PO là gì? Quy trình quản lý Purchase Order hiệu quả cho doanh nghiệp

PO (Purchase Order) là một thuật ngữ thường được đề cập đến trong hoạt động quản lý mua hàng. Vậy PO là gì? Làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý PO hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích vượt trội? Cùng ITG tìm hiểu trong bài viết!

PO là gì?

PO là viết tắt của từ “Purchase Order”, nghĩa là Đơn đặt hàng. Đây là tài liệu thương mại được bên mua phát hành và gửi đến nhà cung cấp để xác nhận việc mua hàng hóa, trong đó thể hiện rõ yêu cầu về loại hàng hóa, số lượng, thời gian giao hàng của bên mua cũng như giá cả và các điều kiện thanh toán liên quan.

PO trong mua hàng là một tài liệu được bên mua phát hành để đặt hàng với bên bán

Purchase Order đóng vai trò như một thỏa thuận mua bán chính thức giữa hai bên, giúp bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán trong quá trình thực hiện giao dịch. 

Trong nhiều doanh nghiệp, PO được sử dụng như một mã hóa giao dịch nội bộ. Mỗi PO có một mã số riêng giúp doanh nghiệp truy xuất và quản lý thông tin thanh toán dễ dàng trên hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán.

Những thông tin cần có trong một PO là gì?

Các nội dung cơ bản thường được thể hiện trên PO đơn đặt hàng bao gồm:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality (phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá)
• Total amount (giá trị hợp đồng)
• Payment terms (điều kiện thanh toán)
• Incoterms (điều kiện giao hàng)
• Special instruction (discount, FOC…)
• Signature (chữ ký)

Thông tin trên mỗi đơn đặt hàng có thể khác nhau, tùy theo sự thống nhất của bên mua và bên bán cũng như đặc thù của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện giao dịch.

Ý nghĩa của Purchase Order

Trong môi trường doanh nghiệp, việc mua hàng không thể diễn ra tự phát. Đơn đặt hàng PO đóng vai trò trung gian giữa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp, nhằm:

• Xác nhận yêu cầu mua hàng là chính thức
• Thiết lập ràng buộc pháp lý giữa bên mua và bên bán
• Hạn chế rủi ro phát sinh do mua hàng không qua quy trình chuẩn
• Làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu khi nhận hàng
• Là cơ sở để tiến hành thanh toán
• Là hồ sơ pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp

Bằng cách áp dụng Purchase Order vào quy trình mua sắm, doanh nghiệp có thể minh bạch hóa các giao dịch, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Bí quyết quản trị mua hàng tối ưu

4 Loại Purchase Order phổ biến hiện nay

Purchase Order được phân thành nhiều loại khác nhau để đáp ứng những nhu cầu riêng biệt. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng loại PO phù hợp. Dưới đây là một số dạng PO phổ biến được sử dụng trong cung ứng hàng hóa:

4 Loại PO phổ biến được sử dụng trong cung ứng hàng hóa

Standard Purchase Order (SPO)

Standard Purchase Order, hay đơn đặt hàng tiêu chuẩn, là dạng PO thông dụng nhất hiện nay, thường được sử dụng trong các giao dịch đơn lẻ, ngắn hạn, không mang tính định kỳ. SPO cung cấp các thông tin cơ bản như: Loại hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng.

Blanket Purchase Order (BPO)

Blanket PO thường được áp dụng cho các giao dịch định kỳ với nhà cung cấp chiến lược, khi doanh nghiệp cần mua một loại hàng hóa cố định trong thời gian dài (ví dụ: 6 tháng hoặc 1 năm). Giá cả, điều kiện thanh toán và tổng khối lượng dự kiến đã được xác lập từ đầu, nhưng việc giao hàng có thể chia nhỏ thành nhiều lần. Với dạng PO này, doanh nghiệp có thể đàm phán được mức giá tốt với nhà cung cấp và duy trì nguồn cung ổn định.

Planned Purchase Order (PPO)

Planned PO là đơn đặt hàng có kế hoạch, được tạo ra để đáp ứng nhu cầu mua hàng trong tương lai (thường dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án cụ thể). Điểm đặc biệt của loại hình Purchase Order này là không có thông tin cụ thể về số lượng và thời điểm giao hàng dự kiến. 

Khi nhu cầu phát sinh, doanh nghiệp sẽ phát hành Release Order (đơn phụ) dựa trên PO đã lập kế hoạch. Planned Purchase Order phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ đặt hàng dài hạn, cần dự trù nguồn cung, linh hoạt theo tình hình sản xuất thực tế.

Contract Purchase Order (CPO)

Contract PO mang tính ràng buộc pháp lý dài hạn, dùng trong trường hợp doanh nghiệp ký kết hợp đồng mua hàng với một nhà cung cấp trong nhiều năm. Thông thường, PO dạng này không ghi rõ số lượng cụ thể trong từng đơn mà chỉ thể hiện các điều khoản tổng thể (khung giá, điều kiện giao dịch…). Khi cần thực hiện mua hàng cụ thể, doanh nghiệp sẽ phát hành từng PO con (release) dựa trên hợp đồng khung đã ký kết.

Quy trình tạo và xử lý đơn đặt hàng PO

Quy trình chuẩn của một Purchase Order trong doanh nghiệp bao gồm các bước sau:

Các bước quản lý PO đơn đặt hàng trong doanh nghiệp

• Bước 1 – Xác định yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition): Căn cứ vào số lượng tồn kho, yêu cầu mua sắm trong nội bộ hoặc dự báo thị trường, bộ phận mua hàng sẽ xác định nhu cầu mua sắm và lập phiếu yêu cầu mua hàng. 
• Bước 2 – Phê duyệt yêu cầu: Phiếu yêu cầu sẽ được gửi đến bộ phận liên quan (thường là cấp lãnh đạo và phòng kế toán) để xem xét và phê duyệt dựa trên ngân sách và tính cấp thiết của đề xuất. 
• Bước 3 – Tạo Purchase Order: Phòng mua hàng tạo PO với các thông tin quan trọng như: số PO, ngày tạo, mô tả hàng hóa, mã số, số lượng, đơn giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng…

• Bước 4 – Gửi PO đến nhà cung cấp: Đơn đặt hàng được xuất gửi chính thức đến nhà cung cấp để xác nhận đặt hàng.
• Bước 5 – Nhà cung cấp xác nhận PO: Nhà cung cấp xem xét và xác nhận các điều khoản trên PO. Trường hợp nhà cung cấp không thể đáp ứng các điều kiện đưa ra, PO sẽ bị huỷ.
• Bước 6 – Giao hàng và nhận hàng: Nhà cung cấp giao hàng theo đúng thông tin trên PO. Bên mua sẽ nhận hàng và tiến hành kiểm tra.
• Bước 7 – Đối chiếu và thanh toán: Sau khi xác nhận hàng hóa gửi tới đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu trong Purchase Order, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xử lý thanh toán cho nhà cung cấp.
• Bước 8 – Lưu trữ hồ sơ: Tất cả các tài liệu liên quan đến PO được lưu trữ để hỗ trợ truy xuất và kiểm toán sau này.

Xem thêm: Phương pháp lập kế hoạch mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp cần triển khai quy trình PO một cách bài bản?

Chuẩn hóa quy trình PO mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiêu biểu như:

Nâng cao hiệu quả quản lý quá trình đặt hàng

Quy trình PO được thiết kế bài bản cho phép doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ tiến độ của đơn hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện sớm bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thực hiện và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.

Nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận

Khi quy trình PO được thiết kế bài bản và tích hợp vào hệ thống quản trị nội bộ, các bộ phận như sản xuất, mua hàng, kế toán, kho vận có thể phối hợp công việc nhịp nhàng nhờ dữ liệu được kết nối liền mạch và đồng bộ hóa. Thay vì trao đổi rời rạc qua email hoặc văn bản, mọi yêu cầu mua hàng đều được khởi tạo, phê duyệt và theo dõi tập trung trên hệ thống, giúp loại bỏ sai sót và giảm thời gian xử lý.

Ví dụ, dựa trên số lượng và loại hàng hóa được yêu cầu trong PO, bộ phận kế hoạch có thể xác định số lượng hàng hóa cần sản xuất, từ đó, tính toán và điều chỉnh kế hoạch phù hợp để đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng.

Nâng cao uy tín với nhà cung cấp

Đơn đặt hàng PO không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là cam kết mua hàng từ phía doanh nghiệp. Việc ban hành Purchase Order bài bản với đầy đủ thông tin về sản phẩm, thời hạn giao hàng, điều khoản thanh toán,… giúp nhà cung cấp yên tâm hơn thực hiện đơn hàng, hạn chế hiểu nhầm và giảm thiểu tranh chấp sau này. Đối với những đối tác lớn hoặc trong các giao dịch quốc tế, quy trình PO còn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và tiêu chuẩn hợp đồng.

Tối ưu hóa tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn

Một quy trình PO bài bản giúp dự báo và lên kế hoạch cung ứng chính xác hơn, từ đó giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc tồn kho dư thừa. Bộ phận kho vận có thể dễ dàng đối chiếu hàng hóa nhận được với thông tin trên PO, đảm bảo việc nhập kho diễn ra chính xác và nhanh chóng. Khi kết hợp với hệ thống quản lý tồn kho hoặc phần mềm ERP, toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến nhận hàng và ghi nhận tồn kho được tự động hóa và đồng bộ dữ liệu.

Quản lý Purchase Order hiệu quả với giải pháp 3S ERP của ITG

Hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP là giải pháp toàn diện giúp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi trong tổ chức, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, Con người, Nguyên Vật liệu, Máy móc, Nhà xưởng.

3S ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý Purchase Order

Phần mềm sở hữu 06 module cốt lõi theo chuẩn quốc tế gồm: Mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất, trục kế hoạch sản xuất, tài chính kế toán. Trong đó, module quản trị mua hàng nổi bật với các tính năng mạnh mẽ, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm của doanh nghiệp:

• Quản lý, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: Thiết lập danh mục, quản lý, đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí (chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down,…)
• Lập kế hoạch mua hàng: Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn, lập và kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng dự án, từng bộ phận,…
• Quản lý Purchase Order: Cho phép tạo đơn đặt hàng nhanh chóng và phân luồng phê duyệt PO linh hoạt theo cấu trúc, vai trò chức năng của doanh nghiệp. Hỗ trợ theo dõi số lượng, trạng thái, tiến độ thực hiện các yêu cầu mua sắm
• Quản lý nhận hàng, nhập kho, hóa đơn: Kiểm soát số lượng, tình trạng nhận hàng, nhập kho, hóa đơn
• Báo cáo quản trị mua hàng: Dashboard phân tích mua hàng, cung cấp dữ liệu trực quan để đánh giá nhà cung cấp, kiểm soát ngân sách và tối ưu chiến lược mua sắm.

Ngoài ra, module quản trị mua hàng của 3S ERP còn có thể tích hợp liền mạch với các module lõi khác trong hệ thống. Nhờ đó, dữ liệu PO không bị phân mảnh, giúp doanh nghiệp xây dựng luồng vận hành khép kín, giảm thao tác nhập liệu thủ công và nâng cao độ chính xác trong toàn hệ thống.

Có thể thấy, việc hiểu rõ PO là gì và nắm được quy trình triển khai Purchase Order bài bản sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý đơn hàng, tối ưu hóa sự phối hợp giữa các bộ phận, tăng cường uy tín với nhà cung cấp và quản lý tồn kho hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ kiểm soát PO hiệu quả, hãy liên hệ đến ITG theo số hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.