Quy trình xử lý đơn hàng chuẩn giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hạn

Phần lớn các vấn đề liên quan đến giao hàng chậm trong doanh nghiệp sản xuất đều là hệ quả của quy trình xử lý đơn hàng rời rạc, thiếu liên kết giữa phòng kinh doanh, kế hoạch, mua hàng, sản xuất và kho. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng? Trong bài viết này, ITG Technology sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất xây dựng quy trình đơn hàng chuẩn.

Quy trình xử lý đơn hàng là gì?

Quy trình xử lý đơn hàng (Order Processing) là một chuỗi các hoạt động nối tiếp nhau, từ khi doanh nghiệp tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, xác nhận, lập kế hoạch, thực hiện đến khi hoàn tất, giao hàng thành công và thu công nợ.

Quy trình xử lý đơn hàng là gì?

Quy trình đơn hàng được thiết kế khoa học, thông tin luân chuyển xuyên suốt giữa các bộ phận chính là tiền đề để doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và đáp ứng linh hoạt nhu cầu của thị trường.

Điểm khác biệt giữa xử lý đơn hàng bán lẻ và xử lý đơn hàng sản xuất

Khác với các doanh nghiệp thương mại, việc xử lý đơn hàng chủ yếu xoay quanh kiểm tra tồn kho và giao hàng. Đối với doanh nghiệp sản xuất, quy trình xử lý đơn hàng có độ phức tạp cao hơn. Doanh nghiệp cần phải quản lý thêm các hoạt động liên quan như: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), cân đối năng lực sản xuất, lập kế hoạch, điều độ máy móc và kiểm soát tiến độ thực hiện trên xưởng,…

Bảng so sánh dưới đây sẽ phân tích rõ sự khác biệt giữa hai mô hình này:

Sơ đồ quy trình xử lý đơn hàng trong nhà máy

Quy trình xử lý đơn hàng trong nhà máy có sự tham gia của nhiều phòng ban và liên kết chặt chẽ với hoạt động bán hàng, lập kế hoạch, mua sắm, sản xuất, kho vận, kế toán. Dưới đây là sơ đồ quy trình xử lý đơn hàng hiện đang được nhiều nhà máy áp dụng:

Sơ đồ các bước xử lý đơn hàng trong nhà máy chi tiết

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu

Quy trình xử lý đơn hàng bắt đầu khi bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) từ khách hàng hoặc lập dự báo bán hàng (Forecast) dựa trên xu hướng thị trường và lịch sử giao dịch trong quá khứ.

Dữ liệu về nhu cầu cần ghi nhận đầy đủ thông tin về: Chủng loại sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện đi kèm (nếu có).

Bước 2: Xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể

Sau khi xác thực thông tin, đơn hàng được chuyển ngay sang bộ phận kế hoạch. Tại đây, bộ phận kế hoạch sẽ thực hiện:

• Đánh giá năng lực sản xuất hiện có của nhà máy (máy móc, công nhân, nguyên vật liệu sẵn có) nhằm lập kế hoạch sản xuất tổng thể.
• Xác định tổng cầu sản xuất và tính toán lượng nguyên vật liệu cần sử dụng dựa trên định mức BOM (Bill of Materials).
• Khởi tạo yêu cầu mua nguyên vật liệu (nếu phát hiện thiếu hụt vật tư so với tồn kho khả dụng) để đảm bảo tiến độ sản xuất không bị gián đoạn.

Bước 3: Mua hàng và nhập kho nguyên vật liệu

Phòng mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua nguyên vật liệu, lập đơn mua (PO), trình ký nội bộ rồi phát hành đơn đặt hàng chính thức đến nhà cung cấp.

Khi vật tư về nhà máy, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm nhận số lượng, chất lượng và thực hiện nhập kho nguyên vật liệu. Cùng lúc đó, thông tin nhập kho, đề nghị thanh toán và hóa đơn mua hàng sẽ được chuyển tiếp đến phòng kế toán để đối soát công nợ phải trả.

Bước 4: Phát hành lệnh sản xuất

Giai đoạn sản xuất được kích hoạt khi bộ phận sản xuất tiếp nhận kế hoạch đã phê duyệt. Dựa vào kế hoạch tổng thể, xưởng sẽ phát hành lệnh sản xuất chi tiết cho từng công đoạn và gửi yêu cầu cấp phát nguyên vật liệu đến bộ phận kho. Lúc này, bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho tương ứng để chuyển nguyên liệu xuống xưởng.

Trong suốt quá trình sản xuất, bộ phận sản xuất phải liên tục thống kê dữ liệu về sản lượng, tỷ lệ hoàn thành, tỷ lệ lỗi nguyên vật liệu tiêu hao,… tại mỗi công đoạn. Thông tin này là cơ sở giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá hiệu quả sản xuất, năng suất, chất lượng của từng công đoạn.

Bước 5: Nhập kho thành phẩm

Sau khi hoàn tất quá trình sản xuất và vượt qua các bước kiểm tra chất lượng theo quy định, thành phẩm được chuyển vào kho thành phẩm.

Bộ phận kho thực hiện nhập kho, cập nhật số lượng tồn và đối chiếu chặt chẽ với kế hoạch giao hàng để tránh tình trạng giao thiếu, giao nhầm lô hàng hoặc giao chậm so với cam kết với khách.

Bước 6: Lập kế hoạch giao hàng và xuất kho

Căn cứ vào thời hạn giao hàng đã cam kết, bộ phận bán hàng sẽ lập kế hoạch giao hàng, phát hành lệnh xuất kho và phối hợp với bộ phận kho chuẩn bị hàng hóa. Sau khi hoàn tất xuất kho, doanh nghiệp tiến hành vận chuyển, bàn giao hàng hóa và xác nhận với khách hàng để hoàn tất nghĩa vụ giao hàng.

Bước 7: Xuất hóa đơn và quản lý công nợ

Sau khi hàng hóa được giao thành công, bộ phận kế toán thực hiện xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng. Vòng đời của một đơn hàng sẽ kết thúc sau khi tất toán công nợ hoàn tất.

Xem thêm: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng: Các bước thực hiện

Lợi ích khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng chuẩn

Dưới đây là những lợi ích nổi bật doanh nghiệp nhận được khi xây dựng quy trình đơn hàng chuẩn:

05 Lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình xử lý đơn hàng chuẩn

• Rút ngắn thời gian giao hàng (Lead Time): Khi quy trình xử lý đơn hàng được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể loại bỏ các thao tác thừa, giảm thời gian chờ đợi giữa các khâu và chủ động cân đối năng lực sản xuất để đáp ứng đảm bảo tiến độ giao hàng.
• Tối ưu kế hoạch sản xuất: Dựa trên dữ liệu đơn hàng thực tế, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực máy móc, nhân sự và công suất nhà máy. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thời gian chờ, hạn chế tình trạng máy móc nhàn rỗi hoặc quá tải.
• Tối ưu chi phí tồn kho và nguyên vật liệu: Giúp doanh nghiệp tính toán chính xác lượng vật tư cần mua theo từng đơn hàng, tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu gây dừng dây chuyền.
• Giảm sai sót do trao đổi thủ công: Dữ liệu liên thông xuyên suốt các phòng ban giúp ngăn chặn tình trạng bỏ sót thông tin trong quá trình trao đổi hoặc nhập liệu lặp lại nhiều lần. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế các lỗi như cấp phát nhầm nguyên vật liệu, giao sai số lượng, giao sai ngày,…
• Kiểm soát chi phí vận hành hiệu quả hơn: Quy trình xử lý đơn hàng được thiết kế khoa học sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các chi phí phát sinh do sản xuất lại, mua vật tư khẩn cấp, lưu kho quá lâu hoặc giao hàng nhiều lần.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thông tin về tiến độ, trạng thái của mỗi đơn hàng (đang sản xuất, đã hoàn thành, đang giao hàng, đã thanh toán) được cập nhật rõ ràng, minh bạch; giúp doanh nghiệp gia tăng uy tín với khách hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất – Công cụ thông minh cho doanh nghiệp

ĐĂNG KÝ NHẬN MIỄN PHÍ
MẪU QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG BẰNG EXCEL

Thông tin cá nhân

Thông tin doanh nghiệp

Industry

• Điện tử
• Cơ khí chế tạo
• Bao bì - In ấn
• Đúc nhựa
• Dược phẩm
• Phân phối - Bán lẻ
• F&B
• Vật liệu xây dựng
• Khác

Nhận đầy đủ file mẫu

File Excel quản lý đơn hàng hiệu quả

Trong giai đoạn đầu hoạt động hoặc khi số lượng đơn hàng chưa nhiều, Excel là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý đơn hàng nhờ chi phí thấp và dễ sử dụng. File Excel có thể đáp ứng một số nhu cầu quản lý đơn hàng cơ bản như:

• Theo dõi danh sách đơn hàng theo mã, khách hàng và ngày giao.
• Quản lý trạng thái đơn hàng (đã xác nhận, đang sản xuất, đã giao hàng…).
• Tổng hợp doanh số theo từng khách hàng hoặc từng khoảng thời gian.
• Theo dõi công nợ và lịch thanh toán đơn giản.
• Lưu trữ thông tin sản phẩm và báo giá.

Dưới đây là mẫu file Excel quản lý đơn hàng đơn giản, hiểu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng để phục vụ công việc:

Mẫu excel quản lý đơn hàng chi tiết

Những rủi ro thường gặp khiến quy trình xử lý đơn hàng bị chậm

Ngay cả khi doanh nghiệp đã xây dựng quy trình xử lý đơn hàng tương đối đầy đủ, hiệu quả vận hành vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện. Dưới đây là những vấn đề phổ biến nhất có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ xử lý đơn hàng của doanh nghiệp:

• Thông tin đơn hàng không đầy đủ hoặc thiếu chính xác: Thiếu thông tin về mã hàng, quy cách, số lượng hoặc thời gian giao hàng khiến các bộ phận phải xác minh nhiều lần trước khi xử lý.
• Trao đổi thông tin giữa các phòng ban chưa đồng bộ: Khi Kinh doanh, Kế hoạch, Kho, Mua hàng và Sản xuất sử dụng các hệ thống hoặc file quản lý riêng biệt, việc cập nhật thay đổi của đơn hàng thường bị chậm. Điều này khiến kế hoạch sản xuất và giao hàng không phản ánh đúng nhu cầu thực tế.
• Thiếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất: Nếu doanh nghiệp không tính toán chính xác nhu cầu vật tư, dây chuyền sản xuất có thể phải tạm dừng để chờ nguyên vật liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành đơn hàng.
• Lập kế hoạch sản xuất chưa tối ưu: Việc phân bổ năng lực máy móc và nhân sự không hợp lý, dẫn đến tình trạng một số công đoạn quá tải trong khi các công đoạn khác lại nhàn rỗi, làm giảm hiệu suất chung của toàn bộ nhà máy.
• Không theo dõi được tiến độ sản xuất theo thời gian thực: Khi dữ liệu sản xuất được cập nhật chậm hoặc thực hiện thủ công khiến nhà quản lý khó phát hiện sớm các công đoạn chậm tiến độ để có phương án điều chỉnh kịp thời.
• Sai sót trong xuất nhập kho: Xuất nhầm nguyên vật liệu, giao sai thành phẩm hoặc ghi nhận tồn kho không chính xác có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian kiểm tra, điều chỉnh và thậm chí phải sản xuất bổ sung để đáp ứng đơn hàng.
• Quá trình phê duyệt kéo dài: Nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện phê duyệt đơn mua, lệnh sản xuất hoặc xuất kho bằng giấy tờ hoặc email. Khi người có thẩm quyền không xử lý kịp thời, toàn bộ quy trình phía sau cũng bị đình trệ.
• Khó kiểm soát các đơn hàng ưu tiên hoặc thay đổi đột xuất: Trong thực tế, khách hàng thường yêu cầu điều chỉnh số lượng, thời gian giao hoặc bổ sung sản phẩm. Nếu doanh nghiệp không có công cụ hỗ trợ đánh giá nhanh tác động của những thay đổi này, kế hoạch sản xuất sẽ dễ bị xáo trộn.

Hầu hết những vấn đề trên đều xuất phát từ việc doanh nghiệp vẫn quản lý đơn hàng bằng Excel, giấy tờ hoặc các phần mềm rời rạc. Khi số lượng đơn hàng còn ít, cách làm này có thể đáp ứng nhu cầu vận hành. Tuy nhiên, khi quy mô sản xuất mở rộng và lượng đơn hàng tăng nhanh, Excel dần bộc lộ nhiều hạn chế:

• Khó đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban
• Dễ xảy ra sai sót do nhập liệu thủ công
• Không thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực
• Không tự động liên kết các quy trình với nhau
• Khó kiểm soát lịch sử thay đổi dữ liệu

Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét chuyển từ phương thức quản lý quy trình xử lý đơn hàng thủ công sang sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả vận hành.

Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng với phần mềm 3S ERP

Để loại bỏ triệt để rủi ro xử lý đơn hàng chậm, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã quyết định triển khai phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP do ITG Technology phát triển.

Phần mềm giúp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất của tổ chức trên một nền tảng quy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ từng bước trong quy trình xử lý đơn hàng: Từ khi tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch, quản lý mua hàng, cấp phát nguyên liệu, sản xuất, đến khi giao hàng và thu hồi công nợ.

Dashboard quản lý quy trình xử lý đơn hàng của 3S ERP

Nhờ khả năng liên thông dữ liệu xuyên phòng ban, doanh nghiệp ứng dụng 3S ERP có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, đồng thời cung cấp cho ban lãnh đạo công cụ giám sát tiến độ minh bạch theo thời gian thực. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp sản xuất xây dựng một quy trình xử lý đơn hàng chuẩn hóa, ổn định và có khả năng mở rộng theo quy mô kinh doanh trong dài hạn.

Có thể thấy, để chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng, việc ứng dụng công cụ quản lý phù hợp chính là bước đi cần thiết để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đảm bảo tiến độ giao hàng và giữ vững uy tín trong mắt đối tác. Các doanh nghiệp đang có nhu cầu tư vấn và triển khai giải pháp hỗ trợ quản lý đơn hàng hiệu quả vui lòng liên hệ ITG Technology theo hotline 092.6886.855 để được tư vấn chi tiết.