Quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất | Vai trò, giải pháp quản lý hiệu quả

Quản lý nguyên vật liệu là một khía cạnh của quá trình quản lý chuỗi cung ứng, đóng vai trò rất lớn trong việc tổ chức, sắp xếp và xử lý hiệu quả các hoạt động quản trị sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động này chưa bao giờ là dễ dàng. Vậy quản lý nguyên vật liệu là gì, vai trò và quy trình quản lý nguyên vật liệu ra sao? Tất cả câu trả lời và kiến thức liên quan sẽ được ITG Technology chia sẻ trong bài viết dưới đây. 

1. Quản lý nguyên vật liệu là gì?

Nguyên vật liệu (Material) là một trong 5 yếu tố quan trọng của mô hình quản lý 5M trong doanh nghiệp. Do đó, công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất lớn đối với sự phát triển của một công ty. 

Về cơ bản, quản lý nguyên vật liệu là hành động kiểm soát số lượng nguyên vật liệu vào và ra khỏi doanh nghiệp về mặt chủng loại, số lượng, vị trí và sự luân chuyển. Quy trình bao gồm từ việc giám sát mua nguyên liệu sản xuất, lập kế hoạch và kiểm soát dòng nguyên liệu, đến quản lý hàng tồn kho và phân phối thành phẩm sao cho đảm bảo khả năng thu hồi vốn lưu động tối đa.

2. Các loại nguyên vật liệu 

Để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, trước hết cần phân loại nguyên vật liệu phù hợp. Tuỳ vào mục đích sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành nhiều nhóm khác nhau. 

• Theo phương pháp quản lý: Vật liệu thường sử dụng và vật liệu ít sử dụng.
• Theo mục đích sử dụng: Vật liệu trực tiếp, vật liệu gián tiếp.
• Theo thứ tự gia công: Vật liệu thô, vật liệu gia công thô, chi tiết, bán thành phẩm.
• Theo phương pháp mua: Vật liệu mua, vật liệu cung cấp.

3. Vai trò của quản lý nguyên vật liệu

Đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt

Đây là cách để doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí, gia tăng chất lượng sản phẩm với giá thành vừa phải. Bằng việc quản lý nguyên vật liệu hợp lý, tỉ lệ quay vòng vật liệu sẽ được nâng cao, giúp doanh thu tăng đáng kể, việc chiếm lĩnh thị trường và khả năng sinh lời vốn cũng được cải thiện rõ rệt.

Việc thiếu nguyên vật liệu cho dù chỉ trong một khoảng thời gian ngắn cũng sẽ gây ra thiệt hại đáng kể, khiến cho chuỗi cung ứng nội bộ bị đứt gãy và người quản lý không thể chủ động trong công tác nhập hàng. Thiệt hại này sẽ tỉ lệ thuận với quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Quy mô càng lớn thiệt hại càng cao. 

Ngược lại, mức tồn kho nguyên vật liệu quá cao sẽ gia tăng nhiều chi phí phát sinh như lưu kho, bảo quản, vốn tồn đọng, hư hỏng, thậm chí phải tiêu hủy… Để đảm bảo mức lợi nhuận đặt ra theo kế hoạch, bắt buộc doanh nghiệp phải đẩy chi phí giá thành. Điều này khiến doanh nghiệp khó khăn hơn trong việc cạnh tranh với đối thủ.

Đảm bảo nguyên vật liệu tránh thất thoát

Thất thoát nguyên vật liệu là một trong những nguyên nhân chủ yếu khiến doanh nghiệp cần đầu tư vào hoạt động quản lý. Việc thất thoát sẽ khiến cho nguồn cung ứng nguyên vật liệu bị đình trệ, công đoạn sản xuất bị gián đoạn, thậm chí không thể hoàn thành đơn hàng do nguyên vật liệu bị thất thoát không thể nhập về được nữa.

Quản lý vật liệu sao cho tránh thất thoát cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra tình trạng này. Vui lòng xem thêm phần 4 để tìm hiểu rõ hơn những lý do thường gặp trong thất thoát nguyên vật liệu.

Đảm bảo công tác quản lý khác đạt hiệu quả cao

Các công việc hành chính khác sẽ được lồng ghép vào quy trình một cách trật tự hơn như quản lý nguồn lao động, quỹ tiền lương, trang thiết bị, vốn,…

Có thể thấy, công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ kiểm soát số lượng, chất lượng, phân phối nguyên vật liệu mà từ đó, quản lý nguyên vật liệu còn ảnh hưởng đến năng suất lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, tình hình tài chính, đầu tư và khả năng tăng doanh thu của doanh nghiệp.

4. Quản lý nguyên liệu bị thất thoát – Nguyên nhân thường gặp

Thất thoát do cân sai trọng lượng nguyên vật liệu đầu vào

Khâu vận chuyển, cân hàng được coi là một trong những lỗ hổng lớn đối với quy trình quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu. Thông thường, các nguyên vật liệu đầu vào sẽ được vận chuyển bằng xe tải nội bộ hoặc xe tải thuê. Trong trường hợp xe tải không qua cân mà phụ thuộc vào chứng từ của biên bản thì rất dễ xảy ra trường hợp thất thoát hàng trên đường hoặc lái xe ăn cắp hàng. Bên cạnh đó,trong trường hợp xe tải qua cân, trọng lượng hàng cũng có thể không chính xác do sai số hoặc do sự bất cẩn của con người.  

Thất thoát do quy trình, thao tác thủ công

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sẽ có quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng đầu vào. Các công việc này thường do nhân viên cân đảm nhận hoặc bộ phận đánh giá chất lượng phụ trách. 

Tuy nhiên, nhiều nhân viên khi đánh giá xong thường chọn cách ghi thủ công vào giấy hoặc dùng thiết bị di động để báo qua các bộ phận khác. Điều này tạo nên sự đứt gãy thông tin và dễ xảy sai lệch trong quá trình đánh giá. Dù sai lệch ở mức độ nhỏ nhất cũng có thể gây nên thất thoát rất lớn đối với doanh nghiệp.

Thất thoát do sai lệch hàng hóa trong quản lý kho

Với khối lượng nguyên vật liệu khổng lồ và lượng nhập kho, xuất kho thay đổi mỗi ngày, việc tính toán và xử lý số liệu trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. 

Đây là công việc đòi hỏi nhiều công sức, khả năng tính toán và sự kiên trì cao của người làm. Chính vì vậy, quá trình này chắc chắn không tránh khỏi những sai sót như tính nhầm số lượng, chủng loại. Hậu quả để lại là một lượng lớn nguyên vật liệu có thể bị thất thoát và gây nên những tổn thất về chi phí cho doanh nghiệp 

Bên cạnh đó nhiều nhân viên thiếu trách nhiệm, quản lý kho lỏng lẻo, không kiểm kho định kỳ và đúng quy trình cũng sẽ gây nên những hậu quả trên.  

5. Quy trình quản lý nguyên vật liệu hiệu quả

Quá trình quản lý nguyên vật liệu gồm 5 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu là quá trình chuyển nguyên vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đây cũng là cơ sở để hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Mục đích của giai đoạn này là giúp nhà quản trị nắm rõ một cách đầy đủ, chính xác thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu. 

Nhiệm vụ

• Tiếp nhận chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung đã ký kết trong hợp đồng 
• Tiến hành vận chuyển từ nơi tiếp nhận nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp.

Yêu cầu

• Nguyên vật liệu phải có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Nhà nước.
• Thực hiện đầy đủ các thủ tục tiếp nhận, kiểm tra kỹ càng trước khi tiếp nhận
• Phiếu nhập kho phải bao gồm chữ ký xác nhận của thủ kho và người giao hàng.
• Nhà cung cấp và doanh nghiệp phải thống nhất địa điểm tiếp nhận nguyên vật liệu.

Giai đoạn 2: Tổ chức quản lý kho

Đây là một trong những giai đoạn vô cùng quan trọng của quy trình quản lý nguyên vật liệu. Cụ thể, tổ chức quản lý kho là việc kiểm soát, dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu và thiết bị máy móc dùng trong sản xuất. Mục đích là để đảm bảo tính toàn vẹn về số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu.

Nhiệm vụ

• Hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng, thất thoát nguyên vật liệu.
• Theo dõi, cập nhật tình hình nguyên vật liệu để việc cung ứng được diễn ra kịp thời, nhanh chóng.
• Bảo đảm điều kiện thuận tiện cho việc xuất nhập kho bất kỳ lúc nào.

Yêu cầu

• Sắp xếp nguyên vật liệu một cách khoa học: phân chia theo chủng loại, đặc tính, ghi tên, đánh số rõ ràng.
• Bảo quản nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và quy định của Nhà nước.
• Thường xuyên kiểm tra, cập nhật tình hình nguyên vật liệu trong kho.

Giai đoạn 3: Tổ chức cấp phát nguyên liệu

Là quá trình vận chuyển nguyên vật liệu từ trong kho đến bộ phận sản xuất. Tổ chức cấp phát nguyên liệu không những giúp nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần đảm bảo chất lượng sản phẩm, tính kịp thời và nhanh chóng cho quá trình sản xuất.

Nhiệm vụ: Quá trình này được tiến hành theo 2 cách:

• Cách 1: Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất, dựa trên yêu cầu của từng phân xưởng
• Cách 2: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch, cung ứng nguyên vật liệu theo quy định về số lượng và thời gian cho bộ phận sản xuất.

Dựa vào hoàn cảnh cụ thể, doanh nghiệp sẽ lựa chọn cấp phát nguyên vật liệu theo hình thức phù hợp. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường chọn cấp phát theo tiến độ kế hoạch bởi tính khoa học, ổn định và hiệu quả cao hơn.

Giai đoạn 4: Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu

Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu là quá trình chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Hai bên sẽ đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp. Từ đó giúp doanh nghiệp đảm bảo hạch toán đầy đủ, sử dụng tiết kiệm và tối đa hóa nguồn nguyên vật liệu.

Trên thực tế, thời gian thanh toán có thể theo quý hoặc theo tháng. 

Công thức tính như sau: 

A = LSXSP + LBTP +LSPD + LTKPK. 

Trong đó:

•  A: Lượng nguyên vật liệu đó nhận về trong tháng
• LSXSP: Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm trong tháng
• LBTP: Lượng nguyên vật liệu bán thành phẩm kho
• LSPD: Lượng nguyên vật liệu trong sản phẩm dở dang
• LTKPK: Lượng nguyên vật liệu tồn kho phân xưởng

Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho

Giai đoạn 5: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu

Các doanh nghiệp cần đưa ra những biện pháp và kế hoạch cụ thể để hạn chế việc sử dụng lãng phí nguồn nguyên vật liệu trong sản xuất. Bởi việc sử dụng lãng phí có thể gây nên những thất thoát về nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, giao hàng và gây nên lỗ hổng lớn về thâm hụt ngân sách doanh nghiệp.

Bằng cách sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguồn nguyên vật liệu có sẵn, doanh nghiệp có thể tối ưu được chi phí và nâng cao doanh thu trong tương lai.

Có thể nói, việc quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất chưa bao giờ là bài toán dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình bên trên, việc quản lý ấy sẽ trở nên đơn giản,ổn định và hiệu quả hơn. 

6. Quản lý nguyên vật liệu trên phần mềm 3S ERP

Hiểu được những khó khăn trong bài toán quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp, ITG Technology đem đến giải pháp quản lý nguyên vật liệu trên phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP. Đây được ví như “lời giải” cho bài toán hóc búa, giúp hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình quản lý và kiểm soát nguồn nguyên vật liệu. Cụ thể, 3S ERP có những lợi ích sau:

Theo dõi lịch sử nhập kho, xuất kho của nguyên vật liệu

Với 3S ERP, quá trình quản lý nguyên vật liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Cụ thể, sau mỗi giao dịch các thông số về thời gian và số lượng nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho sẽ luôn được cập nhật, tự động cộng/trừ ngay trên phần mềm quản lý. 

Sau đó dữ liệu sẽ tập hợp thành một hệ thống đồng bộ, là căn cứ để 3S ERP đưa ra một bản báo cáo cần thiết, giúp nhà quản trị theo dõi chính xác những hoạt động đã và đang diễn ra trong kho hàng. Từ đó, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đầy đủ thông tin cần thiết để lập kế hoạch quản lý nguyên vật liệu trong tương lai.

Quản lý tồn kho nguyên vật liệu

Đây có lẽ là một trong những vấn đề đau đầu nhất đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Các vấn đề như hàng tồn kho bị mất, bị đánh cắp, thất lạc hay dán sai nhãn mác đều có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản lý này. Hiểu được những khó khăn đó, giải pháp 3S ERP do ITG cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp xác định mức nguyên vật liệu đã sử dụng, thông tin tồn kho và dự kiến. Từ đó mã hóa dữ liệu nhằm cân đối và tự động tính toán về nhu cầu nguyên vật liệu đáp ứng kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất hoặc nguyên vật liệu tồn kho an toàn theo quy định.

Quản lý tốt tồn kho nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề như thất thoát hàng hóa, xử lý hàng tồn.  Đây là một bước cần thiết, giúp doanh nghiệp giảm thiệt hại và tối đa hóa nguồn chi phí.

Cảnh báo khi nguyên vật liệu sắp hết, dư quá nhiều

Bằng việc thống kê số lượng và quản lý tốt quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu, 3S ERP có thể dễ dàng xác định nguyên vật liệu nào sắp hết hoặc đang dư quá nhiều. Từ đó hệ thống đưa ra những cảnh báo sớm, giúp nhà quản trị có những kế hoạch và sự sắp xếp phù hợp trong tương lai, tránh tình trạng thiếu hàng hoá, gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác như vận chuyển và giao hàng. 

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tự động (MRP) 

Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) được tích hợp đầy đủ với các phân hệ trong hoạt động sản xuất như: lập kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, hạch toán chi phí, thực hiện lệnh sản xuất, quản lý kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm, bán thành phẩm theo từng công đoạn sản xuất…

Phần mềm 3S ERP hỗ trợ tính toán yêu cầu nguyên vật liệu thông qua việc lập kế hoạch sản xuất. MRP tự động tính toán nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên các thông tin như kế hoạch sản xuất (MPS), phân tích công suất (Capacity) và nguồn lực (Resource) của hệ thống sản xuất, đồng thời thực hiện các hành động như gửi yêu cầu khách hàng mua nguyên vật liệu để sản xuất… Chức năng này sẽ thay thế công việc lập lịch của nhà máy để tính toán khả năng cung ứng của các nguồn lực như NVL.

Kết

Quản lý nguyên vật liệu được coi là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, đóng vai trò là xương sống của quá trình sản xuất, góp phần vào sự hài lòng của khách hàng và thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Để nhận được tư vấn của chuyên gia về ứng dụng công nghệ hỗ trợ quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, vui lòng liên hệ hotline 0926.886.855.