệp:

• Nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển kho chính xác theo lô
• Thiết lập và quản lý danh mục phụ tùng thay thế
• Quản lý kho theo FIFO, LO/LOT, nguyên tắc Just in time…
• Quản lý kho theo vị trí
• Theo dõi tồn kho theo từng lô hàng
• Quản lý hạn sử dụng của sản phẩm
• Trực quan hóa năng lực kho
• Truy xuất nguồn gốc theo mã vật tư, số lo/lot, mã vị trí nhập – xuất, mã hộp/thùng/pallet…
• …

Với 3S WMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai quản lý hàng hóa theo lô một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

Tìm hiểu giải pháp 3S WMS

Thông qua những thông tin chia sẻ ở trên, chắc hẳn, “số lô sản xuất là gì?” không còn là câu hỏi khó hiểu khi chúng ta đã đi qua hết tất cả các nội dung về khái niệm, cách thức hoạt động và lợi ích của số lô sản xuất. Nếu doanh nghiệp cần cung cấp thêm thông tin về giải pháp quản lý hàng hóa theo lô sản xuất, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia tư vấn chi tiết hơn.