Kế hoạch sản xuất là gì? Quy trình lập kế hoạch sản xuất hiệu quả và khoa học

Xây dựng kế hoạch sản xuất là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ nhà máy nào. Vậy đâu là cách lập kế hoạch sản xuất vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là tài liệu mô tả cách thức thực hiện các quy trình sản xuất bao gồm: Sản lượng cần đạt được và cần sử dụng những nguồn lực gì? Chi phí sản xuất là bao nhiêu?

Với mỗi phương thức sản xuất như: sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc sản xuất lưu trữ thì sẽ có phương pháp xây dựng kế hoạch sản xuất khác nhau.

Kế hoạch sản xuất là một phần của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

Lập kế hoạch sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất là việc lên kế hoạch và đưa ra những ước tính ban đầu giúp doanh nghiệp giải đáp một số vấn đề như:

• Năng lực sản xuất hiện tại của nhà máy là bao nhiêu?
• Quy trình sản xuất như thế nào?
• Cần bao nhiêu nguyên liệu thô để tạo ra số lượng thành phẩm theo yêu cầu?
• Số lượng lao động cần thiết là bao nhiêu?
• Loại kỹ năng lao động cần phải đáp ứng?
• Việc sản xuất có gây lãng phí không? Nếu có, thì làm thế nào hạn chế tối đa lãng phí? Các kế hoạch sản xuất dự phòng khác là gì?
• …

Thông qua đó, doanh nghiệp có thể tổ chức, sắp xếp các điều kiện và nguồn lực liên quan để đảm bảo sản xuất đúng thời hạn với chất lượng và chi phí sản xuất tối ưu nhất.

Một bản kế hoạch sản xuất hợp lý sẽ phải xem xét tất cả các khía cạnh của việc sản xuất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán mọi vấn đề, sai sót có thể xảy ra và suy nghĩ phương án để vượt qua mà không làm tổn hại đến hoạt động vận hành chung. Chính vì vậy, kế hoạch sản xuất thường được thiết kế và hình thành trước khi công ty bắt đầu đi vào sản xuất.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất

Nhìn vào bảng kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời hạn hoàn thành và phân bổ các nguồn lực. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tạo ra một bản đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý phát triển lịch trình sản xuất một cách hợp lý. Một số lợi ích khi thực hiện lập kế hoạch sản xuất hiệu quả có thể kể đến là:

• Đảm bảo dòng sản xuất ổn định

Lập kế hoạch góp phần đảm bảo hoạt động quản lý sản xuất liên tục và ổn định. Lúc này, tổng thể nguồn lực và các máy móc được đưa vào sử dụng tối đa, giúp quá trình hoạt động của nhà máy diễn ra trơn tru, có thể cung cấp hàng liên tục cho khách hàng.

• Phân bổ nguồn lực hợp lý

Xây dựng kế hoạch sản xuất khoa học giúp ước lượng nguồn lực như con người, vật liệu, máy móc… Ước lượng này được tính toán dựa trên dự báo doanh số, vì vậy dự án được lập ra để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Một bản kế hoạch sản xuất tốt cho phép doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực để xử lý đơn hàng nhanh chóng, hạn chế tình trạng giao hàng trễ hẹn, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng chảy sản xuất và phân bổ nguồn lực hợp lý

>> Đọc thêm: Các loại hình sản xuất phổ biến hiện nay

Làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả?

Trước khi xây dựng kế hoạch sản xuất cho nhà máy, bộ phận sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận như: tiếp thị, bán hàng, mua hàng và kho để tổng hợp và phân tích dữ liệu. Một số nội dung quan trọng trong kế hoạch sản xuất bao gồm:

• FC (Sale Forecast): Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng
• PO (Purchase Order): Đơn đặt hàng
• DO (Delivery Order): Lịch giao hàng
• Tồn kho: Tồn thành phẩm, tồn bán thành phẩm, sản xuất dở dang
• Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tại nhà máy (Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản phẩm trong kỳ).
• Nguồn lực máy móc: Công suất từng khâu trong dây chuyền. Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch.

Với một số thông tin trên, người quản lý sẽ sẽ tính được:

• Số lượng vật tư cần đặt thêm.
• Liệu các đơn hàng có đáp ứng kịp không?
• Cần tăng ca không? Tăng bao nhiêu giờ trong một tuần, ngày?
• Bộ phận nào cần tăng ca cụ thể theo từng ngày…
• Kế hoạch sản xuất cho từng xưởng, khâu, ca, …

Có một thách thức lớn mà hầu hết các doanh nghiệp hiện sử dụng Excel để lập kế hoạch sản xuất đang gặp phải là bộ phận kế hoạch mất rất nhiều thời gian và nguồn lực để thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu. Do mỗi phòng ban có phương thức quản lý thông tin khác nhau nên dữ liệu thường không được đồng bộ theo quy chuẩn chung. Điều này dẫn đến thời gian lập kế hoạch có thể kéo dài từ vài ngày đến một tuần, gây lãng phí thời gian và làm tăng nguy cơ giao hàng chậm trễ. Để khắc phục điều này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng Phần mềm lập kế hoạch sản xuất để tối ưu thời gian. Để tìm hiểu phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất phù hợp cho doanh nghiệp, vui lòng đăng ký để được các chuyên gia tư vấn chi tiết:

Quy trình lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

Thông thường, quy trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp sẽ bao gồm 4 công việc chính là: dự báo nhu cầu, xác định năng lực sản xuất, sắp xếp công việc và giám sát sản xuất. Dưới đây là hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất chi tiết:

Các bước lập kế hoạch sản xuất

Bước 1: Dự báo nhu cầu sản xuất

Trước khi lập kế hoạch, bộ phận sản xuất cần dựa vào nguồn dữ liệu từ các bộ phận bán hàng, kho, marketing và phân tích xu hướng thị trường để có thể dựa báo nhu cầu sản xuất. Kết quả dự báo nhu cầu về sản phẩm chính là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Hai phương pháp thường sử dụng trong dự báo nhu cầu sản xuất bao gồm: Phương pháp dự báo định tính; các phương pháp dự báo định lượng.

>> Tham khảo thêm: 4 Phương pháp dự báo nhu cầu sản xuất hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Bước 2: Hoạch định năng lực sản xuất

Hoạch định năng lực sản xuất là một bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch sản xuất cho nhà máy. Quá trình hoạch định cần phân bổ một cách hiệu quả các nguồn lực để đáp ứng nhu cầu vận hành của nhà máy. Việc hoạch định năng lực sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm:

• Thông tin về nhân sự tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân có thể tham gia sản xuất hiện tại sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và sản lượng sản phẩm theo thời gian.
• Xác định hàng tồn kho: Nguyên vật liệu và hàng mua gần như hoàn chỉnh xác định số lượng sẵn có cho kỳ kế hoạch.
• Năng lực sản xuất của nhà máy: như năng suất máy móc thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực sản xuất của nhà máy trong thời kỳ kế hoạch.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự công việc

Kế hoạch sản xuất sản phẩm sẽ bao gồm rất nhiều công việc và giai đoạn. Do đó, người quản lý nên sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên, công việc nào khẩn cấp thì làm trước, công việc nào ít khẩn cấp thì làm sau. Việc sắp xếp trình tự ưu tiên công việc khi lập kế hoạch sản xuất giúp bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn và tiết kiệm thời gian.

Bước 4: Giám sát sản xuất

Đánh giá thực tế là bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch sản xuất. Công việc trong bước này là thu thập các dữ liệu trong hoạt động sản xuất thực tế, sau đó so sánh các kết quả này với kế hoạch đã xây dựng trước đó. Giám sát sản xuất giúp đảm bảo nhà máy đáp ứng đúng yêu cầu thực hiện đơn hàng về tiến độ, chất lượng, hiệu quả sử dụng nguồn lực. Bên cạnh đó đây cũng là bước để đánh giá quá trình vận hành thực tế của nhà máy có đạt được hiệu quả hay không.

Đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất trong thực tế cần thực hiện liên tục để kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch kịp thời nếu như có vấn đề phát sinh.

>> Xem thêm: Các bước lập lịch trình sản xuất trong doanh nghiệp

Lưu ý khi lập kế hoạch sản xuất

Dự báo chính xác

Khi không ước tính đúng nhu cầu sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ, doanh nghiệp không thể lập bảng kế hoạch sản xuất hiệu quả. Vì vậy, bộ phận kế hoạch cần xem xét kỹ xu hướng mua hàng từ những năm trước, sự thay đổi về nhân khẩu học, về nguồn tài nguyên sẵn có và nhiều yếu tố khác. Những thông tin dự báo này là nền tảng cho việc lập kế hoạch sản xuất sản phẩm.

Nắm rõ năng lực của nhà máy

Để lập kế hoạch sản xuất chính xác, doanh nghiệp cần phải nắm rõ công suất hoạt động tối đa của nhà máy. Hiểu một cách đơn giản là doanh nghiệp cần bao nhiêu thời gian và tài nguyên để tạo ra X lượng sản phẩm. Khi không nắm được năng lực sản xuất của nhà máy, việc lập kế hoạch sẽ gần như vô nghĩa.

Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất phổ biến hiện nay

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo dự báo (Forecast-based Planning)

Doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch sản xuất sản phẩm dựa trên các dự báo về nhu cầu thị trường. Bằng cách phân tích xu hướng, dữ liệu lịch sử, tình trạng bán hàng… doanh nghiệp có thể ước tính được lượng sản phẩm cần sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó sắp xếp các nguồn lực để đáp ứng nhu cầu. Phương pháp này thường được áp dụng trong ngành sản xuất thực phẩm – đồ uống, ngành hàng thời trang, hàng tiêu dùng.

Ưu điểm:

• Giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị nguyên vật liệu và các nguồn lực cần thiết.
• Phù hợp với ngành có tính thời vụ hoặc biến động nhu cầu cao.
• Tăng khả năng đáp ứng nhanh với nhu cầu khách hàng.

Nhược điểm:

• Sai lệch trong dự báo có thể dẫn đến dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của dữ liệu đầu vào.

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo năng lực (Capacity Planning)

Lập kế hoạch sản xuất dựa theo năng lực là phương pháp thường được áp dụng tại các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất theo chu kỳ. Với phương pháp này, người lập kế hoạch sẽ tập trung xác định và tối ưu năng lực sản xuất hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo năng suất không vượt quá hoặc thấp hơn khả năng thực tế. Năng lực sản xuất ở đây có thể hiểu là khả năng sản xuất tối đa của một hệ thống trong điều kiện tài nguyên hiện có (máy móc, nhân lực, nguyên vật liệu).

Ưu điểm:

• Đảm bảo cân đối giữa năng lực sản xuất và nhu cầu thực tế, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt năng lực
• Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên (máy móc, thiết bị, lao động…)
• Giảm thiểu lãng phí và tình trạng gián đoạn vận hành nhà máy.

Nhược điểm:

• Có thể hạn chế khả năng mở rộng quy mô trong ngắn hạn.
• Đòi hỏi dữ liệu chi tiết về năng lực sản xuất thực tế.

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-Order – MTO)

Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch sản xuất khi nhận được đơn hàng cụ thể từ khách hàng. Phương pháp này thường khá phổ biến trong ngành cơ khí, điện tử, sản phẩm công nghiệp theo yêu cầu…

Ưu điểm:

• Giảm chi phí lưu kho và tồn kho.
• Đảm bảo sản phẩm phù hợp với yêu cầu khách hàng.
• Phù hợp với sản phẩm tùy chỉnh hoặc sản xuất theo đơn lẻ.

Nhược điểm:

• Thời gian giao hàng dài hơn so với các phương pháp khác.
• Đòi hỏi hệ thống sản xuất linh hoạt và quản lý đơn hàng hiệu quả.

>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn các bước thực hiện lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng chi tiết

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất để dự trữ (Make-to-Stock – MTS)

Doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất hàng hóa trước khi có đơn đặt hàng và tiến hành sản xuất để lưu kho nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng khi phát sinh. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất để lưu kho thường được áp dụng trong ngành hàng tiêu dùng nhanh và các doanh nghiệp dược phẩm.

Ưu điểm:

• Đảm bảo có sẵn hàng hóa để giao ngay.
• Tận dụng được quy mô sản xuất lớn để giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
• Phù hợp với sản phẩm có tính chất đồng nhất.

Nhược điểm:

• Nguy cơ dư thừa hàng hóa nếu dự báo sai.
• Chi phí lưu kho và quản lý hàng tồn cao.

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất hỗn hợp (Mixed Planning)

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất hỗn hợp là sự kết hợp các chiến lược lập kế hoạch khác nhau để đạt được sự cân bằng giữa nhu cầu khách hàng, năng lực sản xuất và quản lý chi phí. Đây là cách tiếp cận linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả sản xuất trong bối cảnh nhu cầu thị trường thay đổi thường xuyên.

Ưu điểm:

• Linh hoạt, dễ thích nghi với các điều kiện thay đổi.
• Giảm thiểu rủi ro từ việc chỉ sử dụng một phương pháp duy nhất.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi hệ thống quản lý phức tạp hơn.
• Tốn thời gian thiết lập và điều chỉnh.

Xu hướng ứng dụng công nghệ trong xây dựng kế hoạch sản xuất

Ngày nay với các yêu cầu khắt khe về mặt thời gian của khách hàng, doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động sản xuất cho nhiều khách hàng cả trong và ngoài nước, thì yêu cầu về thời gian hoàn thành đơn hàng đúng kế hoạch là điều rất cần thiết.

Do đó, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ xây dựng kế hoạch sản xuất là xu hướng tất yếu mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Một trong những giải pháp lập kế hoạch sản xuất nổi bật đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay phải kể đến là ERP.

Ngoài việc là một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, giúp liên kết các hoạt động của khu vực sản xuất với các hoạt động kinh doanh, bán hàng, mua hàng và tài chính kế toán. Phần mềm ERP còn có khả năng hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất tự động, chính xác nhờ dữ liệu được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban và cập nhật tức thời (Đơn đặt hàng, BOM, danh sách quy định thời gian đặt hàng cho việc đặt từng mặt hàng, Công suất từng khâu sản xuất, Số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của các mặt hàng/vật tư…). 

Phần mềm được lập trình sẵn để tự động lập kế hoạch sản xuất theo ngày, tháng, năm dựa trên những thông tin thu thập được. Bộ phận kế hoạch có thể kiểm tra và sửa đổi dữ liệu (khi có thay đổi đột xuất về đơn hàng ưu tiên), và xuất ra excel. Bộ phận quản lý sẽ duyệt trực tiếp trên phần mềm trước khi đưa ra lệnh sản xuất.

Tìm hiểu thêm: Lập kế hoạch sản xuất trong phần mềm ERP

Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả và nhanh chóng với phần mềm 3S ERP

Công ty CP Công nghệ – ITG xây dựng hệ sinh thái sản phẩm phần mềm quản trị thông minh, giúp doanh nghiệp có những chiến lược phát triển từng giai đoạn. Trong đó 3S ERP một trong những giải pháp nổi bật mà ITG cung cấp. Một số lợi ích nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có thể kể đến như:

• Giải pháp 3S ERP được xây dựng theo hướng chuyên sâu. Phần mềm không chỉ được thiết kế, phát triển theo đặc thù ngành mà đã được tích lũy nhiều tri thức và mô hình quản trị thành công của nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành.
• Đầy đủ phân hệ chức năng được xây dựng theo chuẩn quốc tế.
• Dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình tác nghiệp.
• An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Hệ sinh thái sản phẩm của ITG Technology cung cấp cho người dùng bức tranh tài chính, nhân lực, hoạt động sản xuất, kinh doanh, giúp chủ doanh nghiệp có những chiến lược phát triển trong từng giai đoạn. Sự đột phá trong việc tăng tốc độ truy xuất nguồn dữ liệu từ các ứng dụng quản trị sẽ phục vụ cho các tác vụ tính toán, phân tích, báo cáo và ra quyết định trong thời gian thực với tốc độ nhanh nhất.

Lập kế hoạch sản xuất là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ nhà máy nào. Hy vọng với những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ, bạn đã nắm được cách xây dựng kế hoạch sản xuất vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần một bản demo chi tiết về tính năng của phần mềm quản lý sản xuất, hãy gọi đến số hotline của chúng tôi: 092.6886.855 để được tư vấn.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology