Phần mềm kế toán ERP là gì? So sánh ERP kế toán và phần mềm kế toán thông thường

ERP kế toán là một trong những module cốt lõi và quan trọng nhất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Phân hệ này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý các tác vụ kế toán hiệu quả mà còn đảm bảo dữ liệu tài chính được cập nhật tức thời, chính xác. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chức năng, lợi ích của phần mềm kế toán ERP và những ưu điểm nổi trội của hệ thống này so với các phần mềm kế toán độc lập. 

1. Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP thực chất là phân hệ quản trị tài chính kế toán nằm trong bộ giải pháp ERP tổng thể, có vai trò là hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và quản lý các tác vụ kế toán hiệu quả.

ERP kế toán còn được biết đến là phân hệ tài chính kế toán trong phần mềm ERP

Thực tế, mọi hoạt động của phòng ban hay nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan tới tài chính – kế toán. Vì vậy, module kế toán trong ERP đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của tổ chức. Nhờ tính năng đồng bộ và liên kết dữ liệu của hệ thống ERP, module kế toán ERP sẽ đảm bảo dữ liệu được cập nhật tức thời, chính xác từ mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Từ đó tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên, đồng thời giúp ban lãnh đạo có được bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định nhanh chóng hơn.

2. 5 tính năng quan trọng mà phần mềm kế toán ERP cần có

Phân hệ ERP kế toán giúp doanh nghiệp quản lý dòng chảy tài chính một cách hiệu quả. Dưới đây là 5 tính năng quan trọng mà phân hệ tài chính kế toán trong cần phải có:

Quản lý và kiểm soát dòng tiền

Quản lý dòng tiền là một trong những chức năng quan trọng nhất của phân hệ kế toán trong ERP. Chức năng này cho phép doanh nghiệp kiểm soát 3 loại dòng tiền chính là dòng tiền hoạt động sản xuất, dòng tiền đầu tư và dòng tiền tài chính hiệu quả. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được “sức khỏe tài chính” đối với các bên liên quan, có kế hoạch đầu tư/sử dụng vốn tiền mặt linh hoạt hơn, chủ động trong các tình huống thiếu hụt tiền mặt và giảm sự phụ thuộc vào ngân hàng,… 

ERP quản lý dòng tiền hiệu quả

Quản lý chi phí 

Với tính năng quản lý chi phí, bộ phận tài chính kế toán có thể kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi trong doanh nghiệp, các khoản phí phát sinh và lập kế hoạch ngân sách phù hợp với từng phòng ban. Ngoài ra, phần mềm ERP còn đưa ra các báo cáo theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp xác định được các khoản chi phí vượt định mức ngân sách để đưa ra phương án phân bổ, cân đối phù hợp.

Quản lý công nợ

Chức năng quản lý công nợ trong phần mềm ERP là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh tình trạng công nợ phải thu, công nợ phải trả hiệu quả nhờ các tính năng hữu ích như: Tạo và quản lý hồ sơ công nợ, thực hiện thanh toán và thu hồi nợ, tạo báo cáo theo khách hàng/theo nhà cung cấp,…  từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý công nợ, mang lại sự ổn định và hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Quản lý giá thành

Chức năng quản lý giá thành trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm nhanh chóng theo nhiều phương pháp, nhiều kiểu tập hợp và phân bổ chi phí khác nhau, qua nhiều công đoạn, nhiều bước,… Khi quản lý giá thành hiệu quả, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về giá bán, lợi nhuận chính xác hơn, đồng thời tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

Lập báo cáo tài chính 

Lập báo cáo tài chính là một chức năng không thể thiếu đối với bất kỳ phần mềm ERP nào. Chức năng này cho phép hệ thống tự động tổng hợp tất cả các dữ liệu tài chính, phân tích và lập báo cáo tự động. Báo cáo tài chính sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược và các quyết định quản lý thông minh.

Chức năng quản trị tài chính kế toán trong phần mềm 3S ERP cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết mà một hệ thống ERP kế toán cần có. Giải pháp không chỉ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về kế toán như hạch toán chi phí, quản lý ngân sách, dòng tiền, công nợ phải thu/phải trả,… mà còn có thể phân tích chi phí thực tế để tính giá thành sản phẩm chính xác và tạo báo cáo tài chính nhanh chóng, minh bạch giúp cấp quản lý đưa ra quyết định hiệu quả hơn. Trải nghiệm ngay module ERP kế toán trong giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP tại đây:

3. Ưu điểm của phần mềm kế toán ERP so với phần mềm kế toán truyền thống

Tổng hợp dữ liệu nhanh chóng

Nếu sử dụng phần mềm kế toán thông thường, bộ phận kế toán cần rất nhiều thời gian để chuẩn bị báo cáo tài chính cho các bên liên quan như ngân hàng, cơ quan thuế, cổ đông,… do thông tin giữa các bộ phận, chi nhánh không đồng bộ và không liên kết với nhau. Nhưng với sự trợ giúp của ERP, dữ liệu tài chính của doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu từ các chi nhánh, công ty thành viên) sẽ được quản lý tập trung, tổng hợp và báo cáo theo thời gian thực. Nhờ đó, bộ phận kế toán sẽ tiết kiệm được thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính đặc biệt là mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.

ERP có nhiều ưu điểm nổi bật hơn phần mềm kế toán truyền thống

Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả

Sử dụng chức năng thiết lập báo cáo như: Lập kế hoạch, lập ngân sách và xây dựng những dự báo dựa trên dữ liệu sẵn có, người quản trị có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh các kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp. Cụ thể hơn, ERP có thể dự báo biến động tài chính có thể xảy ra, quản lý ngân sách tổ chức hay theo dõi các chu kỳ kinh doanh,…

ERP tích hợp các quy trình tự động được chuẩn hóa trong ngành kế toán. Phần mềm có thể tự động tạo phiếu thu/chi, tự động tính toán giá thành, tự động tổng hợp thông tin và tạo lập báo cáo tài chính,… từ đó giảm các công việc thủ công, lỗi nhập liệu của kế toán viên và tăng hiệu quả hoạt động kế toán.

Bảo mật dữ liệu hơn

Dữ liệu kinh doanh là tài sản quý giá nhất của bất kì doanh nghiệp hay tổ chức nào, vì vậy cần phải được bảo vệ bằng các lớp bảo mật cao. Khi so sánh về khả năng bảo mật thông tin giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán trong ERP, phần mềm kế toán ERP được đánh giá cao hơn.

ERP bảo mật dữ liệu tốt hơn so với phần mềm kế toán truyền thống

Nếu sử dụng phần mềm kế toán thông thường, doanh nghiệp buộc phải kết nối thông tin với những ứng dụng phần mềm của các phòng ban khác như: Phần mềm nhân sự, phần mềm mua hàng, phần mềm quản lý kho,… để đảm bảo dữ liệu tài chính đồng bộ với nhau, từ đó tính toán chính xác dòng tiền, chi phí. Tuy nhiên, việc kết nối các phần mềm riêng lẻ lại với nhau có thể tạo ra các rủi ro bảo mật tiềm ẩn, do không phải phần mềm nào cũng có tính bảo mật cao.

Trong khi đó, ERP lại cung cấp đầy đủ các chức năng quản trị cần thiết trong doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất, cho phép các phòng ban làm việc chung trên một nền tảng. Vì vậy, doanh nghiệp hầu như không cần phải tích hợp phần mềm này với bên thứ ba, giúp thông tin được bảo mật tốt hơn.

Ngoài ra, các hệ thống On Premise ERP (ERP tại chỗ) còn cung cấp các lớp bảo mật nghiêm ngặt cho hệ thống lưu trữ dữ liệu trung tâm (Data Center), hình thức phân quyền theo cấp chỉ cung cấp quyền truy cập dữ liệu cho các người dùng được phân quyền. Từ đó, ngăn chặn các mối nguy về tin tặc, an ninh mạng, cũng như rò rỉ thông tin cho các bên thứ ba. 

Đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh đặc thù

Trong khi các phần mềm kế toán độc lập thường bị giới hạn bởi các chức năng cố định, thì hệ thống ERP lại có thể thiết kế chuyên sâu theo đặc thù doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm ERP còn có thể liên kết thông tin với các phân hệ khác trong hệ thống gồm: Kho hàng (inventory), Mua hàng (purchase), Bán hàng (Sale),… đáp ứng thêm các nhu cầu quản lý khác nhau, giúp doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả và chính xác hơn.

Tự động luân chuyển thông tin

ERP tự động hóa lưu chuyển dòng chảy thông tin giữa các tầng quản lý bằng cách tích hợp dữ liệu vào một hệ thống lưu trữ duy nhất (Data center). Dữ liệu kế toán sau khi được xử lý cũng sẽ được tự động chuyển tới các phòng ban liên quan khác thông qua hệ thống, tạo thuận lợi để thông tin được đồng bộ một cách hiệu quả, tránh hiện tượng đứt gãy, đồng thời giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và kịp thời.

4. Lợi ích khi sử dụng ERP kế toán trong doanh nghiệp

Dưới đây là những hiệu quả doanh nghiệp đạt được khi ứng dụng phần mềm kế toán ERP cho tổ chức:

Mọi hoạt động của phòng ban hay nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan tới tài chính – kế toán

Quản lý dòng tiền hiệu quả

Hệ thống ERP kế toán xây dựng tính năng quản lý chi phí theo trung tâm phí. ERP hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả….

Ngoài ra, giải pháp ERP được nhà cung cấp giải pháp xây dựng khả năng lưu trữ nhằm đảm bảo khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra, các bút toán hạch toán tương ứng sẽ được ghi vào sổ kế toán kịp thời.

Giảm thời gian nhập liệu, giảm lỗi cho kế toán

Phần mềm kế toán ERP được kế thừa dữ liệu từ mọi phòng ban thông qua hệ thống ERP. Các thông tin được cập nhật theo thời gian thực và hiển thị tại giao diện trực quan.

Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của doanh nghiệp, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai. Công việc kế toán sẽ thiên về kiểm soát thay vì nhập liệu.

Quản lý chặt chẽ chi phí trong doanh nghiệp

Với tính năng quản lý công nợ và kế hoạch thanh toán cũng như quản lý Budget về lợi nhuận, ERP có thể quản lý chặt chẽ các chi phí trong công ty. Ngoài ra, module tài chính kế toán được xây dựng tính năng lập kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban. Kiểm soát các chi phí phát sinh, đưa ra các cảnh báo vượt định mức ngân sách.

Lên báo cáo tài chính nhanh, chính xác

Phần mềm ERP kế toán cho phép phân tích tài chính doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Cho phép doanh nghiệp xây dựng các báo cáo tức thời và chính xác xoay quanh hoạt động kinh doanh trong tổ chức. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính đặc biệt là với doanh nghiệp mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.

ERP kế toán giúp doanh nghiệp lên báo cáo tài chính nhanh hơn

Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả

Tận dụng chức năng thiết lập báo cáo như: lập kế hoạch, lập ngân sách và xây dựng những dự báo dựa trên dữ liệu sẵn có được truy cập dễ dàng, người quản trị có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh các kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp… Có thể kể đến như: dự báo biến động tài chính có thể xảy ra, quản lý ngân sách tổ chức hay theo dõi các chu kỳ kinh doanh,…

Việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về tài chính, hợp nhất việc quản lý và pháp lý trong doanh nghiệp. Từ đó tạo ra một nền tảng vững chắc cho những chiến lược kinh doanh hiệu quả.

5. Một số lưu ý khi lựa chọn phần mềm ERP kế toán

Để chọn được phần mềm kế toán ERP phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp cần lưu tâm một vài yếu tố quan trọng dưới đây:

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán ERP

Uy tín nhà cung cấp

Lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đã có kinh nghiệm triển khai ERP kế toán cho nhiều doanh nghiệp là một trong những yếu tố hàng đầu doanh nghiệp cần quan tâm. Một nhà cung cấp tốt không chỉ đồng hành luôn cùng doanh nghiệp xuyên suốt quá trình triển khai dự án mà còn cần đảm bảo các hoạt động hỗ trợ, bảo trì sau đó.

Chẳng hạn, khi triển khai phần mềm ERP kế toán tại ITG, doanh nghiệp sẽ được các chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn lộ trình triển khai phù hợp nhất, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí. Xuyên suốt quá trình triển khai, đội ngũ chuyên gia sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để đảm bảo hệ thống được triển khai thành công, đồng thời cung cấp các dịch vụ đào tạo và hỗ trợ bảo trì sau đó.

Quy mô kinh doanh

Một số phần mềm kế toán ERP trên thị trường được thiết kế để phục vụ cho một quy mô doanh nghiệp nhất định. Vì vậy khi chọn mua ERP kế toán, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô hiện tại của mình. Đồng thời ưu tiên những phần mềm có khả năng mở rộng tốt để phục vụ cho sự phát triển trong tương lai.

Hệ thống kế toán

Hầu hết phân hệ tài chính kế toán trong các phần mềm ERP ngoại đều được thiết kế tuân thủ theo chuẩn mực kế toán chung trên thế giới nên một vài nghiệp vụ chưa tương thích với các chuẩn mực kế toán của Việt Nam. Điều này dẫn đến quá trình triển khai hệ thống tốn nhiều thời gian hơn do doanh nghiệp phải chuyển đổi lại các nghiệp vụ này để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Do đó, khi lựa chọn ERP kế toán, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các phần mềm ERP nội đã được cài đặt các chức năng phù hợp với chuẩn mực kế toán trong nước.

Dễ sử dụng

Giao diện phần mềm ERP nên được thiết kế thân thiện với người dùng để tạo động lực sử dụng phần mềm cho nhân sự và tiết kiệm thời gian đào tạo. Bên cạnh đó, hệ thống trực quan, dễ sử dụng sẽ giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu nhanh chóng và đưa ra quyết định chính xác hơn.

6. Quản trị tài chính kế toán hiệu quả hơn với phần mềm 3S ERP

3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể giúp kết nối toàn bộ quy trình nghiệp vụ lõi của tổ chức gồm: Tài chính – Kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất… lên một hệ thống duy nhất.

Trong đó, phân hệ tài chính – kế toán của phần mềm 3S ERP đóng vai trò là trung tâm lưu trữ, cung cấp và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp:

• Kế toán quản trị: Kiểm soát số liệu, thông tin tài chính, doanh thu – chi phí của các bộ phận giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định phù hợp để tối ưu hóa quy trình kinh doanh
• Kế toán công nợ: Kết nối với các phân hệ quản lý mua hàng – bán hàng, cung cấp tính năng tra cứu nhanh, kiểm soát các nguồn công nợ phải thu của khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp để bộ phận kế toán lên kế hoạch thu tiền/ thanh toán kịp thời
• Kế toán thuế: Cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động kết toán thuế của doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý và in hóa đơn điện tử, khai báo thuế VAT theo quy định, kết xuất dữ liệu với tổng cục thuế.
• Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Quản lý và ghi nhận các giao dịch tiền mặt, tiền gửi, bao gồm thu, chi, quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng và các hoạt động tài chính liên quan.
• Kế toán chi phí: Quản lý chặt chẽ chi phí trong tổ chức và các khoản chi phí phát sinh để đưa ra cảnh báo khi vượt định mức ngân sách
• Kế toán tổng hợp: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp như tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh, tạo bút toán định kỳ, bút toán khóa sổ,… Lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,…
• Kế toán tài sản cố định: Cho phép khai báo thông tin tài sản; tính khấu hao tài sản và nhiều dữ kiện khác giúp nhà quản lý có nắm rõ tình hình sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
• Quản lý chi phí sản xuất và Tính giá thành: Hỗ trợ tính giá thành theo nhiều phương pháp (giá thành định mức, giá thành thực tế) và hỗ trợ tính toán giá thành phức tạp theo nhiều kiểu tập hợp và phân bổ chi phí khác nhau, qua nhiều công đoạn, nhiều bước,…
• …

Giao diện phân hệ tài chính kế toán trong 3S ERP

Phần mềm nằm trong hệ sinh thái giải pháp Chuyển đổi số toàn diện ITG Ecosystem, có thể tích hợp linh hoạt tùy theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Hiện tại, hệ thống 3S ERP đã và đang được triển khai cho nhiều doanh nghiệp lớn thuộc top VNR 500 và doanh nghiệp FDI Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc ở đa dạng lĩnh vực: Cơ khí – Chế tạo, Điện tử, Đúc nhựa, Bao bì, Dược phẩm, F&B, Phân phối – Bán lẻ…

Đăng ký để trải nghiệm phân hệ tài chính – kế toán trong phần mềm 3S ERP ngay:

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Có thể thấy, ERP kế toán là một công cụ hữu hiệu cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính doanh nghiệp. Tận dụng và phát huy được tối đa những lợi ích mà giải pháp đem lại chính là bệ đỡ cho doanh nghiệp tới thành công. Để được tư vấn sâu hơn về triển khai phần mềm kế toán ERP, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 092.6886.855.