5+ Mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel chuyên nghiệp [Mới nhất]

Sở hữu một mẫu lập kế hoạch sản xuất chuẩn chỉnh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, kiểm soát chi phí và đáp ứng đúng tiến độ đơn hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn 5+ mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel mới nhất, doanh nghiệp có thể áp dụng ngay vào hoạt động quản lý sản xuất.

Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất?

Lập kế hoạch sản xuất không chỉ đơn thuần là phân chia khối lượng công việc cho từng ca, từng chuyền. Đây là một quy trình bao quát liên quan đến dự báo nhu cầu thị trường, hoạch định năng lực nhà máy, tính toán định mức nguyên vật liệu, năng lực nhân sự, tiến độ giao hàng và mức tồn kho an toàn để đảm bảo đơn hàng hoàn thành đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

Lý do doanh nghiệp nên lập kế hoạch sản xuất

Đảm bảo năng lực nhà máy được sử dụng tối ưu

Một mẫu lập kế hoạch sản xuất được thiết kế khoa học sẽ giúp nhà quản lý nắm được công suất từng máy, từng chuyền. Đồng thời, nhà quản lý cũng đánh giá được khả năng đáp ứng của công nhân để phân bổ nguồn lực hiệu quả, tránh tình trạng nhà máy quá tải hoặc nhàn rỗi.

Chủ động trong nguyên vật liệu và hạn chế tồn kho

Kế hoạch sản xuất giúp phòng mua hàng nắm được nhu cầu nguyên vật liệu theo từng kỳ, từ đó chủ động dự trù mua hàng để tránh đứt gãy nguồn cung. Kế hoạch không chính xác có thể khiến doanh nghiệp mua dư nguyên vật liệu, làm tăng chi phí tồn kho và giảm vòng quay vốn.

Đảm bảo tiến độ giao hàng

Khi có bảng kế hoạch sản xuất rõ ràng, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác thời gian hoàn thành của từng công đoạn. Đây là cơ sở để doanh nghiệp phân bổ nguồn lực và điều phối quy trình sản xuất, nhằm đảm bảo sản phẩm được hoàn thành đúng hẹn, đáp ứng cam kết với khách hàng.

Tăng khả năng dự báo và ra quyết định dựa trên dữ liệu

Một mẫu kế hoạch sản xuất chuẩn cho phép doanh nghiệp phân tích các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, năng suất theo chuyền, thời gian chu kỳ, tỷ lệ trễ tiến độ. Dựa vào các chỉ số này, nhà quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch linh hoạt để đáp ứng yêu cầu thị trường.

Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban

Xây dựng mẫu kế hoạch sản xuất rõ ràng là cầu nối giúp các bộ phận kinh doanh, kế hoạch, mua hàng, sản xuất và kho vận phối hợp hiệu quả hơn. Khi mọi người đều làm việc theo cùng một kế hoạch, xung đột và hiểu lầm sẽ được giảm thiểu đáng kể.

Những nội dung cần có trong mẫu lập kế hoạch sản xuất

Một mẫu lập kế hoạch sản xuất chuẩn thường bao gồm các thành phần chính sau đây:

Thông tin quan trọng trong mẫu lập kế hoạch sản xuất

1. Thông tin chung: Gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mã đơn hàng, khách hàng, thời gian sản xuất, thời hạn giao hàng,… Những thông tin này giúp đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận sản xuất, kinh doanh và kho vận.
2. Dự báo nhu cầu hoặc đơn đặt hàng: Xác định chính xác sản lượng cần sản xuất theo từng kỳ thông qua số lượng đơn đặt hàng hoặc dự báo nhu cầu. Nếu sản xuất dựa vào dự báo, trong mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel cần thể hiện rõ phương pháp dự báo, dữ liệu tham chiếu và độ chính xác.
3. Kế hoạch sản xuất theo ngày/tuần/tháng: Bảng kế hoạch sản xuất cần thể hiện rõ sản phẩm cần sản xuất, sản lượng từng sản phẩm, ca/chuyền sản xuất, thời gian thực hiện, tình trạng kế hoạch (đã duyệt / đang chờ / điều chỉnh).
4. Năng lực sản xuất: Bao gồm các thông tin về công suất máy móc (theo giờ/ngày/ca), năng lực nhân công, tỷ lệ OEE. Thông qua những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất cho nhà máy phù hợp với năng lực thực tế.
5. Danh sách nguyên vật liệu và định mức: Gồm tên nguyên vật liệu, mã nguyên vật liệu, đơn vị tính, định mức tiêu hao, tổng nhu cầu, ngày cần có nguyên vật liệu,… Phần này trong mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel giúp bộ phận kho đặt mua chính xác số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng để phục vụ sản xuất, tránh mua thừa hoặc thiếu.
6. Tính toán chi phí: Dự trù các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, khấu hao máy móc,…
7. Lịch trình sản xuất: Thể hiện rõ thời gian bắt đầu và kết thúc từng công đoạn sản xuất. Lưu ý, khi lập kế hoạch sản xuất bằng Excel, doanh nghiệp có thể sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa timeline này. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi lịch trình sản xuất của nhà máy và phát hiện công đoạn bị chậm tiến độ.
8. Báo cáo: Cung cấp các thông tin về sản lượng thực tế, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, nguyên nhân chậm tiến độ (thiếu nguyên vật liệu, máy hỏng, nhân lực thiếu…) nếu có,… Đây là phần quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả lập kế hoạch sản xuất.

Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch sản xuất nào tốt? 3 Gợi ý phù hợp cho doanh nghiệp

Tổng hợp 5 mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel cho doanh nghiệp mới nhất

Trong nội dung phần này, ITG sẽ chia sẻ đến bạn những mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel chuẩn, thông dụng nhất hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng vào công việc quản lý sản xuất.

Mẫu kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS)

MPS (Master Production Schedule) cung cấp thông tin tổng quát về nhu cầu sản xuất, sản phẩm, nguồn lực sử dụng (máy móc, nguyên vật liệu, nhân công…), thời gian giao hàng và một số yếu tố khác nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru.

Mẫu kế hoạch sản xuất bằng excel tổng thể (MPS)

Tải file lập kế hoạch sản xuất tổng thể tại đây

Mẫu Excel kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình Make to Stock (MTO). Để lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng hiệu quả, mẫu Excel sử dụng cần cung cấp đầy đủ thông tin về: Mã đơn hàng, thời gian giao, máy móc thiết bị sử dụng, nguyên vật liệu, nhân công vận hành.

Tải mẫu lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng tại đây

Mẫu bảng Excel kế hoạch sản xuất theo lô

Các doanh nghiệp vận hành theo mô hình sản xuất theo lô (Batch Production) có thể sử dụng mẫu này để quản lý thời gian thiết lập máy, theo dõi lượng nguyên liệu tiêu thụ và chất lượng của mỗi lô.

Tải mẫu lập kế hoạch sản xuất theo lô tại đây

Mẫu kế hoạch sản xuất theo dây chuyền

Mẫu kế hoạch sản xuất này tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất từng dây chuyền sản xuất riêng lẻ. Thành phần chính của mẫu gồm: Thông tin từng dây chuyền (công suất, tốc độ, số công nhân), kế hoạch sản xuất cho từng dây chuyền theo ca, thời gian chuyển đổi sản phẩm,…

Tải miễn phí mẫu kế hoạch sản xuất theo dây chuyền tại đây

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sản xuất

Mẫu kế hoạch triển khai dự án sản xuất là một biểu mẫu chi tiết được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp quản lý, điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất theo một dự án cụ thể.

Dưới đây là các mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel hỗ trợ triển khai theo dự án mà doanh nghiệp có thể áp dụng: Tải ngay!

Tham khảo thêm: 12 biểu mẫu theo dõi tiến độ sản xuất bằng Excel hiệu quả

Hạn chế khi lập kế hoạch sản xuất bằng Excel

Mặc dù Excel là công cụ lập kế hoạch sản xuất khá thông dụng. Nhưng khi sản lượng tăng và doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc sử dụng mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel có thể xuất hiện nhiều hạn chế:

• Khó khăn khi đồng bộ dữ liệu: Vấn đề lớn nhất của Excel là tính độc lập của từng file. Khi mỗi bộ phận sử dụng một file Excel khác nhau, số liệu rất dễ bị lệch, làm ảnh hưởng đến tính chuẩn xác của kế hoạch sản xuất.
• Hạn chế trong xử lý dữ liệu lớn: Khi dữ liệu trong file lập kế hoạch sản xuất bằng Excel quá lớn (lên tới vài chục nghìn dòng), tệp có thể bị chậm, treo hoặc lỗi, khiến người lập kế hoạch mất nhiều thời gian để xử lý.
• Dễ sai sót: Excel hoàn toàn phụ thuộc vào người nhập liệu. Chỉ một sai lệch nhỏ trong công thức có thể khiến cả bảng kế hoạch sai lệch, kéo theo kế hoạch mua hàng và sản xuất bị ảnh hưởng.
• Không có khả năng tự động cập nhật dữ liệu: Dữ liệu sản xuất thay đổi theo từng giây, nhưng Excel không thể tự động lấy dữ liệu từ hệ thống máy, thiết bị, kho hay đơn hàng. Điều này khiến kế hoạch luôn bị “trễ” so với thực tế.
• Thiếu cảnh báo tự động: Mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel không có tính năng cảnh báo tự động để người dùng sớm phát hiện các vấn đề như thiếu nguyên liệu, trễ tiến độ,…

3S ERP – Công cụ lập kế hoạch sản xuất tối ưu cho doanh nghiệp

Để khắc phục những hạn chế của lập kế hoạch sản xuất bằng Excel, ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã chuyển sang sử dụng các hệ thống hỗ trợ quản lý và lập kế hoạch sản xuất tự động.

3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp toàn diện được thiết kế với 6 module chức năng lõi gồm: Tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, hàng tồn kho, sản xuất, trục kế hoạch sản xuất. Trong đó, module sản xuất của 3S ERP được thiết kế có khả năng quản lý và lập kế hoạch sản xuất chuyên nghiệp.

3S ERP là công cụ lập kế hoạch sản xuất chuyên nghiệp

Cụ thể, module quản trị sản xuất của 3S ERP có thể:

• Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM): Kiểm soát nghiêm ngặt danh sách và số lượng chính xác các thành phần vật liệu cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp dự báo và lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu chuẩn xác.
• Quản lý năng lực sản xuất tổng thể (ACP): Tính toán và hoạch định toàn bộ nguồn lực của nhà máy, từ máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ đến đội ngũ nhân công,… hợp lý theo năm, nhằm đảm bảo năng lực sản xuất đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất.
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP): Phân tích và tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng đơn hàng và kế hoạch sản xuất cụ thể để đảm bảo việc đặt hàng được tối ưu hóa về số lượng và thời điểm.
• Lập kế hoạch sản xuất tự động: Tự động lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu sản xuất (MDS) và năng lực thực tế của nhà máy.
• Quản lý quy trình sản xuất (Routing): Xác định trình tự và phương pháp thực hiện công việc một cách chi tiết, bắt đầu từ giai đoạn tiếp nhận nguyên vật liệu đầu vào cho đến khi sản phẩm được hoàn thành và nhập kho thành phẩm.
• Báo cáo quản trị sản xuất: Ghi nhận và tổng hợp đầy đủ các dữ liệu quan trọng liên quan đến sản xuất, thường được minh họa dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định kịp thời.

Sử dụng mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel chuẩn giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, kiểm soát nguyên vật liệu và tăng năng lực đáp ứng đơn hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để lập kế hoạch sản xuất vẫn còn nhiều hạn chế. Để nâng cấp năng lực lập kế hoạch, doanh nghiệp nên chuyển sang các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất chuyên nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn về phần mềm lập kế hoạch sản xuất, hãy liên hệ ITG theo số hotline 092.6886.855 để chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất.