Phương pháp phân tích ABC trong quản lý kho

Việc quản lý và tối ưu hàng tồn kho luôn tồn tại như một mối bận tâm với các công ty và doanh nghiệp sản xuất. Từ vấn đề này, phương pháp phân tích ABC được sinh ra với mục đích trở thành một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nhằm xác định giá trị của các mặt hàng dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu tại sao phương pháp phân tích ABC lại được ưa chuộng như vậy nhé!

Phương pháp phân tích ABC là gì?

Phương pháp phân tích ABC trong quản lý kho là một hệ thống phân chia và tổ chức các sản phẩm trong kho dựa trên tầm quan trọng, mức độ phù hợp với công ty, giá trị kinh tế, lợi ích, vòng quay được tạo ra, v.v.

Mục đích của phân loại ABC là ưu tiên hàng hóa quan trọng nhất đối với một công ty trong kho, chẳng hạn như những sản phẩm ảnh hưởng nhiều nhất đến lợi nhuận của công ty và những sản phẩm có vòng quay cao nhất, thay vì xử lý tất cả các hàng hóa trong kho.

Quy tắc 80/20 của phân tích ABC

Với cơ sở nguyên tắc Pareto, hay còn được biết đến là quy tắc 80/20, 80 ở đây là 80% doanh số, và 20 là 20% hàng hoá, giúp phân loại hàng hoá thành 3 loại (A, B và C) dựa trên mức độ quan trọng của từng loại hàng. Hiểu đơn giản hơn là 80% doanh thu hàng năm của doanh nghiệp sẽ xuất phát từ 20% các mặt hàng giá trị cao (như mặt hàng loại A). 

Phương pháp ABC đã góp phần không nhỏ trong khâu kiểm soát chi phí với hàng tồn kho, bên cạnh đó giúp giảm hàng tồn kho lỗi thời và tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho (inventory turnover rate), cũng như đưa ra tần suất các doanh nghiệp phải thay thế hàng hoá sau khi đã bán hết. 

Cách phân loại hàng hoá trong phương pháp phân tích ABC

Trước khi đi vào phân loại, cùng điểm lại danh mục hàng hóa trong phương pháp phân tích ABC

• Hàng hoá loại A

Nhóm hàng hoá có giá trị cao nhất, chiếm từ 70 – 80% tổng giá trị hàng tồn của doanh nghiệp, nhưng chỉ chiếm số lượng khoảng 20% hàng tồn kho. 

Đây là nhóm hàng hoá ưu tiên, do vậy cần đầu tư nguồn lực để thực hiện và kiểm soát kỹ càng và đầy đủ hơn.

Điều cần lưu ý trong việc sắp xếp kho hàng, là những nhóm hàng loại A cần đặt ở những khu vực dễ di chuyển, nên là ở những khu điều phối để có thể chuẩn bị đơn hàng nhanh chóng kịp thời. 

• Hàng hoá loại B

Nhóm hàng hóa có giá trị trung bình, chiếm từ 15 – 25% tổng giá trị hàng tồn, số lượng chiếm khoảng 30% so với lượng hàng dự trữ.

Với hàng loại B vẫn cần kiểm tra định kỳ, nhưng có thể ít thường xuyên hơn do cần đầu tư nguồn lực nhiều cho hàng loại A.

• Hàng hoá loại C

Nhóm hàng hoá có giá trị thấp, chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn, nhưng số lượng thì lên tới 50 – 55% hàng dự trữ.

Cần cực kỳ tối ưu nhân sự và nguồn lực với loại hàng này, do chi phí bỏ ra có thể cao hơn lợi nhuận thu được cho doanh nghiệp.

Mỗi loại hàng hoá trong phương pháp ABC có tính chất khác nhau, và cũng cần cách phân loại phù hợp với mỗi doanh nghiệp sản xuất.

• Phân loại theo vòng quay

Phương pháp này phân loại dựa trên tính thường xuyên của mỗi loại hàng, xếp thành A, B và C theo vòng quay của chúng trong kho.

Hàng hoá luân chuyển thường xuyên nhất là loại A, và ngược lại hàng hoá gần như không có bất kỳ hoạt động nào sẽ là loại C.

• Phân loại theo đơn giá

Các loại hàng hoá được sắp xếp dựa trên mức đầu tư hàng tồn kho dành cho chúng, điều đó có nghĩa là với chi phí hàng hoá càng cao, việc quản lý sẽ càng được chú ý hơn.

Đây là một cách phân loại hữu ích khi công ty hoặc doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm có giá trị chênh lệch lớn.

• Phân loại theo tổng giá trị hàng tồn kho

Hệ thống phân loại này tính đến các số lượng mặt hàng được lưu trữ trong kho, thuộc từng loại tại thời điểm thực hiện.

Phương pháp này sẽ khiến cho việc xác định các danh mục hàng hoá trở nên phức tạp. Bên cạnh đó, phân loại thay đổi liên tục đòi hỏi nhiều nguồn lực thường xuyên kiểm tra, tránh để hệ thống bị phân loại bị chậm tiến độ, không nắm được tình trạng hàng hoá trong kho.

• Phân loại theo cách sử dụng và giá trị

Đây là phương pháp phổ biến nhất, vì phân loại theo cách này sẽ phải xem xét cả giá trị và nhu cầu của từng loại hàng, từ đó sẽ xếp hạng A, B và C, tuỳ theo giá trị của loại hàng với công ty cao hay thấp.

Phương pháp phân loại này có một điểm đặc biệt hơn các phương pháp khác, đó là việc dù sản phẩm có giá trị cao, nhưng nếu đến thời điểm nào đó mà sản phẩm hết “hot”, nó sẽ bị đào thải, không còn là sản phẩm Loại A nữa.

Xem thêm: So sánh các mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ – POQ – QDM

Các bước thực hiện phân tích ABC

Trước khi đi vào phân tích ABC, công ty hoặc doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu mà mình đang phấn đấu, cố gắng đạt được. Một khi đã nắm rõ được mình cần gì và muốn gì, lúc đó mới có thể bắt đầu thu thập thông tin cần thiết để phân loại các đầu mục hàng hoá. Sau khi mọi thứ đã được sắp xếp cẩn thận, sẽ tới giai đoạn theo dõi và phân tích, rồi mới đưa ra quyết định dựa vào kết quả từ những dữ liệu thu thập.

Các bước để thực hiện phân tích ABC như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Phân tích ABC có thể giúp bạn đáp ứng một trong hai mục tiêu: giảm thiểu chi phí mua hoặc gia tăng dòng tiền lưu thông bằng việc tối ưu hoá mức tồn kho các mặt hàng dựa trên doanh số bán hàng hoặc nguồn lực sản xuất.

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Dữ liệu dễ dàng thu thập nhất là Tổng chi hằng năm cho mỗi đầu mục sản phẩm. Số liệu này là số liệu dễ tính toán nhất vì là số tiền chi trực tiếp cho từng đợt mua hàng. Hãy thu thập những chi phí có trọng số, bao gồm tỷ suất lợi nhuận gộp, dữ liệu về chi phí đặt hàng và vận chuyển.

Bước 3: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Sử dụng công thức trong phân tích ABC để xếp hạng thứ tự của từng mặt hàng trong kho theo chi phí từ cao tới thấp.

Bước 4: Tính toán khả năng bán hàng của các loại sản phẩm

Đối với mỗi mặt hàng tồn kho, hãy tính toán tác động của chúng với doanh thu theo tỷ lệ phần trăm bằng cách lấy chi phí mặt bằng hàng năm chia cho tổng số tất cả các mặt hàng đã chi. Đây sẽ là con số mà bạn sử dụng để so sánh các loại hàng trong danh mục sản phẩm.

Công thức được sử dụng như sau:

% Tác động = (chi phí vật phẩm hàng năm)/(tổng tất cả sản phẩm đã chi) x 100

Bước 5: Phân chia hàng hoá theo từng loại

Sau khi đã xác định cụ thể các loại hàng theo tiêu chí như tần suất mua, giá trị, số lượng,… hãy đàm phán lại về hợp đồng, hợp nhất các nhà cung cấp, tìm kiếm các phương pháp tìm nguồn cung ứng hoặc tham gia thương mại điện tử. Đây là những cách giúp tiết kiệm đáng kể các khoản chi, ngoài ra còn giúp đảm bảo các mặt hàng loại A luôn có sẵn trong kho. Đôi khi quy tắc 80/20 cũng cần phải linh hoạt để tối đa hoá doanh thu cho công ty hoặc doanh nghiệp.

Bước 6: Phân tích từng loại hàng

Khi đã xác định được danh mục sản phẩm và lên kế hoạch quản lý chi phí chiến lược, hãy thiết kế lịch đánh giá để theo dõi sự thành công hay thất bại của các kế hoạch hoặc quyết định đề ra.

Ưu điểm và thuận lợi của phương pháp phân tích ABC

1. Phân bổ nguồn lực chiến lược

Trong phân tích ABC, ta sẽ nắm được loại hàng nào cần tập trung khai thác. Không phải hàng Loại A sẽ mãi mãi ở Loại A, mà sẽ có thay đổi trong thị trường tác động tới hàng hoá. Khi lượng cầu giảm, doanh nghiệp sẽ cần phải phân loại lại mặt hàng để tận dụng tối đa nhân sự, thời gian và không gian cho sản phẩm Loại A mới. 

2. Kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn kho Loại A nắm giữ vai trò then chốt trong việc cải thiện doanh thu của công ty hoặc doanh nghiệp. Với phương pháp phân tích ABC, các nhà quản lý sẽ có được định hướng ưu tiên để theo dõi lượng cầu, từ đó duy trì lượng hàng tồn kho tốt, sẵn sàng cung ứng theo yêu cầu từ khách hàng.

Xem thêm: Quản lý tồn kho và hàng tồn kho cho doanh nghiệp sản xuất

3. Tối ưu hoá chi phí và giá cả

Nhờ có phân tích ABC, các nhà quản lý sẽ có thể

• Định giá tốt hơn: Các con số không nói dối. Khi doanh số cho một sản phẩm bắt đầu nhích lên, đồng nghĩa với việc lượng cầu cũng đang tăng theo, có thể cân nhắc tới việc tăng giá cho sản phẩm đó.
• Giảm chi phí lưu kho: Dựa theo tỷ lệ hàng dự trữ theo các nhóm A, B và C, nhà quản lý có thể tính toán cắt giảm chi phí lưu kho, bên cạnh việc giữ lại hàng tồn kho dư thừa.
• Đơn giản hoá chuỗi cung ứng: Phân tích ABC sẽ giúp xác định thời điểm hợp nhất, thay thế, hoặc lược bỏ các nhà cung ứng trong chuỗidựa trên dữ liệu hàng tồn, qua đó giảm thiểu chi phí ghi sổ và đơn giản hoá hoạt động trong chuỗi cung ứng.

4. Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Khi đã xác định được rõ mặt hàng Loại A, nhà quản lý có thể xem xét, lựa chọn các chương trình hay dịch vụ dành cho khách hàng tốt hơn với những mặt hàng đó.

Tự động hoá phân tích ABC với hệ thống ERP

Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc tự động các quy trình đã trở thành một khái niệm quen thuộc trong mọi lĩnh vực. Với phương pháp phân tích ABC cũng vậy. Để sử dụng phương pháp một cách hiệu quả, việc sử dụng phần mềm phân tích và phân loại hàng tồn kho sẽ đem lại giải pháp tối ưu hơn so với cách làm việc truyền thống. Do đó, một công cụ tối ưu hoá hàng tồn kho là một lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp sản xuất vào thời điểm hiện tại.

Trực quan hóa năng lực kho với giải pháp 3S iWAREHOUSE của ITG 

Với giải pháp kho thông minh 3S iWAREHOUSE của ITG Technology, phân tích ABC sẽ được ứng dụng để quản lý hàng hoá, bao gồm:

• Quản lý tồn kho theo vị trí, thùng, gói, bao, pallet
• Quản lý hàng hóa, vật tư theo lô, hạn sử dụng, tuổi hàng tồn kho
• Quản lý hàng hóa vật tư đồng thời nhiều đơn vị tính quy đổi
• Tính giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp
• Quản lý định mức tồn kho
• Quản trị xuất – nhập – kiểm kê – điều chuyển kho
• Quản lý kho theo FIFO, FEFO
• Quản trị kho nguyên vật liệu kho bán thành phẩm, kho thành phẩm
• Quản lý năng lực và sắp xếp layout kho

Ứng dụng phương pháp phân tích ABC và các dữ liệu trong hệ thống 3S iWAREHOUSE, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phân loại sản phẩm để kiểm soát hạng mục tồn kho, bên cạnh đó còn có thể đưa ra cảnh báo khi sản phẩm chuyển từ danh mục này sang danh mục khác để phân khúc luôn phù hợp với biến động của thị trường

Kết

Phương pháp ABC là một công cụ hữu ích trong việc đưa ra phân tích cung – cầu cũng như phân loại hàng hóa trong kho. Quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp bạn cần tư vấn phần mềm quản lý kho hàng thông minh 3S iWAREHOUSE được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn? Đăng ký tư vấn và demo phần mềm miễn phí với chuyên gia tư vấn 15 năm kinh nghiệm của chúng tôi: 092.6886.955.