Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel có còn hiệu quả?

Excel là công cụ được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý xuất nhập tồn vì không tốn chi phí nào. Nhưng liệu quản lý xuất nhập tồn bằng excel có thực sự hiệu quả? Có thật sự tiết kiệm? Cùng ITG giải đáp thắc mắc ngay dưới bài viết này. 

Quản lý xuất nhập tồn là gì?

Quản lý xuất nhập tồn là quản lý lượng hàng hóa tồn trong kho chính xác. Người quản lý kho phải thực hiện khâu kiểm kho hàng, đối chiếu dữ liệu hàng hóa đã bán ra so với lượng hàng hóa được nhập về ban đầu và lượng tồn trong kho.

Để hiểu hơn về công việc này, ta cần hiểu hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, việc kiểm soát tốt lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất, phân phối hàng hóa trong kho hợp lý. 

Quản lý xuất nhập tồn bằng excel

Để quản lý xuất nhập tồn bằng excel, doanh nghiệp cần tạo các file thông tin gồm: Bảng kê danh mục hàng hóa, bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất kho, báo cáo tồn kho. 

Danh mục hàng hóa khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel

Bao gồm các thông tin sau: 

• Số thứ tự
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Ghi chú (nếu cần) 

Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê chi tiết các sản phẩm mình có từ đó kiểm soát, nhập xuất và tổng hợp báo cáo theo từng khoảng thời gian. 

Bảng kê nhập hàng khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel

Bảng này dùng để điền tất cả các phiếu nhập kho giúp bạn quản lý và biết được số lượng sản phẩm đã nhập vào theo từng ngày/tháng/quý/năm. Bao gồm các thông tin: 

• Số thứ tự 
• Ngày/tháng/năm nhập
• Số phiếu
• Mã hàng
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng 
• Đơn giá
• Thành tiền 
• Ghi chú (nếu cần)

Bảng kê xuất hàng khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel

Tương tự như bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho cần các thông tin:

• Số thứ tự
• Ngày/tháng/năm xuất kho
• Số phiếu
• Mã hàng
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng 
• Đơn giá
• Thành tiền 
• Ghi chú (nếu cần)

Báo cáo tồn kho khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel

Đây là báo cáo cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/xuất trong kỳ chi tiết từng mã hàng. Các thông tin cần có bao gồm:

• Mã hàng
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Tồn đầu kỳ
• Nhập trong kỳ
• Xuất trong kỳ

Tải các mẫu quản lý xuất nhập tồn bằng Excel tại đây.

Quản lý xuất nhập tồn bằng excel có thực sự hiệu quả?

Ưu điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel

So với phương thức quản lý qua giấy tờ, excel nổi trội hơn hẳn. Bởi công cụ này có thể đồng bộ hóa, tính toán, lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn hơn. Số liệu được cập nhật nhanh chóng, phân quyền người xem dễ dàng.

Nhược điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel

Tuy nhiên, excel cũng gây không ít khó chịu cho người dùng khi:

• Bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa & xóa. Trường hợp mất dữ liệu rất khó hoặc không thể khôi phục lại được
• Lưu trữ trên nhiều file excel, khó quản lý đồng bộ
• Đòi hỏi người dùng phải thành thạo excel nâng cao nếu muốn quản lý phức tạp hơn.

Nhìn chung, khi quản lý dữ liệu bằng excel, doanh nghiệp mới đang ở mức số hóa tài liệu, tức là chuyển từ lưu trữ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số. Còn việc nhập liệu, tính toán, phân tích vẫn là thủ công. Điều này khiến khối lượng công việc của người quản lý kho rất lớn, tốn nhiều thời gian thực hiện. Chưa kể, dữ liệu được lưu trên nhiều file dễ xảy ra tình trạng sai lệch. Vậy nên việc quản lý bằng excel chỉ phù hợp khi quản lý số lượng hàng hóa & quy mô kho nhỏ.

Mặt khác, công việc quản lý kho không chỉ là ghi chú số lượng nguyên liệu nhập vào, số lượng thành phẩm tồn kho. Công việc quản lý kho nhiều hơn thế, bao gồm:

1. Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho

• Sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học.
• Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng.

2. Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho

• Sắp xếp toàn bộ hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

3. Thực hiện các thủ tục nhập – xuất

• Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cũng như hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng và lưu chuyển hàng hóa.
• Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất – nhập kho.
• Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.

4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu.
• Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.

5. Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho

• Đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
• Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

 Để hoàn thành khối lượng công việc “khổng lồ” này, excel chưa đủ tính năng để xử lý. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần nhiều nhân công và thời gian thực hiện hơn. Vậy thì quản lý xuất nhập tồn bằng excel chưa hẳn đã tiết kiệm.

Quản lý xuất nhập tồn thế nào mới thực sự hiệu quả?

Để khắc phục những hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho. Ví dụ như phần mềm 3S iWAREHOUSE do ITG phát triển. Phần mềm này sẽ giúp cải tiến các quy trình trong kho, hỗ trợ quản lý hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho, bao gồm nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát. Cụ thể phần mềm giúp:

Quản lý xuất – nhập tồn bằng QR Code/Barcode theo thời gian thực

Với các kho hàng có nhiều mã sản phẩm, việc quản lý gặp khó khăn do phải kiểm soát  nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi ứng dụng quản lý kho bằng QR Code/Barcode, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều nguồn lực trong kho, cải tiến tính chính xác, và đặc biệt, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất – nhập – kiểm kê kho..

Khi nhập kho hoặc xuất kho, nhân viên chỉ cần quét mã QR Code/ Barcode trên sản phẩm bằng máy Handy Terminal (đã được cài đặt, kết nối với phần mềm 3S iWAREHOUSE). Phần mềm sẽ ghi nhận số lượng nhập xuất và tự động tạo phiếu xuất/nhập kho theo thời gian thực. Đây là phương pháp giúp tiết kiệm thời gian tạo phiếu nhập kho và giảm hoàn toàn sự nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu.

Quản lý xuất nhập tồn trên phần mềm và tích hợp trong các thiết bị quét cầm tay

Quản lý xuất – nhập tồn theo hạn sử dụng, nguyên tắc FIFO, FEFO, tuổi hàng tồn kho 

Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, ứng dụng nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước), FEFO (hàng gần hết hạn sử dụng ưu tiên xuất trước) giúp việc xuất – nhập nhịp nhàng và tiện theo dõi hơn. 

Quản lý điều chuyển kho nội bộ, đảm bảo xuất – nhập tồn chính xác

Hệ thống cho phép quản lý nhiều kho với nhiều chi nhánh, cơ sở khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng hàng hóa luân chuyển trong các kho khác nhau thông qua các lệnh điều chuyển kho, phiếu xuất – nhập điều chuyển kho. 

Kiểm kê hàng hóa tự động – Đối chiếu xuất nhập tồn

Hoạt động kiểm kê sản phẩm được thực hiện tương tự xuất – nhập kho. Nhân viên chỉ cần scan mã QR code/ Barcode trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho trên phần mềm. Đồng thời phần mềm cũng tự động đối chiếu số lượng thực tế ghi nhận được khi quét mã QR code và đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm, từ đó phát hiện chênh lệch và những điểm bất thường. 

Báo cáo đa chiều, trực quan bằng bảng, biểu, biểu đồ

Mỗi đầu việc đều được cập nhật cụ thể vào các bảng kê. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không phải tổng hợp thủ công các bảng kê này, thay vào đó, phần mềm quản lý kho sẽ giúp tổng hợp thành các báo cáo nhập kho, xuất kho, tồn kho… Thậm chí, còn cụ thể hơn nữa như xuất nhập tồn theo lô, xuất nhập tồn theo vị trí… giúp người quản lý dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng hóa.

Các tính năng đặc biệt khác

• Trực quan hóa năng lực kho

3S iWAREHOUSE thiết lập sơ đồ layout kho theo vị trí của từng mặt hàng một cách trực quan, giúp doanh nghiệp kiểm soát được khối lượng hàng tồn kho, vị trí trống trong kho.

Minh họa tính năng trực quan hóa năng lực kho trên phần mềm 3S iWAREHOUSE

• Tích hợp các công nghệ 4.0 (Pick to light, RFID) hỗ trợ tăng tốc lấy hàng, soạn hàng trong kho

Nhân viên kho chỉ cần di chuyển đến những nơi các module đang sáng theo chỉ dẫn của Pick to light và lấy đúng số lượng hàng hóa đang hiển thị. Điều này giúp tối giản quy trình nhặt hàng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên vận hành có thể thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. 

Quản lý kho thông minh bằng Pick to Light

Như vậy, thay vì excel, sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, đảm bảo mức tồn kho an toàn thấp nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm 70% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự, hạn chế tối đa các sai sót trong quy trình quản lý.

Giải pháp quản lý kho thông minh 3S iFACTORY đã được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn trong nước cũng như các FDI Nhật Bản, Hàn Quốc, trong đó có nhiều doanh nghiệp là vendor Samsung, vendor Honda, phải kể đến như: GTA (Vendor Honda), HTMP (Vendor Honda), Italisa, Traphaco, Xi măng & Xây dựng Quảng Ninh…

Kết

Có thể nói, đối với doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý kho ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Hoạt động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà thông qua theo dõi hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng trong năm hay khi có sự những thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Tất cả góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý xuất nhập tồn kho phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline để được đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm tư vấn: 092.6886.855