Lãng phí trong sản xuất là gì? Cách loại bỏ lãng phí trong sản xuất

Lãng phí trong sản xuất là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp tụt hậu và kém phát triển. Các lãng phí ở doanh nghiệp có thể là lãng phí do sản phẩm sai lỗi, khuyết tật; sản xuất dư thừa, hàng hóa tồn kho nhiều; thao tác, hoạt động không cần thiết; thời gian chờ đợi. Loại bỏ các lãng phí sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng các nguyên vật liệu đầu vào, năng lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh, làm tăng lợi nhuận, sự thỏa mãn của khách hàng.

Lãng phí trong sản xuất là gì?

“Lãng phí trong sản xuất là việc sử dụng nguồn lực tài chính, lao động và các nguồn lực khác vượt quá mức, tiêu chuẩn, hoặc hoặc sử dụng đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ, nhưng chất lượng đạt thấp hơn hoặc không đúng mục tiêu đã xác định”. Lãng phí còn mang ý nghĩa sử dụng các nguồn lực chưa hợp lý, ảnh hưởng và làm giảm chất lượng cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng và các bên hữu quan.

Hiểu một cách đơn giản lãng phí trong sản xuất là “Hoạt động không tạo thêm giá trị cho chuỗi cung ứng”. Và thực tế cho thấy, khách hàng sẽ không thanh toán thêm bất kì khoản phát sinh nào đến từ các hoạt động không làm tăng thêm giá trị cho những gì họ thật sự muốn và cũng như đối với nhà quản lí chuỗi cung ứng, việc lãng phí nguồn lực cho các hoạt động không mang lại giá trị hoàn toàn cần được hạn chế tối đa.

Lợi nhuận của doanh nghiệp có thể gia tăng từ việc cắt giảm các chi phí trong quá trình hoạt động. Và một trong những chi phí chiếm tỉ trọng khá lớn thường bị các doanh nghiệp ‘bỏ quên’ và ảnh hưởng trực tiếp đến giá cung cấp cho khách hàng đó chính là chi phí tổn thất cho các hoạt động lãng phí, không cần thiết trong quá trình vận hành. Cắt bỏ những chi phí này là cần thiết, tuy nhiên, không nhiều công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc làm này.

Ngoài khả năng cải thiện lợi nhuận cho công ty, việc cắt giảm, loại bỏ các hoạt động lãng phí trong vận hành có tác động lớn đến sự hài lòng của khách hàng với các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Khách hàng muốn thời gian giao hàng đúng lúc, chất lượng hoàn hảo và với mức giá phù hợp. Điều này chỉ có thể đạt được nếu bạn loại bỏ được những lãng phí trong vận hành.

Nhận diện 7 lãng phí trong sản xuất và phương pháp loại bỏ 7 lãng phí

Dưới đây là những nguyên nhân gây lãng phí trong sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí để đầu tư kinh doanh, từ đó nâng cao lợi nhuận.

1. Lãng phí do sản xuất sai lỗi

Sai  lỗi/ Khuyết tật là sai sót bất kỳ của sản phẩm hay dịch vụ trong việc đáp ứng một trong số những quy định của khách hàng hay đối tác. Một sản phẩm lỗi có thể có một hay nhiều lỗi. Bên cạnh các sai lỗi về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí, sai lỗi cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết, v.v

Phương pháp loại bỏ lãng phí do sản xuất sai lỗi:

• Xác định nguyên nhân gốc rễ của sai lỗi trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho mỗi quá trình (công đoạn) trung kiểm soát ở đâu.
• Soạn thảo, ban hành và đưa vào áp dụng các hướng dẫn công việc, chuẩn hóa các thao tác cho tất cả các công đoạn, khu vực.
• Xây dựng cẩm nang chất lượng, trong đó nêu các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp hoặc có thể gặp phải, tương ứng đó là các hành động khắc phục, phòng ngừa tương ứng
•  Đào tạo, thay đổi nhận thức của công nhân để mỗi công nhân là người kiểm tra chất lượng.
• Áp dụng các công cụ, mô hình loại bỏ lãng phí do sai lỗi/khuyết tật:
  – Phương pháp phòng chống sai lỗi Poka Yoke;
  – Bẩy công cụ kiểm soát chất lượng vào quá trình phân tích và kiểm soát lỗi;
  – Mô hình Nhóm huấn luyện (TWI -Training Within Industry) vào doanh nghiệp với ba chương trình gồm Kỹ năng chỉ dẫn công việc
  (JIT), Kỹ năng quan hệ trong công việc (JRT), và Kỹ năng cải tiến công việc (JMT);
  – Sản xuất theo dòng chảy sản phẩm và tiến tới dòng chảy một sản phẩm. Khi đó dễ phát hiện khuyết tật nếu xảy ra;

2. Lãng phí do sản xuất dư thừa

Thực tế ở các doanh nghiệp đều sản xuất dự phòng 5-7% số lượng đơn hàng hoặc sản xuất trước một số mặt hàng cơ bản để có thể giao hàng ngay nếu có khách đặt. Trong sản xuất, con số trên khá an toàn. Tuy nhiên, nếu không có biện pháp khống chế, thì đây sẽ là một gánh nặng tài chính không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Nếu để số hàng dư thừa này vượt mức kiểm soát sẽ trở thành hàng tồn kho, và doanh nghiệp sẽ khó để quay vòng vốn ngoài việc lãng phí chi phí lưu kho.

Phương pháp loại bỏ lãng phí do sản xuất dư thừa:

• Doanh nghiệp phải có biện pháp theo dõi và cân đối nhu cầu phù hợp, sử dụng kỹ thuật dự báo nhu cầu sản xuất, cả về thông tin đầu vào và đầu ra sản phẩm
• Cải thiện và đẩy mạnh thông tin nội bộ thông qua việc cải thiện cộng tác giữa các bộ phận với nhau, lúc đó những dữ liệu trên sẽ được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
• Hợp lý hóa kế hoạch sản xuất: Cần có những biện pháp hợp lý hóa sản xuất, lập kế hoạch và điều chuyền hợp lý, bố trí và điều phối lao động hợp lý.
• Có biện pháp kiểm tra hàng tồn kho xem có ở mức phù hợp.
• Áp dụng các công cụ, mô hình loại bỏ lãng phí do sản xuất dư thừa:
  – Phương pháp Kaban – sử dụng phương pháp sản xuất kéo;
  – Sản xuất theo mô hình dòng chảy một sản phẩm (One piece flow);
  – Sản xuất vừa mức độ – sản xuất lô nhỏ, hỗn hợp (nhiều sản phẩm trên dây chuyền)

3. Lãng phí do tồn kho

Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất, v.v. Thường thường, bộ phận bán hàng muốn nâng cao mức tồn kho để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng; bộ phận sản xuất cũng mong muốn có một lượng tồn kho lớn để có nhiều thuận lợi hơn trong lập kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, đối với bộ phận kế toán, tài chính thì lại muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Những mặt hàng này hoàn toàn không mang lại giá trị nào cho doanh nghiệp nhưng lại làm doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí: Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý…

Do dó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng không “quá ít”.

Phương pháp loại bỏ lãng phí do tồn kho:

• Cân bằng sản xuất nhằm đồng bộ công suất giữa các công đoạn để giảm tồn kho
• “Nắn lại” dòng chảy sản xuất
• Giảm lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ trong giai đoạn đầu thể hiện chức năng liên kết sản xuất cung ứng.
• Giảm lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất: có loại dự trữ này là do nhu cầu thiết yếu của quá trình sản xuất, chịu tác động của chu kỳ sản xuất
• Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Đọc thêm: Tự động hóa nhập xuất kho nhờ quản lý kho theo Barcode/ QR code

4. Lãng phí vận chuyển

Hiện nay, nhiều xưởng sản xuất của các doanh nghiệp đang được bố trí theo chức năng và sản xuất một sản phẩm phải đi qua nhiều khâu. Việc luân chuyển này không chỉ làm phát sinh lãng phí do lưu trữ mà còn gây lãng phí vận chuyển.

Phương pháp loại bỏ lãng phí do vận chuyển:

• Nắm chắc nhu cầu của khách hàng và nắm chắc về số lượng sản phẩm và thời điểm giao hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất vừa đủ không dư thừa.
• Bố trí lại mặt bằng cho hợp lý: Bố trí mặt bằng theo dạng chữ U sẽ có nhiều ưu điểm hơn so với dây chuyền đường thẳng. Đó là những ưu điểm về khả năng di chuyển của công nhân và máy móc trong quá trình sản xuất.
• Sản xuất liên tục, hạn chế tồn trữ dẫn đến vận chuyển. Có thể áp dụng phương pháp sản xuất dòng chảy một sản phẩm.
• Áp dụng các giải pháp khác như sắp xếp lại kế hoạch sản xuất để giảm việc đi lại giữa các công đoạn, bộ phận. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tích hợp các giải pháp như giảm tồn kho, sản xuất vừa đủ, bố trí nhân sự và máy móc thiết bị phù hợp, v.v.

5. Xử lý thừa

Gia công/xử lý thừa trong sản xuất là các hành động khắc phục, ngừa, giải quyết các vấn đề không phù hợp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh; hoặc là gia công vượt quá yêu cầu của khách hàng, bao gồm sử dụng các thành phần phức tạp hơn so với yêu cầu, hay gia công với chất lượng vượt yêu cầu, chẳng hạn như đánh bóng bề mặt quá mức hoặc tại vị trí không cần thiết. 

Gia công/xử lý thừa không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình. Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung.

Phương pháp cắt giảm lãng phí do thao tác thừa:

• Luôn luôn đặt câu hỏi: “mục đích của quá trình này là gì?”; “nhiệm vụ của công đoạn này là gì?”. Chính mục đích của công đoạn sẽ giúp xác định hoạt động nào là “cần thiết”, hoạt động nào là “không cần thiết”.
• Thực hiện hoạt động nhóm kiểm soát chất lượng QC (nhóm QC). Đầu tư vào con người, đặc biệt là nhóm cải tiến chất lượng trong doanh nghiệp, có thể xác định các loại lãng phí trong quá trình và cải tiến liên tục.
• Soạn thảo, ban hành và đưa vào áp dụng các hướng dẫn công việc, chuẩn hóa các thao tác cho tất cả các công đoạn, khu vực.
• Xây dựng cẩm nang chất lượng, trong đó nêu các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp hoặc có thể gặp phải, tương ứng đó là các
  hành động khắc phục, phòng ngừa tương ứng để toàn thể cán bộ có thể tham khảo và chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó với các tình huống này khi xảy ra

6. Lãng phí thời gian chờ đợi

Loại lãng phí này xảy ra do các công đoạn trên dây chuyền có tốc độ không đồng đều, do thiếu chi tiết, do trục trặc kỹ thuật khiến dây chuyền bị trì hoãn để chờ đợi thu thập đủ nguyên vật liệu mới tiếp tục tiến hành sản xuất. Khi dây chuyền hay máy đang hoạt động rất khó để phát hiện ra lãng phí này.

Khi xảy ra loại lãng phí này, sẽ có một bộ phận công nhân phải chờ đợi để công đoạn sản xuất gặp trục trặc được giải quyết.Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên. Chờ đợi không cần thiết thường gây lãng phí, thậm chí là lãng phí lớn. Vì vậy, xem xét và loại bỏ lãng phí thời gian vô ích là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sự chờ đợi giữa các công đoạn trong quá trình sản xuất sẽ làm cho người lao động và máy móc thiết bị không được sử dụng tối ưu năng lực và công suất.

Giải pháp tránh sự lãng phí do chờ đợi

• Kiểm tra các nguyên nhân gây lãng phí. Danh sách kiểm tra lãng phí chờ đợi:Công đoạn trước sản xuất không kịp cho công đoạn sau, Thiếu sản phẩm, vật tư, … để sản xuất phải chờ, Mất cân bằng do thiếu kế hoạch …, Thiếu các tiêu chuẩn của các hoạt động nên chờ đợi lẫn nhau, Thiếu công nhân nên rối rắm trong cân bằng chuyền nên nhiều người phải chờ, Dư quá nhiều công nhân, bố trí không hợp lý, …Khi tìm ra nguyên nhân ở khâu nào thì khắc phục ở những khâu đó
• Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian để xác định thời gian chuẩn để hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ nào đó.
• Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng công cụ nghiên cứu thao tác (Motion study): Nghiên cứu thao tác sẽ tập trung vào ghi nhận và phân tích từng thao tác, từng cử chỉ của người thực hiện nhằm có những đánh giá, phân tích cải tiến tăng năng suất, giảm hao phí.

7. Lãng phí do thao tác thừa

Lãng phí do thao tác là những động tác, chuyển động không cần thiết của người lao động trong hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ, sẽ tạo ra sự lãng phí và làm chậm tốc độ của người lao động, gây nên sự lãng phí về thời gian, sức lực và năng suất làm việc của người lao động. Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay thậm chí các chuyển động cơ thể không cần thiết hay bất tiện do quy trình thao tác được thiết kế kém làm chậm tốc độ làm việc của công nhân.

Phương pháp khắc phục:

• Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian để xác định thời gian chuẩn để hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ nào đó.
• Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng công cụ nghiên cứu thao tác (Motion study): Nghiên cứu thao tác sẽ tập trung vào ghi nhận và phân tích từng thao tác, từng cử chỉ của người thực hiện nhằm có những đánh giá, phân tích cải tiến tăng năng suất, giảm hao phí.
• Áp dụng công cụ quản lý trực quan trong quá trình sản xuất: Hệ thống quản lý trực quan sẽ giúp cho người lao động nắm được đầy đủ thông tin về quy trình, tiến độ sản xuất kinh doanh cũng như các thông tin liên quan đến việc xử lý, tiến hành một công việc nào đó.

Lợi ích của nhận diện 7 lãng phí trong sản xuất

• Nhận diện và loại bỏ bảy lãng phí sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ từ phía khách hàng. Từ đó, tăng sự thỏa mãn của khách hàng và các bên hữu quan đối với doanh nghiệp;
• Giảm thiểu lãng phí về vận chuyển, di chuyển bất hợp lý, v.v. Doanh nghiệp sắp xếp, bố trí mặt bằng nơi làm việc hợp lý và bảo đảm thời gian sản xuất và giao hàng, cung cấp dịch vụ đúng thời hạn.
• Giảm thiểu lãng phí do sai lỗi/ khuyết tật, giải quyết các vấn đề không phù hợp trong quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, hoạt động và hạ giá thành sản phẩm hoặc đảm bảo giá cả cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh. Việc giảm chi phí sẽ đồng nghĩa với việc tăng hiệu quả về mặt tài chính và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nâng cao năng lực cạnh tranh, hình ảnh và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
• Giảm thiểu các hao phí, lãng phí trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả đầu tư vào các hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, làm tăng giá trị cho doanh nghiệp.
• Sử dụng hợp lý nguyên vật liệu sản xuất và nguồn năng lượng phục vụ cho các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã sản xuất kinh doanh theo hướng thân thiện với môi trường và có trách nhiệm xã hội.
• Giúp cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách chỉ rõ những khu vực cần cải tiến và đảm bảo được các mục tiêu: Sản xuất vừa đúng lúc (Just In Time), đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn. Bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả; Đánh giá quá trình bằng việc sử dụng hiệu quả nguồn lực; Chỉ mua đúng thứ khi thấy cần dùng đến; Sản xuất mà không có hàng bị sai lỗi; Sản xuất những gì mà là có thể bán được.

Khi doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo dựng thương hiệu tốt sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận với các dự án, chương trình phát triển doanh nghiệp. Từ đó, giúp quảng bá doanh nghiệp trong cộng đồng và với các tổ chức trong và ngoài nước, tạo thêm nhiều cơ hội việc làm cho người lao động, nâng cao thu nhập.

Kết luận

Bất kỳ một đơn vị nào khi sản xuất, kinh doanh nào đều hướng tới lợi nhuận. Lợi nhuận là mục tiêu để hoạt động và tồn tại của mỗi doanh nghiệp. Lợi nhuận của doanh nghiệp gắn liền với chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm, doanh thu, khách hàng …Hạn chế những lãng phí trong sản xuất sẽ là đích đến của bất kỳ doanh nghiệp nào trên con đường phát triển. Để được tư vấn về ứng dụng công nghệ trong quản lý sản xuất để nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu lãng phí dô sản xuất. Doanh nghiệp hãy liên hệ với chuyên viên tư vấn của chúng tôi qua hotline: 092.6886.855.