Kế hoạch sản xuất là gì? Cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Lập kế hoạch sản xuất là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ nhà máy nào. Vậy đâu là bí quyết để lập kế hoạch vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu trong bài viết!

Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là tài liệu mô tả cách thức thực hiện các quy trình sản xuất bao gồm: Sản lượng sản xuất cần được thực hiện và cần sử dụng những nguồn lực gì? Chi phí sản xuất là bao nhiêu?
Với mỗi loại phương thức sản xuất như sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc sản xuất lưu trữ sẽ có phương pháp lập kế hoạch khác nhau.

Đọc thêm: Các loại hình sản xuất phổ biến hiện nay

Kế hoạch sản xuất là một phần của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

Lập kế hoạch sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất là việc lên kế hoạch và đưa ra những ước tính ban đầu giúp doanh nghiệp giải đáp một số vấn đề như:

• Năng lực sản xuất hiện tại của nhà máy là bao nhiêu?
• Quy trình sản xuất như thế nào?
• Cần bao nhiêu nguyên liệu thô để tạo ra số lượng thành phẩm theo yêu cầu?
• Số lượng lao động cần thiết là bao nhiêu?
• Loại kỹ năng lao động cần phải đáp ứng?
• Việc sản xuất có gây lãng phí không? Nếu có, thì làm thế nào hạn chế tối đa lãng phí? Các kế hoạch sản xuất dự phòng khác là gì?
• …

Thông qua đó, doanh nghiệp có thể tổ chức, sắp xếp các điều kiện và nguồn lực liên quan để đảm bảo sản xuất đúng thời hạn với chất lượng và chi phí tối ưu nhất.

Một kế hoạch sản xuất hợp lý sẽ phải xem xét tất cả các khía cạnh của việc sản xuất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán mọi vấn đề, sai sót có thể xảy ra và suy nghĩ phương án để vượt qua mà không làm tổn hại đến hoạt động vận hành chung. Chính vì vậy, kế hoạch sản xuất thường được thiết kế và hình thành trước khi công ty bắt đầu đi vào sản xuất.

Xem thêm: 12 biểu mẫu lập kế hoạch sản xuất bằng Excel hiệu quả

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất

Nhìn vào kế hoạch sản xuất, các tổ chức có thể thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời hạn sản xuất và phân bổ các nguồn lực. Lập kế hoạch sản xuất tạo ra một bản đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý phát triển lịch trình sản xuất.

Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng chảy sản xuất và phân bổ nguồn lực hợp lý

Một số lợi ích của lập kế hoạch sản xuất có thể kể đến là:

• Đảm bảo dòng sản xuất ổn định

Lập kế hoạch sản xuất góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và ổn định. Lúc này, tổng thể nguồn lực và các máy được đưa vào sử dụng tối đa, giúp quá trình sản xuất hàng ngày diễn ra trơn tru, có thể cung cấp hàng liên tục cho khách hàng.

• Phân bổ nguồn lực hợp lý

Tạo dựng kế hoạch sản xuất giúp ước lượng nguồn lực như con người, vật liệu, máy móc… Ước lượng này được tính toán dựa trên dự báo doanh số, vì vậy dự án được lập ra để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Một kế hoạch sản xuất hợp lý cho phép doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực để xử lý đơn hàng nhanh chóng, hạn chế tình trạng giao hàng trễ hẹn, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả?

Để lập kế hoạch, bộ phận sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị, bộ phận bán hàng, mua hàng và kho để tổng hợp và phân tích dữ liệu. Một số thông tin quan trọng mà người làm kế hoạch cần nắm được bao gồm:

• FC (Sale Forecast): Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng
• PO (Purchase Order): Đơn đặt hàng
• DO (Delivery Order): Lịch giao hàng
• Tồn kho: Tồn thành phẩm, tồn bán thành phẩm, sản xuất dở dang
• Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy (Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ).
• Nguồn lực máy móc: Công suất từng khâu sản xuất. Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch.

Với một số thông tin trên, người lập kế hoạch sẽ tính được:

• Số lượng vật tư cần đặt thêm.
• Liệu các đơn hàng có đáp ứng kịp không?
• Cần tăng ca không? Tăng bao nhiêu giờ trong một tuần, ngày?
• Bộ phận nào cần tăng ca cụ thể theo từng ngày…
• Kế hoạch sản xuất cho từng xưởng, khâu, ca, …

Có một thách thức lớn mà hầu hết các doanh nghiệp hiện sử dụng Excel để lập kế hoạch sản xuất đang gặp phải là bộ phận kế hoạch mất rất nhiều thời gian và nguồn lực để thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu. Do mỗi phòng ban có phương thức quản lý thông tin khác nhau nên dữ liệu thường không được đồng bộ theo quy chuẩn chung. Điều này dẫn đến thời gian lập kế hoạch có thể kéo dài từ vài ngày đến một tuần, gây lãng phí thời gian và làm tăng nguy cơ giao hàng chậm trễ. Để khắc phục điều này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng Phần mềm lập kế hoạch sản xuất để tối ưu thời gian. Để tìm hiểu phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất phù hợp cho doanh nghiệp, vui lòng đăng ký để được các chuyên gia tư vấn chi tiết:

Cách lập kế hoạch sản xuất

Dưới đây là 4 bước lập kế hoạch sản xuất cụ thể dành cho doanh nghiệp:

Bước 1: Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm

Kết quả dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm chính là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch sản xuất.

Hai phương pháp thường sử dụng trong dự báo nhu cầu sản xuất bao gồm: Phương pháp dự báo định tính; các phương pháp dự báo định lượng.

Bước 2: Hoạch định năng lực sản xuất doanh nghiệp

Hoạch định năng lực sản xuất là quá trình xác định năng lực sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Việc hoạch định năng lực sản xuất bao gồm:

• Thông tin về nhân sự tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân có thể tham gia sản xuất hiện tại sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và sản lượng sản xuất theo thời gian.
• Xác định hàng tồn kho: Nguyên vật liệu và hàng mua gần như hoàn chỉnh xác định số lượng sẵn có cho kỳ kế hoạch.
• Năng lực sản xuất của nhà máy: như năng suất máy móc thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực sản xuất của nhà máy trong thời kỳ kế hoạch.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự công việc

Người làm kế hoạch sản xuất nên sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên, công việc nào khẩn cấp thì làm trước, công việc nào ít khẩn cấp thì làm sau. Việc sắp xếp trình tự ưu tiên giúp bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn và tiết kiệm thời gian.

Bước 4: Giám sát sản xuất

Khi quá trình sản xuất diễn ra, hãy theo dõi & so sánh kết quả với lịch trình sản xuất và dự kiến nguồn lực. Đây là điều đòi hỏi thực hiện liên tục và cần ghi lại trong quá trình sản xuất.

Các bước lập kế hoạch sản xuất

Lưu ý khi lập kế hoạch sản xuất

1. Dự báo chính xác

Khi không ước tính đúng nhu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ, doanh nghiệp không thể lập một kế hoạch sản xuất chi tiết. Vì vậy, bộ phận kế hoạch cần xem xét kỹ xu hướng mua hàng từ những năm trước, sự thay đổi về nhân khẩu học, về nguồn tài nguyên sẵn có và nhiều yếu tố khác. Những dự báo này sẽ là nền tảng của việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.

2. Nắm rõ năng lực của nhà máy

Để lập kế hoạch sản xuất chính xác, doanh nghiệp cần phải nắm rõ công suất hoạt động tối đa của nhà máy. Hiểu một cách đơn giản là doanh nghiệp cần bao nhiêu thời gian và tài nguyên để tạo ra X lượng sản phẩm. Khi không biết năng lực sản xuất, việc lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp sẽ gần như vô nghĩa.

Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất

1. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo dự báo (Forecast-based Planning)

Doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch sản xuất dựa trên các dự báo về nhu cầu thị trường. Bằng cách phân tích xu hướng, dữ liệu lịch sử, tình trạng bán hàng… doanh nghiệp có thể ước tính được lượng sản phẩm cần sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó sắp xếp các nguồn lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phương pháp này thường được áp dụng trong ngành sản xuất thực phẩm – đồ uống, ngành hàng thời trang, hàng tiêu dùng.

Ưu điểm:

• Giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị nguyên vật liệu và các nguồn lực cần thiết.
• Phù hợp với ngành có tính thời vụ hoặc biến động nhu cầu cao.
• Tăng khả năng đáp ứng nhanh với nhu cầu khách hàng.

Nhược điểm:

• Sai lệch trong dự báo có thể dẫn đến dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của dữ liệu đầu vào.

2. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo năng lực (Capacity Planning)

Lập kế hoạch sản xuất dựa theo năng lực là phương pháp thường được áp dụng tại các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất theo chu kỳ. Với phương pháp này, người lập kế hoạch sẽ tập trung xác định và tối ưu năng lực sản xuất hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo sản xuất không vượt quá hoặc thấp hơn khả năng thực tế. Năng lực sản xuất ở đây có thể hiểu là khả năng sản xuất tối đa của một hệ thống trong điều kiện tài nguyên hiện có (máy móc, nhân lực, nguyên vật liệu).

Ưu điểm:

• Đảm bảo cân đối giữa năng lực sản xuất và nhu cầu thực tế, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt năng lực
• Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên (máy móc, thiết bị, lao động…)
• Giảm thiểu lãng phí và tình trạng gián đoạn sản xuất.

Nhược điểm:

• Có thể hạn chế khả năng mở rộng sản xuất trong ngắn hạn.
• Đòi hỏi dữ liệu chi tiết về năng lực sản xuất thực tế.

3. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-Order – MTO)

Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch sản xuất khi nhận được đơn hàng cụ thể từ khách hàng. Phương pháp này thường khá phổ biến trong ngành cơ khí, điện tử, sản phẩm công nghiệp theo yêu cầu…

Ưu điểm:

• Giảm chi phí lưu kho và tồn kho.
• Đảm bảo sản phẩm phù hợp với yêu cầu khách hàng.
• Phù hợp với sản phẩm tùy chỉnh hoặc sản xuất theo đơn lẻ.

Nhược điểm:

• Thời gian giao hàng dài hơn so với các phương pháp khác.
• Đòi hỏi hệ thống sản xuất linh hoạt và quản lý đơn hàng hiệu quả.

Tìm hiểu thêm: Giải pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

4. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất để dự trữ (Make-to-Stock – MTS)

Doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất hàng hóa trước khi có đơn đặt hàng và tiến hành sản xuất để lưu kho nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng khi phát sinh. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất để lưu kho thường được áp dụng trong ngành hàng tiêu dùng nhanh và các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm.

Ưu điểm:

• Đảm bảo có sẵn hàng hóa để giao ngay.
• Tận dụng được quy mô sản xuất lớn để giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
• Phù hợp với sản phẩm có tính chất đồng nhất và sản xuất hàng loạt

Nhược điểm:

• Nguy cơ dư thừa hàng hóa nếu dự báo sai.
• Chi phí lưu kho và quản lý hàng tồn cao.

5. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất hỗn hợp (Mixed Planning)

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất hỗn hợp (Mixed Planning) là sự kết hợp các chiến lược lập kế hoạch khác nhau để đạt được sự cân bằng giữa nhu cầu khách hàng, năng lực sản xuất và quản lý chi phí. Đây là cách tiếp cận linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả sản xuất trong bối cảnh nhu cầu thị trường thay đổi thường xuyên.

Ưu điểm:

• Linh hoạt, dễ thích nghi với các điều kiện thay đổi.
• Giảm thiểu rủi ro từ việc chỉ sử dụng một phương pháp duy nhất.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi hệ thống quản lý phức tạp hơn.
• Tốn thời gian thiết lập và điều chỉnh.

Xu hướng triển khai giải pháp công nghệ vào lập kế hoạch và quản lý sản xuất

Ngày nay với các yêu cầu khắt khe về mặt thời gian của khách hàng, doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động sản xuất cho nhiều khách hàng cả trong và ngoài nước, thì yêu cầu về thời gian hoàn thành đơn hàng đúng kế hoạch là điều rất cần thiết. 

Do đó, triển khai các giải pháp công nghệ vào trong các khu vực nhà máy nhằm hỗ trợ xây dựng kế hoạch sản xuất là xu hướng tất yếu mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Một trong những giải pháp công nghệ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất nổi bật đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay phải kể đến là ERP.

Ngoài việc là một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, giúp liên kết các hoạt động của khu vực sản xuất với các hoạt động kinh doanh, bán hàng, mua hàng và tài chính kế toán; phần mềm ERP còn có khả năng hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất tự động, chính xác hiệu quả nhờ dữ liệu được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban và cập nhật tức thời (Đơn đặt hàng, BOM, danh sách quy định thời gian đặt hàng cho việc đặt từng mặt hàng, Công suất từng khâu sản xuất, Số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của các mặt hàng/vật tư…). 

Phần mềm được lập trình sẵn để tự động lập kế hoạch sản xuất cho từng ngày, từng tuần, từng tháng dựa trên những thông tin thu thập được. Bộ phận kế hoạch có thể kiểm tra và sửa đổi dữ liệu (khi có thay đổi đột xuất về đơn hàng ưu tiên), và xuất ra excel. Bộ phận quản lý sẽ duyệt trực tiếp trên phần mềm trước khi đưa ra lệnh sản xuất

Tìm hiểu thêm: Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP

Đâu là nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu hiện nay?

Công ty CP Công nghệ – ITG xây dựng hệ sinh thái sản phẩm phần mềm quản trị thông minh, giúp doanh nghiệp có những chiến lược phát triển từng giai đoạn. Trong đó 3S ERP một trong những giải pháp nổi bật mà ITG cung cấp. Một số lợi ích nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có thể kể đến như:

• Giải pháp 3S ERP được xây dựng theo hướng chuyên sâu. Phần mềm không chỉ được thiết kế, phát triển theo đặc thù ngành mà đã được tích lũy nhiều tri thức và mô hình quản trị thành công của nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành.
• Đầy đủ phân hệ chức năng được xây dựng theo chuẩn quốc tế.
• Dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình tác nghiệp.
• An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Hệ sinh thái sản phẩm của ITG cung cấp cho người dùng bức tranh tài chính, nhân lực, hoạt động sản xuất, kinh doanh, giúp chủ doanh nghiệp có những chiến lược phát triển trong từng giai đoạn. Sự đột phá trong việc tăng tốc độ truy xuất nguồn dữ liệu từ các ứng dụng quản trị sẽ phục vụ cho các tác vụ tính toán, phân tích, báo cáo và ra quyết định trong thời gian thực với tốc độ nhanh nhất.

Lập kế hoạch sản xuất là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ nhà máy nào. Hy vọng với những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ, bạn đã nắm được bí quyết để lập kế hoạch vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần một bản demo chi tiết về tính năng của phần mềm lập kế hoạch sản xuất, hãy gọi đến số hotline của chúng tôi: 092.6886.855 để được tư vấn.