Các bước lập lịch trình sản xuất trong doanh nghiệp

Lập lịch trình sản xuất là bản kế hoạch chi tiết cho biết cụ thể khối lượng, thời gian hoàn thành đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó trong khoảng thời gian nhất định có tính đến sản phẩm sẽ tiêu thụ và khối lượng dự trữ hiện có. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ giới thiệu các bước lập lịch trình sản xuất chi tiết. Cùng tham khảo ngay thôi nào.

Lịch trình sản xuất là gì?

Lịch trình sản xuất (Production Schedule) là quá trình hoạch định, điều phối và phân bổ nguồn lực (máy móc, nhân công, nguyên vật liệu) cho các bộ phận và cá nhân theo thứ tự ưu tiên nhằm đảm bảo hoàn thành đơn hàng đúng tiến độ dựa trên năng lực sản xuất thực tế của nhà máy.

Tùy thuộc vào mô hình quản trị của từng doanh nghiệp sản xuất, việc lập lịch trình sản xuất thường do Quản lý sản xuất, Quản đốc hoặc Trưởng ca đảm nhiệm. Đây là mắt xích quan trọng giúp biến kế hoạch sản xuất thành hành động cụ thể trên sàn xưởng.

Các bước lập lịch trình sản xuất

Mục đích của việc lập lịch trình sản xuất

Việc lập lịch trình sản xuất đóng vai trò quyết định trong việc tối ưu hóa hiệu quả vận hành nhà máy với các mục tiêu chiến lược sau:

• Định hình chính xác thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công đoạn sản xuất.
• Rút ngắn thời gian thực hiện đơn hàng (Lead time) thông qua việc điều phối nhịp nhàng giữa các khâu.
• Giảm thiểu hàng hoá sản xuất dở dang (WIP) và hạn chế bán thành phẩm tồn kho.
• Nâng cao hệ số sử dụng nguồn lực, tối đa hóa công suất máy móc và năng suất lao động.
• Đảm bảo sự sẵn sàng: Cân đối giữa nhu cầu thị trường, số liệu dự báo và hàng tồn kho để luôn có đủ thành phẩm sẵn sàng cung ứng.

Cơ chế hoạt động của hệ thống lập lịch trình sản xuất

Dựa trên các thông tin đầu vào là số liệu dự báo nhu cầu, dự trữ tồn kho đầu kỳ và đơn đặt hàng thực tế, người phụ trách sẽ tiến hành lập lịch trình sản xuất. Kết quả đầu ra của quá trình này là một bản kế hoạch chi tiết về thời gian, khối lượng sản phẩm và nguồn lực cần thiết.

Để tối ưu hóa hiệu quả, lịch trình sản xuất cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban:

• Mua hàng: Đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng đúng tiến độ.
• Tài chính: Kiểm soát chi phí sản xuất và đầu tư thiết bị.
• Tiếp thị/Kinh doanh: Cung cấp thông tin thị trường để điều chỉnh kế hoạch sản xuất linh hoạt.

Lập lịch trình sản xuất trong doanh nghiệp đảm bảo đủ nguyên liệu, nhân viên và các mặt hàng cần thiết khác được mua và sẵn sàng tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh theo lịch trình quy định. Nó thiết lập và sắp xếp các hoạt động phải được thực hiện để đạt được mục tiêu sản xuất, để tất cả nhân viên tham gia đều nhận thức được ai cần phải làm gì, khi nào, ở đâu và như thế nào.

Một lịch trình sản xuất sẽ giúp bạn đáp ứng nhu cầu sản phẩm đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí sản xuất bằng cách cải thiện quy trình sản xuất, giảm thời gian chờ đợi giữa các hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng nhà máy, thiết bị và hàng tồn kho. Để thực hiện điều này, bạn phải điều chỉnh kế hoạch sản xuất của mình với chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh và hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất bằng cách phối hợp với các bộ phận khác, chẳng hạn như mua sắm, tài chính và tiếp thị.

Sự khác biệt giữa Kế hoạch sản xuất và Lịch sản xuất

Nhiều quản lý nhà máy thường đánh đồng giữa khái niệm Kế hoạch sản xuất và lịch trình sản xuất, dẫn đến việc quản trị chồng chéo và thiếu nhất quán. Bảng dưới đây giúp phân biệt rõ ràng hai khái niệm này trong quản trị vận hành:

Việc tách biệt hai quy trình này là bước đầu tiên để doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng chảy sản xuất, tránh tình trạng hàng hóa bị ứ đọng hoặc chậm tiến độ do thiếu sự đồng bộ giữa kế hoạch và thực thi.

Sự khác biệt giữa Lịch trình sản xuất và Kế hoạch sản xuất

Xem thêm: Cách hoạch định năng lực sản xuất (Capacity Planning) chuẩn xác nhất

Các phương pháp lập lịch sản xuất phổ biến hiện nay

Việc lựa chọn phương pháp lập lịch sản xuất phù hợp quyết định trực tiếp đến năng suất vận hành và khả năng đáp ứng đơn hàng của nhà máy. Tùy thuộc vào đặc thù quy trình, biến động của chuỗi cung ứng và yêu cầu về độ chính xác, các nhà quản trị hiện nay thường áp dụng một trong các phương pháp lập lịch chính để tối ưu hóa nguồn lực.

Lập lịch tiến tới và Lập lịch lùi

Đây là hai phương pháp cơ bản nhất trong quản trị sản xuất, khác biệt nhau ở điểm khởi đầu của tiến trình:

• Lập lịch tiến tới (Forward Scheduling): Quá trình lập lịch sản xuất bắt đầu ngay từ thời điểm nhận được đơn hàng hoặc nguyên vật liệu. Công việc được xếp theo trình tự thời gian từ hiện tại hướng về tương lai cho đến khi hoàn thành sản phẩm. Phương pháp này giúp nhà quản lý xác định được thời điểm sớm nhất có thể hoàn tất đơn hàng, phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-Order) hoặc khi có sự thay đổi đột ngột về kế hoạch.
• Lập lịch lùi (Backward Scheduling): Quá trình bắt đầu từ ngày giao hàng cam kết với khách hàng và tính toán ngược lại các mốc thời gian cho từng công đoạn trước đó. Phương pháp này đảm bảo doanh nghiệp không thực hiện công việc quá sớm, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tồn kho dở dang. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự chính xác cao về thời gian thực hiện của từng công đoạn để tránh rủi ro trễ tiến độ.

Phương pháp lập lịch theo năng lực

Trong các nhà máy phức tạp, việc lập lịch dựa trên năng lực vô hạn thường dẫn đến tình trạng quá tải hoặc chồng chéo tiến độ. Lập lịch dựa trên công suất hữu hạn là giải pháp kỹ thuật nâng cao giúp giải quyết bài toán này.

Lập lịch dựa trên năng lực thực tế sẽ xem xét các ràng buộc như: thời gian cài đặt máy (setup time), lịch bảo trì thiết bị và số lượng nhân sự trực ca. Đây là phương pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, giúp cân bằng tải công việc giữa các máy thay vì đẩy mọi công việc về cùng một thời điểm.

Cách lập lịch trình sản xuất chi tiết

Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm

Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch sản xuất. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu.

Bước 2: Xác định ràng buộc về nguồn lực và công suất để đưa ra mục tiêu

Dữ liệu chính xác là nền tảng của mọi lịch sản xuất thành công. Người quản lý cần tổng hợp và chuẩn hóa các thông tin cốt lõi như:

• BOM định mức: Danh mục nguyên vật liệu cần thiết cho từng loại sản phẩm.
• Quy trình công nghệ (Routing): Danh sách các công đoạn, thời gian chuẩn (standard time) cho mỗi thao tác.
• Năng lực nguồn lực: Danh mục máy móc, công cụ và trình độ nhân công hiện có. Dữ liệu cần được cập nhật thường xuyên trên hệ thống tập trung để tránh sai lệch thông tin giữa các bộ phận mua hàng, kho và sản xuất.

Từ những dữ liệu này, quản lý sản xuất sẽ xác định các “nút thắt” (bottlenecks) trong quy trình. Việc lập lịch sản xuất phải dựa trên công suất khả dụng thay vì công suất lý thuyết. Các ràng buộc cần xem xét bao gồm:

• Thời gian bảo trì máy định kỳ.
• Số lượng nhân sự khả dụng cho từng ca làm việc.
• Giới hạn về diện tích kho và khả năng cung ứng nguyên liệu từ nhà cung cấp. Xác định rõ ràng các hạn chế này giúp tránh tình trạng lập kế hoạch “ảo” vượt quá khả năng thực thi của nhà máy.

Sau khi đã có danh sách công việc và xác định được các nguồn lực hiện tại, bạn cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được. Cần lưu ý rằng, để mục tiêu phù hợp, thì cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của công ty. Nếu đặt mục tiêu quá cao khi bạn chẳng thể đạt được, ít nhiều sẽ làm giảm tiến độ kế hoạch thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc

Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra cho công ty.

Một số quy tắc ưu tiên phổ biến trong lập lịch sản xuất gồm:

• EDD (Earliest Due Date): Ưu tiên đơn hàng có ngày giao hàng sớm nhất.
• SPT (Shortest Processing Time): Ưu tiên đơn hàng có thời gian thực hiện ngắn nhất để tăng tốc độ luân chuyển dòng hàng.
• FCFS (First Come, First Served): Thực hiện đơn hàng đến trước, phù hợp với các mô hình sản xuất đơn giản. Việc lựa chọn thuật toán phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược: giảm thời gian chờ hay tối đa hóa năng suất.
• LPT (Longest Processing Time): Đơn hàng dài/lớn được làm trước để tránh ùn tắc vào cuối quy trình.

Bước 4: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Sản xuất thực tế luôn tồn tại các biến số như hỏng hóc máy móc hoặc đơn hàng gấp. Do đó, việc giám sát theo thời gian thực và điều chỉnh linh hoạt lịch trình sản xuất là điều bắt buộc:

• Theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch qua các chỉ số KPI.
• Sử dụng hệ thống MES để cập nhật tình trạng sản xuất ngay tại sàn xưởng.
• Điều chỉnh linh hoạt lịch sản xuất dựa trên dữ liệu cập nhật từ các cảm biến IIoT hoặc báo cáo từ tổ trưởng sản xuất.

Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, hay xem xét liệu có hoàn thành được mục tiêu của công ty đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.

Tham khảo ngay: Thời gian chết trong sản xuất (Downtime) – Cách làm giảm downtime

Đơn giản hóa quy trình lập lịch trình sản xuất với phần mềm 3S MES

Phần mềm 3S MES (Manufacturing Execution System) là một hệ thống quản lý sản xuất tập trung vào giám sát khu vực sản xuất, kiểm soát, hậu cần, theo dõi lịch sử và quản lý chất lượng sản phẩm theo thời gian thực với mục tiêu nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ bộ phận kế hoạch tự động lập lịch trình sản xuất dựa trên các thông tin được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban, bộ phận. Kế hoạch sản xuất sẽ theo dõi và cập nhật tức thời mọi thông tin cần thiết để lập kế hoạch sản xuất. Và truyền dữ liệu tức thời đến bộ phận sản xuất sau khi kế hoạch được duyệt.

Các kế hoạch này sẽ được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu chung. Hỗ trợ cho việc tổng hợp thống kế, phân tích hiệu quả hoạt động sau này. Giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp trên phần mềm sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Ở cả hoạt động kinh doanh và sản xuất trong kỳ, từ đó giúp tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp.

MES cung cấp thông tin hữu ích để tối ưu hóa sản xuất và theo dõi dữ liệu sản xuất tại thời điểm hoạt động. Là một hệ thống thông tin tích hợp chuẩn, MES không chỉ phục vụ như một trung tâm thông tin giữa các hệ thống doanh nghiệp khác nhau (ERP, QMS, EAM, SCM, và IIoT). Mà còn quản lý và tối ưu hóa các hoạt động, quá trình lập lịch trình sản xuất của nhà máy hàng ngày.

Những chức năng cần có khi sử dụng phần mềm quản lý nhà máy sản xuất