Cải tiến liên tục – tiếng Anh là Continuous Improvement Process (CIP), bắt nguồn từ thuật ngữ Kaizen của người Nhật, có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “liên tục cải tiến quy trình”, là cơ sở cho triết lý kinh doanh của Nhật Bản nói riêng và của nhiều doanh nghiệp trên thế giới nói chung.

Ý nghĩa của cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng liên quan đến việc làm cho môi trường làm việc trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn thông qua việc cải thiện các quy trình hàng ngày, tạo ra bầu không khí nhóm, đảm bảo sự gắn kết của nhân viên, và nâng cao hiệu suất công việc, giảm tình trạng mệt mỏi và an toàn hơn. Bài viết này sẽ đề cập chi tiết về những thông tin xoay quanh việc áp dụng quy trình cải tiến liên tục vào quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.

Tại sao phải cải tiến liên tục?

Với những chia sẻ ở trên, chắn hẳn bạn đã phần nào hiểu được “Cải tiến liên tục là gì?” Vậy tại sao doanh nghiệp cần áp dụng cải tiến liên tục?

Về nguyên tắc, phương pháp cải tiến liên tục Kaizen sẽ có một vài mục tiêu chính:

• Kiểm soát chất lượng
• Giao hàng đúng lúc
• Tiêu chuẩn hoá công việc
• Sử dụng các trang thiết bị một cách hiệu quả
• Loại bỏ lãng phí

Cải tiến liên tục mang lại nhiều lợi ích

Từ những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian dài sẽ tạo nên những cải tiến cho công ty. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc những thay đổi sẽ diễn ra từ từ. CIP chỉ đơn giản là chỉ ra những thay đổi nhỏ ở thời điểm hiện tại có thể có các tác động lớn trong tương lai.

Cải tiến có thể đến từ bất kỳ nhân viên nào, vào bất cứ thời điểm nào. Ý tưởng của quy trình này là để mọi thành viên đều có lợi ích trong thành công của công ty, thúc đẩy sự cố gắng để cải thiện mô hình kinh doanh trở nên tốt hơn.

Các điều kiện tiên quyết trong quy trình cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục bao gồm 5 điều kiện chính:

• Hiểu khách hàng của mình
• Thoải mái trong mọi tình huống
• Tìm hiểu địa điểm diễn ra hoạt động (gemba)
• Trao quyền bình đẳng cho mọi người
• Minh bạch trong mọi việc

Thông qua 5 điều kiện trên, các công việc trong quy trình sẽ đem lại những kết quả rõ rệt để có thể đánh giá tình hình thực tế, điển hình là 3 kết quả sau:

• Loại bỏ lãng phí (hay còn được hiểu là Hiệu quả kinh tế)
• Bảo đảm sự ổn định cho tổ chức
• Quy chuẩn hoá mọi công việc

Với quy trình này, những người thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động sẽ biết rõ nhất về công việc của mình. Việc trao quyền cho họ sẽ là chiến lược tốt nhất để cải thiện trong việc quản lý chất lượng.

Xem thêm: Các bước trong quy trình cải tiến liên tục

Những nguyên tắc cần phải có khi thực hiện cải tiến liên tục Kaizen

Các quy trình đều cần phải có một bộ nguyên tắc để đảm bảo mọi thứ đều đi đúng hướng, và quy trình cải tiến liên tục cũng không phải ngoại lệ. Những nguyên tắc được kể đến trong quy trình như sau:

Những nguyên tắc cần phải có trong quy trình cải tiến liên tục

• Đặt ưu tiên hàng đầu là khách hàng
• Liên tục cải tiến như tên của quy trình
• Các vấn đề cần phải xử lý trực tiếp, thẳng thắn, tránh làm mất thời gian ảnh hưởng tới các bộ phận khác
• Cởi mở trong việc chia sẻ khó khăn, khúc mắc trong quá trình làm việc
• Ủng hộ tinh thần tự phát triển bản thân
• Ủng hộ việc làm việc theo nhóm
• Các dự án cần được quản lý và cùng lúc kết hợp với các bộ phận chức năng
• Các quy trình cần được chỉnh sửa và phát triển phù hợp với mô hình tổ chức
• Luôn gửi các thông báo mới trong công việc hoặc quy trình tới toàn bộ nhân viên để có thể nắm bắt một cách đồng bộ
• Hỗ trợ, tạo điều kiện trong công việc và đời sống cho nhân viên, tạo tinh thần tốt giúp cải thiện hiệu suất

Những lợi ích từ cải tiến liên tục

Quy trình cải tiến liên tục Kaizen giúp mang đến rất nhiều lợi ích cho công ty, bao gồm:

Những lợi ích từ cải tiến liên tục

• Sự hài lòng đến từ nội bộ
• Sự hài lòng đến từ khách hàng
• Giảm bớt sự luân chuyển nhân viên
• Củng cố lòng trung thành với tổ chức
• Chi phí thấp
• Gia tăng năng suất và hiệu quả
• Giải quyết vấn đề tối ưu

Những công cụ hỗ trợ trong quy trình cải tiến liên tục

Quy trình cải tiến liên tục sử dụng rất nhiều công cụ khác nhau, tuỳ thuộc vào mục tiêu hướng tới. Ví dụ, công cụ 5S thường được sử dụng trong sản xuất tinh gọn và đảm bảo nơi làm việc hiệu quả, năng suất và an toàn. Hệ thống JIT và Kanban thì được sử dụng trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Mô hình 5W (what, when, where, why and who) dùng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Mỗi công cụ sẽ có ích cho từng mảng, dưới đây sẽ là tổng hợp 9 công cụ phổ biến nhất trong việc áp dụng vào quy trình cải tiến liên tục:

• Suggestion Systems – Hệ thống chỉ dẫn
• Quality Control Circles – Chu kỳ kiểm soát chất lượng
• Process Oriented Management – Quản lý định hướng quá trình
• Visible Management – Quản lý hữu hình
• Cross-functional Management – Quản lý chéo các chức năng
• JIT (Just-in-time) Management
• Hệ thống Kanban
• Statistics Process Management – Kiểm soát quá trình thống kê
• The PDCA Cycle – Chu trình PDCA

Khi tận dụng được quy trình cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng, không phân biệt quản lý hay nhân viên, tất cả mọi người đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. 

Với những thông tin trong bài viết trên, việc thay đổi từ bên trong sẽ tạo tiền đề để có một tập thể gắn kết, giúp phát triển bền vững trong tương lai. Nếu bạn có thắc mắc hoặc muốn tư vấn thêm về cải tiến liên tục, hãy liên hệ trực tiếp vào hotline 092.6886.855 để các chuyên gia hàng đầu ITG đồng hành trong từng bước phát triển của doanh nghiệp nhé!