Phương pháp DMAIC – Đâu là bước quan trọng nhất?

DMAIC là phương pháp cải tiến dựa trên dữ liệu cốt lõi của Hệ phương pháp Six Sigma. DMAIC là viết tắt của Define (Xác định) – Measure (Đo lường) – Analyze (Phân tích) – Improve (Cải tiến) – Control (Kiểm soát). 

Phương pháp DMAIC đem lại rất nhiều lợi ích, đặc biệt trong việc cải thiện quy trình sản xuất. Vì vậy, việc hiểu rõ “DMAIC là gì?” và ứng dụng thành công nó vào mô hình doanh nghiệp sẽ giúp giảm thiểu tối đa các sự cố hay sai lầm trong quy trình bằng việc phân tích lỗi trước khi thực hiện giải pháp. Ngoài ra, phương pháp này cũng giúp cải thiện giao tiếp giữa thành viên nhóm hoặc nhân viên trong công ty, giúp hiệu suất nội bộ được nâng cao và làm hài lòng khách hàng hơn.

Mô hình phương pháp DMAIC

Tuy nhiên, phương pháp DMAIC không phù hợp trong tất cả trường hợp. Đối với những vấn đề rõ ràng và đơn giản, việc triển khai DMAIC có thể sẽ gây rườm rà trong các công đoạn, làm tiêu tốn nguồn lực. Bên cạnh đó, trong quá trình triển khai DMAIC nếu không có kiến thức, có thể khiến doanh nghiệp tập trung vào phương pháp nhiều hơn là tìm ra giải pháp phù hợp.

Mục đích của DMAIC là gì?

Mục đích chính của DMAIC là cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các quy trình hiện có trong doanh nghiệp. Khi cải thiện một quy trình và vấn đề phức tạp hoặc có rủi ro cao, DMAIC sẽ là phương án phù hợp cho những công việc này. Các cấu trúc và quy tắc được đặt ra giúp ngăn chặn việc bỏ qua các bước quan trọng, tăng cơ hội cải thiện thành công các quy trình.

Xem thêm: 6 Sigma cải tiến quản lý chất lượng như thế nào?

Nội dung mô hình DMAIC

Nội dung của phương pháp DMAIC bao gồm 5 giai đoạn chính, bao gồm:

Các nội dung triển khai của DMAIC

Define – Xác định

Đây là bước đầu tiên, xác định các vấn đề tồn đọng, cơ hội cải tiến, mục tiêu dự án và các yêu cầu của khách hàng (nội bộ và bên ngoài)

Bước này sẽ giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi như:

• Vấn đề là gì?
• Nó xảy ra thường xuyên như thế nào?
• Tác động của vấn đề trong giai đoạn xác định là gì?

Ngoài ra, cần phải xác định một vài vấn đề khác liên quan tới việc quản lý dự án như:

• Ai sẽ là thành viên của nhóm dự án?
• Dự án sẽ được vận hành như thế nào?
• Các bên liên quan chính là ai?

Measure – Đo lường

Bước thứ 2 của DMAIC là Đo lường. Giai đoạn này nhằm mục đích đảm bảo đội ngũ phụ trách có thể đo lường vấn đề và nắm được hiệu suất hiện tại trước khi đi vào cải thiện.

Trong bước này nên tự đặt các câu hỏi như:

• Làm thế nào để đo lường vấn đề?
• Dữ liệu nào cần thu thập để đo lường và mức độ tin cậy là bao nhiêu?
• Hiệu suất của quy trình hiện tại là gì?

Tất cả những gì về giai đoạn Đo lường là xác định một vạch tiêu chuẩn. Điều này sẽ giúp ích cho dự án rất nhiều về sau khi muốn đo lường tác động của bất kỳ cải tiến quy trình nào được thực hiện. Các phương pháp giúp cải thiện hiệu quả của giai đoạn này:

• Process Map – Bản đồ quy trình: ghi lại các hoạt động được thực hiện như một phần quy trình.
• Capability Analysis – Phân tích khả năng: Đánh giá khả năng đáp ứng các thông số kỹ thuật của một quy trình.
• Pareto Charts – Biểu đồ Pareto: Phân tích tần suất của các vấn đề hoặc nguyên nhân.

Analyze – Phân tích

Phân tích là giai đoạn tiếp theo của phương pháp DMAIC. Ở bước này, doanh nghiệp cần phải

tìm hiểu cốt lõi của vấn đề. Hệ phương pháp Six Sigma cung cấp một số công cụ dựa trên quy trình để tìm ra các đầu mối, giúp trả lời các câu hỏi như:

• Quy trình hoạt động như thế nào?
• Kiến thức hiện có về quy trình là gì?
• Các dữ liệu thu thập được phản ánh vấn đề gì?
• Có thể sử dụng dữ liệu để xác định nguyên nhân ảnh hưởng tới đầu ra của quy trình hay không?

Các phương pháp có thể sử dụng trong Giai đoạn Phân tích:

• Root Cause Analysis – Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA): Khám phá và tìm kiếm các nguyên nhân gây ra vấn đề.
• Failure Mode And Effect Analysis – Phân tích lỗi và tác động (FMEA): Xác định các lỗi có thể xảy ra đối với sản phẩm, dịch vụ và quy trình.
• Multi-vari Chart – Biểu đồ đa biến: Phát hiện các loại biến thể khác nhau trong quy trình.

Improve – Cải tiến

Bước thứ 4 của phương pháp này là Cải tiến. Sau khi xác định nguyên nhân gây ra vấn đề, ý tưởng trong giai đoạn cải tiến là phát triển các giải pháp và thực hiện chúng.

Để giúp bước Cải tiến đạt hiệu quả tối đa, cần trả lời được các câu hỏi sau:

• Tất cả các giải pháp có thể là gì?
• Giải pháp nào sẽ hoạt động tốt nhất?
• Các giải pháp sẽ thực hiện ở đâu, khi nào và như thế nào?

Những câu hỏi của bước Cải thiện cần trả lời một cách chi tiết, để rút ngắn giai đoạn phát triển của dự án. Do vậy, cần có các phương pháp cần thiết để hỗ trợ cho giai đoạn này như:

• Design Of Experiments – Thiết kế thử nghiệm (DOE): Giải quyết các vấn đề từ quy trình hoặc các hệ thống phức tạp, nơi có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả.
• Thực hiện Kaizen: Triển khai một dự án giống với dự án đang vận hành nhưng quy mô nhỏ hơn, từ đó đưa ra các thay đổi kịp thời một cách liên tục.

Control – Kiểm soát

Bước cuối cùng trong Phương pháp DMAIC là Giai đoạn Kiểm soát. Đây sẽ là bước đảm bảo các quy trình mới được phát triển sẽ ổn định và được kiểm soát. Các câu hỏi cần đặt ra ở đây bao gồm:

• Mục tiêu của dự án đã đạt được chưa?
• Những cải tiến có thể triển khai kinh doanh được không?

Các phương pháp nhằm đảm bảo bước Kiểm soát được thực hiện một cách trơn tru:

• Control Plan – Kế hoạch kiểm soát: Ghi lại những gì cần thiết để duy trì quy trình cải tiến ở mức hiện tại.
• Statistical Process Control – Kiểm soát quy trình thống kê (SPC): Theo dõi các hành vi trong quy trình.
• The Five S’s – Phương pháp 5S: Thiết kế nơi làm việc phù hợp với việc kiểm soát quy trình.
• Mistake proofing (poka-yoke) – Phương pháp Chống lỗi: Làm cho lỗi không thể xảy ra hoặc có thể phát hiện ngay lập tức.

Xem thêm: Quản lý chất lượng là gì? Tổng quan phương pháp, quá trình quản lý QMS

Bước quan trọng nhất trong phương pháp DMAIC

Dựa theo nhiều đánh giá từ những doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp DMAIC, thì bước Analyze – Phân tích là bước quan trọng nhất. Thông thường, các tổ chức hoặc doanh nghiệp không tập trung đủ nguồn lực hoặc thời gian vào giai đoạn này, dẫn tới việc lựa chọn các giải pháp ngẫu nhiên trước khi tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề trong quy trình.

Phân tích là bước quan trọng nhất trong phương pháp DMAIC

Trên đây là những thông tin chi tiết đi kèm cùng các phương pháp ứng với từng bước của mô hình DMAIC. Hãy nhớ DMAIC không phải là phương pháp hoàn hảo, cần sử dụng đúng việc và đúng thời điểm. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi cần giải đáp về Phương pháp DMAIC, liên hệ ngay vào hotline: 092.6886.855 để các chuyên gia ITG đồng hành cùng doanh nghiệp nhé!