Kanban là gì? 

Trong quá trình quản lý công việc của doanh nghiệp, mỗi nhà quản trị sẽ có thể áp dụng một hay nhiều phương pháp quản lý sao cho phù hợp với những đặc điểm hay mô hình của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, để có thể vận hành và phát triển tốt, doanh nghiệp cần chọn đúng phương pháp để tối ưu quy trình làm việc của mình. Phương pháp Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ Toyota Motor Corporation vào năm 1947. Hiện nay, Kanban được sử dụng như là một trong trong những phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả và phổ biến đang được nhiều công ty áp dụng.

Kanban là gì?

Được dịch từ Tiếng Nhật, Kanban được hiểu là thẻ thị giác, trong đó “Kan” là thị giác và “ban” là thẻ. Hệ thống Kanban (Kanban system) là một phương pháp tinh gọn để quản lý và cải tiến công việc trên toàn bộ hệ thống máy móc dựa trên nguồn lực lao động của lao động.

Qua việc phân tích và xử lý dữ liệu một cách rõ ràng, phương pháp Kanban hỗ trợ doanh nghiệp gia tăng năng suất và hiệu quả làm việc của mình, từ đó cải thiện hình ảnh, cũng như lợi thế cạnh tranh so với những doanh nghiệp khác.

Những khái niệm cần lưu ý khi áp dụng phương pháp Kanban

Kanban board (bảng kanban) là một công cụ để trực quan hóa công việc, nó bao gồm nhiều cột tương ứng với các yếu tố của doanh nghiệp. Tình trạng mỗi công việc sẽ được hiển thị tại cột và tình trạng tương ứng. 

Kanban card (thẻ kanban) là ảnh đại diện cho một hạng mục công việc, đây là một công cụ quan trọng trong hệ thống vận hành của phương pháp vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang được tiến hành. Thẻ Kanban có chứa các thông tin giá trị về nhiệm vụ và tình trạng của nó, nó có thể bao gồm: các nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện, tình trạng…

Phân loại Kanban

– Production kanban: Kanban sản xuất có nhiệm vụ kiểm soát và thông báo cho hệ thống sản xuất thêm sản phẩm khi có nhu cầu hay theo dõi số lượng sản xuất để bù vào lượng hàng đã được giao đi.

– Transport kanban: Trong quy trình sản xuất, Kanban vận chuyển sẽ hỗ trợ liên kết các công đoạn. Ví dụ: Kanban sẽ thông báo cho quy trình nhập nguyên liệu những sản phẩm chi tiết để lắp ráp sản phẩm các cho công đoạn sau.

– Supplier kanban: Kanban cung ứng được dùng để hỗ trợ cho chuỗi cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp, hệ thống sẽ thông báo cho nhà cung cấp số lượng nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cần giao.

– Temporary kanban: Kanban tạm thời được phát hành có thời hạn trong các trường hợp bị thiếu hàng.

– Signal kanban: Kanban tín hiệu được sử dụng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

Nguyên tắc Kanban

– Trực quan hóa công việc:

Thẻ thị giác bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Áp dụng Kanban để quản lý công việc hiện nay sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức, tối ưu hay theo dõi công việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

– Giới hạn công việc đang làm:

Việc giới hạn số lượng các công việc đang thực hiện đồng thời sẽ giúp cải thiện hiệu suất, tăng tính rõ ràng của các vấn đề và các trở ngại, qua đó tạo điều kiện cho sự cải tiến liên tục của doanh nghiệp. Nguyên lý giới hạn công việc còn giúp doanh nghiệp tập trung vào chiến lược phát triển đã định, từ đó tránh lãng phí các nguồn lực không cần thiết.

– Quản lý luồng làm việc

Khi theo dõi luồng công việc qua một hệ thống, doanh nghiệp có thể xác định những vấn đề đang gặp phải và đưa ra các phương án thay đổi dựa trên tình trạng của công việc. 

– Cải tiến liên tục

Bằng cách theo dõi số lượng sản xuất, chất lượng và thời gian làm sản phẩm,… doanh nghiệp sẽ cần dành nhiều thời gian hơn để đánh giá, phân tích, và thử nghiệm, từ đó đưa ra những phương án thay đổi hệ thống nhằm tăng năng suất và hiệu quả công việc.

Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

Ưu điểm của phương pháp Kanban

Ngoài việc tối ưu hiệu suất làm việc, theo dõi lượng cầu hàng hóa ra thị trường, phương pháp Kanban còn mang lại nhiều ưu điểm như:

• Liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các công đoạn trong quy trình sản xuất với nhau.
• Quản lý và tối ưu thời gian sản xuất hiệu quả và chính xác.
• Xác định cụ thể số lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, công sức, giảm thiểu lượng hàng tồn kho.
• Xác định cụ thể số lượng nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất, giải quyết vấn đề tồn đọng trong các quá trình sản xuất, tận dụng tối đa công suất làm việc, giảm thiểu nhiều chi phí phát sinh tại doanh nghiệp như nhân công, thuê kho, xưởng…
• Theo dõi và cập nhật xu hướng theo thị trường, cung cấp hàng hóa đúng theo nhu cầu khách hàng. 

Nhược điểm của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban thực hiện tối ưu quy trình sản xuất với mục tiêu tinh giản hệ thống một cách tốt đa, tuy vậy khi áp dụng phương pháp vẫn có những nhược điểm sau:

• Để áp dụng phương pháp Kanban, doanh nghiệp cần sở hữu hệ thống cơ sở hạ tầng tốt và đạt đủ tiêu chuẩn.
• Toàn bộ dây chuyền sản xuất phải có một hệ thống nhân viên có trình độ và kiến thức cao. Bởi vì chỉ một hành động sai sót sẽ khiến toàn hệ thống dừng hoạt động.
• Áp dụng hệ thống Kanban xưởng sẽ khiến doanh nghiệp sở hữu ít hoặc không có hàng tồn kho, vì vậy bạn sẽ không thể đáp ứng kịp các đơn hàng yêu cầu số lượng sản phẩm lớn.

Lợi ích của phương pháp Kanban trong sản xuất

Khả năng hiển thị tốt hơn

Một trong những lý do khiến Kanban trở nên phổ biến chính là khả năng hiển thị. Với việc áp dụng Kanban trong sản xuất, doanh nghiệp có thể quan sát các hoạt động trong khi quy trình sản xuất đang diễn ra, phát hiện các vấn đề phát sinh và ngay lập tức giải quyết nó.

Rút ngắn thời gian làm việc

Chu kỳ sản xuất là khoảng thời gian được tính từ thời điểm bắt đầu cho đến khi hoàn tất một công việc. Phương pháp Kanban sẽ giúp bạn có thể rút ngắn thời gian của một chu kỳ làm việc, từ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn để phân phối và đưa ra những chiến lược phát triển hiệu quả.

Ngăn ngừa tắc nghẽn

Khi doanh nghiệp tham vọng thực hiện quá nhiều mục tiêu, điều này  có thể gây ra sự thiếu hiệu quả do có quá nhiều đầu việc khác nhau cần được thực hiện. Phương pháp Kanban sẽ giúp doanh nghiệp giới hạn lại số lượng công việc dựa trên nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Từ đó tập trung vào những mục tiêu có thể đạt được và tránh lãng phí những nguồn lực không cần thiết.

Quản lý quy trình làm việc

Sử dụng Kanban để phát triển phần mềm liên quan đến việc giám sát, đo lường và báo cáo quy trình làm việc qua tất cả các giai đoạn trong quy trình. Với bảng Kanban, người quản lý dự án có thể:

• Tiết kiệm tối đa nguyên vật liệu trong dây chuyền sản xuất.
• Đảm bảo độ chính xác trong quá trình sản xuất sản phẩm.
• Tối ưu nguồn lao động.
• Nâng cao ý thức và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Các bước để thiết lập hệ thống kanban 

Bước 1: Tạo bảng Kanban cơ bản

Để thực hiện bước đầu, bạn cần bắt đầu với những đầu mục công việc nhỏ, sau đó bắt đầu mở rộng quy mô. Hãy tạo bảng với bốn cột là bốn yếu tố xương sống của bảng Kanban:

1. Tồn đọng – Hãy nêu tất cả những ý tưởng thực hiện chiến lược hay cách giải quyết vấn đề trong doanh nghiệp của bạn.
2. Việc cần thực hiện – đây là cột những công việc bạn cần thực hiện trong kế hoạch đã đặt ra.
3. Việc đang thực hiện – bao gồm các thông tin về công việc đã đặt ra và tình trạng hoàn thành của nó.
4. Việc đã hoàn thành – Khi bạn đã hoàn thành những đầu mục đã đặt ra, hãy điền nó vào cột này.

Bước 2: Xác định quy trình làm việc

Sau khi thiết lập xong một bảng Kanban, doanh nghiệp cần tiến hành tạo thêm các cột bổ sung để xác định đầy đủ các yếu tố sẽ ảnh hưởng tới quy trình làm việc của bạn. Các cột này cần phản ánh tình trạng làm việc của doanh nghiệp qua từng bước, bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng phát hiện và giải quyết các vấn đề trong quá trình làm việc của mình.

Bước 3: Hình dung tất cả công việc

Tiếp theo trong quá trình thiết lập bảng Kanban là thêm tất cả các công việc đã biết vào đó. Bạn sẽ cần tạo thẻ hoặc ghi chú cho mọi hạng mục công việc mà bạn biết điều đó cần thực hiện nhưng chưa bắt đầu. Bạn có thể thêm các mục mới vào cột việc tồn đọng, bước này rất cần thiết vì chỉ khi xác định đúng mục tiêu thì doanh nghiệp mới có thể đi đúng hướng.

Bước 4: Hiển thị chính sách công việc

Trong bảng Kanban, bạn cần thiết lập các quy tắc trong quy trình hoạt động để phương pháp mang lại tối đa lợi ích. Khi bạn áp dụng các chính sách hay hướng dẫn này ở một nơi dễ nhìn thấy, bảng của bạn sẽ khiến chúng trở nên phổ biến đối với mọi người trong doanh nghiệp của bạn.

Bằng cách này, bạn có thể thiết lập một thỏa thuận chung về việc sử dụng các danh mục công việc, xác định khi nào công việc mới nên bắt đầu,… Từ đó gia tăng tính thống nhất của doanh nghiệp.

Bước 5: Thêm giới hạn công việc đang tiến hành 

Kanban tập trung vào việc phân phối liên tục công việc thông qua một quá trình. Vì vậy công suất cần được quản lý để đảm bảo rằng công việc diễn ra suôn sẻ và tránh gây ra những vấn đề không đáng có. Hãy nhớ rằng bạn càng có nhiều hạng mục công việc trong quy trình của mình, việc giao hàng của bạn càng trở nên chậm hơn. 

Bước 6: Thiết lập bầu không khí thân thiện với phản hồi

Bước này là một trong những bước quan trọng nhất để phát triển đúng bảng Kanban của bạn và quy trình làm việc của nó. Bạn nên cởi mở với phản hồi, đề xuất của các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để điều chỉnh bảng cho phù hợp. 

Hiện nay, Kanban trở thành một trong những công cụ hiệu quả nhất trong việc quản trị doanh nghiệp. Các thuộc tính cơ bản của mô hình Kanban có thể được coi là kim chỉ nam cho hướng đi của các doanh nghiệp muốn áp dụng.